第7讲-写作与书面沟通
书面沟通名词解释
书面沟通名词解释
书面沟通是指通过书写方式进行的交流和传达信息的一种方式。
书面沟通包括但不限于电子邮件、信函、报告、备忘录、文件、公告、宣传材料等。
它是一种精准和形式化的沟通方式，可以让人们在不同的时间和地点进行交流，同时也能够记录下来以备查阅。
与口头交流相比，书面沟通具有以下优势：
1.明确：书面沟通可以更准确地表达信息，避免了口头交流中可能出现的误解、失忆和歧义等问题。
2.永久：书面沟通可以记录下来以备查阅，而且可以长期保存，以备后续需要。
3.便于传播：书面沟通可以随时复制、转发和传播，适合传递广泛的信息。
4.规范：书面沟通遵循一定的格式和规范，使得信息更易于理解和组织。
但是，书面沟通也存在一些缺点，比如不能传达情感和语气等非语言因素，有些信息需要通过口头交流来更好地表达。
在商业、学术和官方场合，书面沟通被广泛应用。
在企业中，书面沟通通常用于
沟通工作计划、报告工作成果、发送备忘录、通知员工变更等。
在学术界，书面沟通是发布学术论文、写作研究报告、答辩论文等的必备方式。
在政府机关和公共事业中，书面沟通也是发布公告、通知、法规文件等的主要方式。
书面沟通技巧写出清晰简洁的文字
书面沟通技巧写出清晰简洁的文字书面沟通技巧：写出清晰简洁的文字在现代社会中，书面沟通成为了我们日常生活和工作中必不可少的一部分。
无论是写邮件、撰写报告还是发布公告，清晰简洁的文字能够有效传递信息，提高沟通的效率。
一、选择恰当的词汇和句式清晰简洁的文字首先需要选择恰当的词汇和句式。
使用准确、简练的词汇能够使句子更加清晰易懂，避免了读者产生歧义。
同样，简单明了的句式能够让读者更容易理解文章的内容。
避免使用过于复杂的词汇和繁琐的长句，将信息用简单直接的方式表达出来。
例如，用“增加”替换“提高”的动词，用“因为”替换“由于”的引导词，能够让句子更简洁明了。
同时，避免使用过多的被动语态，尽量使用主动语态来表达自己的观点和意见。
二、逻辑清晰、结构简明清晰的文字应该具备逻辑清晰和结构简明的特点。
在书面沟通中，要做到言之有理、条理清晰，通过文字的组织来传递准确的思想。
首先，确保文章有明确的主题和中心思想，并通过段落的划分将不同的内容进行分类。
每一个段落应该有一个明确的中心论点，并且论据和例子能够支持中心论点的观点。
同时，在段落之间使用过渡句子来连接各个段落，使整篇文章的逻辑性更强。
其次，采用数字、符号、空格等方式来排版文字，使得内容结构更加明了。
使用标题、子标题等来标注重要内容，使读者更容易地获取信息。
另外，可以通过插入图表、引用文献等方式来增加文章的可读性和可信度。
三、简洁明了的语言风格在书面沟通中，简洁明了的语言风格能够让读者更快地理解文章的内容。
避免使用过于复杂的词汇、繁琐的句子和冗长的表达方式。
首先，精简句子，避免冗余的修饰语和从句。
使用直接的词语，将信息表达得准确明了。
同时，使用简单的语句结构，避免过多的修饰语和长句子，使文章更加简洁易读。
其次，使用简单明了的词汇，避免使用过于专业或行业术语。
确保读者能够理解文中所使用的词语，并准确表达自己的想法和观点。
最后，通过不断修改和精炼，删除多余的信息，使文章更加简练，确保每一个词语都有用处，提高文章的可读性和易懂度。
书面沟通的要点
书面沟通的要点书面沟通是人们在日常生活和工作中经常遇到的一种沟通方式。
与口头沟通相比，书面沟通更加正式、规范，并且需要更加准确的表达和组织能力。
在书面沟通中，以下几点是需要注意的要点：一、明确目的和受众在进行书面沟通之前，我们需要明确自己的目的是什么，是要传达某个信息，还是要寻求帮助或解决问题等。
同时，也要考虑受众是谁，他们的背景、知识水平和需求是怎样的。
根据受众的不同，我们可以选择不同的语言和表达方式。
二、使用清晰简洁的语言书面沟通需要使用清晰简洁的语言表达自己的意思，尽量避免使用过于复杂的词汇和长句子。
使用简洁的语言可以让读者更容易理解和掌握主要信息。
三、注意语法和拼写书面沟通中，语法和拼写的错误会给读者留下不专业的印象，甚至导致误解。
因此，我们需要在书面沟通之前仔细检查语法和拼写错误，确保文章的准确性和流畅性。
四、适当使用段落和标点符号书面沟通中，适当的使用段落可以使文章的结构更加清晰，段落之间的转换更加自然。
同时，标点符号的使用也要得当，使句子的意思更加明确。
注意不要滥用标点符号或者忽略标点符号的使用。
五、使用正确的格式和样式根据不同的书面沟通文体，我们需要使用不同的格式和样式。
例如，写信时需要包括信头、称呼、正文和落款等部分；写报告时需要包括标题、引言、内容正文和结论等部分。
正确的格式和样式可以让读者更加方便地阅读和理解我们的内容。
六、注重文字的排版和布局书面沟通的排版和布局也是需要注意的要点之一。
我们可以使用合适的字体、字号和行间距，使文字更加清晰可读。
同时，适当添加标题、分段和缩进，可以使文章的结构更加清晰。
七、注重文字的逻辑和连贯性在书面沟通中，文字的逻辑和连贯性非常重要。
我们需要合理组织自己的思路，使文章的内容层次清晰、观点连贯。
可以使用逻辑连接词和过渡词来帮助表达思想和观点之间的关系。
