公司文件管理办法修订

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修改公司文件的修订办法

修改公司文件的修订办法

修改公司文件的修订办法

为了规范公司的文件管理,确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作,以规范公司的各项文件收、发(拟稿、会签、审批、签发及实施)工作,制定本法。

1 管理原则

1.1办公室是公司文件管理的归口部门,负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。

1.2公司上报下发正式文件由办公室负责,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2 基本要求

2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文.

2.2 送件部门(人)应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。

3 内部文件

3.1文件起草

需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿:公司文件由发起部门拟稿,行政人事部负责组织会审;属部门专业文件由各部门指定人员拟稿,部门负责人审核。

3.2文件审核

各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。

办公室负责审核,是否需要行文,是否符合公司有关制度、规定,是否发起部门与相关部门进行了协商、会签,文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。

3.3文件签发

文件形成后,主管领导签发。

办公室负责复印、盖章、转发(送)、执行和归档。

4 外来文件

外来的文件由办公室责签收,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。

5 业务流程

关于规范公司内部文件管理的办法

关于规范公司内部文件管理的办法

关于规范公司内部文件管理的办法公司内部文件管理是企业管理中至关重要的一环,良好的文件管理

能够提高工作效率、减少错误和纠纷,并保障公司的合法权益。为了

规范公司内部文件管理,制定一套有效的办法是非常必要的。本文将

就规范公司内部文件管理的几个方面进行探讨。

一、文件命名规范

在公司内部文件管理中,一个重要的环节是文件命名规范。合理的

文件命名能够方便文件的检索和归档,避免混乱和遗失。以下是一些

适用的文件命名规范的建议:

1.使用简洁明了的名称:文件名应该以能够清晰表达文件内容的词

语命名,尽量避免使用过于复杂和冗长的词汇。

2.采用标准化的格式:建议按照一定的格式规范来命名文件,如日

期-文件名、文件类别-日期-文件名等。

3.避免使用特殊字符:文件名中不应包含特殊字符,如斜杠、问号、星号等,以免导致文件在不同操作系统下的不兼容问题。

二、文件分类与归档

规范的文件分类与归档是有效管理文件的关键。以下是一些建议:

1.按照文件类型进行分类:可以将不同类型的文件分为合同文件、

财务文件、人事文件等不同类别,便于查找和整理。

2.制定明确的归档流程:建立文件归档的操作流程,包括文件整理、分类、编号和存储位置等,确保文件的整齐有序。

3.设立文件保管责任人:指定专人负责文件的保管和管理,确保文

件的安全性和完整性。

三、权限管理与访问控制

为了保护公司的机密信息和文件安全,合理的权限管理和访问控制

措施是必不可少的。以下是几点建议:

1.明确权限分级:对公司内部文件根据敏感程度和机密性进行分级,设定不同的访问权限,确保文件只能被授权人员获取。

公司发文管理制度规范办法

公司发文管理制度规范办法

第一章总则

第一条为加强公司内部发文管理,提高工作效率,确保发文质量,规范发文流程,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有发文活动,包括但不限于通知、报告、请示、

批复、通报等。

第三条公司发文管理遵循以下原则:

1. 坚持依法行政,严格执行国家法律法规和公司规章制度;

2. 坚持实事求是,确保发文内容真实、准确、完整;

3. 坚持高效便捷,简化发文流程,提高办事效率;

4. 坚持责任明确,明确发文责任主体,确保发文质量。

第二章发文范围和权限

第四条公司发文范围包括:

1. 对公司内部各部门、各岗位的指导性、规范性文件;

2. 对公司内部重大事项、重要活动的通知;

3. 对公司内部各部门、各岗位的请示、报告、批复等;

4. 对公司内部其他需要发文的事项。

第五条公司发文权限如下:

1. 公司总经理及总经理授权的副总经理、各部门负责人有权签发公司内部文件;

2. 公司各部门负责人有权签发本部门文件;

3. 公司办公室负责公司内部发文的管理和协调工作。

第三章发文流程

第六条发文流程如下:

1. 准备阶段:发文部门根据工作需要,草拟发文稿,并经部门负责人审核;

2. 审核阶段:办公室对发文稿进行审核,包括内容、格式、措辞等;

