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10档案管理学第十章档案的利用服务工作

（二）举办档案展览会的要求 1、确定展示主题，制订展出规划明确举办一个什么类型的档案展览会，按要求制定好题目，根据目的和档案馆（室）所存档案情况决定展览内容。 2、围绕主题挑选出需展示的档案这是最关键的一环。展出的档案，不仅要选择最有价值和最有意义的材料，且要选择能正确反映历史事件，揭示事物本质的材料。这就要求工作人员对形成档案的历史环境、事件始末进行深入的了解和研究，从而使选择的档案材料能正确地反映出问题的本质。 3、应周密地进行展出设计，并对选出的档案进行分类排放分类排放的方法一般是先按专题，再按事件和时间顺序。排放时，既要考虑到一个专题内档案的集中系统性，又需注意各专题间的相互联系，让人看了展示后既觉得主题鲜明，又感到材料丰富全面，能完整地反映历史事实的过程。为了方便参观者，还可在每专题前写上标题、提要和简介等。
综上所述，档案展览有着自身的特点，它对提供利用有着不可忽视的作用，档案展览会的本身就是提供信息的场所，利用者可以从中得到许多珍贵材料与线索。由于档案展览可以在一定范围内组织较多的人员参观，能有效地扩大档案服务面，精选出的典型材料，能以真实和形象鲜明给观众留下深刻印象，引起人们对档案的注意和利用的兴趣，从而能扩大档案工作的社会影响。
档案利用工作的开展，取决于两方面因素：一是社会各项工作需要利用

某些档案，二是档案馆（室）保存有这方面的档案可以提供利用。这就要求档案工作人员熟悉所藏档案的内容、成分和数量、存放的位置，通过收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等日常工作，通过编制各种检索工具和开展编研工作有意识地了解档案情况。了解需要，就是要做好利用服务工作的预测工作。了解各行各业对档案的不同需要，从而有目的地开展利用工作，以取得最好效果。

档案管理讲义

档案管理讲义项目一认识档案与档案机构任务一了解档案的起源与档案价值一、档案的起源（一）档案的发展历程结绳-甲骨档案—简牍档案—金石档案—缣帛档案——纸质档案（二）档案名称的由来最早出现于明末清初，到了顺治十八年，官府文书中已使用档案一词。

二、档案的定义及其含义1.来源的广泛性档案是国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的，从一定意义上讲，人类活动就是不断生成信息的过程。

2.形成的原始性。

原始性是指档案的历史记录性，是档案的本质属性。

3.形式的多样性。

刀刻、青铜等。

4.生成的条件性。

文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

具有保存利用价值。

三、档案的价值及实现规律第一，档案价值概念明确了档案价值的主体、客体以及档案价值的根本来源、连接档案价值主体与客体的中介物。

第二，档案价值是档案客体与主体之间的特定关系。

第三，档案价值是档案客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考意义。

四、档案的种类1.档案来源：公务档案和私人档案。

2.档案内容：文书档案、科技档案与专门档案。

3.档案的形成时间：历史档案和现行档案。

4.档案载体：甲骨档案、简牍档案、金石档案、纸质档案、胶片档案。

任务二熟悉我国档案管理体系一、档案管理工作的内容及原则（一）档案管理工作的内容档案工作，指国家的档案事业，包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究和档案的宣传出版工作。

具体环节包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计。

（二）我国档案管理工作原则1.我国档案管理体制。

国家机关、企业和事业机构设置和管理权限划分的制度。

2.我国档案管理工作原则。

统一领导，分级管理工作。

维护档案的完整和安全。

便于社会各方面的利用。

二、我国的档案机构（一）组织形式1.分立型的档案工作机构。

仅仅负责管理组织内某一门类的档案机构。

2.综合型档案工作机构。

统一管理组织的全部档案、归口负责全部档案工作的机构。

档案管理学基础

第一章档案收集工作★第一节档案收集工作概述一、收集工作的内容（一）收集工作的含义档案收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接受制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