八、尊重他人的观点和意见书面沟通中，也需要尊重他人的观点和意见。
即使在表达自己的观点时，也要注意使用委婉和客观的语言，尽量避免使用攻击性或偏见性的词语。
名词解释书面沟通
名词解释书面沟通
书面沟通是通过书面形式进行交流和传达信息的一种方式。
它是一种以文字为主要工具，通过书信、报告、备忘录、公告、邮件、短信等形式进行沟通的方法。
书面沟通具有许多优点。
首先，书面沟通能够记录下来，便于查阅和核对。
与口头交流相比，书面沟通能够确保信息准确无误地传达给接收者，并且可以作为凭证在需要时进行回顾和审核。
其次，书面沟通可以避免误解和歧义。
书面形式的交流可以更加仔细地选择措辞和表达方式，避免因口误、语速等原因引起的误解。
此外，书面沟通还可以克服时间和空间的限制。
通过书面方式进行交流，不受时间和地点的限制，可以方便地跨越时空与他人进行沟通。
在书面沟通中，要注重语言的准确性和简洁性。
准确的表达可以避免引起误解，而简洁的表达则可以提高信息的传达效率。
同时，还应注意文体和格式的选择。
根据不同的场合和目的，选择合适的文体和格式，例如正式文体、半正式文体或非正式文体，以及信函格式、报告格式等。
在现代社会，随着电子邮件、短信和社交媒体的普及，书面沟通已经成为人们日常生活中不可或缺的一部分。
然而，书面沟通也面临一些挑战，如缺乏非语言信息和即时反馈等。
因此，在书面沟通中，我们
需要更加仔细地选择和使用词语，以确保信息得到准确传达。
总之，书面沟通是一种重要的交流方式，它具有记录、准确、简洁和克服时间空间限制等优点。
在进行书面沟通时，我们需要注重语言的准确性和简洁性，并选择合适的文体和格式。
通过良好的书面沟通，可以有效地传达信息，促进有效的交流和合作。
书面沟通的重要性与技巧
书面沟通的重要性与技巧概述:书面沟通是人们日常工作和生活中不可避免的一部分。
无论是在商业、学术还是个人领域，有效的书面沟通都起着至关重要的作用。
本文将重点探讨书面沟通的重要性，以及一些提高书写技巧的方法。
一、书面沟通的重要性1.保存记录和信息传达：书面沟通提供了记录和传递信息的有效手段。
通过书面文件，人们可以随时回顾和检索过去的信息，并确保信息准确无误地传达给他人。
2.促进思考和理解：书面沟通迫使人们将思维整理并清晰表达，使读者更易于理解。
书面材料还可以给接收者留下思考的时间，以便更好地理解和回应。
3.减少误解：书面沟通可以减少口头沟通中常常出现的误解和口误。
通过书面文字，想法和信息可以更清晰地和准确地传递给接收者，降低了误解的风险。
4.扩大影响力：书面沟通可以扩大信息的传播范围。
通过邮件、公告、文章等形式，人们可以将信息传达给更多的受众，从而扩大影响力。
5.提高专业形象：良好的书面沟通能力是一个专业人士的重要素质之一。
准确、高效的书面沟通不仅可以展示自己的专业知识和能力，还能增加自身的信任和可靠性。
二、提高书面沟通技巧的方法1.明确目的和受众：在写作之前，明确自己的写作目的和受众。
不同的目的和受众需要采用不同的写作风格和语言。
例如，写给老板和同事的邮件可能需要更正式的语言，而写给朋友的短信则可以更加随意。
2.简明扼要：书面沟通应该尽量简明扼要，避免啰嗦和冗长。
使用简洁明了的语言和句子结构，帮助读者迅速理解写作的主要内容。
3.遵循逻辑结构：书面材料应该具备良好的逻辑结构，确保信息的条理性和连贯性。
通常可以采用“提出观点-列举论据-得出结论”的写作结构。
4.注意语法和拼写：书面材料必须注意语法和拼写的准确性。
语法错误和拼写错误会影响读者对文本的理解，同时也会降低书面沟通的专业形象。
5.使用适当的格式和标点符号：根据书面沟通的对象和内容，使用适当的格式和标点符号。
例如，在正式的信件中应当包括日期、称呼和结尾礼貌用语，以及合适的标点符号，来提升书面沟通的专业性。
书面沟通的技巧
书面沟通的技巧书面沟通在现代社会中扮演着重要的角色，它是人们传递信息、表达意见和进行交流的重要方式之一。
然而，由于书面沟通缺乏非语言元素的支持，因此需要更加精确、清晰地表达思想和观点。
本文将介绍一些提升书面沟通技巧的方法，帮助读者在书面交流中取得更好的效果。
一、借助结构和段落良好的结构和段落可以帮助读者更好地理解文章的逻辑关系和思路展开。
在书面沟通中，使用标题、副标题和段落可以提供清晰的线索，引导读者阅读并理解信息。
例如，可以使用标题来概括文章的主要内容，副标题来分隔不同层次的主题，段落来分解和组织各个段落的观点。
二、简洁明了地表达书面沟通的一个重要原则是简洁明了。
长篇大论或过于复杂的句子往往会使读者产生困惑和阅读障碍。
因此，可以通过以下方法提升书面表达的质量：1. 使用简明扼要的语言：避免使用冗长的句子或无关的修饰语，尽量用简单明了的语言表达自己的观点。
2. 简化句子结构：使用简单的主谓宾结构，避免复杂的从句和繁琐的修饰语，以减少读者的阅读负担。
3. 避免重复和啰唆：不要在文章中重复相同的观点或用多余的文字来解释同一事物，保持信息的紧凑性。
三、清晰明了的逻辑关系书面沟通中，清晰明了的逻辑关系可以帮助读者理解作者的思考过程和论证立场。
以下是几个提升逻辑关系的技巧：1. 使用过渡词：使用合适的过渡词或短语，如"因此"、"然而"、"首先"等来连接各个段落或句子，使文章的逻辑关系更加连贯。
