档案数字化制作技术
档案数字化技术规范
档案数字化技术规范1 适用范围为统一集团公司纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求，推动档案现代化和数字档案馆的建设，特制定本规范。
本规范适用于各单位档案的数字化处理及数字化成果的管理。
2 总则2.1 基本原则2.1.1 同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。
2.1.2 采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。
2.1.3 采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。
2.1.4 确保档案实体与数字化成果间的有机联系。
2.2 过程管理要求2.2.1制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。
2.2.2档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.2.3建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。
2.2.4档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
2.3 数据挂接2.3.1档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。
通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。
2.3.2认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
2.4 数据验收2.4.1 图像、音频、视频数据验收以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。
图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。
图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。
档案数字化解决方案
档案数字化解决方案随着信息技术的快速发展，数字化已经成为了趋势。
在各个行业，数字化都得到了广泛的应用，企业的管理、行政事务等方面都在逐渐地数字化。
而档案数字化也是其中的一种常见的处理方法。
档案数字化是将纸质文档、文件或其他信息通过扫描等技术手段转化成数字格式，存储在计算机中，供电脑查阅和利用。
这样可以大大节省空间，提升档案管理效率，并且能够极大地提高档案的安全性。
以下是一些关于档案数字化解决方案的具体实现：1. 数字化存储。
通过各种技术手段将原始文件进行数字化并存储，可以节省物理空间，保护最初的纸质文件免受损坏和丢失的风险。
2. 数据归档。
通过合适的归档程序，能够帮助组织将数据归集到一个共同的学科或主题下，从而便于索引和协作。
3. 索引库管理。
档案数字化后，通过访问控制、权限管理和索引库技术等手段，能够建立一个支持全文检索的档案检索体系，并为用户提供直观、易用的检索工具，以快速、精准地查找和浏览档案。
4. 制定数字化解决方案。
在进行档案数字化时，企业必须专门针对特定档案、业务流程和存储方式，制定完整的数字化档案管理方案。
5. 电子文档管理。
数字化档案还可以进行电子文档管理，通过对文档进行分类、归档、版本管理等，以确保文档的安全、一致和可追溯性等重要特征。
在实施档案数字化之前，企业需要考虑到许多因素，包括成本、技术复杂性、预期收益、系统集成、安保问题等。
但是这些因素通常可以通过不同的解决方案来解决，因此企业只需选择最适合自己的数字化方案即可。
档案数字化在不同行业应用非常广泛，尤其是在法律、医疗、财会等行业中得到更广泛的应用，它是一种解决方案，可帮助企业提高档案管理效率、简化业务流程、提高安全性，并最终提高企业运营的效率和盈利能力。
而档案数字化的应用和未来发展还有很大的空间和潜力。
档案数字化加工方案
档案数字化加工方案1. 简介档案数字化加工是将传统纸质档案通过扫描、OCR（光学字符识别）等技术转化为电子文档，实现档案数字化存储和管理的过程。
本文将介绍档案数字化加工的意义、流程以及相关技术和注意事项。