（二）档案收集工作的内容1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。

2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。

3. 对历史档案的接收和征集工作。

二、收集工作的意义1. 收集工作是档案部门积累档案的手段，是存储档案信息资源的重要途径。

它为档案工作提供了物质对象。

因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。

3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。

4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。

三、档案收集的要求1. 大力丰富和优化馆（室）藏。

2. 加强档案馆（室）外的调查和指导。

3. 积极推进入馆档案的标准化。

4. 保持全宗和全总群的不可分散性。

5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。

第二节机关文件的归档（档案室的收集工作）一、归档制度1.归档制度的定义各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。

在我国归档是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。

2.归档制度的内容（1）归档范围：详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。

（2）归档时间：文书档案第二年六月底（18个月）以前归档。

（3）归档要求：归档文件的质量总的要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

具体要求：①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续二、归档组织工作1. 档案室要关心文件的形成，力争做到事事有记载，件件都规范。

2. 指导和协助文书部门组织归档工作。

档案管理学基础(人大版)讲义：9.2 档案的登记.doc

第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。

主要应用于档案馆和规模较大的档案室。

其具体形式一般为簿册式。

其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。

（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。

（四）全宗单详细登记每一全宗情况的登记形式。

主要应用于档案馆和保存了较多全宗的档案室。

其形式为单页式。

每一张全宗单登记一个全宗的详细情况。

其登记内容比全宗名册要详细得多，一般分为3个部分。

（五）全宗卡片它是档案行政机关要求档案馆报送的一种形式。

其作用和目的是为了随时掌握各档案馆中所存档案全宗的基本情况，且与“档案成分和数量变化情况报道表”结合使用。

（六）档案成分和数量变化情况报道表档案成分和数量变化情况报道表是档案馆按要求向档案行政机关报送的一种登记形式，旨在随时报告其所管档案（以全宗为单位）的变化情况。

档案行政机关根据报道内容，随时在全宗卡片上进行补充性登记。

（七）案卷目录登记簿案卷目录登记簿是对所有案卷目录进行登记的一种登记形式。

主要应用于档案馆和案卷目录数量较多的档案室。

其登记方法是以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本（册）案卷目录登记为一个条目。

（八）总登记簿总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种登记形式。

主要应用于档案室。

二、档案工作状况登记簿（一）工作日志工作日志是许多重要的社会行业中普遍采用的一种基本的工作登记形式。

其作用与目的在于逐日记录每一天的工作内容及其进程问题，积累详尽的工作原始记录，为日后的查考和总结提供素材。

一般应包括日期（年、月、日、星期），时间（上午、下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。

档案管理培训讲义

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档案的分类
根据档案性质分为文书类、管理类、技术类、基建类、财务类、人事类、政工类、综合类等，档案存放系统、科学、便于保管和提供利用。按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案和实物档案。比如奖牌等
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二、档案的作用
档案的作用有两个方面，一是凭证作用；二是参考作用。对于一个具体单位或个人，档案的作用体现在以下方面： 1.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。 2.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。 3.档案是一个单位规范管理的基础。 4.档案我们积累和传播知识重要载体。 5.档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用。 6.档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具。
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三、档案的管理（一）档案的归集
1.办公室档案室负责档案的收集，每年的3月底，集团公司各部门及有关单位的档案要交到办公室档案室要归档，并分类存放。 2.在档案收集时，要保持文件资料相互联系、衔接有序、内容完整、真实有效。必须核对数量是否如数，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。文件资料的正文、附件、正本、副本应齐全。禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料。 3.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交集团公司档案室备案。行政会议文件由办公室部收集，党委会议由党委工作部门收集。
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4.对于已失去利用价值的档案，删除销毁时，必须填写销毁登记表，连同鉴定报告和领导批准手续，一并存档备查，。执行销毁时，必须由单位领导指定的监销人监销。监销人不得少于二人，并在销毁登记表上签字。 5.档案销毁时，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做它用。必须做到纸毁字销，不辨字迹，方可离开。 6.企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行销毁。销毁清册永久保存。