2. 建立合理的关联：在文章中，要确保各个段落和观点之间有明确的关联。
可以通过引用先前的观点、提供实例或数据、进行比较或对比等方式来建立逻辑关系。
四、注意文档格式与排版书面沟通不仅包括文章的内容，还包括文档的格式和排版。
良好的格式和排版可以提升文章的可读性和专业性。
以下几点是需要注意的：1. 字体与字号：选择适合的字体和字号，保证文字清晰可读。
2. 段落缩进与行距：合理设置段落缩进和行距，使文章结构更加清晰。
对于写作与沟通的理解
对于写作与沟通的理解一、写作与沟通写作是一种用文字进行的沟通，写作与沟通相互促进、相互交织、相互影响。
写作从本质上说，是围绕某个主题或话题，发现并提出问题，从各种素材中找到与之相关的强有力的论据，清晰而有效地表达出自己的观点，客观公正地对他人的观点进行评估和评价，逐步培养理性思维、辩证思维和批判性思维，不断提高文字表达能力。
写作过程是一个确立主题，构思立意，布局结构，凝练思想，搜集证据，取舍素材，并用准确的语言加以表达，通过提炼观点展示最终结论的过程，是一个思想和论据相互交织、相互融合的创造性过程。
在写作过程中，要注意阅读，包括泛读、精读、研读、细读各类优秀的作品，从中汲取营养，学习词汇、修辞手法、表达方式的运用，培养逻辑思维和批判性思维的能力。
沟通包括语言沟通和文字沟通，也可以称为口头沟通和书面沟通。
口头沟通能够反映一个人的口头表达能力，书面沟通则反映一个人的文字表达能力，即写作能力。
写作使人思辨，沟通让人连接。
进行写作和沟通的训练，是提高听说读写能力，提高语言文字运用能力的有效手段。
运用独立思考去写作、沟通、表达，是管理者必备的素质之一。
二、写作与鉴赏写作，不是简单地把文字写得通顺流畅，而是要进行理性的写作、分析性的写作，比如：如何产生一个想法、如何表达一个观点，如何寻找相关的素材，如何有效地论证，如何有条理地表达，如何面对各种质疑和反驳，如何把要表达的内容清晰地、优雅地、有说服力地呈现给不同的写作对象。
一个成功的写作者，首先应该是一个合格的读者，要有一定的文字鉴赏能力。
鉴赏能力的培养，离不开持续不断地阅读和品味。
想要写好文章，首先要知道什么样的文章才算是好文章？好文章的标准是什么？成功的写作为什么是成功的？成功的写作包含哪些要素？每个人都有机会、有能力体会和品鉴到写作的成功之处。
就像你能否抓住机会，能否提升能力。
面对一个问题，我们可以从不同的角度去思考，要想会写作，必须先学会思考，学会有条理、有层次的思考，有思考才能去写作，有思考的写作才是写作的最高标准。
写作与沟通的关系
写作与沟通的关系
写作与沟通之间存在密切的关系。
写作是一种通过书面表达来传递思想、观点和信息的方式，而沟通是人际交流中传递和交换信息的过程。
以下是写作与沟通之间的关系：
1 .清晰表达思想：写作是一种可以帮助人们组织思维、整理观点并准确表达的方式。
通过写作，人们可以用文字清晰地传达自己的思想和想法，使得沟通更加明确和准确。
2 .提高沟通效果：良好的写作技巧可以提高沟通的效果。
当我们能够用清晰、简洁和有逻辑的语言表达自己，读者或听众更容易理解和接受我们的信息，从而实现更有效的沟通。
3 .跨越时间和空间限制：写作具有跨越时间和空间限制的特点。
通过书面表达，我们可以将信息记录下来并传递给他人，使得沟通的范围更广泛。
写作的作品可以被多人阅读，可以在不同时间点被回顾和参考。
4 .建立信任和共鸣：良好的写作能够建立信任和共鸣。
当我们能够以真诚、有条理和富有感情的方式表达自己，读者更容易与我们产生共鸣，建立起信任关系。
通过写作，我们可以分享经验、观点和故事，与读者产生共同的情感和理解。
5 .文化交流和理解：写作是一种跨文化交流和理解的工具。
不同文化和语言背景下的人们可以通过写作来表达和分享自己的文化、价值观和观点。
通过阅读不同文化背景下的作品，人们可以更好地理解和尊重不同的观点和观念。
总的来说，写作是一种重要的沟通工具，可以帮助人们清晰地表达思想、提高沟通效果、跨越时间和空间限制、建立信任和共鸣，以及促进跨文化交流和理解。
良好的写作技巧和沟通能力可以相互促进,提升个人和组织
在沟通中的表达能力和影响力。
书面沟通的技巧
书面沟通的技巧书面沟通是一种重要的交流方式，尤其在商务环境和工作场所中扮演着关键的角色。
良好的书面沟通技巧不仅能够帮助我们表达清晰，而且能够提升沟通效率和建立良好的工作关系。
本文将为您介绍几种书面沟通的技巧，帮助您在书面交流中达到理想的效果。
一、明确主题和目标在书面沟通时，首先要明确自己的主题和目标。
无论是撰写邮件、制作报告还是写作议论文，都需要在开头明确表达出自己的意图。
清晰明了地提出主题和目标，能够帮助读者更好地理解你的观点，避免产生误解。
二、简洁明了的表达书面沟通需要尽量避免冗长和啰嗦的表达。
使用简洁明了的语言，突出重点，帮助读者更好地理解你的意思。
同时，也要注意段落结构的合理安排，使用恰当的过渡词和连接词，使文章的逻辑清晰明了。
三、尊重读者在书面沟通中，尊重读者是非常重要的一点。
避免使用冷冰冰的语气和措辞，尽量保持友好并尊重的态度。
