酒店管理信息系统调查报告

多味食府饭店管理
调查结果报告
系 部：经济与管理系
专 业：10级信息管理与信息系统
指导老师：唐小刚老师
小组成员：吴强军0104唐坤凤0108
陈倩0116何兆0117
肖洁0133刘博文0135
日期：2012/10/11
1、前言…………………………………………………………………3
2、调查对象……………………………………………………………3
合格
通知
外卖管理
根据调查得知，多味食府从创建到现在，一直没有做过外卖。当我们咨询老板时，她是这样跟我们讲的：
我们做没做外卖有两点原因。第一，我们刚建立时，周围经济没有现在繁荣，客人较少，所以没有考虑外卖；第二，我们的顾客主要是学生和当地盖房子的工人，他们吃饭的时候都会来餐厅就餐，很少有问送不送外卖的，所以我们没考虑外卖。
3、调查流程……………………………………………………………3
4、调查内容……………………………………………………………4
5、初期调查的大概情况总结…………………………………………4
6、“多味食府”内部组织结构图……………………………………4
7、“多味食府”部门岗位职能表……………………………………5
二、调查对象
1、调查对象：多味食府
多味食府是湘南学院附近相的一个中档型的饭店。位于湘南学院新世纪学生公寓对面，东临郴州市国际会展中心，东北方向是郴州市体育馆,地理位置优越，随着郴州市经济及湘南学院的发展，这种优势将更加凸显。多味食府现有员工23人，饭店有两层。大厅主要是负责日常的餐饮；二楼是包厢，主要用于顾客预订，大型就餐。大厅现有餐桌30桌，天花板采用了仿爬山虎式的设计，用绿色的假树叶点缀，大厅还安置了一座小假山，水徐徐留下，隐约让顾客感觉置身于大自然就餐，心情舒畅而愉快。二楼有三个大包厢，有两个包厢至少可以容纳20人同时就餐，包厢空间大，并配有空调、麻将桌和洗手间。饭店还提供饭店附近的电话外卖订单。
五、初期调查的大概情况总结
1、通过调查，我们发现多味食府的运营模式还是过去简单的人对人的操作，这种模式形式过于单一，漏洞也很多，管理员工作辛苦、效率低。
2、在调查中，我们采取了面对面的访谈，可以自由地跟老板沟通，加上老板的热情，我们顺利的完成了预测调查计划报告中的任务和要问的问题。清晰的了解了多味食府的构架和业务流程以及信息数据流，并通过改进预测调查计划报告中的组织机构图，已基本画出了多味食府的组织结构图。为我们的系统开发的可行性提供了很大的帮助，为后期系统开发打下了坚实的基础。
2.监督：指导所有采购员的采购作业，分派采购职责，协助他们选商品及训练，建立工作的标准，订定责任和考评绩效。
采购员职能：
1.物资供应:
1.1负责原辅材料,包装材料,备品,备件,办公用品,检验用品及燃料等的采购供应工作。
1.2认真做好市场调查和预测.掌握物资供应情况。
1.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资,做到既要价格合理,又要保证质量。
改善后的销售管理功能结构图：
本模块主要包括饭店的宣传，食品的外卖以及为了吸引顾客进行的各种促销活动。下面我们将从这三处就行详细分析
宣传管理
随着当地经济的发展，多味食府餐厅的业务和客流量将大幅提升。通过前期调查得知，多味食府的宣传不是很到位，而且他们宣传就是通过几张横幅，宣传单一，效果不佳。在现在这种市场竞争激烈的环境，这样的宣传是不够的，主要问题有：
餐饮管理负责炒菜提供销售产品；
采购部为各个部门提供材料、物品；
财务部负责财务管理，工资发放、各种报销；
宣传部配合大厅销售制定销售计划，进行宣传管理；
库存部保管采购部购回的物资和原有的库存，认真进行出入库的管理工作。
各部门独立工作，职责明确，让“多味食府”高效的运作，以最小的成本创造最大的利益。
十、“多味食府”业务流程比较
(2)宣传主管定期对餐厅人员进行培训，指导他们不断学习、更新专业知识确保计划的落实和实施。，
(3)通过对周围竞争者实地调查，然后在宣传的过程当中，宣传员要把多味食府的特色和人性化的服务体现出来，提出一些竞争者没有的东西来吸引顾客。
(4)制定短期和长期的宣传推广计划，报主管审批后执行。