3. 签发阶段:经审核通过的发文稿,由总经理或其授权的副总经理、各部门负责人签发;

4. 发布阶段:办公室负责将签发的文件进行格式化处理,通过公司内部信息平台发布;

5. 存档阶段:办公室对已发布的文件进行归档,便于查询和管理。

第四章文件格式和内容要求

第七条公司发文格式要求:

1. 文件标题应简洁明了,概括文件内容;

《文件管理办法》补充规定(修订版)

《文件管理办法》补充规定(修订版)

《文件管理办法》补充规定

编号:Q/MN-BL-JM/GL11.5-1-2009-1

1 目的

为了确保公司内各使用部门及时得到文件的有效版本,并有利于文件资料的系统管理,特制定本规定;本制度是对集团下发的《文件资料管理办法》的补充说明。

2 适用范围

本法适用于冰淇淋成都金蒙生产基地各部门。

3换版说明

此文件是对2009年2月18日发的编号为Q/MN-BL-CD/GL11.5-1-2009-0的《文件管理办法》补充规定的换版。

换版内容对公司的代码及发文字号做了变更。

表1:部门代码规定

5 公司内各部门公文发文字号简称如下

5.1成都金蒙生产基地蒙牛冰金蒙字[2009]**号

5.2 总经办蒙牛冰金蒙办字[2009]**号

5.3 财务处蒙牛冰金蒙财字[2009]**号

5.4 供应处蒙牛冰金蒙供字[2009]**号

5.5 物流处蒙牛冰金蒙物字[2009]**号

5.6 品保处蒙牛冰金蒙品字[2009]**号

5.7生产处蒙牛冰金蒙生字[2009]**号

6 文件管理流程

6.1 文件的发放

流程为:起草初稿—下发至相关部门反馈—收集反馈信息后更改初稿—发文件管理员处编号—打印、领导审批—网发—纸版交文件管理处归档。

(1)起草人依据集团总裁办《文件资料管理办法》的要求起草文件,依据文件内容划分该文件的所属框架及代码,编号在总经办文件管理员处核对。

(2)发布单位应体现出冰淇淋成都金蒙生产基地的具体部门

(3)文件签发后,一个工作日内将电子版传到总经办文件管理员处备案一份。文件是以冰淇淋成都金蒙生产基地的名义发放,将纸版复印件传一份到总经办文件管理员处备案,并由发放部门打印张贴、宣传、培训。

公司制度文件管理办法

公司制度文件管理办法

公司制度文件管理办法

一、总则

1.为规范公司制度文件的管理,确保公司的正常运转和各项工作的顺

利进行,特制订本办法。

2.公司制度文件是指公司制定的各类规章制度、管理办法、规范文件等。

3.本办法适用于公司内所有制度文件的管理。

二、制度文件的制定与修改

1.制度文件的制定及修改应经过相关部门或人员的研究和审查,并征

求各部门的意见。

2.制定或修改制度文件需明确目的、范围、程序、责任人、实施时间

等要素,并由公司总经理办公室予以审批。

3.制定或修改的制度文件应当予以通知,并在公司内部网页、公告栏

等途径公布。

三、制度文件的编号与格式

1.制度文件的编号应包括制度名称、编号、版本号、生效日期等要素。

2.制度文件的格式应根据具体文件性质,采用不同的模板,以保证制

度文件的一致性和可读性。

四、制度文件的存档与传阅

1.公司的制度文件必须按照规定的程序和要求进行存档。存档部门负责制度文件的收集、整理和管理。

2.制度文件的存档包括电子版和纸质版,电子版存放在公司内部网络服务器上,纸质版存放在存档室中。

3.存档室应具备良好的环境,采取适当的防火、防湿、防尘等措施,确保制度文件的安全和完整性。

4.制度文件的传阅应由存档部门负责,根据需要将制度文件传阅给相关部门和人员,同时记录传阅情况。

五、制度文件的更新与废止

1.公司的制度文件应定期进行更新与废止,以保证其适应公司的管理需求和法律法规的变化。

2.制度文件的更新应按照一定的程序和流程进行,由制度文件的责任人提出更新建议,并经过相关部门的审核和公司总经理办公室的审批。

3.制度文件的废止应在制定废止决定后,由存档部门及时将其标注为“已废止”,并通知相关部门和人员停止执行。

某公司文书管理办法

某公司文书管理办法

某公司文书管理办法

(实用版)

