电子文件的鉴定与归档

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电子文件归档与管理

电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。

第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。

第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。

档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。

盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。

采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

电子文件收集与鉴定

文书与档案管理
电子文件收集与鉴定
一、电子文件的收集
（一）电子文件收集形式 1．收集电子文件的原文。 2.收集电子文件元数据。
电子文件的收集需要依托电子政务系统的整体环境，对于已经建立起完善统一的电子公文交换平台的地区，通过数据接口方式，直接捕获电子公文从起草到形成、流转全过程中形成的电子文件和元数据，实现电子文件从办公系统到电子文件管理系统的无缝链接。
10.算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
11.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
12.定期制作电子文件的备份。
电子档案系统
二、电子文件的鉴定
3 ．对归档的电子文件内容进行鉴定。电子文件鉴定是在归档前，电子文件形成部门在档案部门的协助下，鉴别电子文件的价值，同时对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。
4．对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。
对于不具备统一电子公文交换平台的单位，其
电子文件往往在各个单位的办公自动化系统、档案管理系统中产生，通过制定开放的电子文件数据交换标准，实现电子文件的收集。
目前，一般采用XML语言作为电子文件元数据的描述工具，统一的基于XML的电子文件数据交换标准，可以解决不同系统和软硬件平台的数据收集困难等问题，并通过计算机技术对电子文件原文和元数据进行封装，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，实现跨平台、异构系统的电子文件收集。
（一）电子文件鉴定的概念

档案管理中电子文件的归档方式

档案管理中电子文件的归档方式【摘要】电子文件归档是现代档案管理中至关重要的一环。

本文通过探讨按照文件类型、时间顺序、项目或部门、文件重要性以及访问频率等多种归档方式，旨在帮助机构更好地管理和保护其电子文件。

选择适合实际需求的归档方式能够大大提高档案管理的效率，并确保文件的安全性和可访问性。

针对电子文件归档，本文提出了一些建议，如建立统一的归档标准和流程，定期对档案进行审查和更新等，以帮助提升档案管理的质量。

未来，随着技术的不断进步和档案管理理念的不断完善，电子文件归档的发展方向可能更注重智能化、数字化和可持续发展，为档案管理带来更大的便利和效益。

【关键词】电子文件归档、档案管理、文件类型、时间顺序、项目、部门、文件重要性、访问频率、效率、发展方向、选择、建议、未来、研究意义、重要性1. 引言1.1 电子文件归档的重要性电子文件归档的重要性在当今信息化社会中变得越发突显。

随着科技的不断发展和信息量的持续增加，各类组织和机构都在大量产生、收集和存储电子文件。

如果这些文件没有得到有效的归档管理，就会导致文件混乱、无法快速检索和共享，甚至造成文件丢失或泄露的风险。

电子文件归档是保障组织信息资产安全、提高工作效率、保证决策科学性的必备环节。

电子文件归档可以帮助组织规范管理信息资源，确保文件存储有序并符合法律法规的要求。

通过按照一定的规则和标准进行分类、整理和命名，可以提高文件的可管理性和可检索性，降低因混乱不清导致的错误和损失的可能性。

电子文件归档还能方便信息共享和协作。

合理的归档结构可以使不同部门、个人快速找到需要的文件，实现信息快速传递和共享，提高工作效率和团队协作能力。

电子文件归档对于组织来说是一项至关重要的工作，它不仅能够保障信息存储安全，提高工作效率，还能够为组织决策提供有力支持。

建立科学合理的电子文件归档管理机制是组织信息化建设的重要一环，也是推动组织持续发展的基础保障。

1.2 本文的研究意义本文的研究意义在于探讨和总结电子文件归档的方式，为档案管理工作提供可行的方法和思路。

电子档案归档内容和要求

一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
文件类别
通用格式
文本文件
DOC、TXT
表格文件
XLS
图像文件
JPEG、TIFF
图形文件
DWG、DGN
影像文件

