DA／T22-2000归档文件整理规则
归档文件整理规则
归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有 序化的过程。
件：归档文件的整理单位。
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归档文件
在其职能活动中形成的，“以我为主”的原则， 我产生的东西是最重要的。
办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经 完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在 发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收 到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份 通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕； 本机关的发文，经过起草、审核、缮印、盖章 等环节，文件印发后也算是办理完毕。 返回
归档文件整理规则的适用范围
没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实 体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执 行《归档文件整理规则》。
科技档案仍执行《科学技术档案案卷构成一般 要求》的规定，按“卷”整理。
会计档案、职工档案分别按《会计档案管理办
法》（财会字[1998]32号）、《企业职工档案
一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿法规等）须保留历次修改稿的， 其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 返回
正文与附件怎样确定件数？
附件是指附属于正文之后的其他文件材 料，作为正文的补充说明或参考材料， 如附带的图表、统计数字，正文批准或 发布的法规文件等等。
“件”即归档文件整理单位。 在实际工作中，不同情况如何确定件数？ 一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一
件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件， 转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册 等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
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文件正本与不同稿本怎样确定件数？
同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成 的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求 意见稿、定稿等，也可能需要留存。
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
（5）保管期限 — 年度分类法 永久：2012年、2013年、2014年…… 30年： 2012年、2013年、2014年…… 10年： 2012年、2013年、2014年…… 即先将归档文件按保管期限分类，再在保 管期限下按年度分类。
2019/3/29
（6）年度—保管期限分类法 2013年：永久、30年、10年 2014年：永久、30年、10年 2015年：永久、30年、10年
2019/3/29
3、件：归档文件的整理单位。
4、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符
代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
2019/3/29
整理原则：
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文 件之间的有机联系。 2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利 用。 3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便 于计算机管理或计算机辅助管理。 4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理 协调统一。
与2000版相比主要的不同：
参照执行。有 特殊规定的除外。 2015年10月25日发布，2016年6月1 日起实施。
基本要求
整理文书档案必须学习领会的标准
1、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》 2、国家档案局第8号令 《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》 3、国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保 管期限规定》
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
浅谈DA／T22—2000《归档文件整理规则》的分类及排列的原则与方法
１ 归档 文 件分 类 原则 与 方 法 的确 定
资产 、审计 、公司和合同等文件材料 ；生产
技术管理类 ，可包括科研 、计划管理 、标准 以及各项业务活动中形成的文件材料 。 ２ ）对于单位规模适 中 ，内部机构不多 且相对稳定 ，职能 明确 ，归档文件数量不太 多的单位 ， 可采取 “ 年度—机构—保管期限” 这一 分类 方法 。 即先将 归 档文件 按年 度分 类 ，每个年度下按机构分类 ，再在组织机构 下按保管期 限分类 。年度和保管期限的划分 同上一分类方法 ；机构 ，则依机关 内部的机 构设置情 况而定 ，有几个机构就设几类 ，机
随着本单位各项业务工作的开展 ，形成的文 件材料也必然形成新 的特点 ，可将分类方法 和分类方案 的不合理之处加以调整 ，还应注
部机构设置简单 ，年度形成文件数量很少 的
单位 ，就可以采用 “ 年度—保管期限”分类 的方法 。即先将归档文件按年度分类 ，再 在 年度下按保管期 限分类 。将机构 （ 问题 ） 这
档案 部 门还 是 应根据 本单 位机构设 置 的特 点 、档案特点及数量 的多少来合理确定分类 原则与方法 。笔者认为一般可分三种情况 ， 每一种采用不 同的分类方法 ： １ ）对于单位规模较大 ，内部机构设置 较多且职能相应交叉 ，归档的文件数量繁多
DAT22-2000归档文件整理规则
归档文件整理规则DA/T22-2000（中华人民共和国档案局2000-12-06发布2001-01-01实施）第一章总则1．范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2．定义本标准采用下列定义。
2．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4．质量要求4．1 归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
4．2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5．整理方法5．1 装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5．2 分类归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5．2．1 按年度分类将文件按其形成年度分类。
5．2．2 按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5．2．3 按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5．3 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列。
5．4 编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
