用_体裁分析_方法研究商务英语信函特点

收稿日期:20060708
基金项目:江苏省教育厅人文社科研究课题(04SJ740016)
作者简介:李俊儒(1956—),男,辽宁葫卢岛人,南京财经大学外语系教授,研究方向为语言学、语篇分析。

2006年第6期总第142期南京财经大学学报
Journal of Nanjing University of Finance and Econom ics No .6,2006Serial No .142
用“体裁分析”方法研究商务英语信函特点
李俊儒
(南京财经大学外语系,江苏南京　210003)
摘要:本文对体裁分析方法、商务英语体裁分析的步骤进行了阐述。

并利用体裁分析方法对商务信函进行了具体的分析。

通过对一篇还盘信函的剖析,笔者认为,商务英语信函的特殊交际功能决定了其体裁的特殊性。

因此,分析不同的商务信函,需对其交际目的、语篇程式,语言功能、主要语气和语用策略等进行分析,才能更好地理解和创作出符合国际贸易特定体裁惯例的语篇。

关键词:体裁分析;商务英语语篇;商务英语信函
中图分类号:H319 文献标识码:A 文章编号:16726049(2006)06008904
一、引言
体裁分析(genre analysis )大体分为两个学派:以
S wales 和Bhatia 为代表的“S walesian School ”和以M artin 为代表的“Australian School ”(Kay H.,T .Dudley 2Evans:1998)。

国内主要有秦秀白(1997,2000)等作过介绍。

体裁分析是一种十分有效的分析方法。

这样的分析不仅能分析出语篇的交际目的,而且能分析出作者在达到目的时使用的策略技巧。

这种方法对于分析不同类别的体裁,十分有效。

在具体的分析中,可以根据需要,侧重某一层面或某几个层面的分析。

下面将运用体裁分析的方法,对商务信函语篇做一具体的分析。

二、体裁分析
体裁分析既涉及文体分析,又涉及语篇分析,是多学科交叉研究的产物,其根本宗旨是研究交际目的和语言使用策略。

体裁分析将语言学的分析方法与社会学和心理学的方法紧密结合起来。

语言学分析方法主要用来描述语篇的语言特点;社会学方法则是把语篇作为社会现象和社会行为来研究;探讨语篇的社会性和规范性,从而揭示特定体裁结构得以形成并能沿用的社会文化因素;心理学方法则研究语篇的认知结构和建构策略,探索特定的交际目的是如何在语篇中实现的。

在分析语篇时,“S walesian School ”通常以语步和步
骤作为语篇分析的出发点,多以学术和职业语篇作为分析对象。

Australian School 则把体裁划分为与牙医约会、讲故事、求职、请人吃饭等交际事件,重点分析这些交际事件的图式结构;在教学领域,他们围绕报告、阐释、讨论和说明等交际事件开展教学活动。

下图简要介绍两个流派惯用的体裁分析方法。

S wales 1990;
科研论文
Move 语步Step 步骤
1.确立研
究领域
1建立中心议愿,并/或2概括论题内容,并/或3回顾研究成果2.设置合
适的研究
地位
1a 反面论证,或
1b 指出研究差距,或1c 提出问题,或1d 继续前期研究3.(占据研究地位)
1a 概述研究目的,或
1b 通报当前研究状况2通报主要发现3介绍科研论文结构
Bhatia (1993)求职信1提出或陈述候选身份
2确定任职凭证
3提出足以激励对方接受申请的凭证4附寄有关文件提及所附材料
5采取施压策略
6索求回音
7礼貌收尾
Vent ola (1995)柜台服务1打招呼
2柜台引导
3主动提出服务4服务
5成交
6递送商品
7付钱
8结束服务
9告别
三、商务英语体裁分析
商务英语具有鲜明的专业特色,有其独特的语篇结构和语言形式。