电子文件的整理步骤

电子文件的整理步骤第一步确定归档与不归档文件的处理部门在定稿后，根据纸质文件归档与不归档范围，确定每份电子文件是否归档。

归档范围:包括本单位制发的、上下级和不相隶属单位从网上传送的与本单位工作有关的具有保存利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件等各种形态的电子文件定稿和纸质文件的电子稿。

㈠文本电子文件：由文字处理技术产生的文字型电子文件。

主要是本单位形成的文件的电子稿及外单位传送的电子公文。

移交时应注明文件存储格式、文字处理工具等。

重要的电子公文历次修改稿应予以归档。

永久长期保管的电子公文应打印一套纸质文件，与其他纸质文件一并归档保存。

㈡图像电子文件：主要是通过扫描仪和数码相机产生的文件。

㈢图形电子文件：由计算机辅助设计软件或绘图等设备产生的电子文件。

㈣影像电子文件：主要由数码摄像机等视频设备产生的电子文件。

㈤声音电子文件：主要通过数码录音笔等音频设备获得的电子文件。

㈥数据电子文件：应用程序产生的各种数据。

㈦程序电子文件：处理上述电子文件的软件。

电子文件稿本代码为:M 一草稿性电子文件；U 一非正式电子文件；F 一正式电子文件。

第二步规范文件名称确定属归档范围内的的电子文件要使用统一、规范的电子文件名称，命名格式为“文件名 .扩展名”，是公文的，其电子文件名称为“文号.文件名 .扩展名”。

“文件名”一般根据文件内容取定，统一用文件正文标题作为电子文件的文件名。

原正文标题不能准确提示文件内容的，应自拟标题；“扩展名”表明文件的格式，不能随意更改，否则计算机无法处理。

“文号”即发文的字号。

文件命名后，将电子文件设为“只读”属性，防止误操作。

第三步划分保管期限保管期限划分方法与同内容的纸质文件同，期限分为永久、长期、短期。

第四步填写登记表各文件的处理部门在做好前三步后，统一将电子文件交各部门兼职档案人员，并以“件”为单位填入《涪陵师范学院归档电子文件登记表》。

第五步移交电子文件的形成部门一般应在每年五月底以前将上年度办理完成的属归档范围的电子文件统一向综合档案室移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向综合档案室移交归档,同时移交《涪陵师范学院归档电子文件登记表》（电子表及纸质件两份）, 一份自存,一份移交综合档案室。

公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

电子文件归档流程4个步骤

电子文件归档流程4个步骤下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。

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1. 文件准备。

文件收集，识别并收集需要归档的所有电子文件。

电子文件归档与电子档案管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子公文归档管理暂行办法(2018修正)

电子公文归档管理暂行办法(2018修正)【发文字号】国家档案局令第14号【发布部门】国家档案局【公布日期】2018.12.24【实施日期】2018.12.24【时效性】现行有效【效力级别】部门规章电子公文归档管理暂行办法（2003年07月28日中华人民共和国国家档案局令第6号发布根据2018年12月24日《国家档案局关于修改＜电子公文归档管理暂行办法＞的决定》修正）第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。

电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

电子文件的归档

电子文件的归档与整理
• • • • • • • 一、电子文件的定义二、电子文件的来源三、电子文件的归档范围四、归档电子文件存储的载体五、电子文件的形成与积累六、电子文件的归档与整理七、电子档案的管理与利用
一、电子文件的定义
• 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
七、电子档案的管理与利用
• （一）电子文件的管理 1、保管条件一控四防控制温度防止灰尘防止强磁场防止震动防止有害气体 2、电子档案的检验应在磁性载体每满两年、光盘满四年时，对电子档案进行有效性、安全性抽样机读检验，即对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不低于10%。如发现问题应及时采取恢复措施。磁带电子档案，每年应倒带一次。磁性载体上的电子档案，应没4年转存一次。原载体保留时间不少于4年。
四、归档电子文件存储的载体
• 一般办公自动化产生的电子档案可先通过硬盘记录下来，然后转为只读式或一次写式光盘、磁带上长期保存。永久和30年保管期限的电子档案，应打印称纸张或转到缩微品上保存。
五、电子文件的形成与积累
• (一)电子文件的形成的保障 • （真实性的保障、完整性的保障、有效性的保障、安全性的保障）P245-248

