会议管理办法-公示(试行)

会议管理办法
一、目的
为规范公司会议管理，提高会议质量，有效落实会议决议，提升公司运营管理水平，特制定本管理办法。

二、适用范围
本管理办法适用于公司召开的各种例会及其他会议的管理。

三、会议分类
本办法所指的会议包括外部会议和公司内部会议（含视频会议）。

外部会议主要指代表公司外出参加的会议。

内部会议包括：股东会会议、董事会会议、公司员工大会、年度总结会、月度会、周例会、部门会议、车间现场会议、其他内部沟通会议。

四、会议类别及要求
（一）、外部会议
员工代表公司参加外部会议，应根据会议通知要求，事先做好与会议相关的准备工作，按要求提前5分钟达到会场，并按会议要求签到。

会议期间严格遵守会场纪律，认真做好会议记录，会议结束后及时向上级报告会议内容和要求，传达好会议精神，落实会议要求内容。

（二）、内部会议
1、会议准备
1）会议组织部门应提前确定会议议题、会议参加者、会议时间、会议地点及会议安排；
2）会议主持者提前准备好议题所需的相关资料，按轻重缓急原则确定议题顺序，安排会议日程；
3）会议组织者提前与相关部门协调准备好会议所需的投影仪、手提电脑等设备，并做好会议记录的相关准备；
4）会议安排的时间和参加人员出现冲突时，按小会服从大会，局部服从整体的原则进行安排；
5）会议签到表准备，召开的会议均应有会议记录，对所开会议内容进行记录，原则上与会人员需在会议记录上签名确认。

2、会议组织时间及要求
1）股东会
股东会会议分为定期会议和临时会议，定时会议定时召开，具体会议时间和会议内容由股东自行确定。

召开股东会议，应当于会议召开前，提前十五日通知全体股东。

2）董事会
董事会由院长助理根据董事长和总经理的安排筹备。

具体会议时间和会议内容由股东自行确定。

董事会的会议通知应提前15天发至董事。

董事会文件应提前7天以书面形式或电子邮件发至董事，以便董事研究并做好参加会议的准备。

3）年度总结会
每年年底进行一次。

由公司高层和全体员工参加，会议内容：本年度目标完成情况总结分析；下一阶段工作发展规划。

各部门负责人须提前一周完成年度工作报告。

4）月度会
每月月初进行一次。

由常务副总主持，全体员工参加，第一部分，各部门负责人汇报上月工作总结及本月工作计划；第二部分，由公司高层做会议总结和工作安排。

要求各部门至少提前一天做好与会议相关的准备工作。

5)周例会
每周进行一次。

由常务副总主持、各部门负责人参加，第一部分，各部门负责人汇报上周工作完成情况及下周工作计划；第二部分，由常务副总做会议总结和工作安排。

要求各部门至少提前一天做好与会议相关的准备工作。

月度会与周例会汇报（话术）格式须包括以下6句话：
第1句：我上月（周）的结果有X项；
第2句：没有完成的有X项；
第3句：没有完成的原因、新措施、新承诺；
第4句：我的绩效得分是XX（月）；
第5句：请领导及各部门质询...；
第6句：请问领导，是否通过；
6)部门会议
由各部门根据实际情况和工作需要组织召开，会议发起人负责确定会议主题、时间和地点等。

参加对象由各部门负责人自行确定。

7)车间现场会议
主要为班前班后会议，早会时间为早上7:50~8:00，地点在车间现场，由各工段负责人组织召开，会议内容包括：前天工作完成情况，反馈遇到的问题，进行当天任务分配，传达上级领导指令及参加公司组织会议精神，提升员工精神面貌。

8)其他内部沟通会议
主要指项目方案评审会、部门之间技术交流讨论会和学习培训会议等，由会议发起人根据会议的实际情况进行安排，会议发起人负责确定会议主题、讨论事项、具体时间、地点、参会人员和记录人员等要素。

根据要求填写会议记录表，并存入档案。

各部门负责人负责文件存档。

9）视频会议
如需召开视频会议，会场会议管理人员要按照会议通知要求提前准备好视频会议有关的设备，并检查网络运行情况，应至少提前1小时开机、试机、按操作流程开启设备，并进行调试，确保会议正常召开。

10）其它非例行会议，应至少提前1天将会议时间、地点、议题等通知参加会议的人员，以便相关人员安排工作并作好参加会议的准备。

五、会议管理
1、会议通知管理：根据会议要求提前通知与会人员，通知与会人员时，应明确告知会议的时间、地点、议题、与会者需准备的相关资料，例行会议根据时间要求届时参加，特殊情况以临时通知为准。

2、会议签到管理：公司级会议及总经理负责召开的各类会议，会议记录由综合管理部负责记录、传阅和存档；其他各部门召开的专题会议，会议记录由各部门自行负责记录、传阅和存档。

3、主持人应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，作必要的说明；
4、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；
5、讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论；对集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员表明意见；对未决事项亦应加以归纳并引导，于会后作进一步商讨布置；
6、主持人应将会议决议事项，如付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后安排事项向与会人员作明确阐述，为确保会议时间，提高会议效率，会议发言应言简意赅，紧扣议题。

7、会议追踪：会议后为获得反馈，保证会议成果得以落实，会议记录人需填写《会议决议落实追踪表》，及时追踪会议执行情况，避免“决而不行”和“行而无果”现象的发生，特别是内部召开的例会，须在下次例会召开时追踪上次例会决议执行情况。

六、会议纪律
1、参会人员在会议开始后5分钟到达会场或未经同意在会议结束前10分钟离开的，视为迟到或早退；
2、凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未获批准而不参加会议的，视为缺席；
3、与会期间应将手机调到振动或关闭，原则上不允许接听电话，如必须接听，须在不影响会议的情况下接听；
4、与会期间做与工作无关的事情，视情况处以20-100元/次负激励。

5、在公司厂区范围内的所有会议现场禁止抽烟，参会人员须保持会议场地卫生、设施安全。

6、车间现场会议要求“跨立式”站姿，员工必须着工装、佩戴工牌，精神饱满、列队整齐、统一站姿，不允许大声喧哗，不允许交头接耳等。

要求主持人声音哄亮，语气铿锵有力，语言言简意赅、突出重点。

七、会议室的管理
1、会议室由综合管理部统一负责管理，综合管理部负责会议室的预订、卫生、安全以及会议室内设备、物品的管理工作。

2、部门或个人需要使用会议室时，需提前根据公司实际情况，向综合管理部提出申请并填写《会议室使用记录单》，经综合管理部确认后方可使用。

3、使用原则：会议室遵循先预约先使用原则。

如遇特殊情况，由会议室申请双方自行协商。

4、部门和个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。

超过10分钟未到达会议室的，综合管理部有权取消使用权并另作安排。

5、任何部门和个人在使用会议室期间，必须爱护会议室内设施设备，安全使用，严禁私接电源，私自移动多媒体设备。

如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。

6、会议室使用期间，使用部门及个人需保持会议室的整洁，禁止乱扔垃圾；会议室使用完毕后需整理会议室卫生，将椅子归位，及时关闭投影仪、空调及门窗等。

7、未经允许，任何部门和个人不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅物品。

如需临时借用会议室设施、物品，需及时告知综合管理部。

八、本方案自下发之日起试行2个月，最终解释权归综合管理部。