文件内目录表格
文件归档目录范本
文件归档目录范本一、电子表格的使用1、本电子表格格式是按照国家标准和档案管理软件的要求设计的，所列项目不能增减。
2、在计算机中录入时不能加空格和回车。
3、目录在填写好后保存时的文件名为“单位名称+年度+.XLS”，如“档案局2007.xls”。
4、目录填写好后看是否超宽，确定后可以用国际标准A4型纸(长×宽297mm×210mm)直接打印，已设置好顶端标题行，打印时会自动加上表格头子，不必再手工加每页加表头。
5、表头部分“全宗号”是县档案馆给每一个立档单位的编号，同一行末为“保管期限—年度”，如“永久——2007”、“30年——2007”、“10年——2007”。
二、归档文件目录填写说明《归档文件整理规则》所指编目是指对已归档文件逐件编目。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
——件号：填写室编件号。
件号在最低一级类目中从“1”开始编写。
不得重复，不得编附号。
——责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
责任者必须是文件的署名者，而不是承办者它可以是一个或几个机关，或一个或几个人。
填写时要注意三个问题：(1).填写时一般使用全称或通用简称，不能使用“本单位”、“本科”等含义不明、难以判断的简称。
领导讲话填写领导姓名。
(2).联合发文时，填写文件主办的单位全称，即编文号的单位。
(3).有些“白头文件”可能出现未署责任者的情况，编目时应依据文件内容加以考证并填写，并加“[ ]”。
——文号：文件的发文字号。
文号即发文的字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号（包括括号的形式）都不能省略（不能变），否则将给查找和利用带来困难，如“盐委发[2007]1号”，不能填为“盐委发（2007）1号”、“盐委1号”、“盐委发1号”等。
文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
档案管理常用表格
●档案存放地备查用表档案存放地备查用表楼：层：房间：档架(柜)栏格全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号数●归档案卷目录归档案卷目录卷宗号：目录号：部门：案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注●档案目录卡档案目录卡档号：卷名：本案文件目录件数收文员来文员发文号页数备注12345678910111213141516171819●档案明细表档案明细表保险库号柜位号拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签收年月日年月日●档案内容登记簿档案内容登记簿类号案号内容备注●(机密)文件保管备查簿(机密)文件保管备查簿类别 No归档日期原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本●作废档案焚毁清册作废档案焚毁清册年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月核准：监焚：焚毁执行人：●调卷单调卷单年月日No.类别文件内容摘要调卷部门调卷人调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止计日原收入编借出日期号档号归还日期年月日备注保管人签章核准：主管：调阅人：●阅档催还单阅档催还单同志：您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于月日前送还。
档案室年月日档号文号名称借期送还期数量备注宗册●档案调阅单档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人借出日期年月日档号及件数还卷日期年月日(经收人签章)共宗(件)注：本单一式两联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。
●档案存放位置表档案存放位置表卷宗名称：卷宗号：案卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止号存放位置楼层房间档架(柜)栏●阅档催还单存根阅档催还单存根借阅人：档号文号名称借期原定还期数量催单发出日期宗册●图书资料借出卡图书资料借出卡分类编号：资料名称：购入价格：归档日期：借出时限：借出日期借出人归还签认●图书借阅登记表图书借阅登记表年月日编号书名作者出版单位金额借阅人借出日期归还日期备注。
设备管理文件表格目录
25
设备报废申请表
SMP-SB-018-00-F1
26
设备运行状态标志
SMP-SB-020-00-F1
27
设备完好状态标志
SMP-SB-020-00-F2
28
设备已清洁状态标志
SMP-SB-020-00-F3
29
设备待清洁状态标志
SMP-SB-020-00-F4
30
设备待维修状态标志
SMP-SB-020-00-F5
31
设备停用状态标志
SMP-SB-020-00-F6
32
设备设施预防维护保养计划表
SMP-SB-021-00-F1
33
设备设施预防维护保养记录
SMP-SB-021-00-F2
18
设备巡检记录
SMP-SB-010-00-F1
19
设备事故调查处理记录
SMP-SB-012-00-F1
20
设备封存申请表
SMP-SB-013-00-F1