在商务信函或邮件中，可以使用礼貌语言，比如“尊敬的先生/女士”，来表达你对读者的尊重之情。
四、准确的语法和拼写在书面沟通中，语法和拼写的准确性至关重要。
拼写错误和语法错误会影响到你的形象和专业性。
所以，在撰写之前，要仔细检查拼写和语法，并可以寻求帮助，如果有必要，可以请别人帮你审查文档。
确保文档没有明显的错误可以提升你的专业形象。
五、合适的格式和布局不同的书面沟通方式可能需要不同的格式和布局。
比如，正式的信件、报告或者简历等都有其特定的格式要求。
根据需要，使用合适的标题、编号和段落来分隔不同的主题和内容。
这样的结构可以帮助读者更好地理解你的信息。
六、适当使用图表和图像有些信息可能更适合通过图表和图像来展示，以便更清晰地传达。
在书面沟通中，适当使用图表、图像和图表可以帮助读者更好地理解你的观点。
但是切记，图表和图像应该简洁明了，不应过于复杂。
七、明确的行动要求和结尾在书面沟通的结尾，应该明确表达自己的行动要求或期望。
告诉读者你期盼他们做出什么样的反应或采取什么样的行动。
书面沟通技巧掌握写作的基本原则
书面沟通技巧掌握写作的基本原则在当今社会，书面沟通技巧是每个人都需要掌握的重要技能之一。
无论是在学校、职场还是日常生活中，书面沟通都扮演着至关重要的角色。
良好的书面沟通技巧能够确保信息的准确传达，避免产生误解和纠纷。
本文将介绍写作的基本原则，帮助读者掌握书面沟通的技巧。
第一，明确目的和受众。
在写作之前，我们必须明确自己写作的目的是什么以及写给谁。
不同的目的和受众需要采取不同的写作风格和用词方式。
例如，写给老板的报告和写给朋友的电子邮件所采用的语言风格会有很大的不同。
了解受众的需求和背景可以帮助我们选择合适的词汇和表达方式，确保信息传达到位。
第二，简明扼要。
在书面表达中，简洁明了是写作的基本原则。
繁琐冗长的句子和大量的修辞手法会给读者造成困扰。
相反，使用简单明了的语言和紧凑的句子可以有效地传达信息。
此外，避免使用过多的形容词和副词也是写作的重要技巧。
在表达观点时，应使用简练明确的语言，尽量避免含糊不清的措辞。
第三，逻辑清晰。
写作时，逻辑清晰是至关重要的。
文章应该有一个清晰的结构，每个段落之间应该有明确的连接。
首先，明确一个中心思想，然后建立主题句和支持句的层次结构。
每个段落应该有一个明确的主题，并与上下文形成逻辑衔接。
此外，在文章的结构上，可以使用标题、小标题和编号等方式来帮助读者更好地理解和理解文章的内容。
第四，精确表达。
准确地表达意思可以避免产生歧义和误解。
为了确保精确性，我们应该避免使用模棱两可的词语和表达方式。
例如，在合同中，使用确切的术语和法律语言非常重要。
此外，检查和校对工作也是精确表达的必要步骤。
拼写错误、语法错误和错误的标点符号会削弱写作的可信度和专业性。
第五，注意语气和态度。
在书面沟通中，我们要注意以积极和客观的态度来表达。
避免使用激烈的词语和攻击性的语言。
尽量保持客观和中立的立场，并用尊重和礼貌的措辞对待读者。
此外，避免使用缩略语和俚语，以免对非母语读者造成困扰。
最后，反复修改和审查。
演示文稿第七章书面沟通
、书籍、报告或其他信息来源。
（3）注释：主要是对报告中的重要词语或可能的 疑难点进行解释。
第23页，共38页。
第七章 书面沟通
（四）商务报告的四步写作法
1． 收集信息 2．谋篇布局 3．撰写草稿 4．修改定稿
第24页，共38页。
第七章 书面沟通
三、备忘录 备忘录主要用于同本组织内部人员之间的沟
1．换位思考
（1）培养换位思考能力
换位思考是一种写作风格，它要求撰写者从读者的角度 出发，重视读者想了解的内容，尊重读者的聪明才智，保护 读者的自尊心。
第37页，共38页。
第七章 书面沟通
（2）超出文字表面的换位思考
好的文章不仅在遣词造句方面，而且在确 定文章内容、篇幅构架和行文风格方面也应运用 换位思考的方式，以树立良好的信誉。
第5页，共38页。
第6页，共38页。
第七章 书面沟通
二、书面沟通的重要性
书面沟通的重要性主要体现在以下五个方 面： （一）易保存，且不易“污染”
（二）信息表达更加准确 （三）比口头沟通更灵活
（四）更加令人信服 （五）更经济
第7页，共38页。
第七章 书面沟通
三、书面沟通的缺点
当文件写得不尽如人意，甚至于拙劣时，撰写者 所在的公司或组织就会在时间、精力和信誉上蒙受损 失和损害。
通。由于读者不同，备忘录和商务信函的格式也 有所不同。
四、电子邮件 电子邮件已经成为现代社会中，特别是商务
沟通中不可或缺的沟通手段。
第25页，共38页。
第七章 书面沟通
（一）主要特点
电子邮件可以有效地推进无纸化办公的进程。只要网络允 许，收件人可以随时随地查看电子邮件，不会导致丢失。而且 所有信息传递都有记录，如果需要的话，电子邮件还可以打印 出来，以满足对其他方式沟通的需求。
第7讲书面沟通
（二）报告的写法与格式
报告是下级单位向上级单位或业务部门
汇报工作、反映情况和问题、提出建议 或意见、答复上级单位询问事项的报请 性公文。 将有关事项向上级报告,目的是沟通上下 级之间的关系，传达信息，使上级在决 策和指挥工作时有据可依，报告不要求 上级作出答复.
