公司内部文件及档案管理制度

公司内部文件及档案管理制度

一、制度目的

为了规范公司内部文件及档案的管理，确保文件和档案的安全、完整

和易于查找，提高工作效率和信息共享，特制定本文件及档案管理制度。二、适用范围

本制度适用于公司内所有部门、办事处、分支机构及员工，涉及公司

的一切文件及档案管理事务。

三、文件及档案的定义

1.文件：指所有公司内部创造、接收和传送的各种书面材料，包括但

不限于合同、协议、报告、函件、备忘录等。

2.档案：指生成于公司日常办公工作中的各种会计、财务、人事、行政、项目等方面的文件，包括但不限于收据、报销单、人事资料、财务报

表等。

四、文件及档案的归档

1.文件的归档

(2)对于较重要的文件，应制定文件归档计划，明确归档的时间、位

置和责任人。

(3)文件归档时应填写归档登记表，包括文件标题、编号、归档日期、归档位置等信息，确保文件归档的完整性和可追溯性。

2.档案的归档

(2)对于较重要的档案，应制定档案归档计划，明确归档的时间、位置和责任人。

(3)档案归档时应填写档案归档登记表，包括档案名称、编号、归档日期、归档位置等信息，确保档案归档的完整性和可追溯性。

五、文件及档案的保管

1.文件的保管

(1)文件应放置于指定的文件柜或文件夹中，避免散落和混杂。

(2)对于较重要的文件，应采取加锁或设立权限管理，以防止非授权人员查阅。

(3)文件的保密性和机密性应得到妥善保护，严禁外泄。

2.档案的保管

(1)档案应放置于防火、防潮、防尘的专用柜或档案室中，定期进行检查和整理。

(2)对于较重要的档案，应制定档案借阅和使用的权限管理制度，确保档案的安全和可控性。

(3)档案的保密性和机密性应得到妥善保护，严禁外泄。

六、文件及档案的查询和销毁

1.文件的查询

(1)员工有权查询和查阅与其工作相关的文件，但需遵守工作流程和管理规定。

(2)查询时应填写文件查询申请表，并经过相关管理人员的审批和记录。

2.档案的查询

(1)员工有权查询和查阅与其工作相关的档案，但需遵守保密要求和权限管理制度。

(2)查询时应填写档案查询申请表，并经过相关管理人员的审批和记录。

3.文件及档案的销毁

(1)文件和档案在超过保管期限后应按照公司规定进行销毁，以减少存储空间和保护信息安全。

(2)对于较重要的文件和档案，应采用破碎、烧毁或专业的文件和档案销毁服务，确保信息的彻底消除。

七、制度执行

1.公司各部门应派出专人负责文件和档案的管理，并定期进行培训和考核，以提高员工的文件和档案管理能力。

2.违反本制度的行为将受到相应的纪律处罚。

本文件及档案管理制度经公司董事会批准，并于制定后即时生效。如有需要，公司可根据实际情况进行修订和完善。

以上是公司内部文件及档案管理制度的主要内容，旨在确保公司文件和档案的安全性、完整性和易查性，以提高工作效率和信息共享。公司全体员工应严格遵守本制度，共同维护好公司的文件和档案管理工作。