外来包裹邮件管理程序

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邮件收发管理制度

邮件收发管理制度

邮件收发管理制度一、目的为了规范公司的邮件收发管理工作,确保本厂邮件的准确、及时收发,特制订本制度。

二、范围本厂内三、定义邮件物品,指公司员工因工作需要,向外部寄送文件资料、货物及其他物品等(大型设备的发送不在此例)。

四、职责(一)收发室:负责公司邮件物品的收发管理;(二)各部门:协助收发室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。

五、工作内容(一)邮件的签收与发送1、邮件的签收a、收发室在接收到外来邮件物品时(特别是快递、挂号、包裹单、汇款单、货运单时),要及时通知收件人到收发室当面签收;b、收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记签收时间,以备查验和对;c、收件人为公司名称、公司顾问人员及离职人员的,由综合部相关人员代签;d、除特殊情况外,如物品单中指定的接收人不在,原则上不得由他人代签,如因此造成物品遗失、短少或调包等后果,代签人需承担全部责任;e、凡快递、挂号信、包裹单、汇款单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室签收邮单,并及时去邮局取款取件,如因个人缘故超期罚款,收发室概不负责;(二)邮件的发送a、因工作需要,需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者,必须先签写《邮件发送审核表内》,需经部门负责人,综合管理部负责人签字确认,并将需邮寄的物品包装好后交给收发室,由收发室统一安排邮寄;b、未经登记或需邮寄的物品无部门负责人签字者,收发室可拒绝受理,如需邮寄邮费自付;c、如收件人等信息不清楚或不完整,收发室有权要求当事人将资料完善,对于无故拒不按要求填写,且经收发室要求无效者,收发室有权拒发该货品,并将情况报该部门负责人处理;d、收发室邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记,邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息,邮件的后续跟踪有寄件人自行负责;e、寄送文件、资料、货物等邮件物品,原则上通过公司指定的承运单位(邮局、EMS、中通邮件、运达等公司)进行邮寄,如有特殊情况需经过公司指定外的承运单位寄送,必须经综合管理部负责人审批方可生效;f、收发室要保留好每次邮寄的存根,以备查验核对;g、收发室每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题;h、公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账,一经查出,罚所赊邮费的5倍。

第6章-14节外来包裹(邮件)检查程序

第6章-14节外来包裹(邮件)检查程序

1.目的:为了相应公司的反恐政策,控制进入公司的包裹、邮件、快递的安全,确保反恐政策的顺利开展。

2.范围:公司所有外来邮件、包裹。

3.权责3.1由警卫人员对送往公司的包裹、邮件、快递做全面检查,并做好相关的记录。

4.程序4.1所有来厂邮件或包裹只能送交保安室,保安在邮件、包裹送达收件人之前,应对邮件包裹进行初步检查,确保无异常。

若发现异常,应立即上报。

以下是可疑邮件一些特征(但并不意味可疑邮件和包裹是危险的):4.1.1国外邮件、航空邮件和特快专递4.1.2限制标志(例如机密、亲启等)4.1.3多付邮资(通常为邮票,而非邮资己付戳条纹)4.1.4手写或模糊不清的地址4.1.5错误的称呼4.1.6有称呼但没有姓名4.1.7拼错常用字4.1.8油污或变色4.1.9没有回信地址4.1.10超重4.1.11硬质信封4.1.12不对称或不平坦信封4.1.13外露电线或锡伯纸4.1.14过多保护材料(例如胶带线绳等)4.1.15视觉扰乱4.1.16物品外部有不明的动力装置4.1.17有滴答声4.1.18邮戳上的城市与回信地址不符4.2检查控制程序:对于快递公司送来的快递、邮局的信件、包裹在门口进行验收,符合相关要求时予以签收。

4.3检验核对项目:4.3.1首先核对包裹的收件人是否为本公司的员工,如果非本公司员工的姓名,该包裹将予以拒收,退还给送件人。

4.3.2如果是本公司员工的包裹,则向收件人询问是否有发件地寄来的包裹,如果收件人否认有发件地寄来的包裹,该包裹将予以拒收,退还给送件人。

4.3.3物品以及大概的形状、结构等,再根据收件人的描述核对包裹是否符合,如果不能符合该包裹将予以拒收,退还给送件人。

4. 3.4核对外观:经核对符合上述条件后,进行核对包裹的包装是否完整、有无破损以及是否有开启过包裹, 如果包装存在破损不够完整或有开启的迹象则该包裹将予以拒收,退还给送件人。

4.3.5对已经收到的包裹,警卫要要求当事人在警卫室自己打开包裹,由警卫查核,发现危险品应该报告安全主管或者报警方处理。

公司报刊、邮件、函电收发制度

公司报刊、邮件、函电收发制度

公司报刊、邮件、函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。

第二条外发函电要求。

1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点往常将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表。