1、报告种类
– 工作报告 ； – 情况报告 ； – 答复报告 。
书面沟通的特点：
1、作者可以从容表达自己的意思； 2、书面材料传达信息准确性高； 3、书面材料是准确而可信的证据； 4、书面材料可以不受时空限制，实现不同时空 沟通； 5、书面沟通能力主要表现在对词句的灵活运用、 语法结构贯彻、格式准确把握等方面； 6、在特定群体内部约定俗成的规则对书面沟通 的影响、限制很大。
(四) 完整 (complete) 意思表达完整。
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第七讲 书面沟通
第二节
写作方法与写作能力提高
一、写作过程
(一) 准备阶段（计划、组织）
收集资料，组组观点，提炼材料。
(二) 成稿阶段（起草文稿）
不在乎写作顺序，不边写边改，使用 打印件，安排间隔。
(三) 修改阶段（修改定稿） 注重框架、词句修改。
请示范例：
关于召开区政协九届五次会议的请示 ××区委： 根据《政协章程》关于召开政协全体委员会 议的有关规定，经政协党组研究，区政协九届 五次全体委员会议拟于二○一三年一月底召开， 现将会议召开的总体方案呈上，请批复。 附： 《关于召开区政协九届五次会议方案》 中共××区政协党组 ××年×月×日
2、正文
①引言：提出问题，订立决策目标，提供 决策依据资料； ②主体文：根据目标提出若干预选对策方 案，并根据决策目标来评估各个对策方案，权 衡利弊得失； ③结尾：经过分析、比较、论证，选出最 佳方案。结尾要结实、有力、呼应。
如何进行有效的书面沟通与交流
如何进行有效的书面沟通与交流在现代社会中，书面沟通与交流已经成为一种非常重要的能力。
无论是在学术领域、职场还是日常生活中，我们都需要通过书面方式与他人进行交流和沟通。
如何进行有效的书面沟通与交流，是我们每个人都需要掌握的技巧。
本文将从准备、结构、语言和风格等方面，为大家介绍如何进行有效的书面沟通与交流。
一、准备在进行书面沟通和交流之前，我们首先需要做好准备。
准备包括以下几个方面：1.明确目标：在写作之前，我们需要明确自己的写作目标。
想要传达什么信息，对方需要从中获得什么样的帮助或者理解。
只有明确了目标，我们才能更好地组织和表达自己的思路。
2.了解受众：在写作之前，我们需要了解我们的受众是谁。
受众的背景、知识水平、兴趣爱好等都会影响到我们的表达方式和用词选择。
因此，为了更好地与受众进行交流，我们需要对受众有一个全面的了解。
3.收集信息：在进行写作之前，我们需要充分收集相关信息。
通过阅读、调研等方式，我们可以获得更多的信息和观点，从而更好地为写作做准备。
收集到的信息能够为我们提供更多的素材和支持，使得我们的文章更具可信度和说服力。
二、结构良好的结构能够帮助我们更好地组织和表达思路，使得读者能够更好地理解和接受我们的观点。
在进行书面沟通与交流时，我们可以采用以下结构：1.开头：开头部分可以用来引起读者的兴趣，概括性地介绍全文内容。
在开头部分，我们可以使用一些引人注目的事实、问题或者引用名人的言论，从而吸引读者的注意。
2.正文：正文是文章的主体部分，可以分为若干个段落。
每个段落应该有一个明确的主题，通过主题句来引导读者理解每个段落的核心思想。
在正文部分，我们需要运用逻辑严密和合理的论证，从而使得读者能够更好地理解我们的观点。
3.结尾：结尾部分可以做一些总结和回顾，强调文章的重点和观点。
在结尾部分，我们还可以提出一些问题，给读者留下思考和讨论的空间。
三、语言和风格在进行书面沟通与交流时，我们需要注意语言和风格的运用。
书面沟通PPT课件
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（二）、商务信函的基本结构
※ 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、 结束语、落款、时间九个部分。
（三）、商务信函的主要类型
※ 根据不同的分类标准，商务信函可以有多种形式。 ─从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包
括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。 ─从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信
函和劝说性信函。
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肯定性信函
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负面性信函
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说明性信21页
第一节. 书面沟通概述
一、书面沟通的含义和特点
─书面沟通的含义 ─书面沟通的特点
二、书面沟通的基本原则和基本类型
─书面沟通的基本原则 ─书面沟通的基本类型
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一、书面沟通的含义和特点
（一）书面沟通的含义
─书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮件、通知、规章等书面形式进行的信息传递和交 流。
（二）书面沟通的特点
─优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性 ─缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要求比较高
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二、书面沟通的基本原则和基本类型
（一）书面沟通的基本原则
─主题突出 ─思路清晰 ─表达简洁 ─信息正确 ─换位思考
（二）书面沟通的基本类型
通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点和含义，明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写 作规范和要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧掌握商务信函等常用沟通的基本方法与技巧；了解备忘 录及电子邮件等其他书面沟通类型。
写作与沟通的关系
写作与沟通的关系在现代社会中，写作和沟通是我们日常生活中不可或缺的一部分。
无论是在学术领域、职场还是日常交流中，良好的写作技巧和沟通能力都是至关重要的。
本文将探讨写作与沟通的紧密关系，并探讨如何通过写作提升沟通能力。
首先，写作是沟通的一种方式。
通过文字表达自己的思想和观点，与他人进行交流和沟通。
当我们需要向他人传达一些重要信息时，写作能够帮助我们准确、清晰地表达自己的意思，避免歧义和误解。
良好的写作能力使我们能够更好地与他人沟通，建立起有效的交流桥梁。
其次，写作可以帮助我们整理和澄清思路。
