档案管理学基础(人大版)讲义：第十章 档案提供利用工作.doc

第十章档案提供利用工作

第一节档案提供利用工作概述

一、含义

档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为“档案的利用服务工作”，或简称“档案利用工作”，又称“提供利用”。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆（室）藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。

二、利用工作的地位

档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。

它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。

它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。

总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。

三、注意问题

1．服务思想

（1）全面地为档案用户服务

（2）及时地为档案用户服务

（3）准确地为档案用户服务

（4）有效地为档案用户服务

2．正确处理提供利用与保密之间的关系

提供利用和保密，从根本上来说是一致的。提供利用时要注意保密，保密是限定了利用的对象和范围，是为了更好地利用。

澄清“利用危险，保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。

要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。

第二节档案提供利用的途径与方式

一、基本途径有

1．提供档案原件

2．提供复制品

3．提供档案信息加工品

二、几种主要的方法有

1．档案阅览服务

2．外借服务

3．制发复本

4．展览与陈列服务

5．制发档案证明服务

6．档案目录信息服务

7．档案咨询

第三节档案用户调研工作

档案用户需求分析是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握用户利用需求的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。

一、档案用户需求调研的原则

1．客观性原则

2．针对性原则

3．全面性原则

4．服务性原则

二、影响档案用户的主、客观因素

（一）社会因素

1．社会政治因素

2．社会经济因素

3．科学文化因素

（二）档案工作因素

1．档案工作的方针和政策

2．档案管理工作的水平

3．档案利用服务工作的质量

（三）档案用户自身因素对其利用需求的影响

1．档案用户的职业因素

2．档案用户的知识水平

3．档案用户的工作经验

三、档案用户需求的构成

1．学术用户需求

2．实际利用需求

3．普遍利用需求

解决自身的社会或生活问题，如学历、身份、工龄、工资、土地使用权及所有权、房产、山林、家世等方面的问题。

四、几点带规律性的问题

1．受社会因素的影响

2．宣传报道对档案用户需求的影响

3．档案用户需求心理的求便心理

4．档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响

第四节开放档案工作

一、开放档案的含义

开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案，解除“禁闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。

二、开放的意义

1．开放档案是有得于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化的一个新步骤。

2．开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。

3．开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。

三、开放档案的条件

1．物质条件

2．检索条件

3．制度条件

4．社会档案意识条件

四、开放档案的鉴别

1．确定开放期

2．开放档案鉴别工作的组织领导

成立鉴定小组，经鉴定后，报本级档案行政部门批准后开放；

把握不定的档案，鉴定小组应报本级人民政府审批。

3．档案的解密、降密

依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》：各级档案馆保存的涉密档案，其解密工作，由各级国家档案馆负责进行。

一般原则和办法是：

（1）未进馆的1991年1月1日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前6个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置；

（2）1991年1月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密；

（3）各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理；

（4）撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。

——凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。

——凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。

——凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。

——凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。

——凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档

案。

——机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。

——其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的档案。

五、开放档案公布

1．开放档案的公布权

《中华人民共和国档案法》规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

2．公布档案的方式

《中华人民共和国档案法实施办法》中规定：

通过报纸、刊物、图书等出版物发表；

通过电台、电视台播放；

陈列、展览档案或其复制件；

出版发行档案史料；

公开出售复制件；

散发或者张贴档案复制件；

在公开场合宣读、播放档案原文等。