文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍
文书材料归档范围和保管期限规定
文书材料归档范围和保管期限规定文书材料归档范围和保管期限规定为了加强档案资料的管理，明确文书材料归档范围和保管期限，增强广大干部职工收集整理档案资料的自觉性，根据档案管理的有关要求，制定如下规定。
一、办公室1、局务会议记录、纪要。
（永久）2、以局名义印发的文件及审签稿。
（永久）3、上级、同级重要来文及资料。
（永久）4、省委老干部工作领导组会议材料。
（永久）5、指导全省老干部业务工作及老干部部门自身建设等方面的有关资料。
（短期）6、局公函存根。
（永久）7、局、办印章使用及编号发文登记本。
（长期）8、机关创建文明单位工作的计划、总结、申报、验收等材料以及创建过程中形成的有关资料。
（短期）9、以局名义召开的大型会议材料。
（长期）10、办公室牵头召开的有关会议材料。
（短期）11、以局名义与外单位联系、协商工作的重要来往函件。
（短期）12、办公室产生的请示与有关批复。
（长期）13、局机关管理制度。
（永久）14、我局组织沿革、大事记、年鉴及反映我局重要工作的声像、奖旗、荣誉证书、奖牌等。
（永久）15、全省老干部工作年度计划、要点、总结。
（短期）16、中央有关部委、省委省政府、省委组织部、我局领导批示的重要信访材料和督办情况以及其他批示材料。
（长期）17、《山西老干部工作信息》、《信访简报》、《信访动态报告》及通报、公告、决定等材料。
（短期）18、档案管理、保密工作、机要交换等方面达标验收的文字资料及证书、奖牌、牌匾等。
（长期）二、人事处1、局系统机构设置、撤并、名称更改、职能划分、人员编制、启用印信的请示报告和批复以及人事方面的其他重要批示等文件材料。
（永久）2、局机关干部职工及局属单位领导干部任免的文件材料。
（永久）3、机关干部职工及局属单位处级以上干部年度考核材料。
（短期）4、有关干部职工培训，专业技术职务、工人专业技术等级的评定、聘任的请示批复、通知等。
（短期）5、局系统干部职工录用、转正、定级、调资、职务任免、交流（轮岗）、奖惩、停薪留职、辞职、退休、死亡、抚恤等材料。
档案分类方案、文件材料、归档范围
档案分类方案、文件材料、归档范围档案分类方案是组织和管理文件材料的重要依据，它直接影响到档案管理的效率和质量。
合理的档案分类方案能够使文件材料的归档范围清晰明确，便于查找和利用。
本文将从档案分类方案、文件材料以及归档范围三个方面进行探讨。
一、档案分类方案档案分类方案是将文件材料按照一定的规则和原则进行分类，以便于管理和利用。
常见的档案分类方案包括按照机构职能、业务分类、时间顺序、地理位置等进行分类。
其中，按照机构职能分类是最常见的分类方式，它将文件材料按照机构的不同职能进行划分，如行政类、财务类、人力资源类等。
这种分类方式便于机构内部对文件材料的管理和查找，同时也有利于机构间文件材料的交流和共享。
二、文件材料文件材料是指各种组织机构在开展工作过程中产生的各类文件。
它包括公文、报告、会议纪要、合同协议等。
文件材料是档案管理的重要组成部分，它记录了机构的工作过程和决策结果，是机构运行和发展的重要依据。
文件材料的管理要求对其进行分类、编号、归档和保管，以确保其安全可靠地保存和利用。
三、归档范围归档范围是指文件材料的归档界限和范围。
根据不同的机构和业务特点，归档范围可以有所不同。
一般来说，归档范围应包括机构内部产生的所有文件材料，无论是纸质文件还是电子文件。
对于纸质文件，归档范围可以包括公文、报表、合同等各类文件；对于电子文件，归档范围可以包括电子邮件、电子合同、电子报告等。
归档范围的确定应考虑到文件材料的重要性和保密性，对于涉及国家秘密、商业机密等敏感信息的文件材料，应采取相应的安全措施进行保护和管理。
同时，归档范围还应考虑到文件材料的利用价值，对于具有历史价值、学术研究价值的文件材料，应予以特殊保护和利用。
档案分类方案、文件材料和归档范围是档案管理中的重要内容。
合理的档案分类方案能够提高档案管理的效率和质量，便于文件材料的查找和利用。
文件材料是档案管理的重要组成部分，需要进行分类、编号、归档和保管。
文书档案资料归档范围
文书档案归档范围、保管期限一、院党政会议记录。
（永久）二、学院一年一次编写组织机构，人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴、院史。
（永久）三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。
（永久）四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。
（永久）五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。
（永久）六、学院离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复（永久）七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。
（永久）八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等（永久）。
九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。
（永久）十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。
（永久）十一、学院各种名册。
（永久）1、职员工花名册2、共产党员名册3、教师任职任课情况表4、民主主党派人员名册5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册十二、学院各种统计报表。
（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）1、教职员工、班级、学生基本情况统计表2、党团组织年报表3、国家干部定期年报表4、劳动工资年报表5、工会统计表6、档案统计表7、其他统计报表十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。
