秘书培训课件

玛雅止善房屋中介有 限公司秘书培训课件
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如果说习惯就像杯子一样， 如果说习惯就像杯子一样 ， 试 问你的杯子是不是还有空间、 问你的杯子是不是还有空间 、 随时 可装入更多的水？ 杯子不管有多大， 可装入更多的水 ？ 杯子不管有多大 ， 总有装满的时候， 总有装满的时候 ， 但是灵巧的习惯 领域， 像个神奇的麦克杯， 领域 ， 像个神奇的麦克杯 ， 可以无 限的“ 增大” 也有控制的阀门， 限的 “ 增大 ” ， 也有控制的阀门 ， 可以适时的排空杯中的“ 过时物” 可以适时的排空杯中的 “ 过时物 ” 来迎接任何新的学习。 来迎接任何新的学习。
★与同事间的人际关系 ——不该有优越感 ——不该有优越感 ——互相保持和谐关系 ——互相保持和谐关系 ——多注意上司的业务内容与人际关系 多注意上司的业务内容与人际关系， ——多注意上司的业务内容与人际关系，以便增进沟通 ★与下属的人际关系 ——多照顾下属 ——多照顾下属 ——多伸出援助之手 ——多伸出援助之手 ——传达属下的心声 ——传达属下的心声
三、秘书的业务
1、秘书日常工作量最大的工作 、 主要集中在以下几个方面： 主要集中在以下几个方面：
打字 接受口授 传真 接听电话 处理信件 与主管商谈 档案管理 拟稿及制作信件 准备当天的业务及下班前的业务处 理
2、秘书的业务分类： 、秘书的业务分类：
①、资讯管理业务： 资讯管理业务： 即利用电脑来处理及管理一般业务。 即利用电脑来处理及管理一般业务。处理业务可分为文 书工作和情报工作。 书工作和情报工作。 文书： 文书： 包括文件及书信制作等，以往皆用打字机或者手写， 包括文件及书信制作等，以往皆用打字机或者手写，但 由于目前资讯业务的发展，各种文书制作皆已电脑化， 由于目前资讯业务的发展，各种文书制作皆已电脑化，以增 ① 加功能与效率。在文书方面， 加功能与效率。在文书方面，资讯管理所能处理之业务有整 理书信、写信、中英文打字、速记、档案归类、 理书信、写信、中英文打字、速记、档案归类、会议及约会 的安排等。 的安排等。 情报： 情报： 包括资讯情报（如最新的房产政策等信息）的搜集、 包括资讯情报（如最新的房产政策等信息）的搜集、提 整理、管理、活用与交换。 供、整理、管理、活用与交换。资料情报的输出和输入都得 经过秘书整个渠道，当主管将资料情报交给秘书传达下去时， 经过秘书整个渠道，当主管将资料情报交给秘书传达下去时， 首先秘书要根据情报的质和量，按其重要性、机密性、 首先秘书要根据情报的质和量，按其重要性、机密性、紧急 性来安排传送的优先顺序。 性来安排传送的优先顺序。
3、秘书工作的性质： 秘书工作的性质：
秘书的工作，主要是辅助主管执行细节， 秘书的工作，主要是辅助主管执行细节，这是其 一重要意义；其另外一重要意义为管理协调。 一重要意义；其另外一重要意义为管理协调。对很多 秘书来说， 秘书来说，工作的经历是作为一个行政主管的主要阶 因为秘书常帮助主管处理与主管相关的业务， 梯。因为秘书常帮助主管处理与主管相关的业务，所 以对主管的工作有全盘的了解，只要用心， 以对主管的工作有全盘的了解，只要用心，秘书可以 学到如何去指导、监督、规划及处理问题， 学到如何去指导、监督、规划及处理问题，并且熟悉 公司的政策， 公司的政策，与其他部门的往来也是秘书对公司的各 种业务都有所了解。因此， 种业务都有所了解。因此，秘书工作亦是管理人才的 训练摇篮，其理由有二： 训练摇篮，其理由有二： 秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业； A、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业； 秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。 B、秘书熟悉公关、协调、市场等外部作业。
