档案网站的档案休闲利用服务
10档案管理学第十章档案的利用服务工作
（二）举办档案展览会的要求 1、确定展示主题，制订展出规划 明确举办一个什么类型的档案展览会，按要求制定好题目， 根据目的和档案馆（室）所存档案情况决定展览内容。 2、围绕主题挑选出需展示的档案 这是最关键的一环。展出的档案，不仅要选择最有价值和最 有意义的材料，且要选择能正确反映历史事件，揭示事物本 质的材料。这就要求工作人员对形成档案的历史环境、事件 始末进行深入的了解和研究，从而使选择的档案材料能正确 地反映出问题的本质。 3、应周密地进行展出设计，并对选出的档案进行分类排放 分类排放的方法一般是先按专题，再按事件和时间顺序。排 放时，既要考虑到一个专题内档案的集中系统性，又需注意 各专题间的相互联系，让人看了展示后既觉得主题鲜明，又 感到材料丰富全面，能完整地反映历史事实的过程。为了方 便参观者，还可在每专题前写上标题、提要和简介等。
综上所述，档案展览有着自身的特点，它对提供利用有着 不可忽视的作用，档案展览会的本身就是提供信息的场所， 利用者可以从中得到许多珍贵材料与线索。由于档案展览 可以在一定范围内组织较多的人员参观，能有效地扩大档 案服务面，精选出的典型材料，能以真实和形象鲜明给观 众留下深刻印象，引起人们对档案的注意和利用的兴趣， 从而能扩大档案工作的社会影响。
档案利用工作的开展，取决于两方面因素：一是社会各项工作需要利用
某些档案，二是档案馆（室）保存有这方面的档案可以提供利用。 这就要求档案工作人员熟悉所藏档案的内容、成分和数量、存放的位置， 通过收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等日常工作，通过编制 各种检索工具和开展编研工作有意识地了解档案情况。 了解需要，就是要做好利用服务工作的预测工作。了解各行各业对档案 的不同需要，从而有目的地开展利用工作，以取得最好效果。
档案利用与服务
格挑选，去粗取精，去伪存真 6、材料来源一般注明出处 7、确保日期、人名准确 8、建立大事记录制度
（二）、组织机构沿革
1、概念：是记载特定单位、地区、专业系统
的机构、人员变化情况的档案参考资料。
2、内容：
实际工作中普遍采用的编写方法分两部分： • （1）概述。 • （2）组织机构设置和领导人员名录。
方式—— 主要是指提供 档案原件借阅、档案复制品、 提供咨询、档案信息加工品， 出具档案证明等形式。
第一节 档案利用服务工作概述
一、档案利用服务的含义和意义 （一）含义
档案的利用服务是档案工作者将本馆 （室）及其它单位所收藏的档案信息资源， 通过一定的方式进行开发并传递给利用者， 为档案利用提供服务，满足社会需求的工 作。
服务：
被动提供档案服务 主动提供档案服务
（1）多向（无向）被动服务 （2）多向（无向）主动服务 （3）单项（有向）被动服务 （4）单项（有向）主动服务
档案利用服务工作的基本内容：
第一：开发、挖掘档案信息资源，为档案利 用服务做好必要的准备。
第二：介绍、报道本馆（室）所藏档案的内 容、成分和价值，引导利用者利用档案。
档案信息资源——档案馆 （室）的档案原件和档案信息加 工品，如大事记、组织机构沿革、 文件汇编等编研材料。
第一节 档案利用服务工作概述
一、档案利用服务的含义和意义 （一）含义
档案的利用服务是档案工作者将本馆 （室）及其它单位所收藏的档案信息资源， 通过一定的方式进行开发并传递给利用者， 为档案利用提供服务，满足社会需求的工 作。
第三：采用各种方式、方法为利用者传递、 提供档案信息。
（二）、档案利用服务工作的意义
浅谈如何做好档案利用工作
浅谈如何做好档案利用工作档案利用是档案服务的重要方面，是实现档案价值的重要途径。
如何做好档案利用工作，是档案工作人员需要掌握的重要技能。
本文就浅谈如何做好档案利用工作。
一、加强档案利用宣传档案利用宣传是档案服务的前奏，只有充分的宣传，才能让用户了解到档案的存在、价值和利用方式。
因此，档案工作人员需要加强宣传，将档案服务宣传到社会的各个角落。
具体来说，档案工作人员可以通过展览、讲座、媒体宣传等形式，向公众详细介绍档案的种类、内容、保存方式、利用方法，以及档案服务的具体流程等。
通过这些方式，可以让公众了解到档案的存在和价值，并主动利用档案服务。
二、建立完善的档案查阅制度建立完善的档案查阅制度是做好档案利用工作的保障。
一个完善的档案查阅制度需要考虑到以下几个方面：1.档案查阅制度要规范。
规范的档案查阅制度既可以保护档案的安全，又能方便用户使用。
因此，档案查阅制度需要详细规定档案查阅的具体流程、时间、范围等。
2.档案查阅申请方式要多元化。
档案利用者的需求因人而异，不同的档案查阅申请方式可以满足不同的需求。
因此，档案管理人员需要考虑到利用者的实际需求，建立多元化的档案查阅申请方式，让利用者能够便捷地申请档案查阅或利用服务。
3.档案查阅要限制。
档案集合了历史的信息和财富，必须加强保护，防止被不法分子窃取或破坏。