2.每天下午××点往常,公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发。

表23-3 信函寄发记录表业务类公共关系第三条外来邮件管理1.外来邮件一律公司收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.通常公启函、电与公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

4.私人不明平信一律放到(信架)信袋内,由个人自取。

5.不论公私邮件,收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误对;国外来函应检查封口、邮戳,如发现被拆封或者邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映查明原由。

6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件。

超期罚款收发室概不负责。

第四条报刊订购与收发1.报刊订购(1)订购时间:上半年;下半年。

(2)订购手续:不论单位与个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清晰交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。

公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。

归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,还须填写报刊分发清单,全面写明各类报刊分发到什么单位或者个人。

2.报刊收发(1)收发员每天对邮局送来的报刊应参照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退任。

(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。

收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室。

邮件运输管理制度

邮件运输管理制度

邮件运输管理制度尊敬的各位部门经理和员工:我们很高兴向大家介绍我们公司的邮件运输管理制度。

在现代社会,邮件运输是非常重要的一环,它涉及到了公司内部和外部的信息交流和传递。

因此,建立一个高效的邮件运输管理制度对于公司的运营和管理非常重要。

在这篇邮件中,我们将详细介绍我们公司的邮件运输管理制度,包括邮件的分类、包装、寄送、接收和存储等方面的具体规定。

一、邮件的分类我们公司的邮件主要可以分为内部邮件和外部邮件两种。

内部邮件指的是公司内部员工之间的信件和文件的传递,而外部邮件则是公司和外部客户、合作伙伴之间的信件和文件。

针对这两种不同的邮件,我们制定了不同的管理办法。

对于内部邮件,我们鼓励员工们使用电子邮件进行交流和传递文件,以减少纸质邮件的使用。

对于确实需要使用纸质邮件的情况,我们规定邮件必须在规定的信封内寄送,并注明收件人和发件人的信息。

同时,我们规定员工在寄送内部邮件时需要填写相关的表格,以便跟踪邮件的进展和及时解决可能出现的问题。

对于外部邮件,我们要求员工在寄送邮件时必须经过公司指定的快递公司,以确保邮件的安全和及时送达。

同时,我们规定外部邮件必须按照规定的包装要求进行包装,并在包裹上注明重要的信息,如收件人地址、联系方式等。

对于重要的文件和资料,我们要求员工在寄送前必须备份,并保留备份文件以防万一。

二、邮件的包装邮件的包装是邮件运输过程中非常重要的一环。

一个合适的包装可以确保邮件在运输过程中不受损坏,并且可以减少邮件的丢失的可能性。

因此,我们在包装方面也做了一些具体的规定。

首先,我们规定所有的包裹必须使用符合国家标准的包装材料,以确保包裹在运输过程中不受损。

其次,我们要求员工在包裹上标明收件人和发件人的信息,并写明包裹的内容和价值。

对于易碎品和贵重物品,我们要求员工在包裹外部贴上相应的标签,并在包裹内部加入缓冲材料,以减少碰撞和损坏的可能性。

三、邮件的寄送在邮件的寄送过程中,我们要求员工必须按照公司规定的流程办理寄送手续,并确保寄送信息的准确性和及时性。

信件收发管理规定

信件收发管理规定

文件、信函收发及传递管理制度文件、信函的收发、传递是公司行政办公事务管理工作的一个重要组成部分,其任务是负责文件、信件、报刊等的收发运转工作正常、及时。

为保证文件/信函收发及公司内部文件、资料传递及时和运行的安全可靠,请各部门按以下要求做好文件信函的收发工作1、公司公私报刊外来文件、邮件、外发邮件等的收发工作由公司行政科负责收发。

对该岗位的文件收发要求是:1.1只承担接收、发送信件的任务,不担负拆封或处理信件的任务。

1.2无论何种情况下,都必须把信件及时送达收信人。

1.3做好信件、文件的移交签收工作,保证文件运行的安全可靠。

2外发邮件要求2.1各部门因公需外发邮件时,经办人员最迟应于每天下午4:30以前将函件送到综合部行政科,另填写《信件外发登记表》。

2.2每天下午5:00以前行政科应将当日外发邮件清点,通知快件公司或送交邮局寄发。

3外来邮件管理3.1外来邮件(快件、挂号、纸包、包裹、单货运单、员工私人信件等)包括一律由行政科对外签收、对内及时分发,送达收件人或其代理人并办理签收手续,行政科负责人员应在《信件签收登记表》上做好签收登记,以明确责任。

