外来文件控制
外来文件管理制度
外来文件管理制度External Document Management System编制Editor审核Review批准Approval外来文件管理制度1.总则1.1 为了使本公司采用的外来文件处于受控状态、不损坏、不丢失、保持其完整性、统一性和有效性，便于检索、查找和及时更新，特制定本制度。
1.2 外来文件包括从外部获得的文件，各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同，客户提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等。
1.3 本制度适用于本公司对获取、识别、传递、发放、更新外来文件等过程进行控制。
2.管理职责2.1 技术中心标准情报室是外来文件的归口管理部门，负责对外来的技术标准进行识别，负责对本公司产品相关安全技术规范、标准的收集、购买、归档、登记、贮存和管理工作。
2.2 质检部负责对外来的法规规范进行识别；2.3 办公室负责对外来法律法规、政策文件进行识别。
3.外来文件的获取3.1 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。
3.2 公司所获取到的外来文件，无论邮寄或传真均需先检查是否有缺页、模糊不清或破损情况发生，若有则由接收部门与文件源联系，并要求重新作业。
4.外来文件的识别、评审4.1 技术标准4.1.1 凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术外来文件（电子版/书面版），收到后应提交到技术中心标准情报室，由标准情报室进行识别，并整理出《外来文件目录》，目录应列明文件编号、名称、发布日期；4.1.2 技术标准，图纸等需提交技术部门，评审文件有效性和适宜性，确认是否为最新版，是否可依照执行；4.1.3 标准情报室识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本，标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2 法规规范4.2.1 凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章及产品检验、接收标准，收到后应移交到质检部进行识别；4.2.2 质检部对收集到的法规规范、产品检验、接收标准进行识别，识别其应实施的部门、范围；4.3 政策文件4.3.1 凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；4.3.2 办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批；4.3.3 办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。
外来文件控制程序
外来文件控制程序1.目的保证公司对外来文件的正确有效使用。
2.适用范围本程序适用于对外来文件的管理。
3.引用文件无4.定义外来文件是指由公司总部转发或国家党政机关下发的标准、规范、规定等文件。
5.职责5.1 现场办公室负责人负责外来文件送阅批示及制定选用的外来文件分发清单。
5.2 各部门负责人负责建议选用外来文件及已批准使用的外来文件在本部门的实行。
5.3 现场办公室资料员负责接收、登记外来文件,办理送批选用手续。
5.4 现场办公室资料员负责选用的外来文件的归档、保管及销毁等。
6.资格和培训执行本程序不需特别的资格或培训。
7.程序7.1 外来文件的接收现场办公室资料员接收外来文件时,填写《收文处理单》（见GFP5-4-F1）,然后送现场办公室负责人审阅。
7.2外来文件的下发、传阅7.2.1 现场办公室负责人审阅后，认为需要下发的，制定《外来文件使用及下发清单》（见GFP5-4-F2）交资料员，若无需下发，要求现场办公室资料员保存即可。
7.2.2 现场办公室资料员根据下发清单填写《外来文件使用通知单》（见GPP5-4-F3）,连同加盖“选用”标志的外来文件复印件一起送指定部门负责人。
7.2.3 各部门负责人签收外来文件后，组织部门相关员工传阅，并要求其填写《外来文件传阅单》（见GFP5-4-F4）。