编制人:__________________

审核人:__________________

审批人:__________________

编制单位:__________________

编制时间:____年____月____日

序言

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国有企业制度文件管理办法

国有企业制度文件管理办法

国有企业制度文件管理办法

第一章总则

第一条为进一步提升公司内控管理水平,健全完善制度体系建设,推进公司制度文件管理的规范化、标准化、程序化,确保公司管理文件受控,结合公司工作实际,特制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部室及相关职能部门编制下发的所有制度文件,以及经职能部门确认的公司需遵照执行的外来制度文件的管理工作。

第三条名词解释

管理文件:包括两个文件来源,即外来文件(上级文件转化)和内部文件。其中,内部文件又包括公司级文件和部室级文件。

外来文件:指公司转发的,以及由各职能部门确定的与其管理职责密切相关的法律、法规、政府及行业规范、标准及相关政策性要求文件等。

内部文件:指公司各职能部门依据其职能及主要工作职责制定的长期有效(两年及两年以上)的文件。内部文件主要分为四个层级,即一级核心、二级核心、重要文件和一般文件。

一级核心文件:指与公司治理结构建设、战略规划、重大决策制定相关的制度文件。

-1-

二级核心文件:指综合性的、全局性的涉及公司重大经营管理事项,重点在人力资源管理、财务控制、设备物资管理、产业投资、业务控制、环境治理等与三重一大决策事项紧密联系的相关管理制度文件。

重要文件:指公司经营管理工作及相关专业领域业务流程实施要求方面的管理制度文件。

一般文件:指对公司日常管理活动进行规范管理的制度文件。

第二章职责分工

第四条各职能部门负责本系统外来文件的整理、评审、适用性评价及更新工作;负责本系统内部文件的起草、修订、废止工作;负责组织确定制度文件的所属层级;组织有关部门对文件内容的合规性、管理要求的适宜性以及与其他文件存在的关联性等进行评审,提出公司文件审定程序的建议;负责对本系统制定的内部文件进行解释说明、开展相关业务培训以及对后续实施情况开展考核。

公司文件管理制度

公司文件管理制度

为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。

合用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案

3.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2 受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。

3.3 非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或者正文页面无“受控”标识,文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4 外来文件:指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件 (法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

4.1 公司人事行政部是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2 各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3 文件编制、审批、发布的权责

4.3.1 各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2 管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程叙文件、管理文件。

4.3.3 人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门,负责公司文件立、改、废的审核(核稿) 、发布、汇总。