3.2不论公私邮件前台应随到随清及时分发不得丢失、损坏、搁置、延误。

3.3对外来函件应检查封口,如发现被拆封或邮票被撕应酌情处理并向快递公司或邮局反映。

3.4专业报纸及杂志统一由行政科保管,采取借阅的形式,并需登记且限时归还(报纸借阅时间为当天归还;杂志借阅时间为3天),行政科负责人员应在《文件借阅登记表》上做好借阅登记3.5遇到收件人出差时,行政科应事先电话或短信通知并妥善保管,收件人出差回来时前台应及时分发到手或及时通知领取,办好签收手续。

4、应用表单4.1《信件外发登记表》4.2《信件签收登记表》4.3《文件借阅登记表》编制人\日期: 审核人\日期:。

海外进入中国邮件的流程

海外进入中国邮件的流程

海外进入中国邮件的流程
海外进入中国邮件的流程通常包括以下几个步骤:
1.邮寄: 将邮件寄往中国的邮政机构或物流公司.
2.入境检验: 邮件进入中国后首先要经过入境检验. 邮件将在海关或其他相关部门进行检查,以确保其不包含违禁品或其他危险物品.
3.清关: 一旦通过了入境检验,邮件将进入清关程序. 这个过程包括缴税和缴税等.
4.邮政处理: 一旦邮件通过了清关程序,它将进入邮政处理程序. 这个过程包括邮件的投递和配送.
投递: 邮件最终将送到收件人手中。

请注意,上述流程可能因国家和地区的不同而有所不同,如果您有更具体的问题,建议您联系当地的邮政机构和海关部门了解最新政策和流程。

GSV反恐程序—外来包裹、邮件管理程序

GSV反恐程序—外来包裹、邮件管理程序

GSV反恐程序—外来包裹、邮件管理程序1.目的为确保所有快递货物的准确性、安全性。

2范围适用于快递收发相关人员。

职责:检查所有外来包裹、邮件3.程序a.收快递1)先看清楚收件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址及所寄物品,根据物品名称来判断物品是否与填写的相符,在开件前用手掂量﹑用耳细听有无异常。

以下是可疑邮件的一些特征(但并不意味着可疑邮件或包裹就是危险的)。

1.1国外邮件、航空邮件和特快专递。

1.2限制标志,例如机密、亲启等。

1.3多付邮资。

(通常为邮票,而非邮资已付戳记条纹)。

1.4错误的称呼。

1.5有称呼但没有姓名。

1.6 拼错常用字。

1.7油污或变色。

1.8没有回信地址。

1.9超重。

1.10硬质信封 1.11不对称或不平坦的信封。

1.12外露电线或锡箔纸。

1.13视觉扰乱。

1.14物品外部有不明的动力装置。

1.15过多的保护材料,例如胶带、线绳等。

1.16有滴答声。

1.17邮戳上的城市或州、省与回信地址不相符。

2)看清楚寄件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址;3)确认无误后再签收并留下一联作留底备查,然后登记相关数据(寄件公司﹑收件人﹑发件地址、包裹/快件内所属物品﹑检查人员﹑收件日期)4)收件人来领快递时,要在《外来包裹、邮件登记表》上签收。

b.发快递1)先写清楚收件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹑联系方式;2) 再写清楚寄件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹑联系方式;3)确认填写无误后再叫快递公司过来收件﹐并让发件人签名(快递公司名称﹑单号﹑收件公司﹑发件人﹑快递物品﹑发件日期)4)每批次的发出的快递跟踪直到确认快递人员取走物件;5)电邮(或电话)通知收件方,告知快递已经发出的信息提醒对方注意查收;。