《档案管理学》资料

《档案管理学》复习资料一、名词解释1、档案——国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

2、来源原则——把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

3、全总——一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

4、档案价值——指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性和有用程度。

5、档案保管期限表——用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性和标准性文件。

6、档案收集——指接收与征集档案及有关文献的活动。

具体而言就是按照国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织或个人手中及散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关档案馆（室），实现档案的统一领导和分级管理的活动。

7、档案整理工作——按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。

其内容主要有：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。

8、档号——档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代号。

主要是表示类别及其相互关系的一组符号，通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

9、“八防”措施——指档案管理工作中要做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗。

10、档案信息资源开发——指档案部门根据社会需要采用专业方法和现代化技术，发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息，方便利用者利用，以实现档案的价值和作用。

11、档案提供利用工作——亦称档案利用工作，是档案保管部门以所收藏的文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。

12、档案著录——指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

13、档案目录中心——指按照一定历史时期、区域、专业系统汇集档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的工作实体。

档案利用

档案提供利用工作的基础条件
1、完善的档案管理基础性工作； 2、全方位的档案提供利用的立体化渠道 3、适用的利用服务的硬件设施； 4、健全的利用服务的规章制度；
档案提供利用的法律依据和主要内容
（一）档案开放期限《中华人民共和国档案法》规定：第十九条国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。
档案提供利用的法律依据和主要内容
（二）公布档案权限
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。第二十四条各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。第二十五条利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
举办档案展览
五、办展工作程序研究确定展览主题；选择、征集材料；深入进行展览内容、展品的研究，拟定展览大纲— —展览纲目，制定展览陈列的具体方案——列出全部展览陈列品；对展览格局形式研进行究和设计；进行辅助展品和必要的设计制作；进行现场安装和布置展览开展前现场的评估和开展前的准备
档案提供利用的途径和方式
（一）利用途径含义
是指档案馆（室）满足档案用户需求的基本工作形式。主要包括：提供档案原件；提供利档案复制品；提供档案信息加工品;
档案提供利用的途径与方式
二、档案利用的方式
开设阅览室；档案外借；制发档案复制本；出具档案证明；提供咨询服务；印发档案目录；编写档案参考资料；举办档案展览，创建爱国主义教育基地；档案信息上网；电子档案利用。

档案管理学基础第10章

２．完整性和及时性
• 保证档案登记和统计数据的完整性和及时性是有效开展档案统计的必要前提。各立档单位和国家档案馆应建立统计制度，将档案统计纳入正常的工作轨道。
３．代表性和科学性
• 档案登记和统计对象的选择要具有代表性。档案登记和统计的目的是通过登记和统计，获取真实的数据和信息，及时掌握现实的档案管理状态，为科学管理与决策提供准确的数据和信息支持。
第十章
档案登记和统计
内容提要
本章主要说明和介绍了档案登记和档案统计的相关理论、知识、技能和实际工作经验。包括：档案登记和统计概述、档案统计原理及步骤、档案登记的基本形式和内容、档案统计台账的建立、全国档案事业统计年报制度。
第十章档案登记和统计
第一节第二节第三节第四节第五节
档案登记和统计概述档案统计原理及步骤档案登记的基本形式和内容档案统计台账的建立全国档案事业统计年报制度
三、档案登记和统计的意义
科学的档案登记和统计工作意义在于：
（一）保证各项档案管理活动顺利进行的必要条件
• 档案登记和统计贯穿于档案收集、整理、鉴定、保管、检索、利用等各个业务环节，是及时、准确地了解和掌握各项业务工作开展现状及存在问题的重要信息来源；
• 通过对在档案登记和统计调查中所获得的相关数据的系统整理和分析，档案部门可以有效掌握档案管理的发展趋势和主要特点，找到现存问题和矛盾的产生原因，从而为相关档案管理政策的制定、法律法规及标准制度的内容调整等项工作的开展提供科学的依据。
（二）档案登记和统计的要求
• 档案登记和统计应当符合准确、及时、科学的要求；档案统计的结果应当真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析。具体要求包括：
１．真实性和准确性