7.2.4 各部门直接从党政机关接收的外来文件，须由资料员送往现场办公室登记，加盖“选用”标志后下发到使用部门。
7.3外来文件变更处理7.3.1部门负责人须及时掌握外来文件更新或修改情况。
7.3.2 现场办公室资料员接到更新或修改后的外来文件,按第7.1～7.2的规定办理。
7.3.3 更新的外来文件发放时，必须收回先前分发到各部门的原使用本，现场办公室资料员、各部门负责人均在下发清单回收栏上签字后，现场办公室资料员才将修改、更新本发至部门负责人。
7.4外来文件的归档保管、回收及销毁7.4.1 现场办公室资料员每月的最后一个工作日将外来文件原本及《来文处理单》移交公司档案员归档保管，并填写《文件移交单》（见GFP5-3-F5）。
技术部外来文件管理制度
技术部外来文件管理制度一、总则为规范技术部外来文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保护公司信息安全，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于技术部门接收、传递、保存和利用的所有外来文件管理工作。
三、文件接收1. 技术部门接收外来文件，应当立即确认文件的真实性、完整性和及时性。
如有必要，应当与发件人核实并签收。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行处理，并及时报告保密管理部门。
3. 接收到的文件应当及时进行登记，并按照文件类型、来源、日期等信息进行分类和归档。
四、文件传递1. 技术部门在传递文件时，应当严格遵守公司文件传递流程，并确保传递的文件真实、完整和准确。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行传递，并确保传递的安全性和保密性。
3. 文件传递时应当确认收件人的身份和接收时间，并及时办理相关手续。
五、文件保存1. 技术部门接收的文件，应当及时进行整理、归档、备份和存档工作，确保文件保存的完整性和安全性。
2. 对于涉密文件，技术部门应当按照公司保密制度进行存储和管理，确保信息安全。
3. 文件保存期限按照公司规定执行，过期文件应当及时处理，可以进行归档、销毁或转交相关部门。
六、文件利用1. 技术部门在利用外来文件时，应当遵守相关规定和流程，确保文件的准确性和合法性。
2. 利用外来文件进行技术研究、项目开发等工作时，应当保护知识产权和商业机密，不得恶意抄袭和侵犯他人权益。
3. 对于外来文件中的机密信息，技术部门应当严格控制利用权限，避免信息泄露。
七、文件销毁1. 技术部门对于过期、无效和无需保存的文件，应当进行及时销毁，确保信息安全和空间利用效率。
2. 文件销毁应当严格按照公司规定执行，采取安全、环保的方式进行处理，并保留相关销毁记录。
3. 对于涉密文件的销毁工作，技术部门应当严格按照公司保密制度进行操作，并确保销毁工作的隐秘性和安全性。
八、责任和监督1. 技术部门负责人应当加强对外来文件管理工作的组织和领导，确保本部门的文件管理工作顺利进行。
外来文件和记录控制程序
文件制修订记录1.1 对公司涉及的知识产权相关外来文件和记录文件进行管理控制，明确相关文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置方法，确保对相关文件的有效控制，特制定本程序。
2 适用范围2.1适用于本公司知识产权相关外来文件和记录文件的管理与控制。
3 参考文件3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》4 术语及定义4.1记录：根据公司体系文件规定实施的活动或服务中所产生的记录，以作为本公司体系运行有效性的客观书面证据。
5 职责5.1各相关部门：本部门使用表单的制定，并负责本部门产生的记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存期内的保管，以及过期记录的自行处理。
5.2体系部：负责公司各类管理体系表单、记录的收集、汇总、整理、编目、装订和保存，以及过期记录的定期销毁，包括表单编号及发行的管制。
5.3管理者代表：表单制定、修改、废止的核准，包括记录管理的监督。
6 程序内容6.1表单制定和修改6.1.1 各部门应依据程序文件、作业标准指导文件所叙述的方法、要求或者指示执行编制记录所需的表单，表单必须清楚标明名称，且应覆盖体系的所有规定过程及所有活动。
