英语商务信函的文体和语言特点_

英语商务信函的文体和语言特点

一、商务信函的概念和特点商务信函(以下简称商函)是企业用于联

系业务、商洽交易事项的信函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。从商函往来企业之间

没有隶属关系，其性质是相互商洽相互询问和答复这两个方面看，

商函和函有一致性。但商函和函的使用主题不同。商函的使用主体

是企业或企业的代表人;函的使用主体是国家机关、社会团体、企事

业单位。从制作上讲，函要执行国家技术监督局发布的《国家行政

机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《发文稿纸格式》(GB8026-1989)的规定;商函没有严格的规定，按照惯例来制作。从文书内容上讲，

函比较宽泛，商函则仅限于交易磋商。商函与私人信函的区别非常

明显。私人信函是个人使用，内容是私人事务。商函和公关文书中

的感谢信、慰问信等专用书信也不同。企业也使用这些书信，但所

针对的事项和所要达到的目的都和商函不一样。商函和国家机关、

企事业单位、社会团体使用的便函也不同。企业也使用便函。便函

也和商函一样没有固定的体式，但便函的内容和函一样比较宽泛。

商函有这样几个较为明显的特点:1、内容单一。商函以商品交易为

目的，以交易磋商为内容。这不适用与商品交易无关的事情。同时，

商函内容单一还体现了在一文一事上，即一份商函只涉及某一项交易，而不同时涉及几项交易。2、结构简单。商函因内容单一，段落

较少，篇幅也较短，整体结构比较简单，所以看上去一目了然。这

种简单明了的结构，体现了商函完全服务于交易的实用功能，便于

对方阅读和把握。3、语言简练。商函以说明为主，或介绍业务范围，或报知商品品种与价格，或提出购买品种与数量，或要求支付货款，或通知货物发运和到达的日期，直截了当，言简意明。二、英语商

函的种类及范例英语商函基本上可以分为交易磋商函和争议索赔函

两大类。交易磋商是交易双方就买卖某种商品及交易条件如品质、

规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商，若

协商一致则达成协议的过程。交易磋商有口头磋商和书面磋商两种。书面磋商包括通过信函磋商和通过电报、电传磋商等方式。交易磋

商过程中形成的信函即交易磋商函(范例1及范例2)。当然，随着

科技的发展，通讯技术日益发达，电报、电传等传统方式已淡出人

们的视野。传真、电子邮件的应用变得十分普遍。本文中的信函概念，便排除了电报、电传这两种传统的交流方式。在履行合同过程中，只要买卖双方中的任何一方认为另一方没有履行或没有全部履

行合同所规定的义务，如拖延交货，交货数量、品质、包装与规定

不符，不按规定支付货款，无理拒收货物等，均会引起交易纠纷，

发生争议。争议发生后，受损方可向违约方提出索赔要求，而违约方则需要就受损方的索赔要求做出答复或受理受损方的索赔要求。争议发生过程中或争议发生后索赔理赔过程中使用的函即争议索赔函(范例3)范例1:Dear Sirs， In reply to your esteemd

letters of Feb.13，we are nowsending you our latest price list，together with our illustratedcatalogue.In the above-mentioned list，you can see we have bidyou the lowest prices and offered our best goods.We believethat will make you give us your valued orders.We are waitingfor your immediate reply.Yours faithfully范例2:Dear Mr.Johnson，We are reallygrateful on receivingyour letter ofNov.3 inwhich you showed great interest in our products.Actually，we have an agncy in Shanghai，China，throughwhich we sell our products in China.Therefore，we have passedyour letter on to them，adking them to consider it soon.You willsurelyreceive their letter.Thank you very much for your interest in our products.Hope that can satisfyyou.Yours sincerely范例3:Dear Mr Douglass，We refer toyour previous letter sent on Feb.28，2000 inwhich you were asked to clear

the balance of$600 000 whichhad been outstanding since January.As you have not replied tothe letter，you leave

little choice for us but to place the matter inthe hands of solicitors，However，we are reluctant to do this andare offeringyou further month tosettle the account.Yours sincerely三、英语商务信函的文体特征英语商务信函有其独特的

文体(style)和格式(for-mat).一般来说，英语商务信函应做到:(一)清晰(clarity)清晰就是指写信者将所需传递的信息表达清楚，以免

对方产生误解。下面一例就句义含糊，容易使人产生误解:Mr.S

mith wrote to Mr.wang that he had received his order.商函的

这一文体特点要求我们要特别注意:1.缩写:除了少数国际商业界确

认的缩写，如:CIF(到岸价)，FOB(离岸价)外，应尽量避免使用缩写，尤其是机构或组织名称，量好写出它的全部字母。2.数字:不同的国

家的人对某些数字的表达方式也不一样，例如:英国人和美国人对“billion”和“million”的理解就不一样。又如4.255，法国人

喜欢写成4 255(英国人会以为是四千二百五十五)，所以最安全的

办法是数字和文字同时使用。例如:￡10 575.90(ten thousand

five hundredand seventy-five pounds，ninetypence)3.介词:数

字如果要用介词则须十分小心。下列三个例句中，因为介词不同，