（重要的永久、一般的长期）十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。
（永久）十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。
（永久）十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。
（永久）十八、学院及部门编印的简讯、信息。
（学院的长期，部分的短期）十九、学院教代会专题材料。
（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）。
（永久）二十、学院教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）（地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期）二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、荣誉证书等有关材料。
学校各教学科目文书档案归档范围
学校各教学科目文书档案归档范围
目标：本文档的目标是确定学校各教学科目文书档案的归档
范围。
本文档的目标是确定学校各教学科目文书档案的归档范围。
1. 文书档案的定义
文书档案是指学校教学科目相关的各类文件、文件夹、电子文
档和其他载体等记录材料。
2. 归档范围
2.1 授课计划和教学大纲
这一类文书档案包括各个教学科目的授课计划和教学大纲，用
于规划和组织教学过程。
2.2 课程教材和参考资料
涉及各教学科目的课程教材和参考资料也应归档，以备日后查
阅和参考。
2.3 课堂教学记录
每次课堂教学应有相应的记录，包括课堂教学设计、教学活动安排、学生反馈等，将这些记录归档可以为后续教学提供经验和参考。
2.4 评估和考试成绩单
学生的评估和考试成绩单应进行归档，以备查阅和记录学生学业表现。
2.5 教学质量评估报告
学校的教学质量评估报告也应进行归档，以备学校和相关教师对教学质量进行评估和改进。
2.6 其他教学管理文件
与教学科目相关的其他教学管理文件，如教室使用申请、教学活动安排等，也应进行归档，以备必要时查阅和审阅。
3. 归档存储和管理
为确保文书档案的安全和易查阅性，应采取以下措施进行归档存储和管理：
- 建立文书档案管理系统，对文书档案进行标注和分类；
- 采用电子档案管理软件，进行电子化管理和备份；
- 制定档案安全和保密措施，防止信息泄露和丢失；
- 设定访问权限，保护文书档案的机密性和完整性。
以上为学校各教学科目文书档案的归档范围，请严格按照规定进行归档管理，以确保教学科目的相关记录材料的安全和有效性。
文书档案归档范围综合管理类
研究所在上级机关召开重要会议上的典型发言、经验介绍等材料
长期
1.3.9
研究所代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本
长期
1.3.10
上级机关转发研究所的文件(包括报刊转载)
长期
1.3.11
研究所推选人大代表有关材料
长期
1.3.12
所获得院(省、部)级以上的荣誉证书(或原件照片)和奖励证书等
文书档案归档范围（综合管理类）
序号
文件内容
保管期限
1、综合管理类
1.1
会议文件材料
1.1.1
所长办公会议(所务会)会议记录、纪要、决议及文件材料
永久
1.1.2
研究所召开综合性、管理性的重要工作会议材料
1.1.2.1
会议通知、出席名单、日程安排、负责人讲话、形成的决议、纪要和重要的声像材料
永久
1.1.2.2
永久
1.3.7.2
非隶属上级机关颁发、与研究所职能活动密切相关的重要文件材料
永久
1.3.7.3
直属上级机关颁发的属于本机关主管业务，和非隶属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的方针、政策、法规、规章、会议讲话等文件材料
长或短
1.3.7.4
直属上级机关颁发的非本机关主管业务并要执行的文件材料
长或短
短期
1.3.4
反映研究所历史、工作活动的编辑出版物
1.3.4.2
研究所编辑出版的并反映主要职能活动的所刊、简报、情况反映、工作信息等
长或短
1.3.5
反映研究所重大纪念活动(院庆、所庆及院士和著名科学家百年诞辰纪念)形成的照片、音像、展览片、出版物等文件材料
永久
1.3.6
机关文件材料归档范围和文书
档案保管期限审批表送审单位张广庙乡联系电话4277002简文述书本档机案关保文管件期材限料表归编档制范情围况乡党委、政府：一：永久保管的文书档案包括：本机关制发的有针对性的法规政策性文件材料，如各种方案、实施办法等；本机关召开党代会、妇代会、团代会等形式的文件材料，本机关书记办公会议记录、党委会议记录、党政班子成员办公会议记录及其他重要会议记录；本机关制发的关于人事任免的文件材料；本机关关于机构演变制发的相关文件材料，如机构改革时形成的文件；本机关信访重要的报告、总报告等、如半年工作自查报告、年度工作总结、关于信访处理结果的报告等；本机关财务年度决算材料；本机关领导干部离任经济审计材料，如书记、乡长离任时的经济审计材料；本机关房屋买卖、房屋租赁、土地征用等方面的合同协议，如灾后重建征地合同，资产登记等凭证性材料；上级机关制发的属于业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等；上级机关转载本机关的典型材料，如转载本机关在银针产业发展方面形成的典型材料。
二、定期保管的文书档案包括：本机关在职能活动中形成的一般性业务文件材料，如开展临时性活动形成的文件材料；本机关形成一般性事物管理文件材料；一一般性的工作报告、报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料，如县委关于某一般性业务问题的文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务问题的文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务介要贯彻执行的文件材料等；上级机关下发的重要领导会议讲话、发言，本机关在开展工作中形成工作信息、简报等。