6.1.2各部门经理应确实审查所需表单的编制及其适宜性与完整性。
6.1.3所有新表单的制定，均要经由管理者代表审核通过后，方可提交体系部进行编号、登记和发行。
6.1.4表单修改时，由相应部门领导确认无误后，提交体系部，由管理者代表审核通过后，回收旧版、发行新版。
6.2表单的登记、发行6.2.1各部门将编制的表单，经规定权责人员审批后，送交体系部管理。
6.2.2体系部对表单实施编号和发行；由有权人员将表单上传至公共文件夹共享也视为发行。
6.2.3体系部编制《记录文件清单》对表单进行管理，如有更改，应及时对外公布，以便各部门查阅和检查所用表单是否为最新版本。
6.2.4表单的版本控制，当表单只做格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，不做改版处理，此时可由体系部直接更换即可，如果表单中的重要栏目和追溯栏目发生改变或增减时，必须改版。
受控文件清单外来文件
受控文件清单外来文件简介在现代化的企业和组织中，文件管理是至关重要的一项任务。
为了确保信息的安全和保密性，许多企业都采取了受控文件清单的方法来管理和监督所有文件的流动。
然而，外来文件的存在给受控文件清单带来了新的挑战。
本文将探讨受控文件清单外来文件的管理和控制，以确保组织可以高效地管理这些文件并确保信息的安全。
定义受控文件清单外来文件首先，我们需要明确受控文件清单外来文件的定义。
受控文件清单外来文件是指经过授权才能引入组织内部的文件，这些文件通常与组织的业务无关，需要额外的管理和控制。
管理外来文件的挑战管理受控文件清单外来文件面临一些挑战。
首先，由于这些文件通常与组织的业务无关，可能涉及一些敏感或机密的信息。
因此，在处理这些文件时需要确保信息的安全性。
其次，外来文件的引入可能会干扰受控文件清单的整体管理和监督。
这些文件需要被合理地分配和归档，以便日后的查找和审计。
管理受控文件清单外来文件的方法为了管理和控制受控文件清单外来文件，以下方法可供参考：1. 建立审批流程：在允许外来文件进入组织之前，建立明确的审批流程是非常重要的。
所有外来文件都应该经过授权才能引入，并且需要有相关负责人的审批。
2. 分类和标记：对于引入的外来文件，应该根据其内容和性质进行分类和标记。
这样做可以帮助组织更好地管理这些文件，并在需要时方便查找。
3. 归档和储存：外来文件应该按照受控文件清单的规定进行归档和储存。
合理的归档和存储方案可以确保这些文件不会丢失或泄露，并同时满足组织对信息安全的要求。
4. 访问控制：为了确保外来文件的安全，组织应该建立访问控制规则。
只有经过授权的员工才能查看和处理这些文件，并且需要有相应的权限管理。
5. 审计和监督：对于引入的外来文件，组织应该建立相应的审计和监督机制。
定期审计和监督可以确保这些文件得到充分管理和控制，以及发现任何潜在的问题和风险。
结论受控文件清单外来文件的管理和控制对于组织的信息安全和保密性至关重要。
知识产权外来文件控制程序
知识产权外来文件控制程序摘要知识产权是企业最重要的资产之一，保护和控制知识产权文件是企业管理的关键环节。
本文介绍了一个针对知识产权外来文件的控制程序，旨在帮助企业更有效地管理和保护其知识产权。
引言随着全球经济一体化的加深，企业之间的知识交流和共享变得日益频繁。
然而，这也带来了知识产权侵权的风险。
为了保护企业的知识产权，建立一个严格的文件控制程序变得尤为重要。
一、知识产权外来文件的识别和归类1.1 文件识别首先，企业需要确定什么样的文件被视为知识产权外来文件。
一般来说，知识产权外来文件包括但不限于专利申请、商标注册文件、版权登记证书等。
企业可以根据自身业务情况制定相应的文件识别标准。
1.2 文件归类一旦确定了知识产权外来文件，企业需要按照一定的规范对这些文件进行归类。
可以按照文件类型、知识产权类别或者申请日期等进行分类。
这样可以更方便地管理和查找这些文件。
二、知识产权外来文件的收集和存储2.1 文件收集企业可以与知识产权代理机构或专利事务所合作，委托他们负责知识产权文件的收集。
同时，企业内部也需要设立专门的部门或岗位负责文件的收集工作。
收集的文件应及时整理并按照归类进行存储。
2.2 文件存储对于知识产权外来文件的存储，企业可以选择实物存储和电子存储相结合的方式。
实物存储可以采用专门的文件柜或者保险柜，确保文件的安全和保密性。