外来文件管理流程

外来文件管理流程

外来文件管理流程1.文件接收外来文件可以通过电子邮件、传真、快递或者直接交接等方式进入组织。

在接收文件之前,一般需要有专门的人员负责接收文件,并检查文件的完整性和准确性。

对于电子邮件或传真等电子文件,需要进行病毒扫描以确保安全。

2.文件审核接收到的文件需要经过审核,以确定文件的内容和目的是否与组织的业务相关。

审核时需要注意文件的真实性和有效性,以防止收到虚假或过期文件。

审核通过的文件可以继续进行后续处理,不符合要求的文件则需要被拒绝或者退回给发送方。

3.文件分发审核通过的文件需要及时分发给相关的人员或部门进行处理。

分发方式可以是电子的或纸质的,具体根据文件的性质和组织的需求来决定。

在文件分发过程中,要确保文件的机密性和安全性,避免文件被未经授权的人员访问或泄露。

4.文件存储接收到的文件需要进行存储以备查阅。

存储方式可以是电子存储或者实物存储,根据文件的类别和重要性来选择合适的方式。

电子存储可以利用网络硬盘、服务器或者文件管理系统进行,对于重要文件可以进行备份以确保数据的安全。

5.文件归档对于长久存储的文件,需要进行归档管理。

归档可以是按照时间、类别、项目或其他标准来进行分类。

归档后的文件需要标明归档的时间、归档的位置以及归档的责任人,以便于日后的查阅和检索。

6.文件检索当需要查找一些特定文件时,可以通过文件管理系统或者手动检索的方式来进行。

文件管理系统可以按照关键词、文件名或其他属性来进行检索,手动检索则需要按照存档位置和归档标记来查找。

无论采用何种方式,都需要确保文件的检索准确快捷。

7.文件销毁对于已经过时或无效的文件,需要进行销毁处理。

销毁方式可以是纸质文件的碎纸机销毁或者电子文件的删除操作。

销毁前需要确认文件的无效性,并由负责人签字确认销毁操作。

外来文件管理流程需要保持清晰的文档流转路径和明确的责任分工,遵循相关的规章制度和安全要求。

通过规范的外来文件管理流程,可以提高文件管理的效率,保证文件的安全性和可追溯性,从而提升组织的管理水平和工作效能。

邮政快递包裹管理制度

邮政快递包裹管理制度

邮政快递包裹管理制度一、总则为规范邮政快递包裹管理工作,提高包裹投递效率和服务质量,保障客户权益,特制定本制度。

二、邮政快递包裹管理范围本制度适用于所有涉及邮政快递包裹管理的单位和人员。

三、包裹寄递流程1. 客户寄件1.1 客户将快递包裹交给快递员进行信息录入和称重。

1.2 客户需提供详细的寄件信息,确保包裹能够准确送达。

1.3 快递员应及时告知客户包裹的预计到达时间,并提供快递单号供查询。

2. 包裹处理2.1 包裹在寄件后由快递员送往分拣中心进行分拣处理。

2.2 分拣中心按照目的地将包裹分拣至相应地区的配送站。

2.3 包裹在配送站进行再次分拣,并安排投递员投递给客户。

3. 包裹投递3.1 投递员按照订单信息和地区划分,将包裹投递给客户。

3.2 投递员在投递时应注意包裹的安全,保证包裹完整无损。

3.3 客户签收后,投递员应及时反馈签收信息。

四、包裹管理的责任和义务1. 邮政快递公司1.1 邮政快递公司应建立健全包裹管理制度,保证包裹的准确投递。

1.2 邮政快递公司应配备专业的快递员和配送员,提供优质的服务。

1.3 邮政快递公司应加强包裹的安全管理,确保包裹不受损失或丢失。

2. 客户2.1 客户应提供正确的收件人信息和联系方式,便于包裹的准确投递。

2.2 客户应妥善保存快递单号,以便随时查询包裹的投递情况。

2.3 客户在签收包裹时应核对包裹是否完好无损,如有问题及时反馈给快递员。

3. 快递员和投递员3.1 快递员和投递员应熟悉包裹管理流程,确保包裹的及时送达客户手中。

3.2 快递员和投递员应保持良好的服务态度,给客户提供周到的服务。

3.3 快递员和投递员应加强包裹的安全防护,保证包裹的完整性。

五、包裹管理的监督和检查1. 监督机构1.1 本地邮政管理部门对邮政快递包裹管理实施监督和检查。

1.2 监督机构应定期检查邮政快递公司的包裹管理情况,并提出整改意见。

2. 自查自纠2.1 邮政快递公司应建立自查自纠机制,定期进行包裹管理的自查和整改。

邮件收发管理制度

邮件收发管理制度

邮件收发管理制度
一、外来报刊、邮件统一由客户服务中心签收分发。

挂号
类、汇款单、包裹单及包裹等特殊邮件,由指定客服专员签收并做好登记。

二、邮件分发的原则是:一般公函,职工信件、报刊等由
客服专员送达各处室即可;挂号类、汇款单、包裹单及包裹等特殊邮件,须送达处室负责人或收件人签字确认即可。

三、对于机要、文件等按照省局《关于机要文件处理通知》
规定执行。

四、客服专员应对照邮局送达的邮件清单进行分类清点,
签收时如发现错误,应及时要求邮递员补缺退余并做好登记。

