秘书培训课件

一、秘书的起源和发展 二、秘书的定义 三、秘书的分类 四、秘书的发展方向 五、秘书的性质和特点 六、秘书的职责范围 七、秘书的素质 八、秘书的必备技能 九、秘书的必备能力
1、秘书工作产生的基本条件 A 文字的产生 B 社会管理活动的需要 中国古（ 2、中国古（近）代秘书及秘 书工作概况 中国古.doc 中国古.doc
1、行政秘书 2、特勤秘书 3、公关秘书 4、接待秘书 5、商务秘书 6、法律秘书 7、董事会秘书
1、行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、办 行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、 公室主任、综合管理部主任等职位， 公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部 大型企业。 门、大型企业。 助理类，可以进一步发展为总经理秘书、 2、助理类，可以进一步发展为总经理秘书、总经理 助理。 助理。 人事类，可以发展为人力资源主管。 3、人事类，可以发展为人力资源主管。 公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、 4、公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、客 户经理，这种在餐饮、娱乐、商场中比较常见。 户经理，这种在餐饮、娱乐、商场中比较常见。 业务类，他们平时跟着老板抓业务， 5、业务类，他们平时跟着老板抓业务，可以进一步 发展为商务主管，业务经理。 发展为商务主管，业务经理。
A B C D E F
服务性 从属性 繁杂性 辛苦性 机要性 融合性
1、需当机立断 的事情多 2、工作内容变 化快 3、一心几用的 时候多 4、忙闲不一的 情况多
（一）初级秘书——又称文员 初级秘书 又称文员 处理日常事务性工作：受理和传达电话、安排约会、 处理日常事务性工作：受理和传达电话、安排约会、安排公务 旅行、回复信函、会议记录和管理文档材料、整理办公室等。 旅行、回复信函、会议记录和管理文档材料、整理办公室等。 中级秘书——又称行政主管或办公室主任 （二）中级秘书 又称行政主管或办公室主任 管理办公室事务、公文写作、会务与活动组织、 管理办公室事务、公文写作、会务与活动组织、运用相关政策 法律和程序等知识处理事件等。 法律和程序等知识处理事件等。 高级秘书——又称行政经理或经理秘书 （三）高级秘书 又称行政经理或经理秘书 不仅能熟练运用外语，掌握调查研究、 不仅能熟练运用外语，掌握调查研究、信息整理与传播等办公 室工作方面的知识和技能， 室工作方面的知识和技能，还要熟悉企业的运作方式和管理方 具有很强的综合分析和判断能力、 式，具有很强的综合分析和判断能力、协调能力以及与人交往 的能力，善于处理各种复杂的人际关系，善于应对复杂局面、 的能力，善于处理各种复杂的人际关系，善于应对复杂局面、 解决棘手问题，有较丰富的实际工作经验和社会经验， 解决棘手问题，有较丰富的实际工作经验和社会经验，能综合 运用法律、财务、管理和国际贸易等方面的知识， 运用法律、财务、管理和国际贸易等方面的知识，为领导提供 咨询性、参谋性的对策、措施、建议和意见，辅助领导决策。 咨询性、参谋性的对策、措施、建议和意见，辅助领导决策。 该职位年龄要求一般不低于三十多岁。 该职位年龄要求一般不低于三十多岁。
1、基础知识要扎实 2、专业知识要深透 3、相关知识要广博
1、独立的工作能力 2、组织管理能力 3、实际操作能力 4、创新能力 5、获取、加工和利用信 获取、 息的能力
1、易于投入、有工作热情 易于投入、 2、保持乐观稳定的工作情绪 3、多一些自信 自主、 4、自主、主动工作 要有一个平和的心态， 5、要有一个平和的心态，善于容人 性格成熟稳定， 6、性格成熟稳定，有分寸感 追求卓越、 7、追求卓越、百度文库望成功 善于自我修炼， 8、善于自我修炼，塑造完美 灵活激敏， 9、灵活激敏，既会做事又会做人