21
设备启用申请表
SMP-SB-013-00-F2
22
设备启用单
SMP-SB-013-00-F3
23
设备附件（备件）、工具明细表
SMP-SB-014-00-F1
06
设备购置审批表
SMP-SB-004-00-F4
07
设备开箱和验收记录
SMP-SB-005-00-F1
08
设备安装条件检查记录
SMP-SB-006-00-F1
09
设备安装调试记录
SMP-SB-006-00-F2
10
设备试运行记录
档案目录(卷内文件目录)格式表样
3
4
周晔
15-16
为孕产妇及新生儿检查身体并讲解孕产妇、新生儿保健知识
2015.4.28
2
4
马妍玲
17-18
为老年人进行健康体检
2015.5.6
2
4
窦雅琴
常晓婷
合计
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
编号：事由：
时间：地点：
人物：摄影者：
背景：颁发单位：
编号：事由：
时间：地点：
附件3-2
文书档案卷内文件目录
年度
单位
保管卷号
保管期限
起止日期
卷内张数
案
卷
标
题
顺序号
文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
文书档案卷内文件目录
顺序号
文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
附3-4
档案卷内目录
顺序号
文件
号
责任者
文件材料题名
日期
页
次
备
注
1
【2015】17号
昌宁乡卫生院
健康教育中长期规划
人物：摄影者：
背景颁发单位：
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
年度：编号：
部门：院办参见号：
内容：制作者：
年度：编号：
部门：院办参见号：
内容：制作者：
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签
档号
类型
档号
类型
参见号
获奖时间
档案管理常用表格大全
●档案管理常用表格●
●档案存放地备查用表
档案存放地备查用表
楼：层：房间：
档架(柜)栏格
全宗号全宗名称案卷目录号案卷目录名
称
目录中案卷起止
号数
●归档案卷目录
归档案卷目录
卷宗号：目录号：部门：
案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注
●档案目录卡
档案目录卡
档号：卷名：
本案文件目录
件数收文员来文员发文号页数备注1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
●档案明细表
档案明细表
保险库号柜位号拟存至日期
公司部门文件名称内容类别入库日期出库日期收件人签
收
年月日年月日
●档案内容登记簿
档案内容登记簿
类号
案号内容备注
●(机密)文件保管备查簿
(机密)文件保管备查簿
类别 No
归档日期原文件编
号
内容摘要经办部门档号
预定保存
期限
份数
备注
副
本
影
本
●作废档案焚毁清册
作废档案焚毁清册
年月日焚档号收文号发文号简由档案起讫年月。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背,（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
档案目录(卷内文件目录)格式表样
档案目录(卷内文件目录)格
式表样
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
文书档案卷内目录年度单位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案
卷
标
题
顺
序号文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
文件卷内目录
序号文件日期
文件
原编号
文件名称页数备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
附件3-4
科技档案卷内目录
附件：3-5
照片档案卷内目录
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签。
卷内目录表格
主要工程材/构（配） 件报审表
7
卷内目录
档号:
序 号
责任者
文件 编号
日期
文件材料题名
页 数
1
西正南龙
XZNL-TJ-A18-001
20110129
主要施工计量器具，检 测仪表检验核查表
6
3
6
卷内目录
档号:
序 号
责任者
文件 编号
日期
文件材料题名
页 数
1
西正南龙
XZNL-TJ-A20-001
卷内目录
档号:
序 号
责任者
文件 编号
日期
文件材料题名
页 数
1
西正南龙
XZNL-TJ-A01-001
20110119
监理工程师通知回复单
1
2
西正南龙
XZNL-TJ-A01-002
20110224
监理工程师通知回复单
1
3
西正南龙
XZNL-TJ-A01-003
20110224
监理工程师通知回复单
1
4
西正南龙
1
8
西正南龙
XZNL-TJ-A01-008
20110331
监理
序 号
责任者
文件 编号
日期
文件材料题名
页 数
1
西正南龙
XZNL-TJ-A13-001
20110314
主要工程材/构（配） 件报审表
6
2
西正南龙
XZNL-TJ-A13-002
20110325
主要工程材/构（配） 件报审表
XZNL-TJ-A01-004
国标卷内目录