盖章年月日档部案门行审政批管意理见盖章年月日档案保管期限审批表送审单位张广庙乡联系电话4277002简文述书本档机案关保文管件期材限料表归编档制范情围况乡人大：一、永久保管的包括：上级机关或同级机关关于本级人大提案建设的答复; 本级人大召开会议形成的文件材料。
二、定期保管的包括：县人大有关会议文件材料。
乡纪委：一、永久保管的包括：本机关关于违纪人员的处分决定；本机关纪检半年工作总结、年度工作总结、党风廉政建设等方面形成的文件材料；县纪委下发的涉及本机关的文件材料。
档案归档范围及分类
档案归档范围及分类随着社会的发展和科技的进步，各行各业都面临管理和存储大量数据和文件的问题。
而对于档案来说，其归档范围和分类显得尤为重要。
档案的管理是一项复杂而又细致的工作，只有将档案正确归档并合理分类，才能保证档案的管理规范性和历史价值的保护。
下文将详细介绍档案归档范围及分类相关内容。
一、档案的归档范围档案的归档范围指的是档案管理工作涉及到的文件种类。
对于档案来说，其归档范围通常包括以下几类文件：1.机构或部门内部文件：这类文件包括机构或部门内部的行政文件、工作记录、内部通信、会议纪要等。
2.机构或部门对外文件：这类文件包括与外部机构或个人的合作协议、合同、信函、公告、通知等。
3.个人履历和档案：这类文件是指机构或部门中人员的个人履历和档案。
4.机构或部门的管理规章制度、历史资料和文化遗产档案：这类文件包括机构或部门的管理规章制度、历史资料和文化遗产档案等。
二、档案的分类方式档案的分类方式是指根据档案本身的特点和内容，将档案划分为不同的类别，以方便管理和查找。
档案的分类方式有多种，下面主要介绍以下几种：1.按档案的载体分类：这是一种最基本的档案分类方式。
此方法主要是根据档案的载体来区分，如纸质档案、电子档案等。
2.按档案的内容分类：这是一种比较科学的档案分类方式。
此方法主要是根据档案的内容来区分，如机构管理档案、人事档案、财务档案等。
3.按档案的保管期限分类：这是一种比较常用的档案分类方式。
此方法主要是将档案按其保管期限（永久保存、长期保存、短期保存）来区分。
4.按档案的管理责任者分类：此方法主要是将档案按所属机构或责任人来区分。
5.按档案的形式分类：这种方式主要是将档案按其所处形式来区分，如合同、协议、决策、案卷、报告等。
6.按档案的机密级别分类：在某些政府或机构中，档案的机密级别是一个很重要的问题，需要进行分类和保护。
此方法主要是将档案按其机密级别来区分。
三、档案归档的重要性尽管档案的归档范围和分类方式有多种，但无论采用哪种方式对档案进行管理，档案的归档都具有以下重要性：1.保护档案的完整性和真实性：对档案进行归档，可以保证档案的完整和真实性，防止档案被篡改或丢失。
学校各科室文书档案归档范围
各科室文书档案归档范围（一）党委办公室文书立卷归档范围及保存期限1、领导指导类（1）中共中央、农业部党组、省委、市委、农业厅的指示、决定、通报、规定和规章制度。
（永久）（2）换届党员大会的报告、决议、总结、代表及领导的讲话、讨论通过的决定、重要照片、候选人登记表和情况介绍。
大会选举办法、选举结果和上级批复等。
（永久）（3）党委向上级机关的请示与批复。
（永久）（4）党委传达贯彻上级文件精神所形成的文件材料。
（永久）2、计划、总结、报告类（1）党委的工作计划、报告、总结。
（永久）（2）党委关于对干部任免、处分的请示、决定等。
（永久）（3）关于批准入党、转正、延期转正等所形成的材料。
（永久）（4）全校党员名册、党员干部统计、组织建设统计、党费收缴及使用情况统计。
（永久）（5）党委会议记录。
（永久）（6）对优秀党员、优秀党支部形成的材料和先进工作者先进事迹。
（永久）（7）关于加强思想政治工作队伍建设的报告、汇报。
如党总支委的变动情况，党总支成员谈心活动所形成的材料等。
（30年）（8）关于加强师生员工政治思想工作教育的计划、报告、经验等。
（30年）（9）对落实知识分子政策所形成的文件材料。
（30年）（10）民主党派、党外人士的人员名册情况、登记表。
（永久）（11）收发文登记薄。
（30年）（12）党委对群众来信来访及处理情况。
（重要的永久，一般的30年）3、其它类：（1）党员调入、调出介绍信存根。
（10年）（2）党委便函存根。
（永久）（二）校长办公室文书立卷归档范围及保存期限1、领导指导类（1）国务院、国家教育部、省政府、省农业厅、省教育厅的重要指示、决定、批复、通知、通报、规定及各种规章制度。
（30年）（2）学校向上级提出的请求或上级的批复。
（永久）2、计划、总结、报告类（1）本校的工作计划、报告、总结。
（永久）（2）校长办公会所形成的文件材料及记录。
（永久）（3）上级关于学校工作的决定、规定、通知和简报等。
归档范围分类方案和保管期限编制规则
归档范围分类方案和保管期限编制规则一、归档范围：归档范围是指哪些文书档案需要归入档案管理体系中进行管理。
归档范围的确定是基于工作流程、管理职责和法律法规等方面进行考虑的，通常包括以下几个方面：1.行政管理类文书档案：包括各种事务类文件、公文、会议纪要、报表等。
2.经营管理类文书档案：包括经营决策文件、合同、协议、报价单等。
3.人力资源管理类文书档案：包括员工档案、招聘材料、培训记录等。
4.财务管理类文书档案：包括财务报表、账簿、发票、凭证等。
5.项目管理类文书档案：包括项目计划、合同、验收记录等。
二、分类方案：分类方案是对归档范围内文书档案进行分类、编码、标识的规则和方法，以便于检索和管理。
分类方案的制定应考虑到具体档案的特点和组织单位的管理需要，一般应包括以下几个方面：1.文种分类：按照文件的性质和种类进行分类，如公文、报表、合同等。
2.部门分类：按照组织机构的职能和部门进行分类，如行政部门、财务部门、人力资源部门等。
3.时间分类：按照档案产生的时间进行分类，如年度、季度、月度等。
4.项目分类：按照项目的名称、编号进行分类，以便于对特定项目的档案进行管理。
三、保管期限编制规则：保管期限是指文书档案需要保存的时间。
保管期限的制定应考虑到法律法规的要求和组织单位的实际需要，也可以参考相关行业标准和历史保管经验。
一般来说，保管期限可以分为以下几个阶段：1.长期保存：指需要永久保存的档案，如重大决策文件、历史档案等。