因此，档案管理人员应该在档案查阅时限制起来，只允许特定人员或具有一定身份的人员进行查阅。
三、加强档案电子化工作随着新技术的发展，信息化档案管理也成为了一种趋势。
电子化档案具有容易保存、易于检索、加强档案安全等优势。
因此，档案管理人员可以通过加强档案电子化工作，提高档案的利用效率。
电子化档案需要进行数字化处理，包括扫描、录入、建立档案信息库等流程。
档案管理人员需要根据实际情况，制定数字化档案管理的规范和标准。
同时，为了保证电子化档案的安全，需要对电子档案进行备份和加密，以免电子档案丢失或遭到恶意攻击。
四、完善档案服务体系档案利用服务是档案管理工作的重要内容，利用档案可以满足社会各界人员的研究、学习、生产和生活等需求，提高档案的利用率和价值。
档案整理 服务方案
档案整理服务方案一、服务内容我们的档案整理服务主要包括以下内容：1. 档案分类与归档：根据客户要求，对档案按照一定的分类标准进行归档，确保档案的整洁有序。
2. 档案检索与借阅：建立档案借阅制度，确保客户能够快速方便地检索到需要的档案，并提供借阅记录和归还确认。
3. 档案数字化处理：将客户需要的纸质档案进行数字化处理，提供电子档案的存储和管理服务。
4. 档案销毁与清理：帮助客户对无用档案进行销毁处理，并进行档案库的清理工作，确保档案空间的有效利用。
5. 档案保管与维护：提供安全、可靠的档案保管服务，确保档案的长期保存和完好无损。
6. 档案管理咨询：为客户提供档案管理方面的咨询服务，帮助客户制定档案管理制度和流程，提高档案管理的效率和质量。
二、服务流程1. 档案调研与需求分析：与客户进行沟通，了解客户的具体需求和档案现状，制定合适的整理方案。
2. 方案制定与报价：根据调研结果，制定详细的整理方案，并提供报价和合同内容，确保双方权益。
3. 实施与监督：按照合同约定，对档案进行分类归档、数字化处理、保管维护等具体操作，并进行监督和反馈。
4. 完工交付与验收：整理完成后，将整理后的档案交付客户，并进行验收，确保达到客户要求的标准。
5. 后期服务与维护：完成整理工作后，我们将为客户提供相关的售后服务，解答疑问，维护档案的良好状况。
三、服务优势1. 专业团队：我们拥有一支经验丰富、技术娴熟的档案整理团队，能够胜任各类档案整理工作。
2. 先进设备：我们采用最新的档案数字化处理设备，确保数字化操作的高效和准确。
3. 严格管理：我们对档案整理工作进行严格管理，确保整理过程中的安全和保密。
4. 健全制度：我们拥有完善的档案管理制度和流程，能够提供规范、高效的服务。
5. 灵活方案：我们根据客户的具体需求，提供个性化的服务方案，确保满足客户的期望。
四、服务客户我们的档案整理服务适用于各类机构和企业，包括但不限于政府机关、学校、医院、企事业单位等。
档案利用服务的基本要求
档案利用服务的基本要求1. 档案利用服务的定义档案利用服务是指为了满足用户的需求，通过档案管理和档案利用手段，提供档案检索、查阅、复制、制作电子文档等服务。
档案利用服务能够帮助用户快速有效地获取所需档案信息，促进社会发展和个人需求的满足。
2. 档案利用服务的目的•促进资源共享：通过提供档案利用服务，使得档案资源可以更广泛地被社会各界利用，促进资源共享，提升档案资源的价值。
•保护和传承文化：档案作为历史的见证，承载着文化和知识的宝库，通过档案利用服务，能够将这些珍贵的文化资源传承下去，让更多人了解和学习。
•服务社会发展：档案利用服务可以为政府决策、学术研究、个人生活提供重要支持，帮助推动社会的发展和进步。
3. 档案利用服务的基本要素•档案存储与管理：为了提供高效的档案利用服务，需要建立完善的档案存储和管理系统，包括档案分类、编目、存储、检索等环节。
•档案检索与查询：用户能够通过各种方式进行档案检索和查询，包括档案编号、档案名称、年代、主题等，以满足不同需求。
•档案查阅与复制：用户能够前往档案馆或通过其他方式进行档案查阅，同时提供档案复制服务，例如复印、扫描等。
•电子档案服务：随着信息技术的发展，电子档案的利用越来越重要。
提供电子档案的检索、查阅、下载、打印等服务，为用户提供更便捷的档案利用途径。
4. 档案利用服务的流程•用户需求：用户有特定的档案需求，可以是个人、机构或研究者等。
•档案检索：用户通过指定的检索方式，如关键词、时间范围等，在档案系统中进行检索，获取符合需求的档案信息。
•档案查阅：用户通过预约或前往档案馆，进行实地查阅档案。
档案馆提供合适的环境和设施，确保档案的安全。
•档案复制：用户有需要时，可以申请档案的复制，例如复印、扫描等形式，以便后续的研究和利用。
•电子档案服务：为了满足用户对电子档案的需求，档案管理部门应提供合适的电子档案服务，包括电子档案的检索、下载、打印等。
5. 档案利用服务的挑战与对策•档案保密与权限控制：档案中可能包含敏感信息，因此在提供档案利用服务时，需要采取措施确保档案的保密性，如权限控制、安全存储等。
档案馆存在的问题
档案馆存在的问题
一、档案数字化不足