宣传管理业务的流程是：宣传主管根据饭店经营情况，制定宣传计划，然后报老板审批，老板审批合格签字后，通知宣传员进行宣传；若老板审批觉得计划有需要改进的地方，则不予签字，并通知宣传主管修改宣传计划。宣传主管对于通过的宣传计划进行保留存储，以便以后使用。宣传管理业务流程图如下：
多味食府现有业务流程图：
数据存储
优化后总业务流程图：
单打
接账印
待取
点菜单
炒菜单
菜统计
配菜
主管
签字
索要发票确认
核对
物资
核对物资
10.1厨房、大厅原有业务流程图：
10.2优化后的厨房、大厅业务流程图：
厨房：
配菜点菜单
菜单统加
炒菜
大厅：
单打
接账印
待取
10.3现有采购部门业务流程图;
索要发票
库存数据存储
10.4原有商品入库业务流程图：
2.致力于对公司最有利的地方、采购时考虑到“公司优势”的货源以及以尽可能的低价购进。
3.创立或建立一个标准的陈设或是商品分类容积所需要的适当空间。
4.一项一项检讨及分析销售及库存的报告，以便决定那些商品的库存是否适当，那些应该降价，那些应清。
采购部主管职能;
1.审核：对仓库管理员开出的购买清单进行审核签字。
确认
10.5优化后的采购、入库图：
索要发票确认
核对
物资
核对物资
采购部业务流程：各部门向仓库开出所需物品单，仓库管理员根据库存量和需求量开除购买清单。购买清单经采购部主管批准签字交予采购员实施购买。采购员根据采购物品开除进货清单，仓库管理员核对清单和物品登记入库。
十一、采购管理方案
采购管理：
1.测定最好的商品来源、商定采购合约内容，包括订价、品质、按时交货、规则、保证、零件之补充及退货。
厨师
4
炒菜。
打盒员
1
负责订单分类统计、饭菜打包和外卖订单打包等。
配菜员
4
给厨师配好炒菜需要的物品。
洗菜员
2
负责饭店厨房内的清洗工作。
财
务
部
财务主管
1
重大物品购买所需的费用以及日常开支的记录整理。
出纳
1
负责日常的一些零星支出。
八、饭店现有情况分析
优点：
地理位置：依附郴州大道，交通便利；相邻湘南学院、郴州市体育中心和郴州市国际会展中心，经济繁荣。
六、“多味食府”内部组织结构
七、“多味食府”现有管理功能表
通过向“多味食府”老板及其各部门员工的调查，我们了解到“多味食府”
分为大厅、库存部、厨房、财务部这四个部门。饭店现有25名工作人员。
部门
职员岗位
人数
职能
大
厅
大厅经理
1
负责大厅所有事物，比如收银员、服务员等的工作分配管理，大厅物资耗费管理等等。
收银员
1
主要负责菜单的接收、记录、结账等工作。
服务员
2
主要是接待顾客，为顾客服务，清理桌子等。
传菜员
2
饭菜的传送。
保洁员
1
保持大厅的卫生，让顾客在一个舒适干净的环境下用餐。
库
存
部
仓库管理员
1
对物品入库和出库的管理，物资的保存，还有在物品短缺时，根据库存和各部门提供的需构
采购员
1
厨
房
厨师长
1
合理分配任务给部门其他人员，促使紧密合作。
宣传力度太小
缺乏统一的宣传管理
宣传所取得效果不明显
宣传没有凸显自己的优势
没有长期的宣传计划
问题的解决方案：
(1)根据多味食府近期和远期经营目标，综合市场情况，管理人员负责提出并参与制定酒店对外销售以及招揽客源的计划。宣传人员就负责在饭店门口和湘南学院悬挂宣传多味食府的横幅，并在人流量高的时段进行传单发放，这种方法成本低、效果好。
基础设施：基础设施完善，餐厅面积是周围竞争者中最大的，可以同时接纳300人同时就餐。
人力资源：招聘厨艺高超的厨师，定期对饭店员工进行对口的培训。
用餐环境：大厅装饰较好，并配备空调，顾客用餐空间较大。
服务态度：服务员服务态度和蔼，能积极满足顾客的要求。
劣势：
员工素质水平较低，服务质量不高；
信息沟通不够完善，有时无法满足顾客的需要；
1.4负责各类采购合同的签订与管理,落实工作,并制订相应的管理制度。
1.5严格执行企业制定的物资供应制度,按照采购原则进行采购作业,根据生产安排做好物资供应的进度控制,实现物流的优化管理。
2,采购物资的入库与结算:
2.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。
2.2对不合格产品及时退货。
十二、销售管理方案
三、调查流程
1、调查时间：9月24日
2、调查地点：多味食府
3、调查过程：之前先通过对其资料的搜集，大致预测了该类中档型饭店的大致结构，然后拟好针对性较强的采访稿，通过跟饭店老板面对面问答式的访谈获取信息。