DA／T22-2000归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则The arrangement rule of filing documentsDA/T22-2000(国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施)1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模湖或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题))—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
永久、30年的文件：推荐三种装订方式 1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的 可以直角装订。 2、不锈钢订书钉 3、浆糊 10年的文件：可以用普通的订书钉装订。也可 以与永久的装订方式相同
（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）
同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性
1、明确分类方法 2、制定分类方案 3、具体划分归档文件
纸质归档文件的整理流程：
组件---修整---装订—分类—排列 —编号---编页—编目---装盒---排架
电子归档文件的整理环节：
组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元 数据收集—归档数据包组织—存储
（一）组件：
1、明确件的构成 2、件内文件排序 3、修整、装订
1、件的构成：
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
3、件的修整与装订
文件修整：
为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装 订前必须对不符合要求的文件材料进行修整，文件 修整内容包括：
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关 文件为一件。
2、件内文件排序：
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定 稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制 件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在 前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件 处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正 本在前，发文稿纸和定稿在后。 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 2、收文：文件处理单+收文
归档文件整理规则2000
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
归档文件整理规则
– 全宗原则：
一个全宗是一个不可分散的有机整体， 在管理中不容分散，不同全宗的档案不 允许混淆。即同一个全宗的档案具有不 可分散性和同一性。
▲文书档案：是指反映党务、行政管理等 活动的档案。（《档案工作基本术语》 中华人民共和国档案行业标准）
★（二）归档文件整理：将归档文件以件为 单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 明确了“以件为单位”的基本原则，并概 述了归档文件整理工作的基本环节。
★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序
装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备 考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档 案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺 序相一致，以保证检索到文件条目后能对应 地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类 别的归档文件装入不同的档案盒中。
理、生产技术管理）档案的整理应该符 合 《归档文件整理规则》DA/T22的要求
◆科技档案（产品、科研、基本建设、 设备仪器）执行《科学技术档案案卷 构成一般要求》(GB/T11822—2008) ◆基本建设项目文件的整理应该符合或 参照执行《国家重大建设项目文件归 档要求与档案整理规范》DA/T28
改革的原则与宗旨——
（八字方针）
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简化整理 深化检索
《规则》的特点概括为: 简化 、兼容 、灵活。
第三部分：《归档文件整理规则》解读
主要内容—— 《规则》共分5个部分， 1个附录（7个图示） 一、范围 二、定义 三、整理原则 四、质量要求 五、整理方法
一、范围
★本标准规定了归档文件整理的原则 和方法。 ★本标准适用于各级机关、团体和其 他社会组织。
《归档文件整理规则》解读
转自四川省档案局
归档文件整理规则 中华人民共和国行业标准 da／t22—2000
（四）编号
归档文件的编号是指将归档文件在全宗中 的位置标识为符号，并以归档章的形式在归 档文件上注明。通过编号，使归档文件在全 宗的位置得以确定，并为后续的编目工作以 及将来查找利用时的实体存取提供条件。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号， 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号 等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
6、盖章 （1）归档章项目及填写方法 归档章的项目设置与编号项目相同，包括 全宗号、年度、保管期限和件号等必备项目 ，以及机构（问题）等选择项目。
(2) 归档章格式
归档章规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的六格。
（全宗号）
（年度）
（室编件号）
（机构或问题） （保管期限） （馆编件号）
（3）盖章位置
3、档案盒封面 档案盒的封面应使用全称或规范化简称 标明全宗名称（即立档单位名称），下加双 横线。全宗名称在制作档案盒时可先行印制 ，也可刻章用蓝色印泥盖。
4、档案盒盒脊项目
档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边 设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题 ）、起止件号和盒号等。
档 案 盒 式 样 及 封 面 和 脊 背 的 拟 写
因件号系自动生成，编制档号时，手工编制只 需编制至盒号。
以未划分机构为例： 002—永久2001—0001 002—永久2001—0002 002—永久2002—0003 以划分了机构为例： 002—永久2001办公室—0001 002—永久2001办公室—0002 002—永久2001馆室处—0003 002—永久2001法规处—0004 002—永久2002办公室—0005
1、文件的正本与定稿 定稿，又称原稿，是经领导人审阅签发或经会 议讨论通过的最后完成稿，是印制正本的依据。 正本，是根据定稿印制的、用于向外发出的正式 文本。一般来说，文件正本与定稿为一件。定稿 过厚不易装订的，也可单独作为一件。 2、正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为 正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统 计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多 或者太厚不易装订，也可各为一件。
湖南省《归档文件整理规则》实施细则(试行)
湖南省《归档文件整理规则》实施细则（试行）第一章总则第一条为了做好归档文件的整理工作，根据国家档案局发市的中华人民共和国行业标推《归档文件整理规则》DA/T22－2000）（以下简称《规则》），结合我省实际，制定本实施细则。
第二条本细则所指的归档文件是指立档肩查脸在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书挡案保存的各种纸质文件材料。
第三条归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之问的有机联系，区分不同价值，硬于保管和利用。
第四条根据《规则》规定，从2001年I月I日起立档单位对归档文件实行以“件”为单位进行整理。
取消“卷，级整理，“卷”不再作为文书档案的保管单位和统计单位。
