秘书的办文工作培训课件ppt
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中共黑龙江省行政学院委员会 （发文机关署名）
2004年11月29日（成文日期）（印章） （会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章）（决议、决定、条例、规定 等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置） （印发传达范围） 主题词：
抄送：（抄送机关） 中共黑龙江省行政学院委员会办公室（印制版记）
❖其次，公文又是一种独具一定特色的 特殊应用文。
（被强制性规定采用白话文形式；兼 用议论、说明、叙述三种表达方式）
（二）公文的格式
公文的排版与印装格式 用纸要求：A4型、 幅面尺寸
210mm×297mm 、 60-80g/㎡ 排版要求：正文3号仿宋，一般每面排22
行，每行28字 装订要求：左侧装订，不调页，两页页码
3.常用事务文书
❖ 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和 事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。
❖ 如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、 情况说明等等。
❖ 有些情况下即可为公用也可为私用。 ❖ 机关事务文书多在内部使用，必要时也可上
报或下发。这种情况下多和公文联用。
法定公文和事务文书的重要区别
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 ppt
第四章 秘书的 办文工作
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 ppt
主要内容
文书的概念 、种类 公文的行文关系、方式、规则 公文的体式 公文办理的程序
文学作品（教化性）
文章
公务应用文 通用文书 法定公文（三厅文件规定） （任何领域） 事务文书
应用文 （实用文）
之间误差不超过4mm
30
31
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33
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公文的书面格式总结
❖ 版心156mm×225mm 眉首（公文份数序号、秘密等级、紧急 程度、发文机关标识、发文字号、签发 人） 主体（公文标题、主送机关、公文正文、 附件、成文时间、公文生效标识、附注） 版记 （主题词、抄送机关、印发机关 和印发时间）
2004年11月29日印发
眉首
公文份数序号
秘密等级（绝密、机密、秘密及保密期限3黑）
紧急程度（特急、急件，特提、特急、加急、平急3黑）
黑龙江省行政学院（文件）（发文机关标识、小标宋小于22×15mm）
实用性
专用文书 （特定领域）
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
科技文书 经济文书 法律文书
私务应用文 记录性文书（如日记、自传等） 交流性文书（如书信、慰问信、表扬信等）
4.1
1.通用公文
❖ 指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家 实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000 年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》 规定，我国行政机关现行公文有13种。
❖ (2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。
❖ (3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。 安全原则包括两方面的含义，一是指政治上 的安全，即保守文件内容的机密；二是指文 书物质上的安全，即保证文件完好无损。
❖ (4)力求精简──这是对文书工作的数量要求， 主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式 主义和文牍主义。
❖ 分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议 纪要。
2.专用公文
❖ 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用 的文书。
❖ 如外交文书中的照会、外交声明； ❖ 司法文书中的诉状、答辩书、判决书； ❖ 经济活动中的市场调查与预测报告、经济活
动分析报告、质检报告、财务分析报告； ❖ 另外还有军事专用文书、科技专用文书等。
省军区和省人民政府之间 学校和工厂之间（没有领导指导关系、不相隶属） 中共中央各个部之间 国务院的各个部、委、局之间 各个省委（省人民政府）之间 各个县委（县人民政府）之间 （平级平行机关）
22
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（二）公文行文规则要义
25
26
4.3 公文的体式 （一）公文文体
❖首先，公文是应用文的一种；
1.法定公文是国家政府和有关部门用法规规章 所规定的文书。
2.最关键的区别： 法定公文才能作为“文件”的正文； 而事务文书只能作为附件。
（四）秘书做好文书工 作应遵循以下基本原则
❖ (1)准确无误──这是对文书工作的质量要求， 也是第一位的要求。准确无误包括：文书 撰制中内容上的准确和形式上的准确；文 书传递、分发、投送各个环节要准确；文 书办理过程尤其是"拟办意见"要准确。
天头：40mm
份号
密级（绝密、机密、秘密）
紧急程度（特急、加急；特急、加急、平急）
中共黑龙江省行政学院委员会文件（请示）（版头）
黑行院党发（呈）[2004]6号（发文字号）
签发人：×××
中共黑龙江省行政学院委员会 关于………..通知（标题） 各部门：（主送机关） 学院党委（正文）……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………。 附件：……………
❖ (5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。
❖ (6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。
4.2 公文的行文关系、方式、规则
(一) 公文的行文关系 ❖ 行文关系，是指根据组织关系和职权范围而
确定的公文的授受关系 。 ❖ 行文关系主要有三种：
上行文、下行文、平行文
1.上行文
上行文就是指下级机关、下级业务部门向它 所属的上级领导机关和上级业务主管部门所 发送的公文，是自下而上的行文。
具有隶属关系 下级机关报送给上级机关的文书。
❖ 上行文可分两种情况 一是逐级上行文，用以向直接上级行文； 一是越级行文，越级行文一般指上级机关
单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊 情况必须越级上报。
2.下行文
下行文 指具有隶属关系的上级机关发送给 下级机关的文书。
党中央给各个省、自治区、直辖市党委 国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所
发的文件 文种多为指示、决定、通知、批复等。
主要有三种情况：