在撰写一篇文章或写作一封邮件时，我们需要先思考和组织自己的思维，明确自己的目标和意图。
通过写作的过程，我们可以梳理出自己想要表达的重点，并逐步展开论述。
这个过程迫使我们将抽象的思维转化为具体的文字，有助于我们深入思考和理解问题。
此外，写作也是一个反复推敲和修改的过程。
在写作的过程中，我们可能会发现一些不完善或不准确之处，并不断对文稿进行修改和改进。
这个过程培养了我们审美和批判思维的能力，使我们更加注重细节和逻辑的完整性。
通过不断地修改和反思，我们能够提高自己的写作水平，使文字更加通顺和易于理解。
写作与沟通的关系是相辅相成的。
良好的沟通需要清晰、准确的表达，而优秀的写作则需要良好的沟通能力作为支撑。
通过写作，我们不仅可以锻炼自己的表达能力，还可以提升沟通技巧，使自己在不同的沟通场景中更加得心应手。
综上所述，写作与沟通之间存在着密切的关系。
通过良好的写作能力，我们能够更好地与他人沟通，表达自己的想法和观点。
同时，写作也是一个整理思路、推敲修改的过程，有助于提升沟通的质量和效果。
因此，我们应该始终注重写作的培养，不断提升自己的沟通能力，使自己在社交和职场中能够更好地与他人交流和合作。
通过以上论述，我们可以得出结论：写作与沟通密不可分，良好的写作能力是提升沟通效果的关键之一。
在日常生活和学习中，我们应该注重写作的培养，通过不断练习和学习，提高自己的写作水平，从而成为一个更好的沟通者。
《书面沟通的技巧》课件
常用书面语言模板
学习使用常见的书面语言模板，例如邀请信、道歉信、感谢信、申请信等，以提高书面表达的准确性和效率。
选取合适的文字、标题和格式
了解如何选择适合的文字、标题和格式，使文章更加易读、吸引人和专业。
如何写出清晰、准确、简洁的 文章
掌握写作技巧，如段落结构、逻辑连贯、信息层次和范围，以写出清晰、准 确、简洁的文章。
给文章注入生命和灵魂
学习如何使用生动的语言、形象的比喻和恰当的感叹词，以增强文章的吸引力和说服力。
避免语法错误和拼写错误
掌握常见的语法规则和拼写注意事项，以避免语法错误和拼写错误。
《书面沟通的技巧》PPT 课件
本课件旨在分享《书面沟通的技巧》。通过学习书面沟通的基本概念、规范 与注意点，以及如何选取合适的文字和格式，我们可以提高工作效率和业务 水平。
书面沟通基本概念
了解书面沟通的含义、重要性和作用，以及书面沟通与口头沟通的区别。书面语言的规范与注意点
掌握书面语言的规范、法律要求和注意事项，例如正式性、准确性、得体性和避免歧义。
书面沟通技巧掌握写作的基本原则
书面沟通技巧掌握写作的基本原则书面沟通是现代社会中非常重要的一种交流方式。
无论是在学校、工作场所还是日常生活中，我们都需要通过书面形式与他人交流。
然而，良好的书面沟通并非简单的任务，它需要一定的技巧和写作的基本原则。
本文将介绍一些掌握书面沟通技巧的基本原则，以帮助读者提升写作能力。
第一，明确目的和受众。
在开始写作之前，我们必须清楚地明确自己写作的目的和受众。
不同的目的和受众要求我们采用不同的写作风格和语言。
如果我们的目的是说服读者，那么我们需要使用更加具有说服力的论据和观点。
而如果我们的目的是提供信息，那么我们需要使用更加客观和准确的语言。
第二，构思清晰的大纲。
在动笔之前，我们应该先构思一个清晰的大纲。
大纲可以帮助我们组织思路，合理安排文章的结构。
一个好的大纲应该包含引言、主题段落和结论。
引言应该吸引读者的注意力，主题段落应该有逻辑地展开我们的主要观点，结论则应该简明扼要地总结我们的观点并给出建议或提供解决方案。
第三，简洁明了的语言。
书面沟通的一个重要原则是使用简洁明了的语言。
避免使用过于庞杂的词语和复杂的句子结构。
我们应该尽量用通俗易懂的词汇和简短的句子来表达我们的观点。
同时，我们还应该避免使用含糊不清的词语和复杂的语法结构，以免给读者造成困扰。
第四，注重逻辑和条理。
书面表达的一个重要方面是逻辑和条理。
我们的观点和论据应该有条理地展开，每个段落应该有一个中心思想，并通过明确的过渡句来连接上下文。
此外，我们还应该使用恰当的标点符号和段落分隔符来帮助读者理解我们的观点和论据。
第五，审查和修改。
写作并不仅仅是一次行文，更重要的是审查和修改。
在完成第一稿之后，我们应该仔细审查文章中的拼写错误、语法错误和逻辑错误，并进行必要的修改。
我们还可以请他人帮助我们审查文章，以获得更多的反馈和建议。
透过不断审查和修改，我们可以使文章更加流畅和准确。
总结起来，掌握书面沟通技巧的基本原则是明确目的和受众、构思清晰的大纲、使用简洁明了的语言、注重逻辑和条理以及审查和修改。
第7讲-写作与书面沟通
7.2 文字组织原则与技能
1.要站在受众的立场给他们提供积极信息。
➢ 具体策略: 把好消息放在第一段; 把受众可能得到的好处甚至放在好消息之前; 开头先讲你们之间的共同点和一致之处; 观点要清楚明确; 不要使用煽动性的言论; 减少说明或要求等内容的篇幅，若可能，在下次沟通时再提出此类 内容; 说明你的建议是现有最好的解决办法，当然这也不是十全十美的。
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7.2 文字组织原则与技能 （三）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣
激发受众兴趣的首要切入点
➢ 如何减少受众的抵触情绪， ➢ 消除受众的负面反馈可能给沟通带来的困难。 ➢ 因为如何让消极受众转化为中立受众，甚至积极受众，是沟通中最困难
的。 ❖如何编辑信息以激发受众兴趣
▪ 首先，要考虑的是受众会持哪些反对意见？ ▪ 其次，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好？
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7.2 文字组织原则与技能
3. 需要提供哪些信息？
➢ 为了弄清楚受众所需要借助的信息背景，要做好： 用“如你所知”或“正如你记得的那样”的字眼开始提醒对方的有 关信息，避免让对方觉得你认为他们根本就不懂你在说什么； 把已为大家接受的或显而易见的内容放在你的句子中； 需要提示的内容过长时，可以用加小标题、单独成段，或列入文件 和备忘录的附录等形式表达。
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7.2 文字组织原则与技能
➢ 强调双方的一致点 在讲双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴 趣、目标和价值观。 因为一致的感觉有时比文件的内容更能说服对方。 具体在沟通相互之间一致点时，建议: *采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处； *写作风格应尽量友善、非正式; *文章结束语和敬称等要让读者感觉到在群体中的 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气 1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
书面沟通