四、调查内容
①了解多味食府具体有哪些部门、岗位及其职能。
②了解部门人数和每个员工的职责。
③调查多味食府的业务流程。
九、饭店优化后的组织结构和管理功能结构图
饭店优化后的组织结构：
饭店优化后的组织结构图
管理功能结构图：
管理功能结构图
饭店经过优化后，有7个部门，分别负责大厅销售、人事管理、餐饮管理、采购管理、财务管理、ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ传管理、库存管理。
大厅主要主责接待顾客，解决顾客的问题；
人事部主要负责员工的档案管理和考勤、厨师业绩评定；
15.3“多味食府”管理信息系统底层数据流程图………………21
16、数据字典……………………………………………………………23
17、调查总结……………………………………………………………26
一、前言
面对现今的社会，即使一个企业身处黄金地段，资金雄厚，如果企业管理不到位，员工工作效率低，企业也是无法生存的，随着饭店业的日益发展，竞争的加剧，中小饭店需要使用更有效的信息化手段，拓展空间，降低运营成本。随着电信技术和计算机技术的飞速发展，现代MIS(Management Information System，管理信息系统)在各个企业中的应用越来越广泛。一个好的信息管理系统，不但可以有效的管理大量的信息，而且可以引进先进的管理理念，提高服务质量、工作效率，从而提高经济效益，提高饭店竞争力。因此，我们成立了一个小组，对学校外面的一中档饭店——多味食府，进行了较详细的调查，并就调查结果对多味食府的经营管理做了一系列的改进设想方案。
8、饭店现有情况分析…………………………………………………5
9、饭店优化后的组织结构和管理功能结构图………………………6
10、“多味食府”业务流程比较………………………………………8
11、采购管理方案……………………………………………………12
12、销售管理方案……………………………………………………13
3、制作一个管理信息系统，不只是把系统做大，使系统所具有的功能多，更重要的是系统更具有人性化，系统的简单易用而又不缺少需要的功能，这是我们调查的一点点感悟，也是为后期系统开发指明方向。因为我们制作系统就是为了方便管理者管理，只有有利于管理者管理的系统，才能被管理者接受，才会有市场。
为了帮助多味食府更高、更快的发展，我们组准备为多味食府开发一个管理信息系统。
13、仓库管理优化方案………………………………………………17
14、人事部管理优化方案……………………………………………18
15、“多味食府”业务分析数据流程图………………………………19
15.1“多味食府”管理信息系统顶层数据流程图………………19
15.2“多味食府”管理信息系统中层数据流程图………………20
菜品价位定价过高，对顾客缺乏吸引力；
创新力度不足，新菜式的推出间隔时间太久；
促销手段单一，销量很难提高。
在新系统中，我们要保持自己的优势，并把自己的劣势逐步发展为自己的优势。首先，我们应依靠优越的地理优势，不断做强、做大。在基础设施方面，时刻要保持餐厅的干净，选择合适的风格装修餐厅，干净、卫生是餐厅永远的追求。其次，在人事招聘和管理方面，招聘专业型人才，并定时进行专业技能的培训，努力提高服务员的服务意识和服务水平。在销售方面，多听取顾客的意见，了解顾客需要什么，并随时记录顾客的意见和建议。然后，餐厅的厨房是干净的，是顾客可以看到的，我们可以建筑一个玻璃窗，使顾客可以完整的看到厨房的流程，使顾客达到百分百的放心。并培训厨师学习定期推出新菜式。
我们小组通过走访多味食府周围的大小饭店，除个别饭店外，基本上没有送外卖的。当我们把我们的调查结果告知老板，和老板进行讨论后，老板觉得这是一个很好的想法，这里面蕴藏着一个市场。因此我们组通过讨论，决定在系统中加入外卖管理。
订购外卖需要电话进行预订。在实施前期，多味食府的宣传员已经将外卖的菜单以传单的方式发放出去。订购外卖过程，顾客拨打多味食府的电话，告知收银员想要的盒饭及送餐时间，收银员在系统中记录，生成外卖点菜单，厨房做好盒饭，然后通知外派送员送外卖，外派送员根据顾客留下的信息送外卖，并收取盒饭钱，在然后交给收银员，收银员在系统上注明已收款，并形成相应记录与存储。