对于电子存储，企业可以利用网络存储或云存储等技术手段，以便更方便地管理和共享文件。
三、知识产权外来文件的审查和备案3.1 文件审查企业在收到知识产权外来文件后，需要进行审查。
审查的内容包括文件的真实性、合法性和完整性等。
如果发现问题，企业应及时与知识产权代理机构或专家进行沟通，确保文件的准确性和有效性。
3.2 文件备案审查通过的知识产权外来文件应及时进行备案。
备案的目的是确保企业对这些文件的所有权和使用权。
备案的方式可以是将文件存放至备案系统中，以便日后查阅和管理。
四、知识产权外来文件的保护与维护4.1 文件保护企业应制定相关的保密措施，确保知识产权外来文件的安全。
ISO9001认证要求外来文件的控制识别要则举例保持)
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
一、外来文件的识别：
1、外来文件是指质量管理体系运行中所需执行的、来自外部的文件；
2、可以是来自组织外部，如上级组织、社会团体、顾客、政府部门等；
3、也可以是来自组织内部未纳入质量管理体系认证范围的部门或区域。
二、外来文件控制要则：
1、识别：需要纳入受控范围的外来文件要预先识别，加以控制；
2、标识：可参照内部文件控制的要求进行标识，或按外部发文组织的要求标识；
3、发放：与内部文件控制相同，做好发放记录；
4、修订跟踪：指定专门人员保持与外部发文组织的沟通，随时跟进外来文件的修订；
5、再确认：修订后的外来文件也应经过组织内的再次识别确认、再标识、再发放。
三、外来文件举例：
1、GB/T19001/ISO9001《质量管理体系要求》；
2、产品安全标准、产品标准和技术规范；
3、顾客要求（图样、合同、技术标准、订购单等）；
4、供方提供的文件（图样、合同、技术标准等）；
5、组织的上级部门或来自组织中未纳入质量管理体系的部门文件。
四、外来文件的保持：
1、由使用者负责在使用场所保管好外来文件，防止丢失、损坏（破损、污染）；
2、文件管理人员对外来保持：a)使用安全的保存形式和保管方法；b）文件丢失时为不影响正常使用应及时补发；c)文件破损或受污，影响阅读时应换发。
iso外来文件管理制度
iso外来文件管理制度1 .目的与范围目的：本制度的目的是确保对所有外来文件的有效管理，以维护组织的质量、环境或其他管理体系的要求。
1.2范围：适用于所有在组织内部使用的外来文件，包括但不限于合同、法规、规范、标准和客户要求。
2 .文档控制2.1文档标识：所有外来文件应进行明确的标识，包括文档类型、版本号和生效日期。
2.2文档批准与发布：2.2.1所有外来文件必须经过适当的批准程序，并确保只有授权人员可以发布。
2.2.2批准后，文档应按照指定的分发程序发布。
2.3文档修订：2.3.1确立文档修订程序，以确保对文档的任何修订都经过适当的评审、批准和记录。
2.3.2记录文档的修订历史，包括修改的内容、日期和负责人。
3.文件访问权限3.1确保只有授权的人员可以访问、查看和使用外来文件。
3 .2定期审查和更新文件的访问权限。
4 .文件保管4.1指定安全、适宜的存储位置，以确保文件的完整性和可用性。
4.2制定文件保管程序，包括防火、防水和防盗等安全措施。
5 .文件修订5.1提供文档修订的标准程序，包括修改的流程和责任人。
5 .2确保修订后的文档及时得到替代，并废弃旧版本。
6 .培训与意识6.培训：7. 1.1提供员工关于文档管理制度的培训，包括使用文档的正确方式。
7.1.2在员工培训中强调对文档的保密性和安全性的认识。
6.1意识提升：通过内部沟通、培训和宣传提高员工对文档重要性的认识。
7 .文档审查7.1制定定期审查文档的程序，确保文档的适用性和有效性。
7 .2根据审查结果，及时更新和改进文档。
8 .文件相关记录8.1建立文档管理记录,包括文档的使用记录、审查记录和修订记录。
8.2确保记录的准确性、完整性和保密性。
外来文件和资料控制程序
外来文件和资料控制程序一、目的为了确保公司能够有效地识别、获取、登记、分发、使用、保存和处置与公司业务相关的外来文件和资料，保证其适用性、有效性和完整性，特制定本控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司所有部门和场所，包括但不限于办公室、车间、仓库、实验室等，涉及的外来文件和资料包括法律法规、标准规范、客户提供的文件和资料、供应商提供的文件和资料等。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定和修订外来文件和资料控制程序，并监督其执行情况。
