电子邮件礼仪培训教材.pptx

• 特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊 重对方。(自己的名字按身份证上写，不要说“身份证是 错的”，更不要按自己的喜欢来写) – 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦， 清青菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文注意事项 —使用正确的标点符号
一. 要注意不要出现错别字；
二、要注意标点符号要正确。
二. 要注意标点符号要正确。
电子邮件礼仪
——让我们高效沟通
2017/11/28
目录
13 电子邮件礼仪的目的 2 电子邮件的收件人和主题 3 电子邮件的内容、结尾、附件 4 电子邮件的回复、转发 53 总结
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识 到电子邮件的交流是多么重要， 许多管理者不及时地回复电子邮 件或根本不回复，或者回复邮件 的时候并不是回答那些问到的问 题。非常专业地处理电子邮件会 使你成为一个更好的管理者，会 使你的公司很有竞争力。
• 正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。
以下的标点符号哪些是不正确的： 以下修改后正确的标点符号：
(1)、会议时间：9：00~10 ：00 (1) 会议时间：9:00~10:00
(2)、日期：2011、7、12
(2) 日期：2011.7.12
2.3.1.
2.3.1
2.3.2.
2.3.2
一、要注意不要出现错别字；
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
13 电子邮件礼仪的目的
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个：
• 专业特性：
– 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我 很专业！”
– 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。
• 效率:
– 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间
• 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行 开始。
• 按逻辑顺序安排邮件内容
– 首先：开门见山，点明问题 – 其次：细节描述，背景说明
注意：邮件正文也 许很短，但不要写
在“主题”中
– 接着：提供支持性材料或附件
– 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后
• 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地， 时因法）
– 以下是不恰当的邮件主题
3 3.1 邮件称呼
电子邮件的内容、结尾、附件
• 邮件要有称呼 • 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人
• 当收件人为多人时，称呼可用：
– 各位： – 各位领导： – 各位同事： – Dear all,(如为英文邮件，要用逗号)
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文
• 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送。
2 电子邮件的收件人和主题
2.4 邮件主题
• 主题一定要写，不能为空 • 主题必须具体，不含糊，且有意义
– 例如：“20110813 生产部周工作例会会议记录” • 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 • 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、
• 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 • 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节
省大家的时间 • 不建议使用密送
BCC 有 可 能 看 不 到 TO&CC 的 人 ， BCC 的 回 复 有 可 能 让 TO&CC的人看到 • 回复邮件时注意 – 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单， – 不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部”
• 严肃性
– 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性.
2 电子邮件的收件人和主题
2.1 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC)
• 收件人(To List)
– 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)
– 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你
做的事
• 密送（BCC List)
– 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知
道
• 思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管 已经审核过了，而实际上你的主管并不知情。
2 电子邮件的收件人和主题
2.2 收件人、抄送和密送注意事项
• 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经理）， 出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理
– 以下的主题不够具体，不方便收件人理解：
不要使用 “万金油” 邮件主题
2 电子邮件的收件人和主题
2.5 回复邮件时注意：主题与内容相符
• 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮 件时，要根据邮件内容修改主题。 — 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件：
2 电子邮件的收件人和主题
2.6 主题不是正文 • 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话
2 电子邮件的收件人和主题
2.3 谨慎使用“群发邮件”
• 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡 见不鲜
• 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用 群发邮件
• 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主 管负责传达(这是部门主管的责任)
• 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这 样，你出错的机会就多一次。
– 清楚表达你的观点
– 每个项目都需要有一个责任人和截止日期
3 电子邮件的内容、结尾、附件
3.2 邮件正文注意事项 — 避免错别字
• 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断 一个团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导 致几百万上千万订单使用“拼写检 查”。如果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到 word中进行中文语法检查
“Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这 样的例子就没有意义，如：
Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜
• 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中 的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX”
2 电子邮件的收件人和主题 2.4 邮件主题 • 主题的含义要具体且有意义