档案管理制度

合集下载
  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。

GS

XZ/01-03-2012

档案管理制度

为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

一、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务资料、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料(纸质和电子文档资料)。

二、公司的档案管理由人事行政部档案室档案管理员负责。

三、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、资料的归档时间和资料的转接

各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档。

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审核签字后,向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。

3、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密级及以上级的文件必须把原件放入档案室。

4、承办部门将核对无误的《档案移交(接收)登记表》)随同归档文件一起向档案部门移交,档案部门接收档案时,要认真核对《档案移交(接收)登记表》,并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。

五、档案管理

1、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。

2、分类层次不宜过多,一般为三级,分类方法:

(1)按产品型号分类;(2)按设备型号分类;(3)按科研课题分类;(4)按工程项目分类;(5)按专业性质分类;(6)按组织机构分类;(7)按时间分类

GS

XZ/01-03-2012

3、根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。

本公司编制档案号的标准如下:

全宗号——分类号(或项目代号或目录号)——案卷号(或件号或盘、盒、张号)结构。(1)全宗号:全宗号一般由企业根据本企业产权变更情况自行设定。本公司按照年度进行设定。

(2)分类号:按照部门进行编制:总经办:ZJB;行政:XZ;人力资源:HR;财务部:CW;销售部:XS;生产部:SC;研发部:YF。

(3)项目号:档案管理员根据存档资料项目所反映的产品、设备、工程等的名称而定,原则是以相关项目名称的前两个字的第一个字母为项目号,如切割机:QG;如有互相冲突部分,档案管理员应做出相应说明或采用其他可以区别出来的代码进行定义。

(4)目录号:是指档案分类目录号。

(5)案卷号:根据排列要求编制的案卷顺序流水号:001、002、003……

(6)件号是根据排列要求编制的文件顺序流水号:01、02、03……

(7)盘、盒、张号是非纸质载体档案排列的顺序流水号:01、02、03……

3、目录编制

档案归档后要编制档案总目录、档案分类目录。

六、档案保管

1、接收档案必须认真验收,并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改,送晒外,不得外借。修改后的底图入库,认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4、电子档案的保管:

(1)电子档案可参照纸质档案的分类、整理

(2)电子档案应存储到脱机载体上

(3)采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘、闪存等

GS

XZ/01-03-2012

(4)脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签,电子档案载体应设置成禁止写操作的状态

(5)存储在脱机载体上的电子档案应一式三套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用

(6)存储电子档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。对磁性载体上的电子档案,应每4年转存一次。原载体同时保留,时间不少于4年。

(7)超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁,按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。

5、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,库藏档案因移交,作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

6、档案库房的一般要求

保存档案必须设置专门的档案室,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施,并保持经常通风。

档案室内严禁吸烟,严禁存放易燃易爆物品,严禁使用电器(照明设施除外)。

六、档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送人事行政部核批。

3、公司档案密级分为绝密、极机密、机密、秘密四个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理助理审批。具体的调阅权限详见《公司文件机密等级说明》

4、档案借阅者必须做到:

(1)爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

(2)注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

GS

XZ/01-03-2012

七、档案保存期限:详见《公司文件机密等级的说明》

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政总监审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由人事行政总监批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理或人事行政总监指定专人监督销毁。

五、本制度有人事行政部编制,经审批后发布执行,后期如有修改,以修改审批后的为准。

制定部门:行政部批准/日期:

抄送:各部门

相关文档
最新文档