2.中期保存：指根据法律法规或者组织单位的需要，需要保存一定年限的档案，如合同、报表等。
3.短期保存：指保存一定期限后可以销毁或者转存的档案，如日常事务类文件、会议纪要等。
在编制保管期限规则时，还应考虑到保密级别、涉密程度和信息安全等因素，确保档案的保密性和完整性。
综上所述，归档范围、分类方案和保管期限编制规则是组织机构或企事业单位管理档案的重要规定。
通过明确归档范围、建立科学合理的分类方案和制定合理的保管期限，可以提高档案管理的效率和质量，保证档案的安全和完整，为组织机构的决策和日常工作提供重要支持。
文书档案归档说明
文书档案归档说明文书档案是组织和个人在日常工作中产生的各类文件，对于一个单位或个人来说，文书档案的归档工作至关重要。
正确归档文书档案可以提高信息的整理和查找效率，保证文件的安全与完整性。
本文将对文书档案的归档流程和注意事项进行详细说明。
一、文书档案归档流程文书档案归档的流程一般包括收集、整理、分类、编码、归档和存储。
下面将逐一介绍这些流程。
1. 收集：收集指定范围内的文书档案，包括纸质文件和电子文件。
对于纸质文件，需要确保文件完整且无重复；对于电子文件，需要确保文件安全，并制定一套合理的电子归档系统。
2. 整理：对收集到的文书档案进行整理，包括拆分、分类、过滤、整理纸质文件等操作。
拆分是指将复杂的文件拆分成易于管理和查找的单元；分类是将文件按照一定的分类标准进行归类；过滤是去除重复、无用的文件；整理纸质文件是将纸质文件按照文件夹或盒子进行整齐摆放。
3. 分类：根据文件的性质和用途，将文书档案进行分类。
常见的分类方式包括按部门、按时间、按主题等。
合理的分类可以帮助后续的归档和查找工作。
4. 编码：编码是给文书档案赋予唯一的标识符，以方便后续的归档和查找工作。
编码方式可以是数字编码、字母编码或混合编码。
编码规则需要设置合理，并进行记录，以免出现混淆或遗忘。
5. 归档：将已整理、分类和编码的文件装订或存放到文件柜、档案袋等容器中。
归档时需要注意文件的顺序、整齐和牢固，以免文件丢失或损坏。
6. 存储：将已归档的文书档案存放在指定的存储地点，可以是档案室、文件库或数字化存储系统。
存储地点需要具备良好的环境条件，如适宜的温度、湿度和防火防潮设施。
二、文书档案归档的注意事项在进行文书档案归档时，还需要注意以下几个方面：1. 文件完整性：确保收集到的文书档案是完整的，没有遗漏任何重要文件。
如果发现遗漏或遗失的文件，应及时进行补充或寻找。
2. 文件保密性：对于涉及机密信息的文书档案，应采取相应的保密措施，如加密、限制访问权限等，以防止信息泄露。
学校各科室文书档案归档范围
各科室文书档案归档范围（一）党委办公室文书立卷归档范围及保存期限1、领导指导类（1）中共中央、农业部党组、省委、市委、农业厅的指示、决定、通报、规定和规章制度。
（永久）（2）换届党员大会的报告、决议、总结、代表及领导的讲话、讨论通过的决定、重要照片、候选人登记表和情况介绍。
大会选举办法、选举结果和上级批复等。
（永久）（3）党委向上级机关的请示与批复。
（永久）（4）党委传达贯彻上级文件精神所形成的文件材料。
（永久）2、计划、总结、报告类（1）党委的工作计划、报告、总结。
（永久）（2）党委关于对干部任免、处分的请示、决定等。
（永久）（3）关于批准入党、转正、延期转正等所形成的材料。
（永久）（4）全校党员名册、党员干部统计、组织建设统计、党费收缴及使用情况统计。
（永久）（5）党委会议记录。
（永久）（6）对优秀党员、优秀党支部形成的材料和先进工作者先进事迹。
（永久）（7）关于加强思想政治工作队伍建设的报告、汇报。
如党总支委的变动情况，党总支成员谈心活动所形成的材料等。
（30年）（8）关于加强师生员工政治思想工作教育的计划、报告、经验等。
（30年）（9）对落实知识分子政策所形成的文件材料。
（30年）（10）民主党派、党外人士的人员名册情况、登记表。
（永久）（11）收发文登记薄。
（30年）（12）党委对群众来信来访及处理情况。
（重要的永久，一般的30年）3、其它类：（1）党员调入、调出介绍信存根。
（10年）（2）党委便函存根。
（永久）（二）校长办公室文书立卷归档范围及保存期限1、领导指导类（1）国务院、国家教育部、省政府、省农业厅、省教育厅的重要指示、决定、批复、通知、通报、规定及各种规章制度。
（30年）（2）学校向上级提出的请求或上级的批复。
（永久）2、计划、总结、报告类（1）本校的工作计划、报告、总结。
（永久）（2）校长办公会所形成的文件材料及记录。
（永久）（3）上级关于学校工作的决定、规定、通知和简报等。
文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表
310
萱理
1.安全生产、环境保护、科技管理、信息化管埋制度、办送、忌结
2.环WDI5JMT书、环保污染防治措施.总结、狠告r污染事故抢救，凋直、处理、环棵调亘监测.分析材料
3.档案管理等制罠办法、总结
4.基本連设工作管淫制晅、规定、那去
5.主产的重丈車故调查分析以及处埋报告、意贝駅黠论
6.驶国家或部覩评选科技项目成杲奖及表郭文件
6一针对本单位的-11ir监督1换各顶技术指标廿析文件
7.质量工作、节眾管理计畳工作文件材料
8.科技、信息化管理规利计划
S-安全生产管理规划，计扯通很、会议记录*安全休薰建设文件材料等
10-本单位学求论文、考靈眼告.专题总结以曲获表執聚技项目成杲奨及申报材料文件
11.档案管理悽创优忑各部门档惑交:青单等文彳牛
290
1.本单位签订的主要业务（供电、供热等｝合同
me年
台同管理
2.投资意向书，战略合作协议等
3.与银行签订的长期借、贷等融资合司、协议及债券发行协议等
4.房屋等资产氏期租赁合同协议
5-行政、生产.经营“施更的物资采购等合同、悔段
宜.技改｛修理1机组（A/B/C级）检修等形前的台同
7-本单位与耳它单位或个人发生的业务关系签署旳长挂台同或协议及其补充件；車要的短期合司或协议険卜充件
110
行政管理
1-萤事会、监事会、殷东会讨论未i匿过的提案文件及童事会堤制的文件】匚编（印刷品）
2.本单位工件会必专題会议代表发言，经验交麻简报等文件材料
3-本单位周捌会，月度会仪纪要
4.行政車务工作通知
