文件控制程序及管理职责

文件控制程序及管理职责
1．目的
对质量文件及其它与质量相关的文件进行控制，以确保质量体系有效运行的各个场所使用相应文件的有效版本。

2．适用范围
本程序适用于公司与产品质量有关的管理文件、技术文件及适用的外来文件的控制。

3．职责
3．1管理者代表负责组织编制和审核管理文件，总经理批准。

3．2技术检验部负责技术文件的编制，厂长审核、批准。

3．3文员负责所有文件的归口管理工作。

3．4各职能成员负责所持有文件和资料的使用和保管。

4．工作流程
4．1文件的分类及编号。

4．1．1文件的分类
a.管理文件：质量手册（程序文件）、岗位职责、管理制度等。

b.技术文件：产品标准、检验规程、工艺操作规程、工艺卡等。

c.外来文件：标准、法律、法规等。

4．1．2文员负责编制《文件编号规定》，公司文件编号按《文件编号规定》进行。

4．1．3文件分为受控文件和非受控文件，由文员编制受控文件清单并登记发放。

受控文件加盖“受控”红色印章并注受控号，非受控文件盖红色“非受控”印章不编号。

4．2文件的批准和发布
4．2．1质量手册（程序文件）由管理者代表指定人员编制，管理者代表审核，总经理批准发布执行。

4．2．2技术文件由技术检验部负责编写，厂长审核批准后发布执行。

4．2．3公司各岗位职责、管理制度由厂长组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

4．3文件的发放
4．3．1当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写“文件需求申请表”，经管理者代表批准，由文员办理领用手续。

公司不得使用未加盖“受控”红色印章的复印件，一经
发现立即由文员收回销毁。

4．3．2当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文员处办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的受控编号仍沿用原文件受控编号，文员将破损文件销毁。

4．3．3当文件使用人将文件丢失后，应按本程序4.3.1条办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明。

文员在补发文件时应给与新的受控号，并注明丢失文件的受控号作废。

4．4文件的更改
4．4．1文件需要更改时，应由文件更改提出人填写“文件申请表”说明更改原因。

4．4．2文件更改由原审核人审核，原批准人批准（如原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批，该人员应获得审批所需依据的有关背景资料）。

文件更改时注明更改标记和更改生效时间，并按“文件发放（领用）登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件，必要时还应发放“文件更改通知单”告知文件使用人。

4．5文件的换版与作废
4．5．1文件经五次更改、进行大幅度修改或公司组织机构发生较大变化时应进行换版。

原版文件作废，换发新版本。

4．5．2作废的文件由文员按“文件发放（领用）登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章。

4．6文件和资料的管理
4．6．1文件经编写、审核、批准后，原版文件交由文员填写“文件归档登记表”，存入软盘的文件也由文员进行归档登记编号。

4．6．2需临时借阅资料的人员，经管理者代表同意后可在指定地点借阅资料。

文员并在“文件借阅登记表”中加以记录。

4．6．3管理者代表在每次内部质量体系审核前，全面检查各类在用文件包括外来文件的有效性，发现问题及时处理。

4．7外来文件的控制
厂长负责收集与公司生产有关的法律、法规及国家标准、行业标准，受控发放到各使用者手
中，编制外来文件清单，每年检查外来文件的有效性。

4．8文件版本控制
质量文件版本号要加以控制，采用A/n（如：A/0表示第一版，未修订，B/1表示第二版第一次修订
等）。

5．质量记录
5．1QR—4.2.3—01 《文件发放（领用）登记表》
5．2QR—4.2.3—02 《文件需求申请表》
5．3QR—4.2.3—03 《文件更改通知单》
5．4QR—4.2.3—04 《文件归档登记表》
5．5QR—4.2.3—05 《文件借阅登记表》
6．引用文件
6．1 QC—4.2.3 文件编号规定
管理职责
5.1管理承诺
总经理代表本公司最高管理层作出承诺：按GB/T19001—2008标准建立、实施质量管理体系，并持续改进其有效性。