而传统的商务英语教学或研究还停留在语域分析阶段,教师或研究者一般仅涉及一些与商务有关的专业词汇或一些显著的句法特征,效果不甚理想。

“体裁”分析给了我们很多的启示,有许多值得我们借鉴的地方。

近30年来,众多研究者从不同的角度对体裁分析进行探索,使得体裁分析借鉴并融合了语言学、社会学、心理学等多种学派理论的分析方法。

根据Bhatia的方法,对商务英语体裁分析研究包括以下7个步骤:
1.对体裁进行情景分析。

选择一定量的商务英语体裁的代表文章,利用自己的经验、文章的内在线索以及平时的知识积累来把握文章特定的使用场景。

2.资料收集。

查阅文章所属体裁及相似体裁的语言分析、此类文章体裁分析的方法及理论、针对本体裁使用者的各种手册及指导书、本体裁使用者的社会结构、相互交往、历史信念及未来目标进行分析。

3.确认体裁的使用场景。

明确该体裁的作者、读者及他们之间的关系和目标,体裁使用者的历史、社会文化、哲学和职业背景;追溯该体裁的渊源;明确该体裁的要旨。

4.选择范本。

精心选择典型文章进行详细分析,随意挑选数篇文章进行浏览,选不同特色的文章利用数据库进行综合分析。

5.分析体裁的规定性。

包括本体裁所使用的系统和方法、制约本体裁语言的社会、文化及学术规则。

6.语言层面分析。

包括以下三个层面:词汇语法特征、文本特征和结构特征。

7.专家咨询。

咨询经常使用本体裁的专业人士,以验证并完善个人看法。

语篇的体裁不同,交际功能不同,不仅导致其语言风格不同,而且导致其组句成篇的模式有异。

“体裁分析”能帮助我们解析语篇的组织模式,从而挖掘特定语篇所具有的特定的宏观认知结构。

从“体裁分析”入手来解析语篇的宏观结构模式是个十分复杂的问题。

在这方面,国外学者已作了不少尝试,针对不同的体裁提出了不同的分析模式。

1.“问题解决型”:伯明翰大学的M ichael Hoey在继承他人研究成果的基础上,对这种语篇模式进行了十分详尽的论述(Hoey:1983),将其分解为“情景问题反应评价/结果”等组成部分。

2.“设定真实型”:Hoey以及M ichael McCarthy& Ronald Carter(1994)讨论了这种语篇模式。

3.“一般特殊型”:Hoey(1983)认为,这种语篇结构可分为两类:一类是“一般例证型”,另一类是“预览细节型”。

4.“匹配比较型”:据Hoey(1983)所述,这种类型的语篇模式常用来比较事物之间异同之处,常与“一般特殊型”配合使用,以构成较长的语篇。

Hoey认为,“匹配比较型”的语篇模式可以用在说明文、论说文、书信以及叙事结构和诗歌体裁中。

5.叙事结构模式:Labov(1972)根据随意谈话的自然叙事顺序,提出了包含六个环节的完整的叙事结构: (1)点题;(2)指向;(3)进展;(4)评议;(5)结局;(6)回应。

如果能够很好地运用S walesian School和Australian School两个流派体裁分析的理论和分析方法,借鉴这五种模式,对商务英语中商务书信语篇做一些具体的分析,研究其语篇特征及其运用,无疑会使商务书信的运用更加符合行业规范,符合相应交际语境的语篇建构方法和语用策略。

也能在教学中,按照上述要求提供最佳范本。

让学生刻意模仿,多多练习,增强学生对文化交际能力在商务沟通中的重要性的意识,达到语言和交际双赢。

四、商务英语信函的体裁分析
体裁分析十分强调分析交流目的和语用策略。

商务信函旨在解决业务开展过程中的具体事务,书信来往伴随着每一宗业务的启动、开展和结束。

但由于商务环节不同,其交流目的和语用策略也不尽相同。

因此,分析不同的商务信函,要从其目的入手,目的因素不仅能决定信函内容的构架结构、主要语气,还限定了一些基本语用策略。

在不同环节,商务信函的具体语用功能不同,如有建立业务关系的,有促销的,有索赔的,有讨价还价的,有传递业务进展信息的,有要求办理各种单证的,有要求做代理的,还有向主管部门写业务报告的等等,不胜枚举。