5.事务性签摄，简报
6.—展法律夕蒔、信访等往来文件
7-房屋堆护、交通、:頤等后動管理性文件
学校各学术交流部门文书档案归档范围
学校各学术交流部门文书档案归档范围---文书档案对于学术交流部门的有效管理及顺利开展工作是至关重要的。
本文档旨在明确学校各学术交流部门的文书档案归档范围，以便确保资料的安全性和便捷性。
以下是各学术交流部门文书档案归档范围的详细说明：1. 学术会议部门学术会议部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术会议组织及筹备文件；- 学术会议议程、会议纪要等会议文件；- 学术会议参会人员名单及联系方式；- 学术会议演讲稿、论文摘要等相关资料；- 学术会议评议结果及评价报告等。
2. 学术期刊部门学术期刊部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术期刊论文审稿和编辑意见；- 学术期刊出版合同及版权协议；- 学术期刊投稿、录用和出版相关文件；- 学术期刊的出版计划和发行情况；- 学术期刊读者调查及评价报告等。
3. 学术交流合作部门学术交流合作部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术交流合作计划和合作协议；- 学术交流活动组织和筹备文件；- 学术交流访问、派遣及接待函件；- 学术交流讲座、研讨会等活动记录；- 学术交流成果及评估报告等。
4. 学术研究项目部门学术研究项目部门的文书档案归档范围主要包括以下内容：- 学术研究项目申请书和立项通知；- 学术研究项目进展报告和结题报告；- 学术研究项目经费使用及审计记录；- 学术研究项目成果公示和推广材料；- 学术研究项目评审、评估及验收报告等。
以上是学校各学术交流部门文书档案归档范围的概要说明。
为了更好地管理和利用这些档案，各部门应制定相应的档案管理制度，确保文书档案的完整性、安全性和可检索性。
同时，通过合理的档案整理和归档工作，有助于提高学校学术交流工作的效率和质量。
感谢各部门的配合和支持！。
文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案分类及文书档案归类整理方法文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
文书档案分类1）保管期限年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限年度问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题年度保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
文书档案作用1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
文书档案原则档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则保管期限我国档案保管期限分为10年、50年和永久。
销毁制度1）制定保管期限表；2）制定销毁档案的审批制度；3）制定销毁档案的监销制度。
编制按照各个全宗分别编制。
每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。
它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。
在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。
只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。
文书档案归档范围
文书档案归档范围
一、归档的范围
（一）上级来文
1、属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件
2、上级领导检查本单位工作时的重要指示、讲话
3、会议主要文件材料
4、转发本单位的文件
（二）下级来文
1、工作计划、总结、统计报表
2、简报、情况反映、典型材料
3、请示、报告
（三）同级或非隶属单位来文
1、需要贯彻执行的法规性文件
2、检查本单位工作的文件
3、商洽、答复工作的文件
（四）本单位发文
1、会议文件：包括会议通知、名单、日程、报告、讲话、典型材料、会议纪要、会议记录
2、红头文件：印发的、转发的、合发的正本和定稿
3、“白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、党团名册、干部名册、工资审批名册、介绍信及存根、组织沿革、大事记、年鉴、刊物、出版物、合同、协议书、重要的信件、电报、剪报
二、不归档的范围
（一）上级来文
1、任免奖惩非本单位人员
2、供工作参考的文件
3、征求意见稿
（二）下级来文
1、参阅的简报、情况反映
2、不必备案的文件
3、越级抄送的不需办理的文件
（三）同级或非隶属单位来文
1、非主管机关召开的会议不需贯彻执行的文件
2、非隶属机关抄送的不需办理的文件
（四）本单位发文
1、重份文件（除发文汇集外）
2、无查考利用价值的事务性、临时性的文件
3、未经领导签发的未生效文件
4、一般文件的修改稿。
文书档案归档内容
关于下发2012年文书档案归档的通知
公司各二级单位、机关部处室：
根据集团公司要求，凡是反映本企业、本单位或本部门在施工生产、经营管理、科学研究及产权变动等活动中形成的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
包括纸质、光盘、磁带、照片及实物等各种载体形式的材料。
现将2012年度的文书档案归档内容及要求发给你们，请遵照执行。
一、归档内容
根据附表《中国石化集团第四建设公司档案分类、归档范围、保管期限表》内容归档。
二、归档要求
1、归档文件材料一式一份。
2、归档文件排列：正文在前，领导批示及文件草稿附后，草稿及领导签字必须使用碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔。