为此，总经理通过以下活动对承诺提提供证据：
a）向公司全体员工传达满足顾客和法律法规要求的重要性，使全体员工意识到顾客要求和与产品质量有关的法律法规要求必须同时予以满足。

b)制定公司的质量方针和质量目标，并确保在此基础上将质量目标分解到公司的各相关部门，进行考核，以确保质量方针和质量目标的实现。

c)按计划的时间间隔进行管理评审，对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性进行评价，并寻找持续改进质量管理体系机会。

d)确定并提供适当的资源，包括人力资源、基础设施、工作环境等，确保公司能获得建立、实施质量管理体系并持续改进其有效性所需要的资源。

5.2以顾客为关注焦点
总经理应以增强顾客满意为目的，确保顾客的要求得到确定并予以满足。

公司对顾客的要求应充分识别，并加以确定。

将顾客的要求转化为产品、过程的要求，并通过体系的运行满足顾客的要求。

通过对顾客满意程度的测量，从顾客的信息反馈中不断了解顾客的满意程度，改进工作。

5.3质量方针
5.3.1总经理应根据本公司的宗旨，制定公司的质量方针。

质量方针应包括对满足要求和持续改进质量管
理体系有效性的承诺，为制定和评审质量目标提供框架。

5.3.2总经理应通过各种方式宣贯质量方针，以确保质量方针在公司内得到沟通和理解。

5.3.3质量方针的持续适宜性应得到评审。

公司规定，在管理评审时，应对质量方针进行评审，以确保质量方针适应公司内、外部环境的变化。

5.3.4质量方针是质量管理体系中的一个重要的文件，本公司的质量方针见本手册的第2章节。

5.4策划
5.4.1质量目标由公司最高管理层根据公司的质量方针制定，并由管理者代表负责将公司的质量目标分解到各相关部门并形成文件，由总经理批准发布。

本公司的质量目标见本手册的第2章节。

质量目标的分解与考核详见《目标展开表》。

各部门应结合本部门的工作实际，对分解到本部门的质量目标予以落实。

质量目标应是可测量的，公司规定由管理者代表负责对各部门质量目标的实施情况进行考核和测量，并及时将测量结果报告最高管理层和反馈到各部门。

5.4.2质量管理体系策划
a)总经理授权管理者代表负责对本公司质量管理体系的策划，并应确保其满足GB/T19001—2008标准
4.1的要求以及本公司质量目标的要求；
b)当公司的质量管理体系出现重大的人员变化、组织结构调整、产品结构调整等情况时，应对质量管理体系的变更进行策划，并保持质量管理体系的完整性。

c)本公司质量管理体系由管理者代表负责组织策划，策划的输出即质量管理体系文件。

5.5职责、权限和沟通
5.5.1职责和权限
总经理负责各部门和岗位的职责、权限的确定，以确保公司的质量管理活动得到有效指挥、控制和协调。

本公司的组织机构图见本手册附录A。

本公司的质量管理体系过程职能分配表见本手册附录B。

本公司各部门岗位的主要职责和权限见《岗位职责权限规定与任职条件》。

总经理在明确各部门岗位职责和权限后，应通过会议、培训等方式使各部门和岗位之间相互了解有关职责和权限，以确保质量管理活动的协调并有效开展。

5.5.2管理者代表
本公司的管理者代表由总经理任命，详见本手册第1.2章节。

管理者代表的职责和权限有：
a)确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；
b)向总经理报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求；
c)确保在整个公司内提高满足顾客要求的意识；
d)负责与质量管理体系有关事宜的外部联络。

5.5.3内部沟通
公司要求对质量管理体系各过程的执行情况、质量目标的完成情况以及顾客的反馈信息等在横向与纵向方面进行有效的沟通，达到相互了解与协调一致。

质量方针、质量目标及公司发展方向的重大决策通过文件或会议的方式由上而下传递。

总经理和管理者代表通过各种会议和日常活动向员工传达和灌输以顾客为关注焦点的理念和
相关的法律法规，各部门之间通过定期和不定期的会议及公开栏交流信息，讨论问题，对会议内容、决议及跟踪情况等应有记录。