文秘培训课件

热忱
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四、秘书性格和心理素质修养
4、优秀秘书人员的性格塑造
现实 性 情趣 性 专业 性 独立 性
亲和 性 包容 性
性 格 塑 造
计划 性
适应 性
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五、秘书情感和意志力修养
1、情感修养注意三个方面
内向与外向的结合
——外向型的优点： ——内向型的优点：
A、开朗活泼
B、敏锐大胆
A、沉着
C、谨慎
B、冷静
——外交人员，介于参赞和随员之间
——宫中的藏书
——谶纬（chen wei），汉代流行的迷信书
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一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
现代秘书的涵义 ——为政府机关、企事业单位、团体或个人提供 辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手
企业单位的秘书
——为企业单位各层次管理组织和领导者个人提
供各方面辅助管理与综合服务的文秘人员
秘书的层次
三 个 层 次
越高，知识越 丰富，知识结 构越趋于完善
两个趋向
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一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
专业知识：秘书业务知识 ——秘书学知识 ——秘书写作知识
——文书档案知识
——调研、会务、
人际关系等知识
——所在工作部门 岗位的专业知识
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一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
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一、秘书人员的知识结构
3、高级秘书人员的综合素质
优秀——对高级秘书人员的评价
优秀的八点表现
责任 忠诚
分寸 礼貌 优 秀 评 价 谦虚
爱好
敏感 自制
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一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
初级秘书的替身作用 ——人手型：代替的是哪一部分？ ——内容及特点
A、日常事务性工作
D、细心
C、善于交际
热情与沉稳的结合
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E、稳健
F、持重
宽广与容忍
五、秘书情感和意志力修养
2、秘书人员的意志力修养
培养 自觉性
培养 自控性
意志力 修 养
培养 果断性
培育 坚韧性
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五、秘书情感和意志力修养
3、秘书人员的作风修养
思想作风和工作作风 ——正： ?????? ——贤： ?????? ——实： ?????? ——真： ?????? ——严： ?????? ——细： ?????? ——敏： ?????? ——勤： ??????
——有一定的概念、判断、决策能力（助手）
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二、秘书人员事务处理技能
1、什么是办事能力
秘书人员有效地处理各种日常事务的本领 ——文书事务 ——会议事务
——值班事务
——接待事务 ——电话事务 ——生活管理事务 ——领导交办的其他事务
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二、秘书人员事务处理技能
2、什么是良好的办事能力
注意事项 ——要明白职权范围，不越权，讲实效 ——要熟悉办事程序，工作中能够区别轻重缓急 ——要善于交往，能同 各种人打交道 ——要掌握挡驾艺术，设 法减轻领导者的负担
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一、秘书人员的知识结构
4、不同层次秘书的基本知识技能
中级文秘人员的知识技能
——具备初级文秘人员的基础
——有较好的文字处理能力，能起草一般性文件
——有较好的沟通协调能力，
A、能协——艺术气质，能主持一定的文艺活动
——计算机熟练，英语优秀
——摄影、驾驶等
1、角色认知
秘书角色的重要意识
——心理意识
A、主动工作意识
B、参谋助手意识
C、乐于奉献意识 ——行为意识
A、服从意识
B、服务意识
C、保密意识
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三、秘书人员的自我角色定位
2、秘书角色与领导角色
与领导相处的基本原则 ——思想一致原则 ——知识互补原则 ——相互信任原则 ——相互适应原则 ——人格平等原则 ——维护团结原则
民间组织的会议
——按时间推进划分
企业常有的会议
——按业务类型划分
——按层次级别划分 ——按业务区域划分 ——按会议特点划分 ——其它
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二、秘书人员事务处理技能
5、会务处理的流程
明确会议目的（凡事皆有因）
作好充分准备（预则立，不预则废）
——通知、会议资料、会场布置、发言人等
人员要有限制（会议的保秘范围）
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三、秘书人员的自我角色定位
3、容易出现的误区
主观态度上的问题
——服从和服务意识淡薄
——没有敬业精神，工作态度不佳
——保密意识差，导致泄密事件
——向上错位，擅作主张 客观能力上的问题 ——专业技能水平差 ——各类知识较浅薄
——概念、判断、概括能力差