五、对于邮件的管理应做到及时分发,不得延误,更不能
丢失或损坏。

签收邮件时,应认真检查封口、邮戳,如有拆封、损坏等疑点可拒绝签收。

六、非正常工作日(如节假日、公休日等)收到的邮件应
指定专人保管,待上班后第一个工作日统一分发。

七、对于特殊邮件,要有专门的存放柜子,并在交接时做
好移交登记。

八、要保持工作区域内的卫生整洁,对于报刊、邮件应分
类整理、摆放、不得随意堆放。

公司邮件快递管理制度

公司邮件快递管理制度

公司邮件快递管理制度尊敬的员工们:为了有效管理公司的邮件和快递业务,提高工作效率,特制定了以下邮件快递管理制度。

请各位员工仔细阅读并严格遵守,以确保工作顺利进行。

一、收寄邮件和快递1. 每天上午10点前是收寄邮件和快递的截止时间,超过该时间递交的邮件和快递将顺延至第二天处理。

2. 收寄邮件和快递必须填写明确的收寄登记表格,包括发件人姓名、联系方式、收件人姓名、联系方式、快递号等信息,以确保寄送的准确性。

3. 敏感邮件和快递必须按照公司规定的保密程序处理,任何违规操作将受到严厉处罚。

二、分发邮件和快递1. 每位员工在收到自己的邮件和快递后应当及时领取,如有特殊原因不能及时领取的,请提前告知行政部门协调处理。

2. 邮件和快递必须按照收件人的姓名标记,分发时务必核对清楚,避免错发或遗漏。

3. 对于特殊文件和重要信件,应当特别注意保管,并按照公司规定的流程进行传递和处理。

三、快递包裹管理1. 收寄快递包裹时要仔细检查包裹的完整性和准确性,如有破损或者缺失应当及时与快递公司联系协商解决。

2. 快递包裹应当按照公司指定的收发地点妥善存放,避免遗失或损坏。

3. 对于特殊和贵重物品的快递包裹,应当加强安全管理,并通知相关部门跟踪处理。

四、外出邮件和快递管理1. 外出工作需要邮件或快递传递的员工应当提前向行政部门提交申请并办理相关手续,确保安全送达。

2. 在外工作期间如需快递或者邮寄重要文件,应当提前告知相关人员跟进处理,确保及时送达。

五、违规处理1. 对于违反邮件快递管理制度的员工,将受到相应的处罚,情节严重者将予以辞退处理。

2. 对于邮件和快递丢失或者损坏的情况,责任人应当立即报告,并协助调查处理,确保公司利益不受损害。

六、其他事项1. 邮件快递管理制度将定期进行修订和完善,公司将提供相关培训和指导,以确保员工遵守规章制度。

2. 如有疑问或者需要帮助,请随时与行政部门联系,我们将竭诚为您服务。

感谢各位员工的支持和配合,希望大家共同遵守邮件快递管理制度,保持公司办公室的秩序和高效运转。

跨境包裹发送日常管理制度

跨境包裹发送日常管理制度

第一章总则第一条为确保跨境包裹发送工作的顺利进行,提高工作效率,保障服务质量,根据国家相关法律法规和公司实际情况,特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有从事跨境包裹发送工作的部门和个人。

第三条跨境包裹发送工作应遵循“安全、快捷、准确、高效”的原则。

第二章组织机构与职责第四条成立跨境包裹发送管理小组,负责制定、修订和监督实施本制度。

第五条跨境包裹发送管理小组职责:1. 负责制定跨境包裹发送工作流程和操作规范;2. 监督检查各部门执行跨境包裹发送工作的情况;3. 负责处理跨境包裹发送工作中的突发事件;4. 定期组织培训和考核,提高员工业务水平。

第六条各部门职责:1. 运输部:负责跨境包裹的收寄、分拣、包装、运输等工作;2. 客服部:负责接收客户咨询,解答疑问,处理客户投诉;3. 财务部:负责跨境包裹的计费、结算和财务管理;4. 技术部:负责信息系统维护和优化,确保系统稳定运行。

第三章工作流程第七条跨境包裹收寄流程:1. 客户提交包裹,并填写相关单证;2. 客服人员审核单证,确认无误后,进行登记;3. 运输人员对包裹进行初步检查,确保无误后,进行包装;4. 包装完毕后,运输人员将包裹送至分拣中心。

第八条跨境包裹分拣流程:1. 分拣人员根据单证信息,将包裹分拣至相应线路;2. 分拣完毕后,对包裹进行二次检查,确保无误;3. 将分拣好的包裹送至运输车辆。

第九条跨境包裹运输流程:1. 运输人员按照线路安排,将包裹送至目的地;2. 到达目的地后,与当地合作伙伴进行交接;3. 合作伙伴负责后续的配送工作。

第十条跨境包裹派送流程:1. 合作伙伴根据客户信息,将包裹送至客户手中;2. 客户签收后,将签收信息反馈至公司。

第四章质量控制第十一条质量控制原则:1. 安全性:确保跨境包裹在运输过程中安全无损;2. 准确性:确保包裹信息准确无误;3. 高效性:提高工作效率,缩短运输时间。

第十二条质量控制措施:1. 对运输工具进行检查,确保其安全可靠;2. 对员工进行培训,提高业务水平;3. 定期对运输线路进行优化,提高运输效率;4. 建立完善的投诉处理机制,及时解决客户问题。

