外来文件处理程序

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1目的

为使外来(客户)之文件资料在公司内部能有效进行管制,确保各相关部门能适时获得适当、有效之最新来(客户)文件,以期适时反应客户/政府及权威组织之要求。

2适用范围

由外部(客户)提供的(纸本或其它电子媒体)文件,或客户指定网站、法规网站获取的与产品品质/工程技术相关的规格/标准…等文件资料皆适用之。

3定义

3.1外来文件:外部的相关法律/法规、安规、国际/国家标准、行业标准及客户提供的产品或技术类资料。

3.2客户程序/规范/规格书:是指客户给予的,与产品品质(包含HSF)相关的,且有完整的客户文件名称、编号、版次…等讯息的文件。如客户提供的程序、产品规格书、测试规范、禁用物质规范…等文件资料。

4职责

4.1业务部:外来(客户)相关品质文件之取得及反馈客户、登录、管理。

4.2技术开发:外来(客户)相关品质文件之取得及反馈客户、登录、管制;外来(客户)相关品质文件转成公司内部技术文件。

4.3品管:外来(客户)相关品质文件之取得及反馈客户、登录、管制。;外来(客户)相关品质文件转成公司内部品质管理文件。

4.4文控:外来(客户)相关品质文件(含纸本资料或以其它电子媒体等)之保存/发行/回收/处置等作业。

5工作程序:

5.1文件接收

5.1.1业务、技术开发、品管等单位,在接收外来(客户)之相关文件资料时,若客户有附回传签收表,需依客户要求将相关信息回传客户。若未附回传签收表,则应主动与客户联络,说明已接获之相关文件信息(含接获日/文件名称/页数/版本等)。

5.1.2若部分外来(客户)相应的品质类文件资料,或与化学品管理相关的法规/法令有专门

发布网站,Connect系统管理人员定期登录客户指定网站或法规源网站进行下载,并妥善保管好登录帐号、密码,以防泄露。

5.2文件登录/管理

5.2.1相关单位之人员有接获客户程序/规范/规格书时,需检查如客户名(代号)、文件名称、文件之原编码及版本、接获日期等内容。

5.2.2如接获文件为产品图纸、TED、PDOC等资料,因设计/开发阶段客户及其它特殊原因状况变更较为频繁,可由技术开发部进行管理。对应文件资料如需进行工程变更作业,则依《产品资料与工程变更程序》和《文件记录管理程序》之规定实施。

5.2.3Connect系统管理人员应考量选择会签执行该标准的直接关联人员,且客户的化学品规范还须会签品管经理处。

5.2.4外来(客户)文件须依《文件记录管理程序》之规定,一律将客户文件列为保密级文件管理。若客户有额外之机密等级保管要求,则依客户的要求执行之。

5.3文件转换

5.3.1品管部、技术开发部等相关单位在收到外来(客户)文件资料时,应对客户文件相应项目内容进行逐项、全面的审查。针对客户文件内容如遇有不明之处,应及时向客户进行了解以明确其作业要求,并转成/修订公司内部对应控管文件,以作为内部相关作业之依据。

5.3.2相关单位依据外来(客户)文件最新变更之要求,提出ECN修改公司相关内部文件,依《产品资料与工程变更程序》和《文件记录管理程序》之规定实施。

5.3.3品管、技术开发部位应在外来(客户)文件资料实施前,组织其它相关单位人员,对外来(客户)资料进行学习并加以研讨,以了解、明确外来(客户)文件之作业执行要求。

5.4文件发行

5.4.1如相关单位需要纸本资料,由文控统一发行、使用,资料中心则依各单位制订管制文件分发一览表发行给相关单位。

5.4.2管制文件分发一览表之外的单位若有需求,如公司外部机构、供方有需求使用相应客户文件时,须事前知会客户,取得客户同意后,方可由内部申请单位代为提出文件申请单申请文件发行并参考使用。

5.5文件保存

5.5.1若客户有规定或法律/法规有要求相应文件资料保存期限,则依对应规定之要求执行。

5.5.2若无特别保存年限之要求,则依公司文件之保存年限要求保存之。详细内容参考《文件记录管理程序》之规定实施。

5.6文件回收、处置

5.6.1外来(客户)文件之回收作业,依《文件和记录控制程序》之规定实施。

5.6.2外来(客户)文件之旧版作废,若客户有特别之规定,依客户之规定执行之。若客户无特别之规定,则由文控回收后,集中销毁之。

5.6.3客户订单/合约等文件资料,则由业务部内部管理。

6主要参考文件

6.1文件和记录控制程序

7表单

8.1管制文件分发一览表

8.2文件申请单

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