40
产品检验报告
41
产品合格证
42
配电柜配件报审表
43
配电柜厂方资质证书及质保书
44
防污隔断阀配件报审表
45
产品检验报告
序 文件 号 编号 责任者
卷内目录
文件材料题名
案卷号：009
日
页
备
期
次
注
1
土壤测试报告
2
土壤测试报告
3
土壤测试报告
4
土壤测试报告
5
土壤测试报告
6
土壤测试报告
7
营养土分析报告（改良介质测试报告）
产品质量证明书
15
PVC-U 排水管材料报审表
序 文件 号 编号 责任者
卷内目录
案卷号：008
文件材料题名
日
页
备
期
次
注
16
产品备案证明、检测报告及合格证
17
PP-R 给水管材料报审表
准用证明及检验报告、产品检测报告及卫生许可 18
批件
19
电缆材料报审表
20
强制性产品认证证书、产品合格证
21
卫生洁具材料报审表
21
镀锌钢管Ф150 产品质量证明书
22
5#角钢产品质量证明书
23
热浸镀锌质量检验报告
24
10#工字钢、8#、6#槽钢等钢材报审表
25
8#、6#槽钢质量证明书
26
10#工字钢质量证明书
27
镀锌扁铁质量证明书
28
热浸镀锌质量检验报告
29
不锈钢角码材料报审表
30
产品质量合格证书
卷内目录
案卷号：007
档案-卷内文件目录(样本)
序号 文件编号
责任者
文件材料题名
日 期 页次 备注
大教发 61 【2013】125 号
大教发 62 【2013】131 号
大教发 63 【2013】133 号
关于做好全市中小学 2013 年暑假工 作的通知
关于“行知互动剧场”标准化实施的 意见
关于做好 2013 年大丰市《国家学生 体质健康标准》测试数据上报工作通
知 关于做好 2013 年度初级职称申报工
作的通知 关于转发《盐城市关于做好中小学教
师职称过渡工作的通知》的通知 关于评选盐城市中学学科带头人、教
学能手、教坛新秀的通知 关于进一步做好中小学生人防知识
教育工作的实施意见 关于公布大丰市 2013 年初中生物、 地理青年教师教学基本功大赛结果
的通知 转发盐城市教育局关于开展关工委 工作常态化建设合格学校考核通知 关于启用大丰市南翔实验小学公章
的通知 关于举办全市初中“防空防灾从我做
起”主题有奖征文活动的通知 江苏省教育厅、江苏省关心下一代工 作委员会关于推进“校站结合”提高 青少年校外教育水平的意见的通知 关于举办大丰市 2013 年初中音乐课
理青年教师教学基本功大赛的通知 关于转发《省教育厅关于举办江苏省 第九届新世纪园丁论文大赛的通知》
关于转发中小学校财务制度的通知
关于 2013 年初级职称电脑应用能力 培训考核工作有关事项的通知
关于举办第八届中小学“新华杯”读 书征文活动的通知
关于做好 2013 年秋季中小学、幼儿园 教学用书征订工作的通知
大教发
三级文件目录(表格)
文件名紧称
部门
管理
操作规程
流程图
标准
规定
使用（部门）
维护保养（部门）
保安装备
○
○保安
○
保安培训
○
○保安
○
紧急事件处理
○
○保安
○
交接班、值班、巡视
○
○保安
消防检查
○
○保安
消防演练
○
○保安
灭火（高层、多层）
○
○保安
○
物业验收操作规程
○
○客户服务
○
文体活动规程
○
○客户服务
○
住户入伙操作规程
○
○客户服务
○
○
○
○工程部
○工程部
○
中控室设施
○
○
○工程部
○工程部
○
电梯
○
○
○工程部
○工程部
消防设施
○工程部
○工程部
○
生化处理设施
○工程部
○工程部
○
文体设备
○工程部
○工程部
清洁设备
○工程部
○工程部
公共通道
○清洁组
○
公共设备
○清洁组
○
公共照明设施
○清洁组
○
虫害、草坪、树木
○物业事务
○清洁（外包）
○
停车场、车辆
○保安
三级文件目录
文件名称
部门
管理
操作规程
流程图
标准
规定
使用（部门）
维护保养（部门）
市场部
○
质量管理部
○
财务部
○
文件内目录格式
文件内目录格式1. 总述文件内目录是一个索引，列出了文件中各个章节或部分的标题以及相应的页码。
通过使用文件内目录，读者可以快速浏览和定位到他们感兴趣的部分，节省了查找时间。
2. 目录格式文件内目录通常包含三个主要元素：标题、页码和对应的内容编号。
下面是一种常见的目录格式示例：1. 第一章标题 (1)1.1 第一节标题 (2)1.2 第二节标题 (3)2. 第二章标题 (4)2.1 第一节标题 (5)2.2 第二节标题 (6)2.3 第三节标题 (7)3. 第三章标题 (8)3.1 第一节标题 (9)3.2 第二节标题 (10)目录中的标题应当与实际文档中各个章节或部分的标题保持一致。
页码应标注在标题之后，使用点号与标题隔开。
对于包含次级标题的章节或部分，可以使用数字和点号进行层级标识，以区分不同级别的标题。
3. 编写目录在编写目录时，建议使用文本编辑器的自动编号功能来生成标题编号。
这样可以确保标题编号的连续性和准确性，减少手动编写编号带来的错误。
同时，编写目录之前，需要完成主体内容的撰写。
这样可以确保目录中的页码与实际文档的页码一致。
4. 生成目录一些文本编辑器提供了自动生成目录的功能，可以根据文档的结构自动生成目录。
在使用自动生成目录功能之前，请确保文档的标题层级和样式设置正确，以便正确定位各个章节或部分的标题。
5. 总结文件内目录是提高文件可读性和易用性的重要元素之一。
通过采用清晰的目录格式，并在编写和完成文档后生成目录，我们可以帮助读者更快地找到需要的内容，提升文档的质量和效果。
以上是一种常见的文件内目录格式及相关建议，您可以根据实际需求进行调整和改进。
希望这份文件内目录格式指南能对您有所帮助！。