加强审计机关档案管理的几点思考

责 。 避 免 工 作 人 员 因 为 工 作 时 间 没 有 保 障 而 造 成 的
件 退 回 办 公 室 。阅知 类 文 件 也 应 该 规 定 阅 览 时 限 ， 各 科 室在 规 定 时 限 内 将 文 件 资 料 退 回 办 公 室 ， 避 免 文
文件 管 理连 贯 性 、 完整 性 的缺 乏和 责任 的不 明确 。
四是 文 件 的清 退 、 销 毁 制 度 。 文 件 清 退 和 销 毁 也 应该 严格履 行 登记 手续 ， 并 定 期 开 展 文 件 的 清 退 和 销
几 个 方 面应该 注 意。
定收文、 发文、 文件 传递 工 作 程序 ， 明确 处 理 纪律 ， 所 有来 文 由 办公 室 文件 管 理 人 员统 一 接 收 、拆 封 、 登
记 。建 立统 一 的发 文 、 收 文专用 登 记 薄 ， 标 明 收 发 文 时间和传 递 情况 ， 方便 查询 文 件处 理进 度 。 对 于 处 理
素质 ， 可 以多 参 加 一 些培 训 和 学 习， 掌握 科 学 的 、 先
进 的工作 方 法。
件， 应 及 时核 对 清 点 ， 并分 门别 类保 管存 放 。 文件 借
阅时， 必须 符 合 阅知 范 围， 并 办理 登 记 手 续 ， 规定 归 还 时 限。 如 遇特 殊 情况 需 要携 带文 件 外 出时 ， 须 经 单
２ ． 文 件 的 管 理 制 度 建 立 健 全 文 件 资 料 管 理 的 各 项 规 章 制 度 ，是 做 好 文件 管 理 工作 的 关键 ， 也是 开 展 工作 的行 为 准 则。
随 着我 县 Ｏ Ａ系统 的全 面启 动 ， 随 之 就 会 产 生 大
量 的 电子档 案 ， 电 子档 案和 纸 质档 案 的 共存 ， 对 审计
二 是 提 高 管 理 人 员 素 质 。 大 量 的 纸 质 文 件 需 要
件 长 时间停 留在 某 个 科 室手 中 ，影响 其他 科 室对 文
件 的 阅知 。 密 级 文 件 更 应 该 规 定 严 格 的 传 阅 范 围和
分ｆ － ｊ 别 类 的保 存 ， 对 于吉 安县 审 计局 来说 ， 资 料种 类
计 机 关 档 案 管 理 的
最 迢 者
一 邓 大 华
办公 室是 一个 单位 的 中枢 ， 承担 着 承 上 启下 、 参 与政 务 、 管理 事务 、 协调 服 务 的重任 ， 地 位举 足 轻 重 ， 工 作 繁 杂 多样 、 点 多面 广 ， 起 着 对 外构 筑部 门形 象 ， 对 内 提 高 管 理 效 能 至 关 重 要 作 用 。 文 件 档 案 的 管 理 工 作 也 是 办 公 室 工 作 的 一 项 重 要 组 成 部 分 。 加 强 文 件 档 案 的 规 范 化 管 理 ， 开 发 和 利 用 文 件 档 案 的信 息 资源 ， 充分 发挥 档 案 在 实 际工作 中的作 用 ， 也 是 办 公
室 的一项 工作 任 务 。
印 制 都 会 经 过 办 公 室 ，对 于 审 计 部 门 来 说 工 作 的保 密 性 就 更 强 。 所 以 在 平 时 应 该 更 多 的 对 文 件 管 理 人 员 进 行 保 密 知 识 教 育 和 警 示 教 育 ，树 立 高 度 的 责 任 心， 积 极 收 集 需 归档 的 材 料 ， 确 保 档 案 内容 的 完 整 和 准 确 。也 应 该 对 各 股 室 加 强 宣传 教 育 ， 取 得 各 股 室 对 文件 档 案规 范管 理 的支持 。
三 是 人 员 的 责 任 心 培 养 。几 乎 所 有 文 件 的 收 发 、
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位 主 管 领 导 批 准 签 字 、 登 记 ， 并 采 取 必 要 的保 密 措
施 。 涉密文 件和 内部 重 要资料 ， 尤其 要注 意 保 密。
完 毕 并 进 行 流 转 ， 主 办 科 室 也 应 按 规 定 时 限 内将 文
是人 员的 必备 。 文件 的管 理是 一项 细 致 繁 琐
的 工 作 ， 需 要 给 管 理 人 员 充 足 的 时 间 和 精 力 进 行 规
范 的 整 理 ， 应 该 配 备 专 门 的 工 作 人 员 ， 明 确 工 作 职
局 办 公 室 的 文 件 档 案 管 理 提 出 了 更 高 的 要 求 。 对 于 办公 室 文件 的 管理 工作 ， 笔 者 做 了几 点 浅 显 的 思 考 。 纸 质 文 件 的 管 理
有 了制度 ， 更 需要 严格 执 行 ， 才 能 够取 得 效果 。 办公
室 的文件 管 理 工作 制度 ，笔者 觉得 有 以下几 个 方 面
比较 重要 。
一
是 文 件 的流 转流 程制 度 。作 为 办 公 室应该 制
一
、
虽然 电子政 务 和 办公 自动 化 的不 断 发 展 ，电子 文 件 资料 越 来越 普 遍 ，但 是纸 质 文 件在 目前 看来 仍
然 是 不 能 够 被 完 全 取 代 的 ， 在 目前 依 然 有 着 许 多 存 在 的优 势 和 必 要 。 做 好 纸质 文件 档 案 的管理 工作 ， 有
时间较 长 的 文件 ， 主 办 科 室 应 使 用 复 印件 ， 将 原 件 及
时返 回 办 公 室 。
１ ． 文 件 的 管 理 人 员
一
二 是 文件 的 限时 办结 制 度 。根 据 文件 类别 制 定
时 限 要 求 。 办 公 室 须 在 收 文 后 规 定 的 工 作 日 内 审 核
繁 多， 而且 业务 性 比较 强 ， 为 了 便 于 今 后 快 速 地 能 找 到资料， 因此 ， 文件 的 管理 人 员应该 具 备 一定 的专 业
时限， 避 免 因人 为 、 意 外造 成 的泄 密事 件。 三 是 文 件 的 保 管 制 度 。 文 件 的 保 管 制 度 对 保 证 文件 的 完整 和安 全也 很 重要 。 对 传 阅后 、 办 理 完 的 文