第二章实施范围第五条各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的纸质文件材料的整理工作。
第六条企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等归档文件材料的整理工作。
第七条科技、会训等专业（专门）文件和声像、电子等特殊载体的文件不属此实施范围。
第三章文件归档整理的组织工作第八条根据国务院颁发的《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000723号）和中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》规定：凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团及人事、保卫、财会等土作中形成的文件材料），均由文书处理部门或业务部门进行整理，定期向档案部门归档。
第九条整理环节一般应与立档单位文书处理工作的组织形式相适应。
可采取分散式、集中式或集中和分散相结合的形式。
第＋条立档单位必须制定《文书材料整理及归档办法》、《机关文件材料归档范围和档案保管期限表）、《不归档文件管理处置力祛》，将其纳人有关部门和人员的岗位责任制监督实施。
第十一条承担归档文件整理工作的部门和人员，应做好文｝的平时积累，及时收集，严格登记，严格检查，随办随归，妥善管理。
第＋二条档案人员应探人实际，加强具体指导，认真细致，严把质量检查关检查的重点是：应归档的文件材料是否齐全完整；整理的方法是否符合《规则》和相关制度的要求；归档文件保管期限是否划分准确；与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。
DAT 22-2000 归档文件整理规则
归档文件整理规则DA/T22-2000（中华人民共和国档案局2000-12-06发布2001-01-01实施）第一章总则1．范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2．定义本标准采用下列定义。
2．1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2．3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4．质量要求4．1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5．整理方法5．1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5．2分类归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5．2．1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5．2．2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5．2．3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5．3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列。
5．4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
文书档案整理1
1、应归档的上级机关的文件材料
（1）上级机关召开的需要贯彻执行的主要文 件材料； （2）上级机关颁发的属于本机关主管业务并 贯彻执行的法规性文件； （3）党和国家领导人、人民代表、上级机关 领导等视察、检查本地区本机关工作时的重 要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价 值的录音、录像等材料；
1、应归档的上级机关的文件材料
二、《规则》对档案工作的影响
减缓了工作压力，减少了劳动量，节省了人
力、物力、财力。
第一节 适用范围
适用于自治区各级机关、团体、企事业单位
和其他社会组织文件材料的整理归档。
第二节 基本概念
归档文件——立档单位在其职能活动中形成
的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种 纸质文件材料。 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使 之有序化的过程。 件：是指归档文件的整理单位 。
2、应归档的本机关的文件材料
（4）本机关的请示与上级机关的批复文件， 下级机关的请示与本机关的批复文件； （5）本机关及其内部职能部门活动形成的工 作计划、总结、报告； （6）反映本机关业务活动和科学技术管理的 专业文件材料； （7）本机关检查下级机关工作、调查研究形 成的主要文件材料；
2、应归档的本机关的文件材料
3、本机关承办国际性会议、大型展览会、博 览会的代表发言材料、交流材料、简报、新 闻报道; 上级机关、上级领导检查、视察本地 区、本机关工作时形成的一般的公文材料和 本地区、本机关工作汇报材料;本机关一般业 务问题的文件材料;与同级机关、下级机关一 般业务问题的来函、请示与本机关的复函、 批复等文件材料;本机关代上级机关起草并被 采用的重要法规性文件、专项业务公文的最 后草稿;
江苏省《归档文件整理规则》实施办法
江苏省《归档文件整理规则》实施办法1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻"强化收集、简化整理、细化检索、深化利用"的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（ DB32／505－2002）要求。
4 整理方法4.l 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
银行归档文件整理方法
3.确定保管期限
国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》于2006年12月8日发布施行。8号令对 1987年国家档案局〈机关档案保管期限的规定〉、〈机 关文件材料归档和不归档的范围〉进行修整。 保管期限的确定，要根据本单位或本系统的《文件材料归 档范围和文书档案保管期限表》来进行，各单位都必须结 合本单位实际制定出《文书档案保管期限表》
（二）“件”的概念
在讲归档文件整理之前，我们要对“件”这个概 念进行理解。 “件”作为归档整理单位，一般以每份文件 为一件，也就是它的自然件为一件，但有一些文 件不是单份的文件，如正文与附件、来文与复文、 转发件与被转发件等，如果被分散，会造成归档 文件不全和归档后查找不到，故《规则》对此类 文件的处理加以强调，明确其应为一件。这类情 况包括以下几种：
（三）归档文件的概念
〈规则〉对归档文件作如下的定义： 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。其中，“办理完毕” 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身 在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复 文发出或收到以后，在文书处理上就算是办理完毕，本机 关的发文，文件印发后也就算办理完毕。就算是有的计划、 规划、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或文 件传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。 归档文件的整理：就是将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三是充实了行政执法、行政审批、产权关 系、公民权益等方面的材料。
四是对涉及到公民权益有关的档案，绝大 多数调整为永久保管，体现以人为本的思 想。如对以前规定人事调动、职称评定、 定级转正、先进表彰等都划分为永久保管。 而对上级机关或下级机关的来文，本机关 归档时，其档案的保管期限有所下降，这 也是为了避免将来进馆档案的重复。ຫໍສະໝຸດ （一）对档案管理现代化的意义
政府投资类项目建设廉政档案归档要求
附件2政府投资类项目建设廉政档案归档要求参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）规定，结合政府投资类项目建设廉政档案客观规律，对归档文件整理工作中的归档范围、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等程序提出如下要求：1. 归档范围以本件正文中“主要内容”规定的范围为准。