A、对事 准确性 好判断力 工作效率 机智性 主动性
B、对人 考虑周到 圆滑性 谨慎性 责任感 客观性
☞5、健康 、 秘书的业务保罗万象， 秘书的业务保罗万象， 公司里外的事务都需要照顾， 公司里外的事务都需要照顾， 可见责任之大，任务之重， 可见责任之大，任务之重， 意义之深远。因此， 意义之深远。因此，秘书人 才必须有健康的身体。 才必须有健康的身体。有健 康的身体， 康的身体，才能有健全的身 开朗的心胸、 心、开朗的心胸、乐观活泼 的个性， 的个性，以面对和化解任何 困难，创造崭新的形式， 困难，创造崭新的形式，以 利公司业务之腾远发展。 利公司业务之腾远发展。 我很壮噢！！
③、公关业务： 公关业务： 秘书的公关是需要创作的功能来做基础的， 秘书的公关是需要创作的功能来做基础的，即要有 先见” 要以对方的立场来看，必能获得人员， “先见”，要以对方的立场来看，必能获得人员，使业务 沟通流畅。 沟通流畅。 秘书的职务，接触面较广，为了使业务顺利进行， 秘书的职务，接触面较广，为了使业务顺利进行，必 须扮演润滑剂的功能，在公司的里里外外， 须扮演润滑剂的功能，在公司的里里外外，必须兼顾到各 个层面的人，能考虑到各种状况，能预见各类该办事宜， 个层面的人，能考虑到各种状况，能预见各类该办事宜， 妥善处理人际关系，圆满完成工作。 妥善处理人际关系，圆满完成工作。 一般而言，主要包括接待、 一般而言，主要包括接待、与相关业务人员的沟通联 消息的发布、宣传品的出版、杂志年报的出刊、摄影、 络、消息的发布、宣传品的出版、杂志年报的出刊、摄影、 幻灯片、影片的制作、展览、市场信息的搜集、 幻灯片、影片的制作、展览、市场信息的搜集、贸易商展 等等。 等等。
②、事务业务： 事务业务： 秘书的事务业务，即在办公室所处理的例行事物， 秘书的事务业务，即在办公室所处理的例行事物，包 括接听电话、拆寄邮件、发传真、档案管理、 括接听电话、拆寄邮件、发传真、档案管理、更新办公用 收集资料、准备定期报告（如店长月度报告）、 ）、安排 具、收集资料、准备定期报告（如店长月度报告）、安排 主管之行程、约会及会议等。 主管之行程、约会及会议等。 以上业务可归类如下： 以上业务可归类如下： 通讯方面：接听电话、拆寄邮件、收发传真等； 通讯方面：接听电话、拆寄邮件、收发传真等； 办公室方面：档案管理、更换用具等； 办公室方面：档案管理、更换用具等； 会议方面：收集资料、准备定期报告等； 会议方面：收集资料、准备定期报告等； 安排方面：行程、约会、会议等安排。 安排方面：行程、约会、会议等安排。
☞3、人际关系的技巧 即公共关系的能力。秘书的公共关系可分为对内和对外。 即公共关系的能力。秘书的公共关系可分为对内和对外。 对内的人际关系对象为上司、同事及下属等。 对内的人际关系对象为上司、同事及下属等。对外则需 面对顾客及业务相关的单位。 面对顾客及业务相关的单位。秘书必须能运用灵巧的人 际关系技巧，才能替上级主管建立良好的人际关系网络。 际关系技巧，才能替上级主管建立良好的人际关系网络。 对内： 对内： 与上司的人际关系： ★与上司的人际关系： ——熟悉上司的个性及家庭 熟悉上司的个性及家庭； ——熟悉上司的个性及家庭； ——熟悉上司的交际圈 熟悉上司的交际圈 ——勿拘泥于前任上司的处事习惯 勿拘泥于前任上司的处事习惯