当前，档案数字化已成为档案工作发展的趋势。
然而，许多档案馆在数字化方面还存在明显不足。
部分档案馆的数字化工作尚未全面开展，或者数字化进程缓慢，导致大量珍贵的档案资料无法及时转化为数字形式，不利于档案的保存、管理和利用。
二、档案检索系统不完善
虽然许多档案馆已经建立了电子化档案管理系统，但这些系统的检索功能并不完善。
用户在使用过程中经常遇到检索方式单一、关键词设置不准确、无法满足个性化需求等问题。
这不仅影响了档案的查询效率，也制约了档案价值的发挥。
三、档案安全保障不力
档案馆的职责之一就是保护档案安全。
然而，由于管理不善、技术落后、人员素质不高等原因，部分档案馆的档案安全保障工作并不尽如人意。
例如，一些档案馆存在硬件设施陈旧、网络安全防护措施不严密、数据备份不及时等问题，导致档案面临丢失、损坏或被非法篡改
的风险。
四、档案利用服务差
档案馆的最终目的是为公众提供服务。
然而，部分档案馆在提供利用服务方面还存在明显不足。
例如，服务方式单一、服务流程繁琐、服务态度不佳等。
这不仅影响了用户对档案馆的信任度，也降低了档案的利用率和价值。
五、档案人员素质不高
人才是档案事业发展的重要因素之一。
然而，部分档案馆的从业人员在素质方面还有待提高。
这些人员可能缺乏必要的专业知识和技能，或者没有经过系统的培训和教育。
这导致了他们在履行职责时无法达到预期的标准和要求，影响了档案工作的质量和效率。
档案整理服务用途说明
档案整理服务用途说明
档案整理服务是指通过专业的团队或个人对机构、企业或个人
的文件、资料进行分类、整理、归档和管理的服务。
这项服务的主
要目的是帮助客户更高效地管理和利用他们的文件和资料，以提高
工作效率和组织管理水平。
下面我将从不同角度对档案整理服务的
用途进行说明：
1. 提高工作效率，档案整理服务可以帮助客户建立起科学合理
的文件管理体系，使文件得到有效分类和整理，从而减少查找文件
的时间，提高工作效率。
2. 节约空间，通过档案整理服务，可以对文件进行精简和优化，避免文件重复和混乱，从而节约存储空间，提高办公环境的整洁度。
3. 提升信息管理水平，档案整理服务可以帮助客户建立起规范
的档案管理流程和标准化的档案管理制度，提升信息管理水平，保
障文件的安全性和完整性。
4. 便于查阅和利用，经过档案整理服务的文件可以更加便于查
阅和利用，有利于客户更快地获取所需信息，提高决策的准确性和
及时性。
5. 符合法规要求，在一些行业和领域，对文件和资料的存档和管理有着严格的法规要求，档案整理服务可以帮助客户确保符合相关法规和标准。
总的来说，档案整理服务的用途主要在于提高工作效率、节约空间、提升信息管理水平、便于查阅和利用以及符合法规要求。
通过这项服务，客户可以更好地管理和利用自己的文件和资料，从而提升工作效率和管理水平。
档案利用的八种方式
档案利用的八种方式一、展示档案展示档案是档案利用的最常见形式，它是档案馆把档案通过摆放和说明，以综合形式展示出来的一种手段。
一般来讲，展示档案一般以档案原件或档案复印件为原料，可以在馆内展厅、展演场地或外围公共空间展出，也可以以报纸、标语、手册等外形，向社会公开展示。
二、档案研究档案研究是实施档案工作的基础和重要内容，是档案工作者以档案原件和档案复本的形式所从事的活动。
档案研究可以从历史、社会、法律、政治、经济、文化、科技、军事等多种角度，从而更深入地认识、理解档案的内容及其历史价值。
三、档案考证档案考证是档案利用的一种有效的方法，它是利用档案材料，联系实际，研究事实，以资料核实的方法，解决实际问题的活动。
考证不仅可以作为研究者等相关人员开展科学研究的重要依据，也是有关部门在实际工作中判断依据、维护正义的重要手段。
四、档案复制档案复制是一种档案利用的方式，为了保护和保存档案原件，可以将其复制后，在原件基础上进行利用和研究。
复制的形式有很多，如复印、摄影、扫描等，每种形式复制出的档案材料，都可以被收录、传播和利用。
五、档案查询档案查询是档案利用的最常见方式，它是一种可以从档案中检索所需要的信息的方式，是实现信息查询的必要条件和手段。
一般来讲，档案馆可以提供出版的档案查询目录和档案信息系统，帮助用户快速定位查询所需要的信息。
六、档案文化档案文化是档案利用的一种重要形式，指的是以档案为文化形式，以档案为载体开展的文化活动，如档案图书、档案展览、档案纪录片等。
档案文化的宗旨是，通过宣传和弘扬档案，使更多的人了解档案的重要性，加强档案保护和利用意识。
七、档案法律服务档案法律服务是档案利用的一种方式，是档案应用的重要形式，是档案馆以各种法律服务手段，为用户提供档案相关的有关服务。
档案法律服务的目标是使档案有效地发挥自身的社会价值，为用户提供可靠的信息服务，为社会促进秩序和正义。
八、档案数字化档案数字化是档案利用的一种形式，也是档案发展的一种重要方式。
《档案信息化概论》试卷答案