档案利用工作概述课件

档案类型多样
02 档案类型包括文字、图片、音频、视频等，对不同类
型档案的处理和管理带来困难。
档案保管和保护
03
档案保管和保护要求高，需要专业的存储设备和措施，
防止档案损坏或丢失。
提高档案利用工作的对策与建议
建立高效的检索系统
推广数字化和信息化
通过数字化和信息化技术，可以将传统纸质档案转化为数字档案，方便管理和利用。
档案利用工作对个人发展的影响
教育启示
维护合法权益
档案中包含了大量的历史事件、文化传统和社会知识等信息，这些信息可以为个人成长和发展提供重要的启示和教育作用。通过学习档案中的知识，个人可以拓展视野、提高文化素养和增强社会责任感。
个人档案记录了个人的成长历程和合法权益情况。通过利用档案，个人可以证明自己的身份、学历、工作经历等合法权益，维护自己的正当权益。
国家安全和稳定做出贡献。
档案利用工作的原则
遵守法律法规
档案利用工作必须遵守国家法律法规，确保档案的安全和保密性。
保护知识产权
在提供档案利用服务时，必须保护知识产权，防止侵犯他人的合法权益。
平等公正
对所有利用者提供平等公正的服务，不歧视任何个人或团体。
方便利用
尽可能为利用者提供方便快捷的档案利用服务，提高档案的利用率和利用效果。
档案利用工作概述
contents
目录
• 档案利用工作概述 • 档案利用工作的内容与特点 • 档案利用工作的方式与方法 • 档案利用工作的流程与规范 • 档案利用工作的价值与影响 • 档案利用工作的挑战与对策
01
档案利用工作概述
档案利用工作的定义与内涵
定义
档案利用工作是档案馆（室）根据社会需求，向档案用户提供档案信息资料，直接参与社会实践，为社会各项事业服务的一项工作。

档案管理学第十章电子课件

三、会计档案的装具与排放
（一）会计档案装具：主要指用来保护会计凭证、账簿和报表的盛装用具。 1、会计档案盒的制作要求：用250克的牛皮纸印刷、折叠而成。（1）制作卷盒的材料要坚固耐用，又要采取防虫措施，在制作时应加一定的防虫措施，在制作时应加一定的防虫药剂。（2）卷盒表面要光滑，便于除尘。（3）卷盒应取存方便，减少机械磨损。（4）卷盒尺寸应以存放案卷方便为准。
（三）会计档案的主要成分
会计档案的主要成分是会计凭证、会计账簿和会计报表
二、会计档案的特点
1、广泛性 2、严密性 3、稳定性
三、会计档案的作用
1、提供数据、资料； 2、提供决策依据； 3、监督作用； 4、提供研究史料。
四、会计档案工作
会计档案工作依靠财会部门和档案部门的紧密配合，按照《会计档案管理办法》和《会计人员职权条例》等有关法规的规定，与各级档案部门一道，建立、健全会计档案管理制度，以确保会计档案工作为国家经济建设服务。
三、会计档案编研工作
（一）基础数字汇集（二）重要数字汇集（三）阶段性资金分析表（四）企业历年经济效益曲线图
四、提供利用会计档案需要注意的问题
1、建立、健全会计档案的借阅制度； 2、严格借阅手续； 3、确保会计档案原件的完整与安全； 4、对复制、摘抄会计档案材料严格审查把关。

（三）鉴定工作的要求 1、认真做好鉴定与销毁前的准备工作。 2、形成制度，定期会审。 3、对判定保管期限满会计档案的价值时，其中涉及外事、未了债务的原始凭证以及历史遗留问题时有重要参考价值的原始凭证与名册，要拣出重新立卷，由档案部门保存到确无保存价值时再销毁。
三、会计档案的销毁