负责收集、识别和登记国家和地方发布的法律法规、政策文件等外来文件。
负责与相关部门沟通协调，确保外来文件的及时更新和有效传递。
2、技术部门负责收集、识别和登记与产品技术、工艺、质量等相关的标准规范、技术文件等外来文件。
负责对技术类外来文件的适用性进行评估和审核，确保其符合公司的技术要求和生产实际。
3、市场营销部门负责收集、识别和登记客户提供的订单、合同、技术要求、图纸等外来文件和资料。
负责与客户沟通协调，确保客户提供的文件和资料的完整性和准确性，并及时传递给相关部门。
4、采购部门负责收集、识别和登记供应商提供的产品说明书、质量证明文件、检验报告等外来文件和资料。
负责与供应商沟通协调，确保供应商提供的文件和资料的真实性和有效性，并及时传递给相关部门。
5、其他部门负责收集、识别和登记与本部门工作相关的外来文件和资料，并按照规定的程序进行处理和传递。
四、外来文件和资料的分类1、法律法规类国家和地方颁布的与公司业务相关的法律、法规、条例、规章等。
2、标准规范类国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等。
与产品技术、工艺、质量、安全、环保等相关的规范、规程、指南等。
3、客户提供类客户订单、合同、技术要求、图纸、样品等。
4、供应商提供类供应商产品说明书、质量证明文件、检验报告、资质证书等。
5、其他类行业协会发布的通知、公告、调研报告等。
专业机构发布的技术报告、研究成果等。
五、外来文件和资料的获取1、各部门应通过以下途径获取外来文件和资料：政府部门网站、行业协会网站、标准发布机构网站等官方渠道。
2外来文件控制程序
为了有效的对外来文件进行控制，确保外来文件得到有效的识别和控制。
2、范围适用于本公司所有外来文件的控制。
3、职责3.1各部门负责各职能相关的外来文件的收集﹑识别。
3.2质量部负责相关外来文件的管理，并对留用的外来文件实施控制。
3.3行政部﹑质量部负责各部门外来文件控制管理实施情况的监督检查。
4、工作程序4.1本公司相关的外来文件，主要包括：4.1.1国家及行政主管部门颁发的有关法律﹑法规等。
4.1.2外来标准：国际标准﹑国家标准﹑地方标准﹑行业标准等。
4.1.3客户提供的文件和资料，客户为使本公司产品满足其特定研发要求而提供的研发规格书﹑检测标准及相关图纸等。
4.1.4供应商技术资料，包括技术规格书﹑图纸等。
4.1.5其它适用的外来文件。
4.2外来文件的获取4.2.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：①国家﹑省﹑市政府及各相关职能部门；②各种会议、专业报刊﹑杂志﹑出版社；③互联网﹑电话传真；④供应商或客户提供。
4.2.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，填写《外来文件评审记录表》并正确传递给相关管理部门。
4.3外来文件的识别4.3.1技术标准①凡是购买﹑赠送﹑发放的与本公司产品有关的技术标准，收到后应移交到研发部进行识别；②识别标准的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；③对标准中条款进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.3.2法规标准①凡是国家颁布的与产品质量有关的法律﹑法规﹑部门规章，收到后应移交到质量部进行识别；②质量部对搜集到的法律﹑法规﹑规范进行识别，识别其应实施的部门﹑范围。
行政部﹑质量部将识别的法律法规汇总至《法律法规﹑标准汇总表》。
4.3.3政策文件①凡是上级颁发的文件﹑通知，收到后统一移交行政部；②行政部对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给管理者代表签批；③行政部根据管理者代表签批意见，分送到相关人员进行传阅。
4.4外来文件控制凡各部门因工作需要，将外部制定的文件或资料列为工作执行的依据或标准时，这些由外部所制定的文件须列入本公司文件的控制范围。
外来文件控制流程
外来文件管控流程
外来文件管控流程
1.目的