规章制度文件管理办法

规章制度文件管理办法

规章制度文件管理办法

第一条总则

为规范和加强文件管理工作,提高文件管理的效率和水平,保障文件的安全性和完整性,

特制订本管理办法。

第二条文件管理的目标

文件管理的目标是将文档、文件按照一定的规律进行收集、整理、分类、存储、传递、利

用和销毁,保证文件的安全、真实、及时和完整,使文件的管理达到科学、规范、高效的

管理水平。

第三条文件管理的范围

本管理办法适用于全公司内的文件管理工作。

第四条文件管理的职责

1. 公司领导班子要高度重视文件管理工作,制定和审定公司文件管理制度、规章制度。

2. 文件管理部门负责全公司文件管理工作的具体实施。

3. 各部门应按照公司文件管理制度履行文书档案管理职责,确保文件的安全、准确和完整。

4. 文件管理员要具备一定的专业知识和管理能力,严格执行文件管理规定,确保文件管理

工作的有效开展。

第五条文件的保管

1. 文件保管要实行分类管理,将文件按照文件类型、内容、形式等特点进行分类管理,建

立档案目录。

2. 文件要按照一定的规则放置在文件柜、文件架等储存设备中,每份文件都应有相应的编

号和记录,便于查找。

3. 文件应存放在通风干燥、安全密闭的文件库房中,禁止存放在潮湿、阳光直射、易燃易

爆的地方。

4. 文件柜、文件架等储存设备要定期检查,确保其使用正常,保证文件的安全性。

第六条文件的整理和更新

1. 文件管理部门要定期对文件进行整理和清理,将一些不需要的文件及时销毁或归档。

2. 文件要根据内容的情况进行更新,将过时的、失效的文件及时替换或修订。

第七条文件的传递

1. 文件的传递要依照公司规定的流程进行,不得私自传递文件。

公司文件审核管理办法

公司文件审核管理办法

文件审核管理办法

一、总则

为更好的提升我公司文件质量,规范文件格式,加强文件的可操作性,使文件审核过程规范化、制度化,有效的促进工作开展,严防各类失误和错误的发生而给公司造成的不必要性损失,特制定本办法.

二、适用范围

(一)文件适用范围

本制度所指文件为云南华特节能环保投资有限公司(以下统称为“公司”)所起草的一切文件。文件类型包括业务文件、行政文件及其他文件三类。

1、业务文件

业务文件是指公司以其营业范围承揽的相应业务所应向委托方提交的一切技术成果,其中包括文本、图件等纸质图件以及对应的电子版资料.

2、行政文件

行政文件是指针对公司内部管理和外部协调等事宜所起草的文件,其中包括公司内部管理制度、办公室提交有关

部门的相关文件、人员劳动合同等文件.

3、其他文件

其他文件是指公司内部出具的除业务文件和行政文件以外的文件.

(二)人员适用范围

本制度适用的人员范围为一切参与文件审核的人员。

三、审核流程

项目的基本审核流程按审核级别划分如下:

1、总经理

2、副总经理

3、部门经理

4、部门主管

5、起草人/责任人

(一)业务文件

审核按照文件版本和各级别人员对应填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可打印、申请盖章。

(二)行政文件

1、合同类文件

具体包括办公室仪器设备相关协议、公司文件打印相关协议、公司招待相关协议等文件,文本起草人审核完毕后,

报上级分管领导处,涉及款项较大的,需上报总经理处审核。填写文件审核登记表(附件二),审核无误后申请盖章并执行。

2、申报类文件

具体包括工商税务类申报、资质申报、公司相关荣誉申报等文件,文本起草人审核无误后,上报分管副总经理处审核,填写文件审核登记表(附件二),终审人员签字确认后方可申请盖章并执行.

公司文档管理制度及办法

公司文档管理制度及办法

公司文档管理制度及办法

一、总则

公司文档管理制度及办法旨在规范和规范公司内部文档的管理和使用,保障公司文档的安

全性、完整性和可用性,提高公司工作效率和管理水平,保障公司各项业务的顺利进行。

本制度适用于公司内所有员工。

二、文档管理的范围和内容

1. 文档的范围:公司内所有电子文档和纸质文档。

2. 文档的内容:公司内部各类文件、合同、协议、报告、备忘录、会议纪要、邮件等。

三、文档的分类和编号

为了方便管理和检索,公司对文档进行了分类和编号设定。

1. 文档分类

- 内部文件:公司内部文件管理,包括各部门工作计划、汇报、审批流程等。

- 合同协议:公司与外部单位签订的合同和协议管理。

- 报告备忘:各种工作报告、备忘录管理。

- 会议纪要:会议纪要管理。

2. 文档编号

- 文档编号采用公司统一规定的编号体系,包括序号、日期和标识符。

- 各部门根据自身业务需要设定内部编号规定,但必须符合公司的编号规范。

四、文档管理的流程

1. 文档的创建

- 文档的创建责任人应当根据文档的性质、内容和用途确定文档的名称、编号和存储位置。 - 对涉及机密信息的文档,应当进行加密处理。

2. 文档的提交和归档

- 文档的提交应当按照公司规定的流程进行,确保提交的文档符合规范。

- 对于需要归档的文档,应当按照公司规定的存档位置和方式进行归档管理。

3. 文档的存储和保管

- 电子文档应当存储在公司规定的服务器上,并进行定期备份,确保文档的安全性和可用性。

- 纸质文档应当存放在公司规定的存储柜或档案室内,并进行定期整理和清点。

4. 文档的检索和利用

文件管理办法(规范标准版)