写作的技巧
写作的技巧
职业文书能否达到上述一些标准，取决于以下几点： 1、换位思考 2、强调积极面，合理处置负面信息 3、要在书面沟通中注意书写语气 4、突出重点内容 5、注重文章格式排版 6、学会插入图表
谢谢观看
优点
优点
书面沟通本质上讲是间接的，这使得其有许多优点：
可以正式的或非正式的，可长可短。可以使写作人能够从容地表达自己的意思。词语可以经过仔细推敲，而 且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。书面文本可 以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。在群体内部经常受限于约定俗成的规则。书面材料传达信息的准 确性高。
书面沟通
用书面媒介的形式与公众交流信息的方式
01 概念
03 障碍 05 基本准则
目录
02 优点 04 适用情形 06 写作的技巧
基本信息
书面沟通是公共关系的工作途径之一，用书面媒介的形式与公众交流信息，沟通情况，主要用于内部公众之 间的沟通，其形式有内部报刊、信件、公告板、标语和各种辅助出版物。内部报刊的形式有普通报纸式、杂志式 和文件式，发行方式有赠阅和销售两种。信件也是书面沟通的一种方式。信件有组织信件和私人信件两种。此外 还有辅助出版物，如时事通讯、各种手册说明和有关的书籍等。
适用情形
适用情形
（1）简单问题小范围沟通时（如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等）； （2）需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时（如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提 前知会大家思考等）； （3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）； （4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
概念
概念
书面沟通是以文字为媒体的信息传递，形式主要包括文件、报告、信件、书面合同等(口头沟通是以口语为 媒体的信息传递，形式主要包括面对面交谈、、开会、讲座、讨论等)。书面沟通是一种比较经济的沟通方式，沟 通的时间一般不长，沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制，因此被我们广泛采用。这种方式一 般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天，我们很少采用纸质的方式进行沟 通。
书面交流的方法
书面交流的方法概述书面交流是一种重要的交流方式，对于人际关系、工作合作等场景都具有重要意义。
本文将探讨一些书面交流的方法，以帮助提高沟通效果。
清晰明了书面交流必须要清晰明了，这是确保信息传递有效的关键。
在写作中，应使用简洁明了的语言，尽量避免使用模糊、含糊不清的词句。
句子结构也要简单明了，尽量避免过长的句子，以免造成读者的阅读障碍。
结构合理一篇书面交流需要有良好的结构，以确保逻辑清晰、有条理。
首先，应该有一个明确的主题，并在全文中贯穿始终。
其次，各段落之间要有清晰的过渡句，以确保文章内容的连贯性。
另外，建议使用标题、目录等辅助功能来帮助读者快速理解文章的结构。
语言规范书面交流中要注意使用准确、规范的语言。
避免使用俚语、口语化的表达方式，以免导致理解误差。
此外，应注意拼写、语法和标点的正确使用，以确保文章的专业性和可读性。
注意文化差异在书面交流中需要注意文化差异。
不同地区、不同国家有不同的惯、礼仪和价值观，写作时应根据受众的背景和文化背景进行调整。
避免使用可能引起误解或冲突的词语或表达方式，以免造成不必要的问题。
沟通双向书面交流不仅仅是发出信息，也要注重接收信息。
在写作时应设身处地为读者考虑，设想他们可能的疑问、观点和需求，并合理回应。
另外，也要善于提问和邀请交流，以便更好地了解读者的需求和反馈。
注意细节书面交流时要注意细节。
始终检查拼写、标点等方面的错误，确保文章的规范性；注意用词准确，避免歧义和误导；排版整齐，使用恰当的字体、字号和行距等。
这些细节将直接影响读者对文章的理解和印象。
结论书面交流是一种重要的沟通方式，良好的书面交流能够促进信息传递和理解，建立良好的人际关系和工作合作。
通过采用清晰明了、结构合理、语言规范、注意文化差异、双向沟通、注意细节等方法，可以提高书面交流的效果。
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7.1 书面沟通概述
一.书面沟通及其作用 （一）书面语言：最可靠的沟通方式 1. “口说无凭，落笔为准”
➢ 商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为 内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请…… 外部：财务报告，市场调研报告，对外的商务信函……
➢ 以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。
的信息传达 ▪可能比传统书面沟通的机密性差 ▪比书面沟通传递速度快
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7.1 书面沟通概述
二.书面沟通的基本原则 （一）管理角度写作的基本原则 1.正确性：写作的首要原则
➢ 写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误，语言要恰如其分。 ➢ 尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传
2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：
➢ 专业但不能僵硬 ➢ 友善但不虚伪 ➢ 自信但不傲慢 ➢ 礼貌但不卑微
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7.1 书面沟通概述 （二）克服写作心理障碍 1.写作障碍及原因
➢ 障碍主要有： 一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料…… 二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。 第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书 的格式没有完全掌握。
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7.1 书面沟通概述
三. 实现写作与阅读双方的心理共识 （一）正确运用写作语气 1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度