档案信息化概论》试卷（1）答案一、填空题（10*1）1、业务模式2、协调发展原则3、募集赞助费4、高速区域网建设5、应用软件6、对话7、星型结构8、24BIT9、图像旋转10、软件二、名词解释（每题3分，共15分）1、档案网站档案网站是档案馆室在相互互联的公共信息服务网络上建立的站点，（1分）它以主页方式提供相关信息和相关服务，（1分）构成公共信息服务网络的一个节点。
（1分）2、以太网（Ethernet）局域数据通信网，符合IEEE802标准。
（1分）拓扑结构为总线型或星型结构，（1分）可使用多种同轴电缆或非屏蔽型双绞线为传输介质，以CSMA/CD协议作为介质访问控制方案。
（1分）3、档案信息数字化是指档案馆室利用高速扫描等技术手段，（1分）将馆藏的传统介质的文件和已归档的电子档案，（1分）系统组织成为具有有序结构、整体统一且便于检索的档案信息库。
（1分）4、GIF格式使用最早、在INTERNET上被广泛支持的图象文件格式（1分）。
采用无损压缩，（1分）每个像素点最多可存储1~8BIT。
（1分）5、Dublin Core都柏林核心元数据集。
用于规范网上数字化信息的检索。
（1分）包括十五项广义的元数据，（1分）这些元数据比较全面地概括了数字化信息资源的主要特征，适合各种类型的数字化信息。
（1分）三、单项选择题（每题1分，共15分）1、D2、A3、C4、B5、C6、C7、B8、C9、D10、 D11、 D12、 B13、 C14、 C15、 A档案信息化概论》试卷（2）答案一、填空题（10*1）1、1002、安全系统3、环行结构4、光缆5、3006、TIFF7、滚筒8、保护作品完整权9、相关资源10、人文环境二、名词解释（5*3）1、信息网络信息网络是指将地理上分散的多台独立工作的计算机，（1分）通过数据传输线路相互连接起来，（1分）以网络软件实现网络中资源共享和信息传递的系统。
（1分）2、数据专线由光纤、微波等数据传输通道和数字交叉复用设备组成，（1分）为接入站点提供高质量数据传输的（1分）物理链路。
档案利用效果实例
档案利用效果实例
以下是档案利用效果实例：
1. 提高工作效率：通过有效的档案利用，可以节省时间和精力。
例如，一个公司想要查找过去几年某个客户的销售记录，如果档案管理得当，相关文件可以迅速被找到，从而提高工作效率。
2. 促进决策制定：有效的档案利用可以为企业决策制定提供有力支持。
例如，一个公司需要评估过去几年某个产品的销售情况，通过档案中的销售数据分析，可以为决策者提供更准确的信息。
3. 保障合法权益：档案利用还可以用于保障企业或个人的合法权益。
例如，一家公司遭受侵权行为，可以通过档案中的相关证据来维护自己的权益。
4. 改善服务质量：档案利用还可以帮助企业改善服务质量。
例如，一个客户投诉公司没有按时完成某项服务，通过查看档案，可以确认是否存在服务延误并及时处理，从而提升客户满意度。
总之，档案利用对于企业的发展和个人的权益保障都非常重要。
对于每一个组织和个人来说，建立和管理好档案都是非常必要的。
六种常见的档案利用方式
六种常见的档案利用方式档案利用方式档案利用方式多种多样，因划分标准不同而各异。
按照服务设施和方法的不同，档案利用可以分为档案阅览服务、档案外借服务、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务、印发档案目录等方式。
1.档案阅览服务档案阅览服务是指在阅览室向利用者提供档案信息的一种服务方式。
档案阅览服务能为利用者提供较好的阅览条件，既便于档案的保护和保密，又可以提高档案的周转率和利用率，还能够帮助档案工作人员充分掌握利用档案信息，及时追踪利用的效果。
开展档案阅览服务要做好条件准备，设置阅览室、配备必要阅览设施，安排档案工作人员，准备检索工具、工具书、参考资料等。
2 .档案外借服务档案外借服务是指不在阅览室阅览，将档案借出使用的一种服务方式。
机关档案利用中将档案提供给本单位的领导和有关部门的情况较多。
档案借阅要履行审批手续，做好借阅档案的借出和归还的检查和登记工作。
为保证安全，档案借出时间一般不宜过长，档案工作人员要根据借阅期限及时催还。
3,制发档案复制本制发档案复制本是指根据利用者合理需要，以档案原件为依据制发档案副本或摘录本并提供给利用者的一种服务方式。
副本是指同一文件的抄写或复印的副本，摘录是摘录文件其中部分内容。
档案复制本可以通过手抄、打字、静电复印、数字复制件打印等方式制作。
制发档案复制本具有速度快、效率高、有利于档案原件保护等优点。
为确保复制无误并避免利用者再行复印，档案复制本必须和档案原件细致校核，注明材料出处并加盖公章。
4 .出具档案证明出具档案证明是指根据有关利用者的询问和申请，结合档案中记载情况（有无记载及如何记载）而出具书面证明材料的一种服务方式。
出具档案证明必须根据档案正本或可靠的副本来编写，只有在既无正本又无可靠副本的情况下，才可以根据文件的草案、草稿来编写，并在证明上加以说明。
证明要以引述和节录档案原文为主要编写方法，必须客观引述材料或准确综合材料，不能擅自对档案进行解释或作出结论。
档案利用服务的方式.