3、归档目录（附后）按标准内容填写，归档文号写正式行文的文号，不得省略；目录中日期如2011年1月1日写成20110101，不得用“.”或“-”线；页数按每件
文件材料（底
．．
稿+正式下发文件）的页数填写，不打页号。
归档文件材料及目录同时移交，电子文件、目录用OA发至周蓉。
4、剔除归档材料中金属物，采用彩色曲别针或不锈钢钉装
订。
5、任免文件归档需两份，请检查公章是否盖好。
6、各单位归档材料请于4月10日前移交档案室。
联系电话：63862238 联系人：梁云琴
附件：2012年归档文件目录表
二〇一三年三月十九日
附表：中国石化集团第四建设公司档案分类、归档范围、保管期限表。
各类档案归档范围
文书档案归档范围1、归档的文件材料的范围凡对反映本单位工作、活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1.1上级机关的文件材料:1.1.1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;1.1.2上级机关颁发的属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发的、非本单位主管工作但需要贯彻执行的法规性公文；1.1.3国家、省、市、县各级领导、人民代表视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词和报道等材料。
1.1.4代上级机关草拟并被采用的公文的最后草稿和印制公文；1.1.5上级机关转发本单位的公文，在本单位现场办公的会议纪要、上级报刊、杂志、简报与会议采用的本单位和本单位领导与工作人员的文章、报道和典型材料；1.2本单位的文件材料1.2.1本单位党代会、人代会、工、青、妇代会和工作会议的文件材料；1.2.2本单位党组织、行政、人大、纪委和工青妇群团组织的平时会议记录，本单位召开的年度总结表彰大会、综合性和专业性工作会议的会议材料；1.2.3本单位党、政、人大、纪委、工青妇等组织印发的（包括转发上级机关或与外单位联合印发的）各种正式的打印件、签发底稿和重要公文的修改稿；1.2.4本单位的请示与上级机关（单位）的批复公文，本机关所属机构与单位的请示和本单位的批复公文；1.2.5本单位党、政、人大、纪委、武装、工青妇等组织的内设机构（科、股、室、）或各工作线（乡镇七站八所）形成的工作计划、总结、汇报、调查报告、典型材料和受上级表彰的文件；1.2.6反映本单位各项业务工作（活动）的专业性文件材料；1.2.7本单位检查所属机构（单位）工作和进行调查研究形成的文件材料；1.2.8本单位每年填报或统计汇总（乡镇包括七站八所）的各种统计报表和统计分析材料；1.2.9本单位形成的财务管理工作和审计工作的文件材料；1.2.10本单位文秘、档案、机要、保密、创建、计育、信访工作（信访大案要案调查处理）的文件材料；1.2.11本单位制订的工作条例、章程、制度等文件材料；1.2.12本单位工作大事记、年鉴、组织沿革材料、基础数据汇编、反映本单位各种重要活动的新闻报道材料；1.2.13本单位编印的内部期刊、简报的打印件、底稿和编缉出版的书籍、资料的样本、底稿；1.2.14本单位成立、合并、撤销机构、更改机构名称、启用印章及其组织简则、人员编制等文件材料；1.2.15本单位[含上级针对本单位和本单位印发的]干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、职工、工会会员、妇女名册与统计报表、干部职工的录用、转正、定级、调资、离休、退休、退职等工作及干部奖惩的文件材料和表册；1.2.16本单位办理的干部、职工的工资转移、行政、党、团、工会组织关系介绍信及存根；1.2.17本单位纪检、监察工作、党员、干部、职工纪律处分的文件材料和统计表、花名册；1.2.18本单位政法、司法、普法和社会治安综合治理工作的文件材料、统计报表和法律文书；1.2.19本单位国有资产、房地产、国土清理与登记或年检工作的清册、证书和交接凭证；1.2.20 反映本乡镇农业开发、内引外联、种植业、养殖业、乡镇企业和农技管理的文件材料；1.2.21 乡镇武装、民兵、征兵工作的文件材料、报表和名册；1.2.22 乡镇民政、优抚、退伍安置、婚姻登记工作文件材料、表册和专门档案；1.2.23 上级机关批准本乡镇和本镇批准的有关行政区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地的文件材料；1.2.24本单位与有关乡镇、县直单位或外地、个人签订的各种合同、协议书等文件材料；1.2.25本单位（含自上而下的）各种普查工作形成的文件材料和专门档案；1.2.26 本单位中心工作形成的文件材料（“三个代表”学习、保持共产党员先进性教育、农村建整、农村党员远程教育等）。
归档范围、分类方案和保管期限编制规则
归档围、分类方案和保管期限编制规则依据《中华人民国档案法》等档案法律法规和国家档案局《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》，结合本单位职能和工作实际，对本单位文件材料归档围和分类方案的编制制定规则如下：一、根据档案工作实行集中统一管理、维护档案的完整、准确与安全，便于本单位和社会各方面利用的原则，本单位在全部职能活动中形成的所有文件材料，均列入本归档围。
二、本单位全部档案分为六类，即文书档案类（党群工作类、人秘劳资类、后勤管理类、教育教学类）、学籍档案类、声像档案类、实物档案类、会计档案类、基建档案类。
其中文书档案类、学籍管理类，按照《归档文件整理规则》进行整理，采用年度－-问题－-保管期限的方法进行整理排列，保管期限分为永久和定期两种，定期分为30年、10年。
三、声像档案类按时间－-问题进行排列。
四、实物档案类按时间－-种类进行排列。
五、会计档案类按凭证、帐簿、报表等不同类型、不同保管期限分别进行排列编号。
六、基建档案类按工程建设项目整理归档。
七、本规则自2007年9月1日起施行。