3、分部秘书岗位职责： 、分部秘书岗位职责：
适用 部门 工作 类型 玛雅房屋 秘书 职位名称 直属主管 行政秘书 部门经理
职责概述：档案、文件起草、文件管理，协调沟通、各店日常工作巡查、客户回访、 职责概述：档案、文件起草、文件管理，协调沟通、各店日常工作巡查、客户回访、经理助理 项次 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 认真贯彻执行公司经营方针、 认真贯彻执行公司经营方针、目标 做好事项的输入、上传、下载、统计工作 做好事项的输入、上传、下载、 负责秘书中心文件的起草、下发、归档， 负责秘书中心文件的起草、下发、归档，以及合同的管理 甘肃总部沟通及总部物流 负责进行各单店的日常管理（如节假日轮班管理等） 负责进行各单店的日常管理（如节假日轮班管理等） 负责人力资源中心的考勤、商业意外伤害保险、各种考试、 负责人力资源中心的考勤、商业意外伤害保险、各种考试、会议的安排 客服中心的全面工作内容 广告物流部的全面工作内容，主要包括房屋贷款过户、缴费、新店开办、采购、印刷、各种证照资质年检、 广告物流部的全面工作内容，主要包括房屋贷款过户、缴费、新店开办、采购、印刷、各种证照资质年检、活动 策划、企业文化资料日常简报、移动电话V网添加 网添加； 策划、企业文化资料日常简报、移动电话 网添加； 负责人力资源中心的工资核对、业绩核对、月考核、 负责人力资源中心的工资核对、业绩核对、月考核、升职考核 负责中介事业部的每月上报业绩实收报表及玛雅止善业务管理平台的使用、指导、 负责中介事业部的每月上报业绩实收报表及玛雅止善业务管理平台的使用、指导、维护 制定秘书作业规范、会议记录、 制定秘书作业规范、会议记录、会议纪要 工作内容
对外 ★对待客户及业务相关的单位 ——诚实无欺 诚实无欺 ——努力维持长久的人际关系 努力维持长久的人际关系 ——接受客户私人邀请时，不论是否邀约，都应事前 接受客户私人邀请时， 接受客户私人邀请时 不论是否邀约， 向上司报告，尊重上司。 向上司报告，尊重上司。
பைடு நூலகம்
☞4、资质 、 秘书的资质，可决定秘书资格的品质。一位主管， 秘书的资质，可决定秘书资格的品质。一位主管，当然 需要一位开朗、负责、可靠的秘书。虽然资质意为“ 需要一位开朗、负责、可靠的秘书。虽然资质意为“天生之 才能” 但秘书的资质则要求对天生之才能加以训练， 才能”，但秘书的资质则要求对天生之才能加以训练，换句 话说，秘书的资质，并非可速成造就或完全靠天生的， 话说，秘书的资质，并非可速成造就或完全靠天生的，而需 要长期训练与培养，要不断的反省自己，找出缺点， 要长期训练与培养，要不断的反省自己，找出缺点，并予以 更正，以臻完美。 更正，以臻完美。 秘书的资质可分为下列十项， 型图表示， 秘书的资质可分为下列十项，由T型图表示，分成左右两边各 型图表示 五项，左边代表对事，右边代表对人。 五项，左边代表对事，右边代表对人。
二、秘书的条件
☞1、专业的知识与技能 、 可分为三项来讨论：秘书专业知识、事务方面的技能、 可分为三项来讨论：秘书专业知识、事务方面的技能、 行业业务知识。 行业业务知识。 ☞2、经验 专业知识与技能虽然非常重要，但理论需要配合事务。 专业知识与技能虽然非常重要，但理论需要配合事务。 对于秘书业务，是否能顺利进行，尤其需要依赖经验。 对于秘书业务，是否能顺利进行，尤其需要依赖经验。 例如文书之处理，光凭理论尚嫌不够， 例如文书之处理，光凭理论尚嫌不够，必须考虑到各种 文件之性质、内容，及文件之时效性， 文件之性质、内容，及文件之时效性，然后定处理之优 先顺序。这些判定需要以经验为依据。 先顺序。这些判定需要以经验为依据。