邮件收寄管理规范

邮件收寄管理规范

珠海兴发手袋厂有限公司
邮件包裹收寄管理规范
1.目的:
建立一个检查与记录外来或寄出包裹/邮件管理规范, 使收或寄出包裹/邮件处于可监控状态, 以确保不会有危险物品进入公司或危害公共安全的物品寄出。

2.范围: 适用于公司内部所有包裹/邮件的收寄管理。

3.管理规范:
3.1邮包收寄人员要正楷清晰填写邮寄单的各项资料(包括地址、公司名称、
姓名全称签写等;接到需要收寄包裹/邮件时, 应认真核对收寄物是否
符合所寄物品,并通知收寄件相关人员及时跟进处理,不属于公务邮件
的包裹请勿签收。

3.2相关部门或个人领取外来包裹或邮件时,必须出示厂证或身份证,并认
真地进行安全检查后并在《外来包裹邮件登记表》登记签名后收取邮件。

3.3相关部门或个人因业务需要寄送公务邮件包裹,必须将将邮件包裹交送
至指定收集点统一寄送并在《外寄邮件/包裹登记表》登记签名后寄送;
3.4所有私人邮件或包裹收寄一律不能带到办公区域或生产区域,请安排在
宿舍或者保安室等非生产与办公区域收寄;
3.5收寄人员一定要确保收寄物在安全的状态下进行收寄,如果邮件存在不
安全状况请立即与公司行政部/厂长/保安或拨打110报警进行处理;
3.6收寄人员必须每天对收件与寄件的单据与各项记录表进行整理核对,及
时跟踪收寄件状态,对有疑异的邮件及时上报行政部或厂长跟进。

4.相关记录表格:
4.1《外来包裹/邮件登记表》
4.2《外寄邮件/包裹登记表》
制订:张文才审核:批准:日期:。

CT-15外来包裹及邮件管理程序-RV

CT-15外来包裹及邮件管理程序-RV
一、目的
为规范包裹和邮件的接收工作,确保包裹和邮件接收工作顺利进行,确保公司安全。
二、范围
凡公司接收包裹和邮件皆适用之。
三、职责与权限
保安人员负责包裹和邮件的接收,并确认邮件安全性.
四、内容
1.所有外来包裹和邮件只能送交保安室,所有包裹和邮件送抵时先进行登记,然后值班保安员再核对邮递员的身份证件或工作证件,不能出示以上证件者,不得接收此包裹/邮件,如邮弟员身份证或工作证不清晰或怀疑有问题时,应先索取邮递公司电话,经核实后方接收包裹/邮件;
4.保安人员每月定期对包裹和邮件进行抽查,并将检查结果记录在案,如发现可疑物品,应立即向安全主任汇报,情况严重应立即向公安机关汇报;
5.发件人,公司名称、收件时间,日期必需有记录,该记录最少保存12个月。
五、记录
《收发包裹/邮件登记表》
《培訓記錄表》
o错误的称呼。
o有称呼但没有姓名。
o拼错常用字。
o油污或变色。
o没有回信地址。
o超重。
O硬质信封。
o不对称或不平坦的信封。
o外露电线或锡箔纸。
o过多的保护材料,例如胶带、线绳等。
o视觉扰乱。
o物品外部有不明的动向邮件接收人确认,并找一空旷处,采取安全措施后打开或报告当地派出所处理。
2.将包裹和信件送交办公室前,保安员应初步检查包裹和信件,确保邮件和包裹内不含任何爆炸物或化学/生物药剂,以下是可疑邮件的一些特征(但并不意味着可疑邮件或包裹就是危险的):
o国外邮件、航空邮件和特快专递。
o限制标志,例如机密、亲启等。
o多付邮资。(通常为邮票-而非邮资已付戳记条纹)。
o手写或模糊不清的地址。

物业管理 邮件收发操作规程

物业管理   邮件收发操作规程

1 目的
为规范写字楼项目邮件收发程序,特制定本操作规程。

2 适用范围
适用于写字楼项目邮件管理。

3 职责和权限
3.1客服前台负责协助大厦各公司邮件收发进行中转处理。

4 方法和过程控制:
4.1邮件收发范围
4.1.1收件范围:快递公司发往各公司的邮件。

4.1.2报刊收发:收发各公司订阅的报刊。

4.2外来邮件操作流程
1)已登记在案的快递人员到达写字楼项目后,在邮件收发中心换取临时出入卡后,乘坐消防梯到达所登记的楼层;
2)未登记在案的快递人员,在邮件收发中心等候收件人,自行通知收件人下楼领取;
3)未注明详细或清晰的收件人姓名的邮件,邮件收发中心可拒收!
4.3 报刊收发
前台负责本公司的报刊收发,并分派各个部门;写字楼内各公司的报刊由投递员直接投递至信箱内。