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四、秘书性格和心理素质修养
1、秘书人员素养能力构成
——声音传递、时间性、临场感、情感性
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三、口头表达能力的培养
2、口语表达能力训练
基础前提 ——丰富的知识基础 ——天生一副好嗓子
——心态与心理素质
客观机遇
——职业型机遇
——名师指导机遇 ——其它偶发性机遇
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三、口头表达能力的培养
2、口语表达能力训练
没有机遇创造机遇 ——认识口头表达力的重要价值 ——主观上有强烈的训练欲望
四、秘书性格和心理素质修养
2、秘书人员的职业素养
具有强烈的事业心，表现在：
忠诚敬 业 的精神 乐于奉 献的精 神 四 精 个 神 积极进 取的精 神
开拓创 新的精 神
具有坚定的信念
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要有较高的思想水平
四、秘书性格和心理素质修养
3、秘书人员的职业性格
正直 内敛
缜密 善良
职 业 性 格
坚毅 豁达 温和
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人际交往作风 ——文明礼貌 ——谦虚谨慎
——不卑不亢
生活作风 ——先公后私 ——勤俭戒奢 ——人格高尚
六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
传统道德的延伸 中华民族的道德修养观 ——修身、齐家、治国、平天下
关键的个人品质
——有社会责任感 ——对领导和团队忠心耿耿
——有敬业精神
一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
辅助性
——主体上的从属性
——工作上的被动性
——权力上的非强制性
——绩效上的间接性
机密性
事务性
文牍性
政策性
综合性
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一、企业文秘工作的基本特征
4、秘书工作的基本特征
综合性 ——从职能范围上看 A、不承担某一具体工作
B、承担全面了解、联络、沟通
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一、企业文秘工作的基本特征 二、秘书人员的重要价值和作用 三、秘书人员的自我角色定位 四、秘书性格和心理素质修养
五、秘书情感和意志力修养
六、个人职业道德品质修养
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一、企业文秘工作的基本特征
1、秘书的涵义
《辞海》中“秘书” 的5种涵义
——职务名称之一，是领导的助手
——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等
——通过一定的方法总可以达到目的
有目的和有计划地进行口语训练
——训练内容
A、知识的丰富性积累 Ｃ、表达的技巧性训练
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Ｂ、思维的逻辑性培养 Ｄ、心理素质培养
三、口头表达能力的培养
３、口语训练的原则
表达的准确性(遣词造句)
意思的完整性(表达明白)
语言的内装饰性 ——丰富、形象和生动 语言的外装饰性 ——标准的普通话
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四、文字组织能力的培养
1、书面语言
诞生文字，记录口语（古代无法记录口语）
2、书面语诞生的价值
跨越时空，永久保存记载历史，传承文化
3、中国文字的特点
字、词、句与篇章卷册 ——音、形、义 ——与拚音文字的区别
基础知识
——政治哲学类
相关的辅助知识
——管理知识
——语言文学类
——数学统计类
——外语知识
——地方志知识
——历史地理类
——法律知识类
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——导游和礼宾
接待知识
一、秘书人员的知识结构
2、秘书人员应掌握的各学科知识
秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人
C、起全局性整体协调工作 ——从工作内容上看 A、管理事务 B、搞好服务
C、参与政务
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二、秘书人员的重要价值和作用
1、秘书人员的助手作用
文 件 处 理 文 字 把 关
助 作 手 用
事 务 处 理
检 查 督 促
2、秘书人员的参谋作用
提供依据
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出谋划策
二、秘书人员的重要价值和作用
3、秘书人员的耳目作用 4、秘书人员的桥梁作用
上情下达 内情外达
下情上达
外情内达
上情下达 内情外达
5、不管部作用 6、窗口作用
下情上达 外情内达
——有什么样的领导就有什么样的秘书
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三、秘书人员的自我角色定位
1、角色认知
秘书人员常扮演的六种角色
领导者 替身 参 谋 助手
职责 履行人
下 级 角 色
报告人
服务员
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事务 执行者
三、秘书人员的自我角色定位
——有认真的工作态度
——有任劳任怨的胸怀
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六、个人职业道德品质修养
1、秘书人员的重要品质
秘书人员的职业道德
忠于 职守 实事 求是 职 业 道 德 文明 礼貌 善于 合作 恪守 信用
严守 秘密
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六、个人职业道德品质修养