规范文件流程，为更好的为生产能及时的更新文件
2.范围
适用项目。
3.职责
质量部负责组织实施本程序。
各部门对本程序中的相关内容的正确执行具体负责
4.术语和定义
无
5.引用文件
《文件控制》
6.工作程序
6.1 外来文件的领取
6.1.1 根据对文件的更新进度同步对实业公司文控发放对应最新版本的文件
6.1.2 对于新收到的文件放置在公司特定的服务器内，同时以邮件通知关人员
文件更新情况。
服务器设置需要帐号权限，现只发放两个帐号，质量主管和工艺主管登录使用。
如需增加则会向将申请人员培训保密协议，签订承诺书，存档保存。
6.1.3 工艺根据公司自身情况将外来文件转化为我司工艺版本交与质量文件审
核授控后下发产线
6.1.3根据《文件控制》文件，将外来文件登记
8.相关文件和记录
外来文件登记/发放记录表。
受控文件清单外来文件
受控文件清单外来文件概述受控文件清单是一个组织机构用来记录和管理内部文件的列表。
然而，有时候可能会出现一些外来文件需要被纳入受控文件清单的情况。
本文将探讨受控文件清单外来文件的管理方法和注意事项。
管理外来文件的目的外来文件指的是那些来自其他组织、个人或机构的文件，比如合同、报告、表格等等。
将这些外来文件纳入受控文件清单的目的有以下几点：1. 统一管理：将外来文件纳入受控文件清单可以实现对所有文件的统一管理，方便查找和使用。
2. 知识共享：外来文件可能包含有价值的信息和经验，将其纳入受控文件清单可以使团队成员共享这些信息，提高工作效率。
3. 风险控制：外来文件可能涉及机密信息或法律责任，将其纳入受控文件清单可以加强对这些文件的安全控制和保护。
管理外来文件的方法和步骤以下是一些建议的方法和步骤，可用于管理受控文件清单中的外来文件：1. 准确定义外来文件的范围和类型：明确规定哪些文件可以被纳入受控文件清单，以及这些文件的类型和格式。
2. 建立审批流程：设立一个审批流程，对外来文件进行审批和确认，并记录下审批人、日期和结果等信息。
3. 身份验证和授权：确保外来文件的发送者身份的真实性，并获得相关人员的授权，以便加强对文件的安全管理。
4. 文件分类和索引：对外来文件进行分类和索引，以便于快速查找和使用。
常见的分类方式包括按照文件类型、日期、发送者等进行分类。
5. 文件存储和保护：建立安全的文件存储系统，对外来文件进行备份和归档，并确保只有授权人员能够访问这些文件。
6. 记录和更新：及时记录和更新外来文件的信息，包括文件名称、来源、审批信息等。
对于已经被纳入受控文件清单的外来文件，需要及时更新其相关信息。
7. 定期审查和清理：定期对外来文件进行审查和清理，将不再需要的文件进行归档或者销毁，并更新受控文件清单。
注意事项在管理受控文件清单外来文件时，还需要注意以下几点：1. 合规性：确保纳入受控文件清单的外来文件符合相关法规和合规要求，避免因非法或违规文件而导致的潜在风险。
外来文件控制程序
外来文件控制程序摘要：外来文件是指从外部来源获取的任何形式的文件或数据。
在现代企业环境中，外来文件的数量和种类不断增加，对于组织的信息管理和安全性带来了挑战。
为了确保外来文件的有效管理和保护，公司需要实施一种外来文件控制程序。
本文将介绍外来文件控制程序的重要性，以及如何设计和执行一个有效的控制程序。
1. 引言外来文件对于现代企业来说具有重要的意义。
这些文件可以是电子邮件、传真、合同、报告、表格等各种形式的信息。
外来文件可以包含重要的商业机密、个人信息或其他敏感数据，因此，控制和管理这些文件变得至关重要。
2. 外来文件的挑战管理外来文件面临的主要挑战包括：2.1 大量的文件：随着企业的发展和业务的扩大，外来文件的数量不断增加。
企业需要确保能够有效地处理和管理这些大量的文件。
2.2 多种形式的文件：外来文件可以是电子形式的文件，也可以是纸质文档或其他形式的媒体。
企业需要有相应的处理能力来处理不同类型的文件。
2.3 信息安全风险：外来文件可能包含机密的商业信息或个人身份信息。
恶意使用或泄露这些信息将造成严重后果。
企业需要确保外来文件的安全性，防止未经授权的访问或数据泄漏。
3. 设计外来文件控制程序设计一个有效的外来文件控制程序需要考虑以下几个方面：3.1 确定文件来源：企业应该明确规定外来文件的来源，包括哪些部门或人员有权限接收外来文件。
这有助于减少不必要的外来文件的数量，并确保只有授权人员能够接收和处理这些文件。
