时间管理讲座经典PPT参考课件

100% 85% 15% 65% 65% A计划 B计划
15% 20% C计划
任务量（消耗）
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80/20与授权的关系
授权是任何工作技术者以及领导人关键性 的作为
其直接或间接的好处是很可观的 帮助领导者减轻负担或减省时间
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授权的规则5W1H
What什么？ Who 谁？ Why为什么？ How如何？ Which用什么？ When何时？
2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪 费精力。有些管理者每天都给很多员工做 某件事的责任，却没有授予他们完成指示 的权利。
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案例
某公司的总经理聘用了一位秘书A，他上班 不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到 总经理室，A接了电话。董事长交代了很多事情 叫她去办，她非常负责任，把事情都安排好了。 其中有一件事情，就是帮董事长订机票，而董 事长的秘书也订了机票。
1.教导员工善用时间 2.提升员工时间管理的成本意识
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社交闲谈的原因及解决
解决方法：
过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当 设置一些暗示社交时间的结束技巧
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本讲总结
主要针对浪费时间的电话干扰，不速之客， 用人不当，社交闲谈四种外部因素进行分 析。首先分析浪费时间的原因，然后对这 四种干扰因素提出了解决之道。
织性。
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本讲总结
本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、 资料不全这四种外部因素进行了分析并提 出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不 良这两种因素进行了分析。
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第五讲 浪费时间的外在因 素及解决方法(三)
会议耽误的原因及解决方法 文件复杂的原因及解决方法 工作搁置的原因及解决方法 旅行不当的原因及解决方法
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会议耽误的原因及解决
浪费时间的原因：
1. 会议没有适当的准备，或者没有会议目的
2. 会议没有议程
3. 开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少， 或者是关键的人没有到会
4. 开会没有计划
5. 会议过多或会议时间过长
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第四讲 浪费时间的外在因 素及解决方法(二)
浪费时间的外在因素 权责混淆的解决方法 沟通不良的解决方法 进度失控的解决方法 资料不全的解决方法
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权责混淆的原因及解决
权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最 主要的因素：
1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上， 说明含糊不清就会导致权责不清。
你认为这个秘书的问题出在哪里？
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权责混淆的解决
1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他 们真正的权责得到清楚的界定
2.权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权
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案例
某公司销售部的一名副经理A计划对 销售人员做一次培训，他直接跟外面的一 些培训师资联络、讨论、甚至谈到报酬问 题。可是公司的人力资源部主管B，在他 的年度计划里已经安排在某一段时间对销 售部的员工进行类似的培训。这就造成了 权责混淆，没有做好协调工作，造成公司 无谓的浪费。
时间管理
主讲 刘敏兴
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第一讲 时间管理的优先矩阵
时间管理优先矩阵
2
时间管理优先矩阵图
紧急 重 要
不紧急
不 重 要
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时间管理重要性 与紧迫性示意图
紧急 重 要
不紧急
不 重 要
4
成为优秀领导人物的关键
工作表现 重视结果
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如何区分事情的轻重缓急
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第二讲 时间管理的80/20法则
优先顺序决策的必要性 运用ABC分析法来设定优先顺序
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沟通不良的原因及解决
浪费时间的原因： 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够
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沟通不良的解决
1.学习改善沟通技巧的步骤 2.学会做好一个倾听 3.使用恰当字眼 4.运用非语言式的沟通
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改善沟通技巧
弄清目标； 排除偏见 及时记录 用字谴词是一件非常重要的事情
投入时间的20% (“重要的少数”问 题)
造成
造成
产出
产出的20%
产出的80%
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Fra Baidu bibliotek
运用ABC分析法 来设定优先顺序
65% 20% 15%
A任务 B任务 C任务
由功能有效的达 成角度观之,占所 有任务的百分比 (目的达成)
15% 20% 65%
占所有任务组合 的百分比
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任务价值观
任务价值（贡献）
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自检
在一天里你怎样运用时间管理 80：20原则？
在工作中你的领导在授权给你 时是否考虑到5个W一个H？
当你成为领导时，你如何运用 5个W一个H？
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第三讲 浪费时间的外在因 素及解决方法(一)
电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 用人不当的原因及解决方法 社交闲谈的原因及解决方法
2.回答问题 简明扼要 长话短说
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门户开放的不速之客
解决方法
1.学会过滤 2.转移地点 3.站起来说话 4.不要让别人找到你
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用人不当的原因及解决
❖原因：
员工能力不足 1.公司雇人程序出错； 2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工
作中，每一天做的最有价值的事情是什么。
❖解决的方法：
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决策
对优先执行任务的种类与规模做出选 择及设定优先顺序
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设定优先顺序的好处
只做重要而且是必要的任务 每一次只集中在一件事情上
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80/20时间原则
在一个特定的组群或团队内,这组群中 一个较小的部分比相对的大部分拥有 更多的价值.
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80:20时间原则
投入
投入时间的80% (“次要的多数”问 题)
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进度失控的原因及解决
浪费时间的原因： 不明白事情的重要性，不知道控制的 进度工具，认为完善的计划会自行达 成目标，没有加强控制及提出适当的 进度报告
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资料不全的原因及解决
• 浪费时间的原因： 1.不明白事情的重要性； 2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资
料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。 • 解决方法： 1.认清事情的重要性，排除优先顺序 2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组
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电话干扰的解决方法
浪费时间的原因： 1.害怕冒犯别人 2.希望保持消息灵通 3.自我膨胀 4.享受社交的乐趣
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电话干扰的解决方法
阻绝干扰 1.处理 2.转接 3.暂缓 4.速办 5.清净时间
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运用电话节省时间
暗示他谈话即将结束 提到有时间限制
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突然造访的不速之客
1.解决方法 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间