八、网络化、档案数字化环境下档案利用服 务方式的变化
• 1、计算机占据主要利用空间 • 2、网络服务成了查阅档案信息的主要方式
文件下载 网上数据库查询 网页浏览
定向网络传递
• 3、下载、打印逐步取代复印档案
• 4、利用服务实现自动化
常州档案局
七、档案咨询
• 档案咨询是以档案为依据 ，通过个别解答问题的方式， 向利用者提供档案、档案专业知识、档案检索途径的一项 服务性工作
• 档案咨询的种类：
事实性咨询
1、 按内容性质划分：
指导性咨询 检索性咨询
2、按档案咨询难易程度：
一般性咨询 专题咨询
3、按利用者向档案部门提出咨询问题询问的方式：
按档案利用服务人员参与程度：
被动式服务
主动式服务
一、阅览服务：
• 将档案提供给利用者阅览是档 案馆（室）利用服务工作的重 要方式。
• 阅览室是档案局专门为利用者 设置的阅览档案材料的场所。 设置阅览室是由档案的特点决 定的。档案材料往往只有一份 ，有的还有一定机密性。因而 ，就档案部门的普遍情况而言 ，它一般不宜像图书一样外借 。
做好阅览室工作一般应注意这样几点：
(1)阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。阅 览室要求明亮、宽敞、安静、舒适、清洁和方便。
(2)为维护阅览室秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的 规章制度。
(3)利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。
二、档案的外借
• 档案馆档案一般不借出馆外使用，在个别情况下，为照顾 某些工作岗位的特殊需要或必须用档案原件作证等特殊需 要，才可以将档案暂时借出馆外。
五、档案目录
• 档案目录是联系档案用户与档案馆（室）的一种 重要桥梁
论档案网站的个性化服务
一
就是个性化、 化， 差异 他们不再满足一视 同仁的信息内容 ， 网站 要求
能够根据他们的个体需求 ， 提供不 同的信息内容 ， 换句话来说就是 档案网站的服务对象由以往的“ 大众市场” 转为“ 小众市场”针对个 ， 体提供针对性 的服务 ， 这一方面是档案网站 面临的挑 战， 另一方面
Ｗｅ２ 在用户的互动、 ｂ． ０ 交流等方面具有其他技术不可 比拟的优势。
关于 Ｗｅ２ ｂ． ０的特征众说纷纭 ， 但其本质特征基本一致 ， 从档案 馆角度来说 ， 最具可实践性的主要有两点 ： １ ． 信息交流的互动性。Ｗｅ２ ｂ． ０为用户创造了互动 、 交流的氛围，
设 ， 管理 、 护 、 储 网站 内容 。Ｗｅ２ 从 本质 上改 变 了 网站 的 包括 维 存 ｂ． ０
用网站开展多项服务 ， 档案网站已经从 “ 公告板” 的角色转变到“ 服务
人员” 角色 ， 这不可不说是档案网站的创新发展。 根据“０４年中国档案网站研究 ” ２０ 课题组对全国档案网站所做 的调查 ， 档案网站的不足之处突 表现在以下几点 ：） （ 网站类 目设置 １
在 主页最下 方难 以界 定是 否属 于一级 类 目的 问题 。（ ）内 容更新 缓 ２
不合理 ， 存在一级类 目设置不明确 的问题 ， 甚至存在有些类 目 置 用户不再 只是网站 内容的被动服务者 ， 设 相反， 他们可 以参与网站建
慢， 且信息种类较少。３访问人次较低 ， （） 互动功能设置不合理甚至缺 属性 ， 将其从以往的“ 只读” 属性变为“ 可读写” 属性 ， 用户既是信息的
政有效性和法律证据性 ， 确保各项管理措施及时 、 、 准确 到位。 实施 电子公文连续 的、 不问断地全过程监控管理 ， 使电子公文 按照符合档案管理要求的规范顺利地移交到档案管理系统的数据
档案馆有无休闲功能(之六)
一
“ 四换一活动”即从家中拿出四本多 ，
余旧书 ， 回一本有用的书。相信此 的高明让 人佩服 ，台领导能支持她 换 举定会招徕民众 ，到时 自汽车站 到 开展活动 也很英明。 档案馆 ， 您耳边听到的是 ：有旧书换 “
吗？ 。 活动不仅可变废为宝 ， 尽 ”此 物 吉文 善 ： 虽如此 ， 话 档案馆可不
交易 中心 ”成了档案馆接近民众 、 服 务民众的中介。 看就 知你没 当过领 导 ，不然怎会 如 联 系。因此提议档案馆开展旧书“ 四 换一” 活动 ， 即便领导不反对 ， 你的同
于得 水 ：你算把问题说到根上
除 仍 送 ｙｋ ｎｙｎ＠ １３ｃｍ 外 ， ｕ ｕ ． ｇ ６． ａ ｏ 也可寄送该网站。 茶座将转载“ 每 期一辩” 前几期 内容， 供读者阅读 或下载 。顺便预告 下半年辩题 ： “ 档案 馆 的档案 屡屡 被 ‘ 现 ’意 发 ， 味 着什 么？ ”
个人专业 、 识 、 养叉 各不同 ， 学 修 对
档案了解也就参差不齐 。本人认为 ，