3.2 文件分类和标记：对于接收到的外来文件，企业应该根据其性质和重要性进行分类和标记。
例如，可以将文件分为商业机密文件、个人信息文件和一般文件等。
这有助于更好地控制不同类型的文件并确保其安全处理和存储。
3.3 文件审查和批准：在接收到外来文件后，企业应该设立一个审核和批准的过程。
这一过程可以包括对文件内容的审核、安全性的评估以及相关部门的批准。
只有经过审核和批准的文件才能被接受和处理。
3.4 文件存储和访问控制：对于接收到的外来文件，企业应该建立一个安全的文件存储系统。
外来文件控制
需要确定是否编号。B类文件按下面规则编号。
1.0目的
通过对外来文件的采集、标识、发放、保管、回收、处2.0合用范围
本程序合用于下列外来文件的控制。
A．顾客提供的技术质量文件。
B．外来标准和规范(含各级政府文件、法律、法规)等。
3.0职责
3.1有关部门：负责采集外来文件。
3.2办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。
3.3总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类文件的批准引用。
4.0工作程序
4.1有关部门：接收和采集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。
4.2标识及编号
登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开辟公司收文”
外来文件控制程序2024
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
外来文件管理制度
外来文件管理制度第一章总则为了规范和加强对外来文件的管理，提高文件管理的效率和安全性，制定本制度。
第二章外来文件的定义外来文件是指非本单位或非工作人员所编写或出版的文件，包括但不限于书籍、报刊、光盘、磁盘、电子邮件等。
第三章外来文件的采购1、单位需要采购外来文件时，应提前制定采购计划，并经过审批。
2、采购外来文件应选择正规的渠道和供应商，确保文档的质量和真实性。
3、在采购外来文件时，应注明文件的用途和归属单位，以方便管理。
第四章外来文件的接收与登记1、外来文件到达后，应有专人进行接收，并填写《外来文件接收登记表》，登记文件的标题、来源、数量等信息。
2、接收后的文件应及时送交相关部门或个人，未经授权不得私自留存或处理。
3、外来文件应按照规定时间内进行归档，确保信息的安全和便捷检索。
第五章外来文件的保管1、外来文件的保管应按照文件的种类、重要性和保密级别进行分类，并设立相应的档案柜或仓库进行存放。
2、对于机密文件或涉及个人隐私的文件，应设立专门的保密区域进行存储，并采取密封、密码等措施确保安全。
3、外来文件的借阅应按规定流程进行，借阅人需提供有效证明并经过审批方可借阅。
第六章外来文件的利用与销毁1、外来文件在使用过程中，应保持整洁、完整，并妥善保护，不得私自涂改或损坏。
2、外来文件使用完毕后，应及时归还原位置或交由专门人员进行清点和整理。
3、外来文件达到保存期限或失去使用价值时，应按照规定程序进行销毁，不得随意处理或外泄。
第七章外来文件的安全管理1、外来文件的安全管理应建立完善的制度和流程，对文件的获取、存储、传输等环节进行严格监控和管理。
2、对于涉及国家机密或重要信息的外来文件，应严格控制访问权限，并设立专门岗位进行监控和保护。
3、外来文件的传输应采取加密、签名等技术手段确保信息的安全性，禁止使用未经授权的传输设备。
第八章外来文件管理的监督与检查1、外来文件管理工作应定期进行自查和检查，在发现问题时及时整改和补救。
外来设计文件控制流程
外来设计文件控制流程一：目的设计文件由外来单位提供时，对外来单位的设计文件如何进行审核、批准、执行、确认进行规定，合理的控制外来文件.审查外来文件是否符合GB8408中的规定与其他符合相关安全技术规范的规定和质量保证体系文件、是否符合本单位提供的技术与参数要求。
二：试用范围针对外来的设计文件,包括外来设计文件中的创意方案、技术方案、产品设计图纸、产品型式试验报告、检验检测报告、合格证等.若为检测设备，还应具有中国特种设备检测研究所的样机型式试验报告。