档案管理学基础(人大版)讲义：10.4 开放档案工作.doc

第四节开放档案工作一、开放档案的含义开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。

经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。

二、开放的意义1．开放档案是有得于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。

2．开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。

3．开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。

三、开放档案的条件1．物质条件2．检索条件3．制度条件4．社会档案意识条件四、开放档案的鉴别1．确定开放期2．开放档案鉴别工作的组织领导成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放；把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。

3．档案的解密、降密依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。

一般原则和办法是：（1）未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；（2）1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；（3）各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理；（4）撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。

——凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。

档案学

案卷排列案卷编号编制案卷目录
五、档号和立档单位与全宗历史考证
（一）档号档号的概念；档号编制的要求。（二）立档单位与全宗历史考证立档单位与全宗历史考证的作用和主要内容；编制立档单位与全宗历史考证的要求。
（一）档号
档号的概念档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。
四、档案馆（室）藏的丰富与优化
（四）优化馆（室）藏的一般标准内容标准；结构标准；层次标准；类型标准。（五）科学地处理丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系；馆藏建设要处理好综合与特色的关系、档案与资料的关系、广度与深度的关系
第四章档案的整理
（二）档案工作登记工作日志，人员进出库房登记，档案出入库登记，档案清点、检查登记，档案利用登记簙，利用者登记卡，档案借出登记簙，档案复制、摘抄登记，利用效果登记的作用和记录方法。
三、档案统计工作
（一）档案统计工作的基本要求（二）统计设计（三）统计调查（四）统计整理（五）统计分析
1、确认全宗
人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。
三、全宗内档案的分类
（一）全宗内档案分类的基本要求（二）组织全宗内档案分类的步骤与方法（三）个人全宗内档案的分类
三、全宗内档案的分类
（一）全宗内档案分类的基本要求分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发，分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护历史的本来面貌；分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。
（二）档案保管期限表的结构
通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年

档案提供利用工作概述(ppt 74页)

9.3.2. 影响档案用户的主、客观因素有
9.3.3. 档案用户需求的构成
• 1、学术用户需求 • 2、实际利用需求
• 解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。
9.3.4. 几点带规律性的问题
• 1、受社会因素的影响 • 2、宣传报道对档案用户需求的影响 • 3、档案用户需求心理的求便心理 • 4、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为
9.2.2. 档案提供利用的几种主要方法
ห้องสมุดไป่ตู้
9.2.2.1. 档案阅览服务
挪威国家档案馆阅览室
9.2.2.1. 档案阅览服务
瑞典国家档案馆阅览室
9.2.2.1. 档案阅览服务
瑞典国家档案馆查档接待厅
9.2.2.3. 制发档案复制本
• 副本：同一档案的抄写或复印的复本，反映档案原件的所有组成部分
• 澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。
• 要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
2011—2045年英美解密档案新看点
• 2010年8月美国《史密森尼杂志》刊发了一篇文章，盘点了未来几十年中值得关注的九宗解密档案：
• 2011年：美国国务院历史学家办公室计划公开尼克松、福特政府时期的外交政策计划，包括美国在1973年阿以战争、北大西洋公约组织及能源危机当中的外交活动。
• 2019年：美国普林斯顿大学将公开英国现代主义诗歌大师T•S•艾略特（1888—1965）的1200份个人书信。这些信件的收信人是诗人的女友——埃米莉•霍尔女士，她被认为是激发艾略特创作灵感的“缪斯”女神。 1959年，霍尔女士将这些展示诗人最深层内心世界的珍贵信函赠送给普林斯顿大学保管。

档案管理基本知识讲义

档案管理基本知识讲义第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。

3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。

4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。

15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

档案利用工作

档案证明，是指档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料。利用者提出申请 —— 领导审查批准——查找材料——综合编写—— 校对——寄发

档案利用服务的方式
档案证明的编写要求：（1）档案证明应根据档案正本来编

开放档案就是将一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许利用者在履行简便的手续后，即可通过一定的方式进行利用。
开放档案