文件管理办法(规范标准版)

公司文件管理办法

第一章总则

第一条为了使文件管理工作科学化、规范化、制度化,参照有关规定,结合公司实际,制定本办法。

第二条本办法适用于***有限公司(以下简称“集团”)及各分子公司。各分子公司须参照本办法的原则制定文件管理实施细则,并报***办公室备案审核后执行。

第三条文件处理应坚持实事求是的原则,做到准确、及时、规范、安全、保密。

第四条***办公室是集团文件管理的归口部门,负责统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第二章文件种类和格式

第五条文件种类

(一)决定:适用于对重大事项或者重大行动做出安排。

(二)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(三)通知:适用于批转各部门的文件,转发上级机关和不相隶属单位的文件;发布规章;传达要求各部门和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用高级管理人员等。

(四)通报:适用表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(五)报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级单位的询问等。

(六)请示:适用于向上级单位请求指示、批准。

(七)批复:适用于答复部门、分子公司请示事项。

(八)函:适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

(九)会议纪要:适用于记载或传达会议情况和决定事项。

(十)决议:用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(十一)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十二)规定:用于对特定范围内的工作和事物制定具有约束力的习惯行为规定。

第六条文件格式

(一)文件一般由文件名称、份号、密级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位署名、成文日期、印章、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

文件管理办法(新修改)

文件管理办法(新修改)

附件一:

文件管理办法

第一章文件管理的目的

第一条为了使公司的文件管理工作标准化,提高公司各部门草拟文件的质量,强化文件学习、执行的力度,加强公司文件的严肃性和保密性,特制定本办法。

第二章文件的种类

公司的文件是公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达董事会的方针、政策,发布行政规范和规章制度,施行行政、财务、业务措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

第二条公司文件的种类包括以下八种

一、通知

适用于批转下级部门的文件,转发上级部门和不相属部门的文件;发布规章制度,传达要求下级部门执行或有关单位周知的事项,任免和聘用领导。

二、通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

三、决定

适用于对重大事项或者重大行动作出安排。

四、指示

适用于对下级部门布置工作,阐明工作活动的指导原

1

则。

五、报告

适用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级部门的询问。

六、请示

适用于向上级部门请求指示,获得批准。

七、批复

适用于答复下级部门请示的事项。

八、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章文件格式

第三条文件的格式、字体、字号、用纸等以本文件为准。

第四条文件由发文机构、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发时间、学习范围、秘密等级、紧急程度等部分构成。

一、发文机构应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机构应当排列在前。

二、发文字号包括机关代字、年份、序号,联合行文只标明主办机构发文字号。

公司电子文件管理暂行办法

公司电子文件管理暂行办法

公司电子文件管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范公司电子文件管理,确保电子文件的真实、完整、可用、安全,促进信息资源开发利用,推动信息化建设健康发展,根据《中华人民共和国档案法》及《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅〔2009〕39号)、《电子文件归档与管理规范》GB/Tl88942002等有关法规,结合公司实际,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件,是指公司在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,坚持下列基本原则:

(一)统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划,统一管理制度,对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

(二)全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理,确保电子文件始终处于受控状态。

(三)便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势,对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

(四)安全保密。按照国家有关法律法规和公司保密规章制度的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。

第四条移交与接收的电子文件应当真实可靠、齐全完整和安全可

用;涉密电子文件的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

第二章电子文件管理体制、机构及职责

第五条公司各部门兼职档案员负责电子文件日常处理;公司档案部门负责归档电子文件管理;公司网络中心负责为电子文件管理提供信息化支持;公司保密委员会负责涉密电子文件的保密监督管理。

第六条公司对电子文件进行统筹规划、统一管理,对具有保存价值的电子文件实行集中到档案部门进行管理。

文件管理办法

文件管理办法

第一章总则

第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化,确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题,便于文件的检索、存档,特制订本办法•

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等.

第4条主要职责.

1.集团领导:负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2 .集团企业管理中心:负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施,包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制;监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料.

3 .集团行政管理中心:负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作.

4 .集团各中心:负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件,并对文件的执行进行进行监督,收集反馈信息,不断完善文件管理.