• 3、设备检查 • 各单位档案机构每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。 • 4、电子档案迁移2 • 对库存电子档案进行迁移操作前，档案部门应会同技术部门制定严密的迁移操作计划。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。迁移工作完成后应填写《归档电子文件迁移登记表》。

电子文件归档与管理规范

电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1 范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。

本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。

各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。

各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第 1 部分：总则（Specification for the structure of electronic official documentbased on XML—Part:1 General principles ）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第 2 部分: 公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14 号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23 号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7 月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006 年12 月19 日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation —Records managemen（t 信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records —Part 1: Principles （信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS, 开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT（) 信V1息.0技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENMTANAGEME-NETLECTRONICDOCUMENFTILE FORMAFTORLONG-TERMPRESERVATIO-NPART1: USEOFPDF1.4 (PDF/A-1) （文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records ）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第三章电子文件的鉴定

第三章电子文件的鉴定鉴定历来在文件和档案管理中极其重要，却又是难度最大的课题，对电子文件而言，这一点显得尤为突出。

面对电子文件的海量信息、载体的脆弱性和信息的易逝性，如何挑选有价值的文件信息加以保管，给档案鉴定工作提出了新的挑战，它直接关系到能否为后人挑选和保存全面而准确地反映当代社会面貌的真实记录。

由于电子文件自身所具有的特点，与纸质文件、档案鉴定相比，电子文件鉴定的重要性，以及鉴定的内容、程序、方法、标准等存在诸多的不同。

“决定其保存价值的因素与纸质文件有所不同，鉴定工作的思路和内容也需要随之进行相应的调整”。

（冯惠玲：《电子文件的双重鉴定》，《档案学通讯》1998年第3期）第一节电子文件鉴定的内容一、电子文件鉴定工作重要性的提升由于形成、传输和利用的方便，电子文件的数量巨增，远远超过纸质文件，尽管这些文件的储存空间小于纸质文件，但是，一则这些文件并非都具有长久保存的价值；二则数量巨大的电子文件会增加电子信息的负担，既降低系统响应检索提问的速度，也增加维护保管的费用。

所以，为了把真正具有长久保存价值的文件保存下来，对电子文件价值进行鉴定仍是十分必要的。

电子文件的鉴定是指根据有关规定鉴别电子文件的档案价值，确定其保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件。

鉴定工作是电子文件管理中一项十分重要而又颇具难度的工作，由于电子文件有着与纸质文件完全不同的特点，决定电子文件的鉴定在电子文件工作中其重要性得以提升。

传统的纸质文件管理中，鉴定同收集、整理、保管等工作一样，被视为诸环节之一。

然而在电子文件管理中，网络化的实现使得收集在文件的形成时就可以同时进行，而高效率的检索也淡化了人们对整理中诸如立卷、编目的要求，高密度、大容量的介质出现，更为保管工作提供了便利。

相反，海量的电子信息却给鉴定工作提出了新的要求，由于鉴定工作是人们主观地对档案客观价值的一种评价和估计，因此，它的完成不是计算机能够完全胜任的，鉴定工作者需要对计算机的鉴定系统不断地更新和完善，才能使被鉴定的档案最大限度地满足人们的利用需求，实现其社会价值。

1、电子文件归档制度

1、电子文件归档制度1、电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

2、应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

3、应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

4、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

5、具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。

归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

6、应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

2、纸质档案数字化技术规范1、范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。

本标准适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡足不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。

GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南GB/T l7235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分：一致性测试GB/T l8894-2002 电子文件归档与管理规范3、术语和定义下列术语利定义适用于本标准。

3.1数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

电子公文归档管理暂行办法（2018修改）-国家档案局令第14号

电子公文归档管理暂行办法（2018修改）正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------电子公文归档管理暂行办法（2003年7月28日国家档案局令第6号公布根据2018年12月24日国家档案局令第14号《国家档案局关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》修改）第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。