❖逐级下行文 按隶属关系上一级机 关或单位给下级机关、单位的行文。 如：批复、意见等。
❖多级下行文 对一些广泛知行的事 项的行文，可用于不同层次的下级机 关。如：通知、决定等。
❖ 直接下达至社会各界的行文。
3.平行文
平行文 指不相隶属或同一系统内平级机关之间往 来的文书。
2004年11月29日（成文日期）（印章） （会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文可不加盖印章）（决议、决定、条例、规定 等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置） （印发传达范围） 主题词：
抄送：（抄送机关） 中共黑龙江省行政学院委员会办公室（印制版记）
❖其次，公文又是一种独具一定特色的 特殊应用文。
（被强制性规定采用白话文形式；兼 用议论、说明、叙述三种表达方式）
（二）公文的格式
公文的排版与印装格式 用纸要求：A4型、 幅面尺寸
210mm×297mm 、 60-80g/㎡ 排版要求：正文3号仿宋，一般每面排22
行，每行28字 装订要求：左侧装订，不调页，两页页码
3.常用事务文书
❖ 是指机关、企事业单位和团体在日常工作和 事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。
❖ 如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、 情况说明等等。
❖ 有些情况下即可为公用也可为私用。 ❖ 机关事务文书多在内部使用，必要时也可上
报或下发。这种情况下多和公文联用。
法定公文和事务文书的重要区别
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 ppt
第四章 秘书的 办文工作
秘 书 的 办 文 工作培 训课件 ppt
主要内容
文书的概念 、种类 公文的行文关系、方式、规则 公文的体式 公文办理的程序
文学作品（教化性）
文章
公务应用文 通用文书 法定公文（三厅文件规定） （任何领域） 事务文书
应用文 （实用文）
之间误差不超过4mm
30
31
32
33
34
36
37
公文的书面格式总结
❖ 版心156mm×225mm 眉首（公文份数序号、秘密等级、紧急 程度、发文机关标识、发文字号、签发 人） 主体（公文标题、主送机关、公文正文、 附件、成文时间、公文生效标识、附注） 版记 （主题词、抄送机关、印发机关 和印发时间）
2004年11月29日印发
眉首
公文份数序号
秘密等级（绝密、机密、秘密及保密期限3黑）
紧急程度（特急、急件，特提、特急、加急、平急3黑）
黑龙江省行政学院（文件）（发文机关标识、小标宋小于22×15mm）
实用性
专用文书 （特定领域）
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
科技文书 经济文书 法律文书
私务应用文 记录性文书（如日记、自传等） 交流性文书（如书信、慰问信、表扬信等）
4.1
1.通用公文
❖ 指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家 实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000 年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》 规定，我国行政机关现行公文有13种。
❖ (2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。
❖ (3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。 安全原则包括两方面的含义，一是指政治上 的安全，即保守文件内容的机密；二是指文 书物质上的安全，即保证文件完好无损。
❖ (4)力求精简──这是对文书工作的数量要求， 主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式 主义和文牍主义。
❖ 分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议 纪要。
2.专用公文
❖ 是指在一定工作部门或一定业务范围内使用 的文书。
❖ 如外交文书中的照会、外交声明； ❖ 司法文书中的诉状、答辩书、判决书； ❖ 经济活动中的市场调查与预测报告、经济活
动分析报告、质检报告、财务分析报告； ❖ 另外还有军事专用文书、科技专用文书等。
省军区和省人民政府之间 学校和工厂之间（没有领导指导关系、不相隶属） 中共中央各个部之间 国务院的各个部、委、局之间 各个省委（省人民政府）之间 各个县委（县人民政府）之间 （平级平行机关）
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（二）公文行文规则要义
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4.3 公文的体式 （一）公文文体
❖首先，公文是应用文的一种；
1.法定公文是国家政府和有关部门用法规规章 所规定的文书。
2.最关键的区别： 法定公文才能作为“文件”的正文； 而事务文书只能作为附件。
（四）秘书做好文书工 作应遵循以下基本原则
❖ (1)准确无误──这是对文书工作的质量要求， 也是第一位的要求。准确无误包括：文书 撰制中内容上的准确和形式上的准确；文 书传递、分发、投送各个环节要准确；文 书办理过程尤其是"拟办意见"要准确。
天头：40mm
份号
密级（绝密、机密、秘密）
紧急程度（特急、加急；特急、加急、平急）
中共黑龙江省行政学院委员会文件（请示）（版头）
黑行院党发（呈）[2004]6号（发文字号）
签发人：×××
中共黑龙江省行政学院委员会 关于………..通知（标题） 各部门：（主送机关） 学院党委（正文）……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………。 附件：……………
❖ (5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。
❖ (6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。
4.2 公文的行文关系、方式、规则
(一) 公文的行文关系 ❖ 行文关系，是指根据组织关系和职权范围而
确定的公文的授受关系 。 ❖ 行文关系主要有三种：
上行文、下行文、平行文
1.上行文
上行文就是指下级机关、下级业务部门向它 所属的上级领导机关和上级业务主管部门所 发送的公文，是自下而上的行文。
具有隶属关系 下级机关报送给上级机关的文书。
❖ 上行文可分两种情况 一是逐级上行文，用以向直接上级行文； 一是越级行文，越级行文一般指上级机关
单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊 情况必须越级上报。
2.下行文
下行文 指具有隶属关系的上级机关发送给 下级机关的文书。
党中央给各个省、自治区、直辖市党委 国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所
发的文件 文种多为指示、决定、通知、批复等。
主要有三种情况：
❖逐级下行文 按隶属关系上一级机 关或单位给下级机关、单位的行文。 如：批复、意见等。
❖多级下行文 对一些广泛知行的事 项的行文，可用于不同层次的下级机 关。如：通知、决定等。
❖ 直接下达至社会各界的行文。
3.平行文
平行文 指不相隶属或同一系统内平级机关之间往 来的文书。