业务谁负责？若影响了档案馆安全、 能给 饭馆带来更 多利润 。档案馆 一 附近交通拥堵 出了事谁负贵 ？再说， 旦真的发挥了休闲 功能 ，又能给 档
论档案的开放利用度问题——基于综合档案馆利用者3.3人／天的现象分析
些‘ 提高利用率 ’ 的机会 ” 。对于档案的利用 ， 我们 不能片面
据 上海浦东新区档案馆统计 ， 仅 ２ ０ ０ ５年 ４月浦东开放展 览 至２ ０ ０ ６年底 ， 已接待 海内外参观者 侣 ５余万人次［ ５ １ 。从档 案
【 ３ 】 黄雅君． 河 南大学档案馆利 用及编研情况分析Ｕ １ ． 档案
管理 ， ２ ０ ０ ４ （ ５ ） ： ２ ５ ［ ４ 】 苏 晓蓓 ， 王 建梅 ． 山 东省 高校 档 案 网站 的调 查 分 析 Ｕ １ ．
档案馆 、 公共档案馆 等均 已利 用微博进行档案开放与提供利
用工作 。比如上海大学档案馆 ， 微博名称 为“ 上 海 大学 档 案 馆” ， 主 要 提 供馆 内档 号 的 编 制 情 况 、 全 宗、 查 询 学 生档 案 等 与 学 生 利 用 档 案 密 切 相 关 的 一 些 内 容 ，并 及 时 回 复 学 生 询 问， 粉 丝数 １ ４ ８ ０ ； 宁夏银 Ｊ Ｉ ｉ 市档 案馆 ， 微 博名称 为 “ 银川 Ｉ 档
３ ． 各级各类档 案馆 利用信息技术和网络技术的优势 ， 使 档 案利用逐渐走 向网络化 ， 比如档 案网站 的建立 、 数字档 案
馆 的建立、 档 案馆 微 博 的开 通 。 以档 案 馆微 博 为例 ， 它 是 利 用 微 博 平 台 拓展 档 案 信 息 服 务 利 用 的 －＃ ｏ 方式 ， 我 国 不 少 高校
编 研 的角 度 看 ， 据统计 ， 仅２ ０ ０ ０年 一 年 ， 中央 和 地 方档 案 编
追求高利用率而忽视提供利用的主客观 条件 ， 而是要尊 重档
案发挥作用的客观规律 ， 合理利用档案。 参考文献 ： ［ １ 】 杜 恒琪 ． 遵循客 观规律 ， 促进事 业发 展——访全 国政 协委 员刘 国能ｆ Ｎ１ ． 中国档案报 ， ２ ０ ０ ６ — ３ — ８ 【 ２ ］ 陈永 生． 档案开放利 用情 况的数据分析——档案 充分
档案利用服务的基本要求解读
档案利用服务的基本要求解读档案利用服务的基本要求解读档案利用是指对档案资料进行检索、阅读、复制、借阅或提供咨询等服务的过程。
它是档案管理工作的核心环节，旨在实现档案资源的最大价值。
为了确保档案利用服务的质量与效益，需要制定一系列基本要求。
本文将深入探讨档案利用服务的基本要求，包括信息准确性、便捷性、保密性、合法性和可持续性等方面。
通过了解这些要求，我们能够更全面、深刻地理解档案利用服务的重要性以及如何为用户提供高质量的服务。
首先，信息准确性是档案利用服务的基本要求之一。
档案资料的准确性直接关系到用户获取的信息是否可靠和有效。
在进行检索、阅读或咨询时，档案工作人员必须确保所提供的档案信息准确无误。
他们需要对档案资料进行精细分类、完善目录，以便用户准确地找到他们需要的信息。
其次，档案利用服务需要具备便捷性。
用户在进行档案利用时，希望能够方便快捷地获取所需信息。
为此，档案部门应提供便于用户查询的检索系统，并确保查询结果的及时反馈。
此外，档案馆或档案室的开放时间和开放方式也需要尽可能满足用户的需求，以方便他们的使用。
保密性也是档案利用服务的重要要求之一。
档案中可能包含一些涉及个人隐私等敏感信息，因此在提供服务时，档案工作人员必须保证用户的隐私不被泄露。
他们需要严格遵守相关的法律法规，采取必要的安全措施，确保用户的个人信息和利用行为得到有效保护。
合法性是档案利用服务的基本要求之一。
档案部门必须严格遵守国家相关法律法规，不得提供非法的档案服务。
同时，档案利用也要遵守档案管理的规范和规程，确保档案资源的正常利用。
通过确保服务的合法性，可以保证用户正当权益的保护，维护档案管理的秩序与尊严。
最后，档案利用服务需要具备可持续性。
档案不仅关乎当下的使用需求，还关系到后续的研究、教育和社会发展。
因此，档案利用服务必须具备长期稳定的服务能力。
档案部门应制定完善的档案保护和维护措施，确保档案资源的持久性和可持续性。
同时，档案管理人员也应加强档案人才的培养，以保证能够持续为用户提供高质量的档案利用服务。
档案网站的具体功能
档案网站的具体功能档案网站的具体功能_档案信息化建设不同类型的档案网站由于所依托的档案资源、运行的网络环境和服务的对象不同，功能并不相同。
（一）档案检索这是档案网站最基本的功能。
其检索内容包括政府现行文件、主动公开信息、历史档案以及其他文献资料，检索层次可以是目录信息、全文信息或编研成果，检索途径有题名、档号、关键词、分类号等，检索方式可有简单检索、高级检索等。
网上档案信息检索还可采取动态检索链接机制，提供“站内检索”“站外检索”或“复合式检索”，实现跨库检索。