商务信函语用功能的特殊性决定了其体裁风格的特殊性。

我们可以采用体裁分析的方法,搜集大量商务信件,并进行分类、归纳和整理,对各种不同目的的商务信函进行分析,以便说明目的因素和语篇内容结构及语言策略之间的关系(李宣松:1997;许菊:2004)。

下面将运用体裁分析的方法,对商务书信语篇做具体分析。

商务信函段落的发展多数呈层次结构关系,它以引言中所指向的话题为基础,句子层层积累,用相应的连接关系词,把多个层次的句子连接成一个纵向的层次结构,其中较多使用递进、转折、因果的连接关系。

下面以一封还盘(counter offer)的商务信函为例,分析其语篇特征。

还盘信函的语篇程式一般包括以下五个层次动向: (1)感谢卖主报盘;(2)对不能接受该盘表示歉意;(3)阐述不能接受的原因;(4)提出还盘;(5)敦促对方接受还盘。

例:
DearM r.L i:
W e are obliged f or your letter of24th May offering us your“W hite Cats”detergent at＄8.45per case of140car2 t ons of250g,but regret that at this p rice we cannot p lace an order.W e are working t o a nu mber of l ong2ter m contracts under which it is i m possible f or us t o revise our p rices.Had your own p rices been within our reach we could have p laced regular large orders.
W e theref ore hope you will reconsider your offer and find it possible t o offer a l ower p rice,calculated on the basis of a monthly order for a m ini m u m of f orty cases
Yours faithfully,
这是一个完整的语篇结构,其交际目的是为了说服对方接受本方的还盘,从而达成交易。

语篇结构呈突出的五个层次动向关系。

信中先感谢卖主报盘,W e are obliged for your letter of 24th May offering us your“W hite Cats”detergent at＄8.45 per case of140cart ons of250g,为第一层动向;然后对不能接受该盘表示歉意regret that at this p rice we cannot p lace an order为第二层动向;再阐述不能接受的原因W e are working t o a nu mber of l ong2ter m contracts under which it is i m possible for us t o revise our p rices为第三层动向;接着提出还盘Had your own p rices been within our reach we could have p laced regular large orders为第四层动向;最后敦促对方接受还盘W e therefore hope you will reconsider your offer and find it possible t o offer a l ower p rice,calculat2 ed on the basis of a monthly order for a m ini m u m of f orty ca2 ses为第五层动向。

把提出还盘和敦促对方接受还盘的事项搁在最后,体现严密的逻辑性和“为对方着想”的原则;文中使用表示转折、因果关系的连接词but,theref ore来推进段落的进展,使用p rice,order,offer等讨论报价,这些是该信函为子实现语篇的连贯所使用的衔接手段。

另外,该信函在遣词造句方面均具有独特的风格。

例如,以本方和价格作为句子的主位,使用虚拟语气Had your own p rices been within our reach we could have p laced regular large or2 ders和被动语态are obliged,体现了写信人诚恳、周到的态度。

如果不了解还盘信的语篇程式,很可能忽略了对卖主报盘表示感谢这一步,直截了当地回绝对方的报盘。

而感谢对方报盘在这类不愉快信件(bad newsletter)中可起到缓冲器(buffer)的作用,即减轻不愉快消息带来的压力和打击,这也是国际贸易人员语篇社团的一般规范。

因此这些信件如果在实际业务往来中寄到对方业务伙伴手中,就很可能使对方感到不受尊重。

如果了解了还盘信的语篇程式,没有掌握好外贸文书中特定的语言功能,也不能很好地将本方意思恰如其分地传递给对方。

如在表达拒绝对方(declining and refu2 sing)这一功能时,直接一口回绝,不留一点余地使用,诸如“W e wonπt accep t your offer”或“W e canπt agree with your p rice”,这种消极、否定的陈述会使对方往坏的方面联想。