2. 装订2.1 装订单位：以件为单位，一般以一份文件为一件，文件正本和定稿为一件，正文和附件为一件，原文与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文和复文为一件。
2.2 装订顺序：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
2.3 装订要求：清除文件原有装订物，选购专用不锈钢订书针重新装订整齐。
3. 分类以本件附件1政府投资类项目建立项目建设廉政档案范本中“目录”规定的分类方法为准。
4. 排列以本件附件1政府投资类项目建立项目建设廉政档案范本中“正文（对应目录）”规定的文件排列顺序为准。
涉及的所有声像档案按照《照片档案整理规范》（GB/T11821-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）等国家规范另行分别统一归档，不与纸质文件混合管理，只在原位置用清单代替。
5．编号5.1 以件为单位，按照排列顺序，逐件加盖归档章（见图1），并填写相关内容。
归档章设置全宗号、项目号、盒号、件号、保管期限、机构等项目，固定每一件文件的归档位置，方便管理，避免遗失。
5.1.1 全宗号：档案馆给立档单位的代号。
5.1.2 项目号：同一个业主单位有多个建设项目，从“1”开始设置，代表不同的项目。
5.1.3 盒号：对应档案盒的编号。
5.1.4 件号：文件的排列顺序号，每个项目从“1”开始，设置大流水号。
5.1.5 保管期限：均为永久保存。
5.1.6 机构：区别业主单位、业主单位纪检监察机构的归档文件。
归档文件整理规则
（四）机关文件材料归档范围的具体内容
1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：
a.上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料； b.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非 本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； c.上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词； d.代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本； e.上级机关转发本机关文件的文件。
件材料； ⑾内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理
报告、领导批示、统计分析材料；
⑿本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位 带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；
⒀反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；
⒁本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方 面的文件材料；
本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
长期 短期
永久 长期
永久 短期
方针政策性的重要问题的
永久
一般事务性问题的
短期
内
容
13 本机关工作活动的工作总结、报告
13.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的
13.2 半年的、季度的、一般专题的
14 本机关计划、规划、控制数字
件材料； ⒎上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⒏同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、
批复等文件材料。
㈡、定期保管的文书档案
⒈本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； ⒉本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； ⒊本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； ⒋本机关一般性事务管理文件材料； ⒌本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示以及一般性的
档案整理规范
档案整理规范
（一）标准依据
1、国家档案局8号令，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
2、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
3、中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-1989）
（二）档案管理
1、文件材料的收集做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。
重点收集本单位形成的反映本单位主要工作职能以及其他部门针对本单位业务形成的文件材料。
严格做到“范围界定清晰，期限划分准确，整理规范标准”。
2、档案室于次年三月底前对归档材料进行整理、立卷、归档。
要清理往年“积存”，适时抽调工作人员参与整理，按时完成年度归档文件整理工作。
3、财务档案、人事档案、基建档案，由各承办处室整理立卷后向档案室移交。
4、档案室根据实际情况，档案和资料要分类入柜保管。
档案室要有安全保密措施，做好“八防”：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠。
确保档案安全。
5、档案管理人员要严格执行保密规则，做到平时离室
锁门做好安全检查，严防泄密。
涉密文书档案要及时清退，按保密规则管理，严格执行局系统保密制度。
6、查阅、利用文书档案要有审批登记手续，借出及复印要经领导批准。
凡借阅档案，不得遗失、涂改、折损等。
7、达到保管期限的档案，由档案管理人员鉴定提出意见，经办公室主任审核同意，领导批准后，按程序销毁。
销毁档案要登记造册。
归档文件整理说明范文
1.《归档文件整理规则》主要体现出哪些特点归档文件整理规则DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准2001-01-01实施1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4件号：文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
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归档文件整理规则 DA/T22-2000
1 、范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义
本标准采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 、质量要求
4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2 分类
归档文件可以采用年度-机构(问题)-保管期限或保管期限-年度-机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1 按年度分类
将文件按其形成年度分类。
5.2.2 按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3 按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档间设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
以下同)。
5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4 件号:文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或
署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为
40mm 310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、等(见图A4a)。
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”连接;盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。