4.4注意事项
4.5.1前台负责保管暂时寄存在邮件收发中心的邮件,并保证邮件的完整。

4.5.2节假日前台有人员轮流值班,执行公司的上班制度,一般周六、日写字楼内各公司不上班的情况不接收邮件。

4.5.3包裹邮件的规格:30 CM×30CM,.如超出这个规格拒收。

4.5.4暂时寄存的邮件如超过3天不领,就退回。

5 本文件所附表单
5.1 《业务授权委托书模板》
5.2 《快递公司备案登记表》
5.3 《邮件、快递临时出入证发放表》5.4 《快递人员来访登记表》
5.5 《外来邮件寄存表》。

外来快递包裹管理制度

外来快递包裹管理制度

外来快递包裹管理制度一、背景和意义随着电子商务和跨境贸易的快速发展,外来快递包裹的数量和种类也在不断增加。

外来快递包裹管理不仅关系到物流运输的顺畅和效率,还关系到国家安全和社会稳定。

因此,建立一套科学合理的外来快递包裹管理制度显得尤为重要和必要。

外来快递包裹管理制度的建设,旨在规范外来快递包裹的流通和分发,加强对快递包裹的监管,确保快递包裹的安全性和可追溯性,维护国家安全和社会秩序。

二、外来快递包裹管理的原则1.法制原则。

外来快递包裹管理必须遵循国家相关法律法规,切实做好快递包裹的登记、评估和检验工作,保证外来快递包裹的合法合规。

2.公平公正原则。

外来快递包裹管理应当公平公正,不得偏袒任何一方,严格按照规定程序处理外来快递包裹。

3.高效原则。

外来快递包裹管理应当高效快捷,尽快将快递包裹交付到指定地点,减少快递包裹寄送和派送的时间。

4.安全原则。

外来快递包裹管理必须保障快递包裹的安全,加强快递包裹的安检和监控,确保外来快递包裹不受破坏和盗窃。

5.服务原则。

外来快递包裹管理要服务好客户,做到快递包裹信息的及时反馈和沟通,解决客户的各种问题和需求。

三、外来快递包裹管理制度的内容1.外来快递包裹的登记和评估(1)外来快递包裹的登记快递包裹到达目的地后,必须进行登记,登记时要填写包裹的基本信息,包括寄件人姓名、地址、联系方式,收件人姓名、地址、联系方式,包裹内物品内容和数量等。