➢ 语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影 响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢 无礼。
➢ 正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组 织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良好关系。
第7讲
写作与书面沟通
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本讲主要内容：
书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式） 各种书面沟通媒介的比较 管理角度写作的基本原则 实现写作与阅读双方的心理共识 受众导向的文字组织原则与文字组织技能 书面沟通写作过程的五个阶段 书面沟通的写作规范 管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）
➢ 阅读比倾听快。 ➢ 当然对整个沟通系统来说效率并不一定高。
因为这涉及信息发送者的效率问题。
4.书面沟通可以特别关注问题的细节。
➢ 而且受众可以更多地获取细节方面的信息。
5.比口头表达采用更为精确的用词。
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7.1 书面沟通概述 （三）各种书面沟通媒介的比较
纸张、传真
▪读者参与程度低，反应慢 ▪对于信息的接受情况缺乏控制 ▪难以埋名隐姓 ▪更可能受到约束和较为保守 ▪搞得好，可能更为清晰； 搞得不好，则过于死板 ▪要求更符合逻辑和语法规范 ▪需要更多的时间准备 ▪不太可能与组织中的各层次接触 ▪缺乏非语言性沟通，没有口头沟通 那么丰富 ▪机密性差 ▪传递速度慢
递的信息，实现有效沟通。 ➢ 正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：
在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括， 说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。
文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念 要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要 性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强 与武断。
文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书写，简化字要 符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。
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7.1 书面沟通概述
2.清晰性
➢ 清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。➢ 为此，应该注意：
文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等； 尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难
电子邮件、电子会议系统
▪读者参与程度高，反应快 ▪能立即接收到信息，且能自行控制 ▪可以埋名隐姓 ▪不太可能受到约束或显得保守 ▪搞得好，富有创造力；
搞得不好，也可能产生极大的破坏力 ▪语言不整洁，错误较多 ▪比传统书面沟通花的准备时间少 ▪可能与组织中的各层次接触 ▪可以使用情感符号来显示非语言性
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7.1 书面沟通概述
2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：
➢ 积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，你 对公司、公司的文化、公司的背景的认识就越深刻，写作起来就越得心 应手。
2.书面沟通基础：写作水平
➢ 要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件： 较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的 方式送至恰当的对象。
➢ 一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。 比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业 产生长远的不利影响。
阅读；如果是手写，则不能太潦草。
3.完整性
➢ 完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。 ➢ 为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。
4.简洁性
➢ “简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是个“度”的把握问题： “完整”是为了表达想要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有 的事实、观点罗列纸上。 可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大 价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。
➢ 无需其他的一些辅助条件。比如会议需要安排时间、地点和招待会议参 与者。演讲也是一样，良好的演讲环境是个必备条件。身体语官则更有 诸多限制，而书面无需此类讲究。
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7.1 书面沟通概述
（二）书面沟通的作用 1.沟通信息的内容便于记录，并能得到永久保存。 2.由于易于保存，且不易被“污染”，可以不在沟通现场的受众能 够得到真实的信息。 3.对受众来说，书面信息传递方式快速。
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7.1 书面沟通概述
3.书面沟通的优点
➢ 有充分的思考时间。可以在经过认真思考之后，把想要表达的写下来， 边写边想，边写边改，在初稿完成之后，再重新审阅、修改、调整。甚 至可以放置一段较长的时间后再拿出来修改，这样可容易发现一些隐藏 的错误，使最终的作品正确、简明、清晰、完备。
➢ 可以实现多向信息传递。比如一个通知，可以复制多份，发送到相关单 位和个人。