电子文件的鉴定与归档

第一节 电子文件鉴定工作的内容
二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （一）电子文件鉴定工作的内容
做好电子文件鉴定工作，必须回答这样几个方面的问题： 第一，哪些文件需要开展鉴定工作，即鉴定对象的问题； 第二，哪些文件可以保存下来，即文件留存与否的问题； 第三，这些文件应当保存多长时间，即文件保管期限的问题； 第四，如何保证鉴定结果得到实施，即文件处置或处理问题。
手： 一是判断电子文件信息的有用程度（内容分析或内 容鉴定）， 二是判断电子文件有用程度是否具有实现的可能， 即检查电子文件的技术状况，以明确电子文件的利 用价值是否处于可利用的状态（技术分析或技术鉴 定）。
第一节 电子文件鉴定工作的内容
二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （一）电子文件鉴定工作的内容
检查要素集中手段是指分析联系一份文件各个要素的手 段是否有效，这些手段包括超级链接、置标语言等。在 现有技术条件下，一份文件的数据分布在若干台机器中， 也可能以若干份文件相连接的方式而存在，鉴定时需要 核实相关数据和文件是否收集齐全。
一、电子文件的技术鉴定
（三）可读性鉴定
确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差 错。
第一节 电子文件鉴定工作的内容
本章所述的鉴定概念是价值鉴定（appraisal） 鉴定是电子文件管理中最难也是最具挑战性的环节
第一节 电子文件鉴定工作的内容
一、电子文件鉴定工作的影响因素
（一）电子文件数量的增长 （二）电子文件信息的易逝性 （三）电子文件的软硬件依赖性 （四）电子文件信息的相关性 （五）电子文件信息存储的高密度性
第二，根据调查分析的结果，设计文件登记模块， 赋予每一份电子文件惟一的文件号，文件号是鉴别 的成果。凡经登记的电子文件都应得到鉴定。
第一节 电子文件鉴定工作的内容
二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （一）电子文件鉴定工作的内容
2.电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定 要科学地判断电子文件的保存价值，必须从两个方面入
第二，根据预先确定的标准格式和模板编辑文件；
第三，对于某些文件可将该文件转换成非数字形式，如缩 微等；
第四，对文件的迁移进行记录，这是文件著录中的重要内 容。
一、电子文件的技术鉴定
（二）完整性鉴定
完整性鉴定可以分为检查文件要素和检查要 素集中手段两个方面。
检查文件要素是指利用有效的技术手段，对照元数据模 型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视的和不 可视的部分。
（二）由谁鉴定 （三）文件价值
二、电子文件内容鉴定的基本方法
经过文件、档案工作者积极的探索，内容 鉴定法和职能鉴定法渐渐成为电子文件鉴 定采用的两种基本方法，前者的关键是通 过审阅电子文件的内容判断其价值，以美 国国家档案馆为代表；后者以判断形成电 子文件的职能活动为中心，以加拿大、荷 兰、澳大利亚、德国等国为代表。
第一节 电子文件鉴定工作的内容
二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （一）电子文件鉴定工作的内容
1.电子文件的鉴别工作 这项工作回答了“哪些文件需要开展鉴定工作”的问题 鉴别的时间是在系统设计阶段
第一，调查分析机构的职能结构和业务活动，明确 各项活动中要求形成哪些电子文件，从而确定电子 文件的生成节点
第二节 电子文件的内容鉴定
一、电子文件内容鉴定工作的要素
对于文件和档案鉴定，国内外文件、档案 管理人员总结了如下鉴定理论和方法：
职能鉴定法、 内容鉴定法、直接鉴定法、 行政官员鉴定论、 利用决定论
一、电子文件内容鉴定工作的要素
电子文件鉴定方法的支持因素 :
（一）为谁鉴定
统治者、文件形成者、学术研究人员(主要是 历史研究人员)、社会全体公民?
二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （二）电子文件鉴定工作的特点
1.多维性
第一，鉴定范围拓宽 第二，鉴定工作与其他多源自文库工作具有密切联系，在内容上
有交叉的地方
2.连续性: 需要开展多次鉴定活动。 3.分散性:电子文件鉴定的职责需要由多方承担 4.风险性
第二节 电子文件的内容鉴定
在电子文件鉴定工作中，内容鉴定和技 术鉴定相辅相成，缺一不可，其中内容 鉴定是决定鉴定工作质量的关键。
主要包括四方面的工作：
第一，检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件 （如数据比较复杂的关系型数据库的相关数据库）、文 字材料是否齐全、完整。对于加密文件，保存时如果由 于特殊需要未予解密，还需检查其记录密码是否保存下 来。
一、电子文件的技术鉴定
（一）真实性鉴定
露西安娜·杜兰蒂认为：“电子文件的真实性是指，文件由特 定机构使用安全可靠的系统软件生成，并没有被篡改或破坏”。
就电子文件软硬件依赖性所造成的真实性问题，可采取以下措 施：
第一，分析机构内各类电子文件中哪些组成要素能确保文 件长期的真实性，文件中有些部分即使丢失了也不会影响 到它的实质，另一些部分则如果丢失就等于丢失了文件本 身，如颜色的改变一般不影响文本文件内容的表达，而对 于地图或海图的表示却至关重要；
（一）制定电子文件保管期限表 （二）将电子文件保管期限表纳入管理系
统并予以维护 （三）鉴定归档前的文件 （四）鉴定期满文件
第三节 电子文件的技术鉴定、 处置
及鉴定过程监控
一、电子文件的技术鉴定
技术鉴定的任务是对电子文件的各方面 技术状况进行全面检查，包括对文件信 息真实性、完整性、可读性分析以及对 文件载体性能的检测。
3.电子文件的处置 电子文件的处置（disposal），即根据确定或调整了的
保管期限对电子文件所作的处理工作，如销毁、继续保 存在文件系统中、脱机保存、迁移等。
第一节 电子文件鉴定工作的内容
二、电子文件鉴定工作的内容及特点 （一）电子文件鉴定工作的内容
4.对电子文件鉴定过程的记录
第一节 电子文件鉴定工作的内容
二、电子文件内容鉴定的基本方法
职能鉴定法在我国档案界得到了较高的回 应。
首先，职能鉴定法的视野广阔，内涵深刻。 其次，职能鉴定法的效率高。 此外，职能鉴定法关于“为谁鉴定”。“由
谁鉴定”、“文件价值”三个要素的分析较 准确：
职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法， 内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法
三、电子文件内容鉴定的步骤