对于内网网站，采用身份识别、权限控制、内容分级管理等机制；对于面向社会公众的外网网站，目前仅限于开放档案的目录查询和部分开放档案的全文查阅。
（二）档案管理档案馆（室）将其档案管理业务的某些环节或内容延伸至档案网站，以适应管理环境的网络化，提高档案管理效率。
基于外网的档案网站，除提供上述的检索业务外，一般兼有档案发布、档案征集、在线移交、档案展览、业务咨询、借阅服务等功能。
而基于档案馆、室内部局域网的档案网站，通常是整个档案馆（室）业务管理系统的统一平台，网站上集成了档案管理业务的各个方面。
（三）档案行政同样，档案行政管理部门将其行政管理职能拓展至档案网站。
档案局（馆）网站主页一般设有“政务公开”“政策法规”“业务指导”“在线审批”“行政投诉”等栏目，具有政策解读、规范性文件发布、网上办公等政务功能。
（四）档案宣传()档案机构可利用网站这一信息平台，通过设置“馆室概况”“馆（室）藏介绍”“服务指南”“工作动态”“行业要闻”等栏目，全方位、多角度地宣传、介绍档案机构、档案工作和档案职业，帮助公众了解已有的档案馆（室）藏和档案信息服务，使档案网站成为网络环境中档案机构形象和档案职业形象的缩影，提升档案机构的社会影响力，增强社会大众的档案意识。
（五）交流互动档案网站可通过设立“建言献策”“用户园地（BBS）”“统计调查”等专题栏目，开辟用户博客、微博空间，提供电子邮箱、微信公众号及其二维码，开通网上实时咨询（IM），开通手机APP程序模块等功能，收集档案用户的反馈意见，征询社会各界对档案工作的建议，答复各类用户的咨询、提问，在档案机构与社会公众之间架起双向沟通的桥梁，使档案网站成为档案用户、档案管理者、档案形成者、档案专家多方交流、协助互动的信息平台。
档案利用服务方案
档案利用服务方案随着数字化时代的到来，越来越多的档案被电子化管理，从传统的纸质档案转变为电子档案，提高了档案的利用效率和便捷性。
然而，电子档案的管理和利用也存在一些挑战，包括安全性、完整性和可访问性等方面。
为了解决这些问题，需要提供一种档案利用服务方案，以确保电子档案的安全、完整和可访问。
一、档案安全档案安全是档案利用服务方案中的首要问题。
档案包含了大量的重要信息，如果泄露或被篡改，将对企业、机构甚至个人造成严重的损失。
因此，需要采取一系列的措施来确保档案的安全性。
1. 数据加密将档案中的敏感信息进行加密处理，包括存储和传输阶段，确保只有授权人员才能够访问和查看档案。
采用主流的加密算法来保证数据的安全性。
2. 访问控制建立良好的访问控制机制，包括用户身份验证、权限管理、操作审计等，限制非授权人员的访问权限，保护档案的隐私和完整性。
3. 备份与恢复定期进行档案数据的备份，确保数据的安全性和可恢复性。
同时，建立合适的灾备方案，以应对突发事件和灾难，确保档案数据不会丢失或损坏。
二、档案完整性档案完整性是指档案内容的准确、完整和可信。
电子档案易于被修改和篡改，因此需要采取一系列措施来确保档案的完整性。
1. 数字签名为每个档案文件生成数字签名，以验证文件的完整性和真实性。
数字签名采用公开密钥加密技术，确保档案内容不被篡改或更改。
2. 历史版本管理建立档案的历史版本管理机制，记录每次档案的修改和更新，以便随时恢复到之前的版本。
同时，通过版本管理机制可以追溯各个档案的修改和操作历史，提高档案管理的可追溯性。
3. 审计与验证对档案的每次修改和访问行为进行审计和验证，确保档案的完整性和可信性。
监控和记录档案的操作日志，及时发现和处理可能存在的问题和风险。
三、档案可访问性档案的可访问性是指用户能够方便地检索和获取所需的档案信息。
提供良好的档案可访问性服务，可以提高档案利用的效率和便捷性。
1. 检索与索引建立完善的档案检索与索引系统，使用户可以快速地定位和获取所需的档案信息。
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此处从河 南档案信 息网中的档案展览 、互动 、档案文件查阅进行 分析 。 “ 档案展览”这一版块在 线展 览包括主 页上 “ 焦裕禄精神展 ”和 “ 档案展览 ”这一版块中的 “ 走进济源”、 “ 济源 市档案史料展览 ” 在线展 览紧随时代 步伐 设定主 题，但是展 览专题较 少 ，主题 单一 ， 且更新速度 慢 ，没 有充分利用 和开发档案 资源 以丰富网上展 览 的内 容。 “ 互 动 ”这 一 版 块仅 馆 藏 珍 品 展 厅 （ 仅包括９ 张 图 片 ）有 所 涉 及
等。