《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年”。
档案利用服务的方式

三、制发档案复制本制发档案复制本服务，是指档案
馆（室）根据利用者的合理需要，
以档案原件为依据，通过复制（包括静电复印、拍照、晒印、摹写、抄录等）、摘录等手段，向利用者提供档案复制本的一种服务方式。

优缺点
档案利用服务的方式

四、档案证明
档案信息的一种服务方式。

档案是历史记录的原始材料，一般多是单份、孤本或稀本，有的内容具有一定的机
密性。这些特点，决定了档案一般不宜外
借。档案馆（室）收藏的档案，又不能也不必要全部复制多份广为传递，而应主要采取馆（室）内阅览的方式。
档案利用服务的方式

建立阅览室接待利用的方式，优越性很多：有专门设施，有专人监护和咨询，既便于档案的保护和保密，又能为利用者提供较好的阅览条件；

档案提供利用工作概述课件

题，影响了档案利用的效率。
信息开发不足
02 一些档案机构缺乏对档案信息的深度开发和利用，无
法满足社会对高质量信息的需求。
服务质量参差不齐
03
不同地区、不同机构的档案提供利用服务质量存在较
大差异，影响了利用者的满意度。
档案提供利用工作的未来与发展
1 2
提高信息化水平
随着信息技术的发展，未来档案提供利用工作将更加注重信息化建设和数字化转型，提高档案信息的可获取性和利用效率。
档案提供利用工作的机遇与挑战
机遇
随着信息化和数字化技术的不断发展，档案提供利用工作迎来了前所未有的机遇。通过利用先进的技术手段，可以更好地挖掘和整理档案信息，提高档案的利用率和价值。
VS
挑战
同时，档案提供利用工作也面临着一些挑战。如何保护档案信息的隐私和安全，如何满足用户不断增长的需求，以及如何提高档案信息的质量和服务水平等问题，都需要档案工作者不断探索和创新。
加强信息开发
未来档案机构将更加注重对档案信息的深度开发和综合利用，提高档案信息的价值和实用性。
3
优化服务质量
未来档案提供利用工作将更加注重服务质量的提升，完善服务体系，提高利用者的满意度和信任度。
THANK YOU
档案提供利用工作的发展趋势与影响
数字化与网络化的影响
随着数字化和网络化技术的不断发展，档案提供利用工作正面临着巨大的变革。数字化技术使得档案信息可以更方便地进行存储、检索和传输，而网络化技术则使得档案信息可以更广泛地进行共享和使用。
用户需求的变化
随着社会的发展和人们文化水平的提高，用户对档案信息的需求也在不断变化。现代用户更注重档案信息的个性化、多样化和便捷性，这也对档案提供利用工作提出了更高的要求。

档案管理学(9.1.1)--档案提供利用工作概述

第九章档案提供利用工作
第一节档案提供利用工作概述
1
一、档案提供利用工作的含义
档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。档案提供利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报资料，进行咨询服务。
6
思考与练习
1 、如何认识和理解档案提供利用在档案工作中的地位？
提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。
为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密保险”以及历史档案“无密可保”的错误思想。其次，要认真深入审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大利用范围，减少繁琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
总之，它是档案管理工作中最富有活力的一个环节。
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三、提供利用的服务方向和服务态度
由于档案提供利用工作是档案工作为社会服务的体现者，这就突出要求档案提供利用工作必须有为社会主义物质文明和精神文明建设服务的明确方向。
必须树立坚定的服务思想和良好的服务态度，才能做好档案提供利用工作。这就要求档案工作者必须具有高度的责任感，千方百计地为各项工作服务，时时为利用者着想，处处给他们提供方便。

四、熟悉档案，了解需要
档案提供利用工作的开展，一般是由两种因素决定的：一方面是社会上各项工作需要利用某些档案；另一方面是档案馆（室）保存有这方面的档案可供利用。因此，开展档案提供利用工作就要求档案工作者既熟悉档案馆 ( 室 ) 内保存的档案，又需了解外界对档案的利用需要。