1、《辞海》秘书是职务名称之一，是领导的助手。 辞海》秘书是职务名称之一，是领导的助手。 现代汉语词典》 2、《现代汉语词典》秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理 日常工作的人员。 日常工作的人员。 英汉辞典》秘书源于拉丁文secretarius,源义为可靠的职员。 secretarius,源义为可靠的职员 3、《英汉辞典》秘书源于拉丁文secretarius,源义为可靠的职员。 全美秘书协会：高级官员的助手， 4、全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上 司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性， 司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职 权范围内对机关工作做出决定。 权范围内对机关工作做出决定。 国际秘书协会：所谓专业秘书， 5、国际秘书协会：所谓专业秘书，就是一位办公室内特定主管的助 其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管， 手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用 办公室的工具设备，从事该主管指定之行政任务。 办公室的工具设备，从事该主管指定之行政任务。 秘书国家职业标准：专门从事办公室程序性工作、 6、秘书国家职业标准：专门从事办公室程序性工作、协助上司处理 政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。 韦氏秘书手册：秘书绝不是单纯的接待员兼打字员， 7、韦氏秘书手册：秘书绝不是单纯的接待员兼打字员，而是连接决 策者和执行者的关键环节，是行政管理的助手， 策者和执行者的关键环节，是行政管理的助手，不仅是经理和工作人 员的桥梁，而且还应是协助经理的左右手。 员的桥梁，而且还应是协助经理的左右手。
15.有组织观念和团队精神; 15.有组织观念和团队精神; 有组织观念和团队精神 16.与同事及上司能融洽相处 并能从中起协调作用; 与同事及上司能融洽相处, 16.与同事及上司能融洽相处,并能从中起协调作用; 17.能参与企业具体项目的开展 能参与企业具体项目的开展; 17.能参与企业具体项目的开展; 18.积极主动而非被动工作 积极主动而非被动工作; 18.积极主动而非被动工作; 19.懂办公室内部财务管理 懂办公室内部财务管理; 19.懂办公室内部财务管理; 20.知错能及时纠正 知错能及时纠正; 20.知错能及时纠正; 21.知道何时征求上司意见和给上司建议 知道何时征求上司意见和给上司建议; 21.知道何时征求上司意见和给上司建议; 22.能以最佳的方式管理文件 归档\保存\查找); 能以最佳的方式管理文件( 22.能以最佳的方式管理文件(归档\保存\查找); 23.有一定的数学头脑 有一定的数学头脑; 23.有一定的数学头脑; 24.会多种语言并且能适应多国文化环境 会多种语言并且能适应多国文化环境; 24.会多种语言并且能适应多国文化环境; 25.求知欲强 求知欲强; 25.求知欲强; 26.掌握先进计算机软件应用 掌握先进计算机软件应用; 26.掌握先进计算机软件应用; 27.能替代上司处理日常事务 能替代上司处理日常事务; 27.能替代上司处理日常事务; 28.独立工作能力强 独立工作能力强. 28.独立工作能力强.
1、像心理学家一样善于观察和理解他人 2、像政治家一样具有灵敏的头脑 3、像外交家一样具有潇洒的风度 4、有调查各种棘手问题的丰富经验 5、有良好的速记能力及文字功底 6、熟悉各种商业往来中的法律关系 7、能够熟练使用各种办公自动化设备 8、具备相当的金融和税务知识 9、能够熟练地对各种文件和资料进行整理归类