三：职责1：外来设计文件的获得质检部在收到对外委托设计的产品时，根据《外委加工产品入厂验收单》与《外委加工产品加工合同》对外委产品进行检验，确认外委加工产品是否符合GB8408中的安全技术规范与相关安全技术规范中的规定和质量保证体系文件对外来设计文件的控制要求。
质检部确认符合后,向外委加工厂家索要外来设计文件，包括外来设计文件中的创意方案、技术方案、产品设计图纸、产品型式试验报告、检验检测报告、合格证等。
若为检测设备，还应具有中国特种设备检测研究所的样机型式试验报告。
2：外来设计文件的审核收到外委加工厂家的外来设计文件后，公司组织相关负责人成立验收小组，参照GB8408中的安全技术规范和相关安全技术规范的相关规定以及质量保证体系文件对外来设计文件的控制要求，审核外来设计文件是否符合上述规定与要求.若符合,验收小组填写《外来设计文件批准申请》交总经理批准。
3：外来设计文件的批准验收小组填写《外来设计文件批准申请》交总经理批准。
总经理综合验收小组的验收结果,《外来设计文件批准申请》，与GB8408中的相关规定,对外来设计文件进行批准. 4:外来设计文件的执行总经理对外来设计文件批准后,将外来设计文件交档案室存档备份原件.档案室将外来设计文件原件整理，编号，存档后，将复印件交相关部门进行执行。
5：外来设计文件的确认各相关部门执行后，根据执行实际情况，填写《外来设计文件确认单》，交设计部确认.。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
QR-21-06/A文件呈批传阅签
外来文件
4.3批准引用
接收到的B类外来文件由办公室文档管理人员填写《文件呈批传阅签》，并由办公室总经理或副总经理审定后并决定是否引用，必要时应由管理者代表或其它总经理室成员决定是否批准引用。接收到的A类文件则由各有关部门按需要处理。
4.3发放
经批准引用的B类外来文件由办公室发放或复印发放至相关部门，所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写《文件发放登记表》，文件持有人在《文件发放登记表》中签字并注明日期，其它外来文件，一般不作发放，需要时，填写《文件借阅记录表》，并保证在借阅期限内归还。A类文件一般不发放，由各有关部门相关人员保存。
4.6.1顾客业务结束后，由各有关部门分类保管好顾客提出的技术质量文件；若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由各有关部门对作废文件加盖“作废”章，当顾客作出修改时，对应的文件版本作相应修改。
4.7本程序的相关记录由办公室保存。
5.0相关文件及记录
QR-21-01/A文件发放登记表
QR-21-02/A收文登记册
4.2标识及编号
登记后的B类外来文件，由办公室加盖蓝色“广东省外贸开发公司收文”印章。A类文件则由各有关部门按需要设定。A类文件由有关部门根据需要确定是否号。B类文件按下面规则编号。
编号:
QP/MA05
程序文件
版号:
A
标题:外来文件控制程序
页码:
2/3
编号规则：
WS-2000-0X/A
版本号
序号
S-2000年
3.0职责
3.1有关部门：负责收集外来文件。
3.2办公室：负责外来文件中B类文件的控制与管理。
3.3总经理室成员、管理者代表及办公室总经理、副总经理：负责外来文件中B类文件的批准引用。
4.0工作程序
4.1有关部门：接收和收集外来文件，对A类文件，由有关部门填写《外来文件登记表》；对B类文件，送办公室由办公室文控员填写《外来文件登记表》。
4.4保管
办公室负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。
4.5更改回收处理
编号:
QP/MA05
程序文件
版号:
A
标题:外来文件控制程序
页码:
3/3
4.5.1电子文档管理：参见QP/MA04之4.6。
4.6.1各部门应不定期地向当地的相关部门了解外来B类文件的更改情况，若有更改由各部门负责收集，并执行4.1-4.3，同时收回原文件作废，并予以销毁。
广东省外贸开发公司
编号:
QP/MA05
程序文件
版号:
A
标题:外来文件控制程序
页码:
1/3
1.0目的
通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外来文件的丢失。
2.0适用范围
本程序适用于下列外来文件的控制。
A．顾客提供的技术质量文件。
B．外来标准和规范（含各级政府文件、法律、法规）等。