“ 公布档案 ”主要包括档案天天看系列 、中国共产党党旗档案、 中国共产党成立时期档案、共和 国脚步一 ｌ ９ ４ ９ 档案，１ ９ ５ ０ 档案。 “ 珍档 荟萃 ”包括一些档案 （ 包括：中国第二历 史档案馆存冯玉祥 印章 、二 史馆存 民国三峡水利工程设计模型图、中国第二历 史档案馆存孙 中山 手迹 “ 博 爱”等共六部分 ）和档案文献遗 产。 “ 网上展览 ” （ 档案展 览馆 ）汇集了２ ４ 个省档案馆的网上展览 （ ２ ０ １ １ — ２ ０ １ ３ ）。 在 目前国 内的档案利用意识有待提高，档案开放制度仍 需完善 的 大环境下，档案 网站 中的休 闲利用服务 已经取得了质的飞跃，但 是整 体来看 ，国家档案 局网站提供 的休 闲利用服务主 要为历 史档案 的服 务，其丰富的档案馆藏 资源没有得到充分的利用和开发，且网上提供 的资源形式单一，种 类和内容较少 。但是 “网站展览”打破了之前档 案网站各 自为政，网络信息资源分散 的 “ 信息孤 岛”局面 ，实现 了档 案网站群的上下统筹 以及资源 的整合 与共享 ，有利于扩大档案馆、档 案网站 、档案事业的影响。同时在最大程度上为实现提供联动的档案 休闲服务提供 了可能性 。
３ ． ２地 方档案 馆 网站 （ 以河南 档案 信息 网为例 ）的档案 休闲利 用服 务
２英 国国家档案馆网站中的档案休闲利用服务 英国国家档案馆 网站中涉及到档案休 闲利用服务的模块大致包括 ： 在线展览、教育 （ Ｅ ｄ ｕ ｃ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ ） 中的部分版块 。 其中在Ｅ ｄ ｕ ｃ ａ ｔ ｉ ｏ ｎ 这一模块 中包括主题、教训、专题 、视频会议、 虚拟教室、专业发展 、Ｆ ｏ ｒ Ｔ ｅ ａ ｃ ｈ ｅ ｒ 、Ｆ ｏｒ Ｓ ｔ ｕ ｄ ｅ ｎ ｔ 。英 国国家档案馆网 站利用丰富 的教育资源设计开 发了风格和层次各不相 同的教育栏 目， 提供 了丰富多样的在线学 习课程和信 息查 询。 ［ １ ］ 教育栏 目 有专题 课 程 ，专题会议讨论 ，虚拟教室。专题课程有５ ７ 个 ，有极其丰富的教学 资源供老师使用 ，并且每个专题的课程都有Ｐ Ｂ Ｆ 格式 ，是辅助老师教学 的绝好资料 。专题讨论会 中专题有９ ７ 个 ，专题有扫描 的档案原件，视 频，图片录 音等 多种形式的档案资料 。网站 中的视频会议和虚拟教室 是对档案馆 的资源 的充分利用，是一种 非常好 的远程教育方式 ，不论 在哪里，只要你有时 间有兴趣都可以参与到课程活动 中接受档案资源 的 教 育熏 陶 。 优秀的教育服务具备独特的教育方式， 笔者认为 “ Ｇ ａ ｍ ｅ ”这一版 块充分体现 了其教育的特 点——抓住兴趣，寓教于乐。 “Ｇ ａ ｍ ｅ ”中的游戏通过对档案 资料 进行加工或直接利用制作而 成 ，每一版块的游戏都需要用户学习相应的历史知识。通过 整合档案 资源原始信息而形成的小测试 ，使用户有机会在愉悦中主动 认识档案 价值和体验档案利用的方式，培养用户 的判断思维能力和档案意识 ， 这种方式生动形象的体现了网站中档案休闲利用服务的内涵 。
档案管理
档案 网站 的档案休 闲利用服 务
赵翊新 吴佳 林
郑州
张
巍 （Leabharlann 郑州 大 学 ，河 南４ ５ ０ ０ ０ １ ）
摘 要 ：在线服务建立在数 字档案馆和档案网站的基础上，已经成为档案服务发展的必然趋势 ，但是国内与国外的在线档案服务差距任然较大。 本文 从 英 国国 家档案 馆 网站 、 中华人 民共 和 国 国家档 案局 网站 、河 南档 案信 息三个 档案 网站 着手 ，对 网站 中的休 闲 利用 的版 块进 行 中外 、中央 与地 方 的对 比 分析 。通 过 比较 分析得 出 中外的 异 同， 国外 独特 之处 以及 可 借鉴 的 方 面，对 我 国档 案 网站 中休 闲利用服 务 发展 的启示 。根 据 分析 ，提 出档 案休 闲利用在丰富的数据库、提供 简便高效的数据检索服务以及丰富的信 息加工产品、扩 大档案 网站服务范围四方面的建议 。 关键 词 ：档案 网站； 档案休 闲利 用； 比较研 究 １档案馆休闲利用的基本内涵 自２ ０ 世纪８ Ｏ 年代对档案 “ 普遍利用”的提 出，到现在对 “ 休 闲利 用 ”内涵的不断完善，档案馆 已逐步将无特定 目的的普通百姓 也视为 服务对象 ，满足其兴趣爱好 或为其提供休闲场所 。在现今互联 网高度 普及 的情况下，越来越多的用户利用互联 网进行休闲娱乐活动，这些 用户都是档案休闲利用的巨大的潜在用户 。将档案休闲利用服务延伸 至 网络 已经成为档案网站的发展方 向以及越来越多的用户的需求，档 案网站的休 闲利用服务也将逐步丰富起来 。 档案网站中提供的深度服务正逐步满足人们 日渐多样的档案利用 需 求 ，人 们 可 以不 用 出 门即 可 在 网 站上 浏 览 、使 用 、学 习 ，获 得 一 些 档案资料 。本文界定档案网站中的档案休 闲利用服务 的标准为用户在 自由时间以满足 兴趣爱好为 出发点浏览档案网站 时具有消遣性质的网 站服务。 目前国内档案 网站 中提供的休闲利用服 务大致可 以包括在线 展览 、公布档案 、在线服务 、图片库 、音视频档 案、档案编 研产 品