3、秘书的专业组织 1942年全美专业秘书协会 简称PSJ 年全美专业秘书协会（ PSJ） 1998年改称国际行政专 1942年全美专业秘书协会（简称PSJ） 1998年改称国际行政专 业协会 1952年 1952年6月1日—7日美国第一个秘书周、6月4日为秘书日 7日美国第一个秘书周、 1995年改为四月最后一个星期为秘书周 年改为四月最后一个星期为秘书周、 1995年改为四月最后一个星期为秘书周、本周的星期三为秘书日 4、秘书的授证制度 国外——1951年美国首创“专业秘书授证制度” 1951年美国首创 国外 1951年美国首创“专业秘书授证制度” 每年5月和11 11月举行国家级资格考试 每年5月和11月举行国家级资格考试 财务与商业法、办公室系统与行政、管理学三个科目， 财务与商业法、办公室系统与行政、管理学三个科目，考试 合格获得“特许职业秘书资格” 合格获得“特许职业秘书资格” 中国——1998年出台《秘书国家职业标准》 1998年出台 中国 1998年出台《秘书国家职业标准》 每年6 11月三次举行秘书资格考试 每年6月、9月、11月三次举行秘书资格考试 职业道德、文书基础、办公自动化、商务流通、 职业道德、文书基础、办公自动化、商务流通、办公室事务 和管理、常用事务文书写作、会议与商务活动、信息与档案、 和管理、常用事务文书写作、会议与商务活动、信息与档案、法律 与法规、企业管理基础等。 与法规、企业管理基础等。
（一）商务礼仪 1、形象礼仪 2、会面礼仪 3、电话礼仪 4、交谈礼仪 5、排位礼仪 6、涉外礼仪 7、馈赠礼仪
1、会议安排 2、信访接待 3、领导与各部门协调 4、办公用品及设备的管理 5、通信管理 6、督查工作 7、外事工作 8、档案及保密管理 9、环境管理
A：日常工作中的信息 准备信息——收集信息 收集信息——登记信息 登记信息——建立信息库 准备信息 收集信息 登记信息 建立信息库 1、值班中的信息 掌握有关通讯联系的电话号码、 掌握有关通讯联系的电话号码、地址 掌握领导去向 确保内外信息沟通的快捷、连续 确保内外信息沟通的快捷、 按规范的程序处理值班信息 重要信息及时汇报、 重要信息及时汇报、紧急处理 2、接打电话中的信息工作 准确表达电话内容 有效传递电话信息 做好电话记录 及时分类处理电话信息
（一）思想和道德素质要过硬 职业道德——懂政治，讲全局， 懂政治， 1、职业道德 懂政治 讲全局， 品行端正，讲实情，说真话， 品行端正，讲实情，说真话，坚持实 事求是，公道正派，自谨自律， 事求是，公道正派，自谨自律，做好 绿叶、安于寂寞，淡泊名利， 绿叶、安于寂寞，淡泊名利，忠于企 忠于上司，保守秘密。 业，忠于上司，保守秘密。 事业心——业精于细成于物，认 业精于细成于物， 2、事业心 业精于细成于物 沉着，细心，吃苦耐劳精神。 真，沉着，细心，吃苦耐劳精神。 良好人际关系——谦逊，礼貌， 谦逊， 3、良好人际关系 谦逊 礼貌， 注意分寸，保持大众化，有团结精神。 注意分寸，保持大众化，有团结精神。
1.良好的文字处理能力,字体优美,书写工整; 1.良好的文字处理能力,字体优美,书写工整; 良好的文字处理能力 2.良好的口头表达能力 如得体的应对电话; 良好的口头表达能力, 2.良好的口头表达能力,如得体的应对电话; 3.善于与人沟通 善于与人沟通; 3.善于与人沟通; 4.随机应变能力强 随机应变能力强; 4.随机应变能力强; 5.能严守秘密 谨慎处理保密文件; 能严守秘密, 5.能严守秘密,谨慎处理保密文件; 6.能准确理解上司意图 能准确理解上司意图; 6.能准确理解上司意图; 7.能沉着处理紧急事件 能沉着处理紧急事件; 7.能沉着处理紧急事件; 8.能代表上司出席员工大会并讲话 准确恰当地传达上司的意见; 能代表上司出席员工大会并讲话, 8.能代表上司出席员工大会并讲话,准确恰当地传达上司的意见; 9.及时将企业内外部信息传递给上级 及时将企业内外部信息传递给上级; 9.及时将企业内外部信息传递给上级; 10.上司外出时能主动主持办公室工作 上司外出时能主动主持办公室工作; 10.上司外出时能主动主持办公室工作; 11.良好的职业道德和强烈的进取心 良好的职业道德和强烈的进取心; 11.良好的职业道德和强烈的进取心; 12.精力充沛 精力充沛; 12.精力充沛; 13.良好的时间安排能力 如出差计划与安排); 良好的时间安排能力( 13.良好的时间安排能力(如出差计划与安排); 14.良好的记忆力 尤其对人名\地名\电话号码反应迅速; 良好的记忆力, 14.良好的记忆力,尤其对人名\地名\电话号码反应迅速;