具体分类为：一、文书档案类（一）党群工作类01、党务工作02、组织宣传工作03、团队工作04、纪检监察工作05、工会、妇女工作（二）人秘劳资类01、行政事务工作02、人事劳资工作03、目标管理工作04、常规管理工作05、年终考核工作06、职称评定工作07、校史工作（三）后勤管理类01、学校平面图02、土地征用方面的材料03、建设、产权等材料04、总务工作05、勤工俭学工作06、校舍、校产管理工作07、财务管理工作（四）教育教学类01、学校近、远期发展规划工作02、教育成果材料03、教研、教改、教学方面的工作04、高考、会考方面工作05、教导处、教科室、网络中心工作06、教学检查工作07、教学专题汇报、交流工作08、班主任工作09、培训青年教师、帮教结对子工作10、期中期末考试工作11、体育、卫生、艺术工作12、体育、卫生、艺术常规管理工作13、上级下发的关于教育教学、体育卫生方面的指令性的文件材料二、学籍档案类01、新生花名册02、毕业生花名册03、学生花名册04、毕业证书存根（2012年以前）05、学生学籍卡06、转学、退学、休学材料07、学籍自查方面材料08、招生材料09、上级主管部门关于学籍管理方面的文件材料三、声像档案类01、唱片、录音带、录相带、光盘02、照片A、毕业生、教职工合影B、学生文体活动照片C、教职工活动照片D、学校集体获奖的证书、奖牌、奖杯等照片E、上级领导来检查指导工作照片F、兄弟学校来校参观学习照片G、教科研活动照片H、学校重大活动照片四、实物档案类01、学校获得的奖励证书、奖状、奖杯、奖牌、奖旗。
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文书档案归档范围及几种编研材料编写的介绍一、国家档案局8号令中对机关文件材料归档范围有4条原则性规定：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他机关对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、国家档案局8号令对机关文书档案中应作为永久保管的内容有以下几个方面：1、本机关制定的法规政策性文件材料；2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
三、国家档案局8号令对本机关文书档案中应作为定期保管的内容有以下几方面：1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本机关一般性事务管理文件材料；5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计。
四、归档范围及保管期限表文书档案归档范围和保管期限表是以表册的形式列举文书档案的来源内容和形式，并指导其保管期限划分的一种指导性文件。
它是立档单位鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。
基本内容包括：类目、序号、归档范围、保管期限、归档责任部门等。
1、编制文书档案保管期限表的方法与步骤：（1）熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定。
（2）掌握本单位各部门职能及工作内容。
（3）分析本机关文件材料产生、利用的情况。
（4）草拟文书档案保管期限表。
（5）广泛征求意见。
（6）发布执行。
报当地档案行政管理部门审核批准后才可发布执行。
2、编制时应注意的问题：（1）利用原有基础。
（2）关注新领域文件材料。
本单位在行政执法、行政审批、产权关系、个人权益以及能够反映本机关特点的文件材料。
五、注意“账外”文件的归档1、本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要。
2、本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分析材料。
3、本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、刊物，4、各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等），本单位形成的各种规章制度。
5、本单位与有关部门签订的协议、合同。
6、本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料。
7、本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件存储器。
8、外单位直接发到文件承办部门的文件。
六、重要归档文件：单位工作计划、总结、大事记、行政、支部（党组）会议记录、公务员、党员花名册、党员、工资、公务员统计年报、事业单位专业人才统计年报、公务员录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩等文件材料、录用、调入、调出人员工资、组织关系、行政关系介绍信及存根、业务统计年报、财政预、决算报表、年度考核登记表、剪报、年鉴定稿、支部（党组）工作计划、总结、人大议案、政协提案等的答复材料、全市（县）社保工作会议文件、参加上级党委统一开展的专项工作的方案、总结等。
七、归档的要求与手续（1）纸质文件与同版本电子文件同步归档。
电子文件归档的要求与方法在《计算机应用与电子文件管理》中详述。
（2）归档文件齐全完整。
每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件与附件、转发件与被转发件、请示与批复件等必须完整无缺；二是有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整；三是反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须齐全完整。
（3）归档的文件必须系统科学。
这就要求归档的文件能反映本单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，又有反映行政管理的；既有主要职能活动的，又有辅助管理职能的；既有发文，又有来文；既有文字的，又有表格的等等。
（4）归档的文件必须优质精炼。
（5）文件归档必须及时迅速。
（6）文件归档要有交接手续。
八、立卷方法：1、五种立卷方法（1）内容组合法（2）文件名称组合法（3）工作活动组合法（4）问复文件组合法（5）杂合法。
