ISO14000环境记录控制程序

1 目的

建立公司各种环境记录的编制、签发、填写、审核和保管程序，确保在需要时提供环境管理体系有效运行的证据。

2 适用范围

适用于本公司环境管理体系运行有关记录的控制。

3 职责

3.1公司办是记录制定、编码、评审、修改、换版、分发的归口管理部门。

3.2各职能部门负责本部门环境记录的编制、填写、收集、保存。

3.3公司办负责环境记录归档及超过保存期环境记录销毁的归口管理。

4 工作程序

4.1环境记录内容

4.1.1环境记录是环境管理体系连续运行的证据，其中包括：

a法律法规的要求；

b环境因素和有关的环境影响；

c环境培训活动；

d检查、校准和维护活动；

e监测数据；

f违章情况、事故、投诉和手续措施；

g文件控制记录；

h环境信息交流记录；

i供方和承包方信息；

j体系日常运行情况；

k环境审核和管理评审。

4.1.2公司环境记录的媒介形式为表格形式，也可以呈其他形式，如硬盘拷贝、电子媒介等。

4.1.3公司环境记录种类、相关部门和保存期限见《环境管理体系记录一览表》。

4.2环境记录的分级管理原则

4.2.1公司办负责环境记录的编码、登记、确定归档范围、保存期限、处置方法及需长期保存的环境记录和体系运行记录的管理。

4.2.2各使用环境记录的部门负责相关环境记录表式的编制、填写、收集、保存和管理。

4.3环境记录的编制和审定

4.3.1公司办负责组织编制环境记录格式。

4.3.2各部门根据工作需要可新编制的环境表式草案，经本部门负责人审核报公司办汇总审定、编码，由管理者代表批准，公司办负责登记和发放。

4.4环境记录的标识和检索

4.4.1根据《环境体系文件控制程序》，每一环境记录表式均应按规定有唯一的编号，内容主要是标题（名称）、编号。

4.4.2公司办编制《环境管理体系记录一览表》以便检索和管理，并将环境记录表式收集汇总成，原件保存在公司办以便查阅和使用。

4.5环境记录表式的更改

环境记录表式更改时，部门负责人、公司主管领导签批后，公司办负责更改登记。

4.6环境记录的管理

4.6.1填写要求

a环境记录应真实、字迹清晰，并按要求正确填写，不应涂改。文字表达准确、简练，手续完备，具有可追溯性；

b填写环境记录，必须使用黑色水笔或蓝黑水笔书写，复写时应用黑色单面复写纸。

4.6.2查阅、借阅

a需查阅、借阅环境记录，须经公司办及保管部门负责人的同意，可在保管部门查阅。

b所有环境记录的原件一律不外借；

4.6.3环境记录的编目、贮存

a各车间、部门文件管理员每月底按类别收集整理环境记录，装订成册，并编制部门环境记录目录，予以保存；

b与环境体系有关环境记录，各部门每年度末送公司办归档并登记在《环境记录归档登记表》上；

c保存环境记录，应有专人专柜，便于检索，并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等工作；

d采用其他媒介形式的环境记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防光、防磁，以免贮存内容丢失，并且每二年复制一次。必要时，应复制备份。

4.6.4环境记录的保存期

归档的环境记录，保存期按档案部门的规定执行。

4.7环境记录的处理

4.7.1已超过保管期且无查考价值的环境记录以销毁处理。

4.7.2需销毁的环境记录，文件管理员填写《文件处理记录》经部门负责人、管理者代表审批后，由公司办负责销毁，销毁时需二人在场。需作资料保留的作废记录，加盖“作废留用”印章方可留用。

5 相关文件

《环境体系文件控制程序》

6 环境记录

《环境管理体系记录一览表》

《文件处理记录》

编制/日期：审核/日期：批准/日期：会签：