5 .集团监督审计中心:负责策划文件管理的监督体系,并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6 .区域公司:负责执行集团下发的各项文件;收集所在地的相关法规与其他要求;建立健全本区域内部文件管理体系,并及时整理并反馈给集团企业管理中心.

第9条制度文件.

1.定义:指为了维护正常的工作秩序,保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开

展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件,是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2 .分类:本办法将制度文件分为指令文件(规划、策划等\管理文件(综合型管理办法\流程文件(各类流程R其规范\作业文件(说明书、工作操作手册等)和表图文件(各类统计图表.分析图表).

某有限公司文件管理办法

某有限公司文件管理办法

某有限公司文件管理办法

(实用版)

编制人:__________________

审核人:__________________

审批人:__________________

编制单位:__________________

编制时间:____年____月____日

序言

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CAPP公司文件管理办法

为了规范公司的文件管理,确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作,以规范公司的各项文件收、发(拟稿、会签、审批、签发及实施)工作,制定本法。

1 管理原则

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1.2公司上报下发正式文件由办公室负责,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2 基本要求

2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文.

2.2 送件部门(人)应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。

3 内部文件

3.1文件起草

需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿:公司文件由发起部门拟稿,行政人事部负责组织会审;属部门专业文件由各部门指定人员拟稿,部门负责人审核。

3.2文件审核

各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。

办公室负责审核,是否需要行文,是否符合公司有关制度、规定,是否发起部门与相关部门进行了协商、会签,文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。

3.3文件签发

文件形成后,主管领导签发。

办公室负责复印、盖章、转发(送)、执行和归档。

4 外来文件

外来的文件由办公室责签收,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。

5 业务流程

5.1文件管理业务流程分为收文和发文。

5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;

5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程,一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。

5.2发文程序与要求

拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。

5.2.1拟稿

①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的,负责人应亲自草拟,或经集体研究提出方案后,指定专人草拟。

②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。

③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页(协议合同类应填附合同协议会签单)详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。

5.2.2 审核

①主办部门负责人根据有关文件规定,对文稿是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要进行审查和修改,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。

②办公室复核的重点是:是否需要行文、行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制文件的有关要求,文件是否符合相应规定,是否符合公司利益,是否符合实际需要。在不改变原意的情况下,审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿,可提出修改意见,由拟稿人进行修改。

③总经理审核

总经理对文件内容进行批示意见后,返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。

5.2.3会签

需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签,对文件涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序,取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。

5.2.4签发

文稿经审核(须经会签)后,送总经理或董事长审定批准签发。

5.2.5复核

公司级文件正式印刷(打印)前,办公室应进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

部门内文件由各部门制定人员复核。

5.2.6印刷(打印)、用印、分发

①签发后的文件由由办公室按照相关制度对文件正式编号、印刷(打印)。印刷(打印)必须符合规定格式,字迹清楚无误,整洁美观,份数准确。

②印刷(打印)文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对,以确保质量。文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;

③公文盖章只限于发出和存档的公文,留作他用的公文不盖章,印章要盖得端正、清晰,严防错盖、漏盖。

④上报的文件严密装封,并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件,一律不得托人代签、代捎。

⑤以公司名义发出的文件,底稿与正本由办公室收存备查。

⑥文件打印后,由办公室负责分发并检查落实情况。

5.3 收文程序与要求

收文办理指对收到文件的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

5.3.1文件签收

凡公司外来公启文件(除公司领导亲启的外)均由办公室登记签收,后分别交行政主管或经理拆封。在签收和拆封时,接收人员应注意检查文件包装是否完好,对于封口或邮票撕毁函件应查明原因,并有权拒绝签收。

5.3.2 文件登记编号

(1)收到上级或平级文件后应及时附上“外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅,领导签批处理意见后进入批转或归档流程。

(2)本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管,不得个人保存。

(3)收到的文件应按本办法编写收文编号,并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。

5.3.3 审核

(1)各部门凡收到需要办理的正式文件,均需由部门负责人进行审核。审核重点是:是否应由本部门办理;是否符合相应公司规定。

(2)涉及上报董事长、总经理事项,办公室部应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范;不符合规定的公文,可退回呈报部门并说明理由。

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