3、编页号，凡是有字的纸张均要编页号，每卷都不得从1开始编号，页码编在纸张的右上角或左上角。
4、填写卷内目录5、填写卷内备考表6、拟写案卷标题主要有以下几种结构：（1）作者——问题——名称。
如XXX局、XXX局关于XXX、XXX、XXX的通知、规定。
（2）作者——时间——名称。
如XXX局党组会议记录。
（3）作者——时间——问题——名称。
如XXX局2009年行政会议记录。
（4）通讯者（问复）——问题——名称。
如XXX镇与XXX 镇关于XXXXX问题的来往文件。
（5）通讯者——时间——问题——名称。
如XXX镇与XXX 镇2008年关于XXXXX问题的来往文件。
（6）地区——时间——问题——名称。
如XXX、XXX、XXX地区关于2008年XXXX统计报表。
九、单份文件归档其特点有三：一是整理方法简单、方便，减少档案人员的工作量；二是整理时间有机、地点灵活，减少档案的积压与流失；三是档案保管单位是“件”，更便于利用。
其整理方法如下：收集——归档判断——确定期限——分类——编制页码——装钉——排序（按期限——机构——时间三个层次排列）——盖档号章——电脑著录——装盒排架——打印目录——编制检索工具；归档判断——确定期限——编制页码——电脑著录——盖档号章——装钉——装盒——打印目录——移交——检查验收——排架——编制检索工具前一种方法适用于各部门年终移交由综合档案室统一整理归档，后一种方法适用于由部门整理或实行即时归档的单位。
十、声像档案另外，作为社保系统，还有一类档案产生的比较多，那就是声像档案。
声像档案一般分为照片、录音带、录像带、光盘等几类，录音带、录像带、光盘等必须是本单位产生的，才需要归档，像一些党员廉政教育学习这类购买回来的录音带、录像带、光盘则作为资料归档，作为图书资料的一类。
而在这几类中，照片又分为人物类、荣誉类、重要会议或业务类和其他类等。
二张以上的照片为一组，每组照片前面要写总说明，总说明包括该组照片的时间、地点、主要人物、主要内容等，人物类照片个人小传应详细些，主要包括姓名、性别、出生年月、籍贯、文化程度、专业技术职务、个人工作简历、在省、市一级发表的个人论文或文章、获得国家、省、市表彰的称号及时间等。
同时，在进行照片归档时，还应注意将数码相机里的照片刻录成光盘，一式三套。
光盘可以以年度或内容进行刻录，在光盘标签上要将光盘里的内容概要出来。
十一、实物档案实物档案一般分为可折叠和不可折叠两大类，每一大类按其获奖时间的先后编案卷号，一个牌匾、一张奖状、一本荣誉证书都是一卷，在整理归档中，我们只需将这些实物档案按其获奖时间的先后顺序编案卷号，用书标将案卷号和代号填写清楚并贴在实物档案的背面，然后出案卷目录就行了。
但要提醒大家的是目录打印出来后，要用目录夹装订好，目录前面要加立卷说明，立卷说明包括分类情况及立卷情况。
十二、全宗卷的整理全宗卷内容有：1、全宗指南2、档案收集：包括档案交接文据，移交目录（文档按年代，科档按项目进行移交）、接收、征集记录、档案来源（以文字作简要介绍）、价值说明（特别珍贵的材料可作说明）3、档案整理：包括档案整理工作方案、分类编号方案、每年各门类档案的立卷说明4、档案鉴定：鉴定小组成员名单、各门类档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销假档案清册。
5、档案保管：档案安全检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
6、档案统计：档案收进、移出登记、档案统计台帐。
7、档案利用：开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。
8、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
全宗卷封面软卷皮格式十三、几种编研材料编写介绍1、全宗指南的编写全宗指南由封页、正文、备注三部分组成。
封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。
正文内容包括：全宗构成者沿革简介、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍。
（1）、第一部分全宗构成者沿革简介由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属关系、全宗构成者主要负责人名录、内部机构设置及其历史阶段演变情况等内容组成。
全宗构成者所有曾用名称按时间顺序一一在全宗构成者沿革中介绍出来。
全宗构成者成立、合并、改组、更名、升（降）格和撤销（破产）、兼并等的时间；全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间（只介绍到一级机构）；全宗构成者上级主管机关变更时间；其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。
主要职能介绍全宗构成者的性质特征、职权范围、主要工作与任务。
隶属关系全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系以及其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况，包括全宗构成者内部一级机构名称、正职负责人的姓名、职务、任期时间、主要职能等（2）、第二部分全宗内档案情况简介包括以下五个部分：A、档案的数量及保管期限（先介绍档案资料总数，再分类介绍各类档案的数量及保管期限）B、档案的完整程度（是否把本单位成立以来应归档的材料收集齐全、完整，各类档案的完整程度）C、档案的利用价值及鉴定情况（先从总体介绍利用档案有多少人次，利用档案多少卷，然后列举一些利用档案取得了经济效益和社会效益的例子。
对各类档案保管期限的确定、销毁情况）D、检索工具的配置情况（是否利用电脑检索，手工检索的种类及数量有多少）E 、档案的整理情况（先介绍综合档案室的分类编号方案，然后介绍各类档案的属类设置情况。
如文书档案的属类采用年度——组织机构设置或年度——问题设置，并具体列出有哪些属类）（3）、全宗内档案内容与成份介绍这是全宗指南的核心部分，机关以文书档案和专业档案的内容为主。