(2)外来快递包裹的评估对外来快递包裹进行评估,根据快递包裹的价值和重要性等因素确定处理方式,对于价值较高和重要性较大的快递包裹要加强监管和审查。

2.外来快递包裹的检验和审查(1)外来快递包裹的检验对外来快递包裹进行安检和质检,确保快递包裹不含有违禁品和可疑物品,保障快递包裹的质量和安全。

(2)外来快递包裹的审查对外来快递包裹的信息和内容进行审查,排除虚假信息和违法物品,确保快递包裹的合法性和合规性。

3.外来快递包裹的存储和分发(1)外来快递包裹的存储外来快递包裹存储在指定的仓库或集散中心,进行分类和整理,确保每个快递包裹都有明确的标识和编号。

境外邮件管理制度汇编

境外邮件管理制度汇编

境外邮件管理制度汇编第一章总则第一条为规范和加强境外邮件管理工作,促进邮件业务的顺利开展,维护国际邮件通信秩序,特制定本制度。

第二条境外邮件管理制度适用于我国邮政管理机构对进出口邮件的管理工作。

第三条境外邮件是指寄往或来自国外的邮件。

第四条境外邮件管理应遵循规范、合法、公平、安全、高效原则。

第五条境外邮件管理实行分级负责制度,各级邮政管理机构需依法履行监督管理职责。

第六条境外邮件管理的工作内容包括梳理邮政政策法规、监督邮政企业履行义务、加强邮政服务品质等。

第七条境外邮件管理的宗旨是保障邮件交付的安全、及时、准确。

第八条境外邮件管理遵循国际通行邮政规则和惯例,依法处理与国外邮政管理机构的合作关系。

第二章进口邮件管理第九条进口邮件包括国外寄往我国的信函、明信片等文书和包裹。

第十条进口邮件需要经过海关查验、邮政验视等程序,确保邮件内容符合国家法律法规。

第十一条进口邮件的清关手续由邮政管理机构负责办理,邮件清关时需提供真实有效的数据信息。

第十二条进口邮件中如发现违禁品、危险品或违法物品,需立即通知相关部门进行处理,并协助有关部门依法处置。

第十三条进口邮件中的个人隐私信息应得到保护,邮政管理机构不得擅自公开个人信息。

第十四条进口邮件需遵循国际通行的报关和报检规定,确保进口邮件的快速通关。

第十五条进口邮件清关时需提供真实有效的数据信息,不得隐藏、篡改或虚报信息。

第十六条进口邮件中如发现有危险品、违禁品等情况,需及时通知有关部门进行处理。

第三章出口邮件管理第十七条出口邮件包括我国寄往国外的信函、明信片、包裹等。

第十八条出口邮件的处理需遵循国家法律法规,不得擅自寄递违禁品、危险品或违法物品。

第十九条出口邮件需经过邮政验视、海关查验等程序,确保邮件内容符合国际规定。

第二十条出口邮件的清关手续由邮政管理机构负责办理,邮件清关时需提供真实有效的数据信息。

第二十一条出口邮件中如发现有违禁品、危险品等情况,需立即通知有关部门进行处理。

外贸快递公司管理制度

外贸快递公司管理制度

第一章总则第一条为加强我公司外贸快递业务的管理,提高服务质量,确保快递业务的安全、快捷、准确,特制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有外贸快递业务,包括国内快递、国际快递、跨境电商快递等。

第三条我公司全体员工应严格遵守本制度,确保业务流程的规范化和标准化。

第二章快递业务管理第四条快递业务流程1. 客户下单:客户通过电话、网络或其他方式下单,提供寄件人、收件人、快递物品等信息。

2. 业务员接单:业务员接单后,核对客户信息,确认快递物品类型,告知客户快递费用及预计送达时间。

3. 快递物品收寄:业务员按照客户要求,到指定地点收取快递物品,检查物品完好,并填写快递单据。

4. 快递物品分拣:根据快递单据信息,将快递物品分拣到相应线路,确保快递物品送达准确性。

5. 快递物品运输:将分拣好的快递物品装载到运输工具,按照线路进行运输。

6. 快递物品派送:将快递物品送达收件人手中,并收取快递费用。

7. 快递物品签收:收件人签收快递物品,业务员核对信息无误后,将快递单据交付收件人。

第五条快递物品安全1. 业务员在收寄快递物品时,应检查物品包装是否完好,如有破损,应立即告知客户。

2. 快递物品在运输过程中,应确保物品安全,防止丢失、损坏。

3. 对于贵重物品,业务员应采取特殊措施,确保物品安全。

第六条快递物品时效1. 业务员在接单时,应告知客户预计送达时间,确保快递物品按时送达。

2. 业务员在运输过程中,应合理安排线路,确保快递物品时效。

第三章员工管理第七条员工职责1. 业务员:负责快递业务的接单、收寄、分拣、运输、派送等工作。

2. 管理人员:负责快递业务的管理、监督、考核等工作。

第八条员工考核1. 业务员:根据快递业务量、客户满意度、物品安全等因素进行考核。

2. 管理人员:根据业务管理、团队建设、服务质量等因素进行考核。

第九条员工奖惩1. 对表现优秀、业绩突出的员工,给予物质奖励或晋升机会。

2. 对违反公司规定、服务质量低下的员工,给予警告、罚款或辞退等处理。

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XXXX有限公司文件
XXX字[2009]第0619号1版本2页签发日期2009/6/1
外来包裹、邮件管理程序
1.目的:为确保所有快递货物的准确性、安全性。

2.范围:适用于快递收发相关人员。

3.内容:
3.1收快递
3.1.1 先看清楚收件人的姓名、公司名称、详细地址及所寄物品,根据物品名称来判断物品是否与填写的相符﹐在开件前用手掂量﹑用耳细听有无异常﹔
3.1.2 再看清楚寄件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹔
3.1.3确认无误后再签收并留下一联作留底备查﹐然后把相关资料输入电脑(快递公司名称﹑单号﹑寄件公司﹑寄件人﹑收件公司﹑收件人﹑快递物品﹑运费﹑重量﹑付款方式﹑收件日期)
3.1.4通知收件人来领取快递﹐并在《登记报表》上签收﹔
3.2发快递
3.2.1先写清楚收件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹑联系方式﹔
3.2.2 再写清楚寄件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹑联系方式﹔
3.2.3确认填写无误后再叫快递公司过来收件﹐然后把相关资料输入电脑(快递公司名称﹑单号﹑寄件公司﹑寄件人﹑收件公司﹑收件人﹑快递物品﹑运费﹑重量﹑付款方式﹑发件日期)并登记在每天速运报表上让发件人签名(快递公司名称﹑单号﹑收件公司﹑发件人﹑快递物品﹑发件日期)3.2.4每批次的發出的快递跟踪直到确认快递人员取走物件﹔
3.2.5电邮(或电话)通知收件方﹐告知快递已经发出的信息提醒对方注意查收﹔
3.2.6如果在规定的时间快递物件沒有到达收件人手中﹐立即根据单号查寻
快件。

XXXX有限公司
2009年6月1日。

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