如果改一改说法,用更符合国际贸易语篇规范(discourse conventi on)的语言来表达这一功能:Had your own p rices been within our reach we could have p laced regular large or2 ders.或“Should your p rice be a little l ower,we could p lace a larger order”,对方的感觉就积极得多,生意就更有可能做成。

因此,商务英语信函能否达到目的,语气是相当重要的因素。

下笔之前,必须仔细考虑用什么方法来影响对方。

如前所述,商务信函有多种类型。

但无论何种类型,信函在语气上应做到自然诚恳,力求和气,避免过分礼貌和生硬刻薄。

具体做法常常是较多使用疑问句、带p lease 的祈使句、疑问句、被动句、条件句和虚拟句等,以表示委婉客气的请求(陈冬纯,2003)。

1.带p lease的祈使句和疑问句
商务英语信函在表达本方的观点或向对方提建议时,常有三种选择:陈述句、带p lease的祈使句和疑问句。

其中,陈述句过于直白、生硬而不宜使用,带p lease的祈使句语气比较礼貌。

疑问句的语气最客气、委婉,并给对方留有余地。

这样不会把自己的观点意见直露地提出来使对方为难。

信函往往是间接的,缺乏谈判时营造的祥和气氛,因此在语气的使用上要特别慎重,尽量使对方感受到尊重,这样才能赢得对方的尊重。

Please give me your best quotati ons f or70.000p ieces.
W ill you p lease p repare all the packing details including instructi on manual in Italian and the art w ork f or the box packing?
使用这两种句式,不仅表明了话语意义,还表示了对对方的尊重,语气则显得谦和。

2.被动句
同样一件事的叙述,用主动语态常有谴责、抱怨对方的语气,用被动语态,语气则婉转多了。

”如:
The catal ogue and p rice list were not encl osed in your letter.
3.条件句
在向对方提出“请求、要求和建议”时,用条件句更能表达礼貌、委婉的口气。

如:
I f youπll confir m this order within next week we can offer you US D1.72/PC f or100K.
4.虚拟句
表示希望或意见时可用虚拟式,以示礼貌。

如:
W e would app reciate it very much if you would send us the latest samp les with their best p rice.
五、结语
及时了解国外学者对语篇的宏观结构分析的研究状况,对开阔我们的学术视野是大有裨益的;其次,如果将“体裁”分析应用到商务英语的阅读、翻译和写作教学和研究中去,对于提高使用者的商务英语的读、写、译能力也会有很大的提高;其三,了解商贸活动中特定体裁的社会功能和交际目的,商贸英语的体裁结构与知识模式,就能更好地理解和创作符合特定体裁惯例的语篇,习得用英语在国际贸易和对外商务活动中更好地交往办事的能力,以满足中国W T O后时代对商务英语人才的需求。

参考文献:
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(责任编辑:黄明晴)
The R esea rch on the C ha rac te ris tics of B us iness English Le tte rs
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L I Junru
(Foreign Languages Depart m ent,Nanjing University of Finance and Econom ics,Nanjing210003,China)
Abstract:This paper expounds the characteristics of genre analysis and the p r ocesses of genre analysis of business English discourse.The method of genre analysis is then app lied t o the p ractical analysis of business letter discourses.Thr ough the anal2 ysis of a counter offer letter,the writer argues that the s pecial communicative functi ons of business English letters decide their u2 niqueness in genre.Theref ore,when different business letters are dealtwith,communicative pur poses,discourse patterns,lan2 guage functi ons,main moods,and p rag matic strategies have t o be analyzed integratedly.Thus,we can well understand and write the discourses which corres pond with unique genre requirements in internati onal trade.
Key words:genre analysis;business English discourse;business English letter。