公司内部文件审批管理规定

法律文件审批管理规定第一条为规范公司各项法律文件的签订、履行及档案管理,提高审批效率,有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险,确保公司的正常经营,法务室特此制定对相关重要法律文件的审查批准制度.

第二条本制度所指的法律文件,是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件.

第三条公司以下法律文件,必须按照本规定审批流程审查批准后,方能正式生效.各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务.

1、公司声明、公示函、警告函等以公司名义对外发布公告的文件；

2、授权书、备忘录、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件；

3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料.

第四条法律文件的草拟

1、各类法律文件的草拟,实行归口管理、分级把关的原则,由涉及此项业务的部门负责起草.

2、所有法律文件在草拟时,必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定,有规范文本的,要参照规范文本.

第五条法律文件的签字审批应当按照以下步骤进行：

1、部门经理审批.所有法律文件在草拟后,负责的承办人应填写“法律文件审批表”见附件一并签字提出申请,由该部门的经理签字审批.

2、法务室审批.法律文件提交法务室审查时必须同时提交全部原材料及附件,送审的法律文件内容和形式必须明确、完整,对于不符合要求的法律文件,法务室有权退回.法务室出具的法律意见必须在审批表上予以体现.法务室可根据情况决定是否将该法律文件送交律师、财务部门、相关部门审批.

3、律师审批.法律文件中涉及重大疑难问题的,由法务室送律师审核,由律师出具法律意见书,并在审批表上予以签批.

4、财务部门审批.涉及价款问题的法律文件,由法务室送财务部门审批.财务部门应当对价格条款是否符合财务的相关规定进行审核并反映在审批表上,并对履行过程中的收付款进行监督.

5、相关部门审批.法律文件中涉及重大技术问题的,由法务室组织相关部门进行评审,并由评审小组出具评审意见.

6、公司领导审批.法律文件的最终审批人为相关部门的主管副总.法律文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成,并按照以上流程重新进行报批.

7、印章管理部门审批.法律文件经由以上人员审批后,由申请人持法律文件审批表提出用印申请,经印章管理部门批准后加盖印章.用印申请单的申请流程按照公司印章使用管理规定执行

第六条法律文件审批过程中,如果审批人员提出更改以前的审批意见

的,正在审批的相关人员应当暂停审批,并将该法律文件退回提出更改要求的审批人员更改后,法律文件继续往下流转.

第七条法律文件审批过程中,审批人员对于不予批准的应当写明具体意见,并将该法律文件退回申请部门修改.法律文件经修改后重新按照第五条规定的流程进行审批.

第八条如果相关审批人员由于客观原因无法在法律文件审批表上签字审批的,则按以下规定处理：

1、审批人员将自己的审批意见以传真或者电子邮件的形式发送给随后审批人员,后一审批人员应当将传真或者打印出来的电子邮件附在合同审批表之后.

2、审批人员将自己的审批意见电话通知后一审批人员,后一审批人员经确认后,在相关意见栏内注明：“已予XXX电话确认,已审核该法律文件,同意审批.”事后再行补签.

以上规定仅适用于部门经理、法务、财务、公司领导.

第九条如果印章管理部门审批人员由于客观原因无法在法律文件审批表上审批盖章的,则由总经办秘书与各审批人员进行电话确认后完成签章,最后再行补签.

第十条为保证审批流程的清晰、规范,申请人员、审批人员必须在亲笔签名后注明申请或批准的时间.

第十一条法律文件的留存备案

1、法律文件与审批表的留档备案统一由法务室负责.法律文件如果有原件,则必须交由法务室留存.如果没有原件,则由申请人负责复

印法律文件并将复印件连同法律文件申请表一起交由法务室文件管理员存档.其中涉及价款问题的法律文件,至少要复印两份.在签章完毕后,一份交由财务部助理保管,一份交由法务室存档.

2、法务室负责对法律文件进行统一分类编号,以便于查找和检索.

第十二条其他

本规定自公布之日起执行,解释权归法务室所有.

附件

1、法律文件审批表

2、法律文件审批流程图