2. 档案数字化加工的意义2.1 提高档案存储和管理效率传统纸质档案存储和检索繁琐，档案数字化加工可以将档案转化为电子文档，实现快速检索和管理，大大提高存储和管理效率。
通过关键词检索等技术，可以快速定位所需档案，节省了大量寻找和整理的时间。
2.2 加强档案的安全性和可持续性纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，数字化档案可以通过数据备份和加密等措施提高档案的安全性。
另外，电子文档可以实现远程存储和备份，即使发生灾害也能够保证档案的可持续性。
2.3 便于档案的共享和利用数字化档案可以在不同地点、不同终端之间进行共享，便于多部门之间的协作和信息共享。
此外，数字化档案可以结合数据分析等技术，为决策和业务提供更多参考依据，提升档案的价值和利用率。
3. 档案数字化加工的流程档案数字化加工通常包括以下几个主要步骤：3.1 档案准备在数字化加工之前，需要对纸质档案进行整理和分类，确保档案的完整性和准确性。
同时，还需要评估档案的重要性和保密级别，为后续的数字化工作做好准备。
3.2 扫描和成像扫描是将纸质档案转化为数字化格式的关键步骤。
通过扫描设备可以将纸质档案逐页进行扫描，并生成对应的图像文件。
在扫描过程中，需要选择合适的扫描分辨率和格式，以及调整图像质量，保证数字化档案的清晰度和可读性。
3.3 文字识别和编目通过OCR技术可以将扫描的图像文件转化为可编辑的文本文件，实现对档案中文字的识别和提取。
在文字识别过程中，需要进行文本校对和编辑，确保准确性和完整性。
同时，还需要对档案进行编目和分类，建立合适的档案目录结构，方便后续的检索和管理。
3.4 数字档案存储和管理将生成的数字化档案进行存储和管理是数字化加工的最后一步。
档案数字化工作内容和流程
档案数字化工作内容和流程随着现代化的发展，各行各业中，数字化技术的应用日益普及，其中，档案数字化也积极推进，不仅可以提升管理效率、提高存储效益，而且在信息传输、搜索和提取信息方面，也有着明显的优势。
因此，档案数字化工作受到了越来越多的重视。
档案数字化工作的内容涉及众多方面，首先是针对原始档案的收集、清理和整理。
精心挑选影像化档案，清理缺失和破损的照片，整理档案中重复的条目，使档案中信息清晰可见，增强可用性和内容整合度，是档案数字化工作的首要任务。
其次，对已经整理好的档案进行载入。
采用可靠的设备，通过数字化信息录入系统或其他影像化产品，将纸质文件转变为电子文件，以便信息的传输、共享和使用。
此外，还需要创建一套完备的档案引用系统，以保证档案的安全保管和利用。
档案数字化的流程一般包括以下几个步骤：收集档案，清理和整理档案，载入档案，创建一套适宜的档案文件索引。
此外，还要建立一个系统，用来跟踪和记录档案文件的状态和使用情况，并随时应对使用者的需求和信息诉求。
最后，经过多次测试和确认，档案数字化系统正式实施。
因此，档案数字化工作的正确实施需要一定的经验和技术，既需要做到手段的精确，也要充分考虑到整体的实用性和可操作性。
档案数字化技术的成功应用也大大依赖于档案管理者的专业水平和技术水准，只有这些基本工作得到妥善处理，才能够有效地建设和实施一个良好的档案数字化系统。
另外，在档案数字化的实施过程中，还要注意保障档案的安全性。
设立的权限管理体系，能够有效保护档案的完整性和信息安全性，以便政府机构、企业或其他机构，能够更充分地发挥档案的价值和功能。
在当今的发展形势下，档案信息化已经成为实现信息共享和科学管理的必由之路。
完善的数字化技术、专业技能以及科学有效的流程，是实现信息智能化、生产力提升和成效改善的有力手段，也是社会经济发展的重要基础。
档案数字化技术的应用
档案数字化技术的应用随着信息技术的快速发展，档案数字化技术在各个领域中得到了广泛的应用。
档案是记录人类社会活动的重要载体，对于保护历史文化遗产、促进学术研究以及提供便捷的信息服务具有重要意义。
本文将探讨档案数字化技术的应用，包括数字化档案的意义、数字化档案的技术手段以及数字化档案的应用领域。
一、数字化档案的意义数字化档案是将传统纸质档案以电子形式进行保存和管理的过程。
与传统纸质档案相比，数字化档案具有以下几个显著的意义。
首先，数字化档案可以有效地保护历史文化遗产。
传统纸质档案在长期保存和传递过程中容易受到自然灾害、人为破坏以及时间的侵蚀，导致档案的丢失和损坏。
而数字化档案可以通过电子设备进行备份和存储，有效地避免了传统档案的这些问题，确保了档案的长期保存和传承。
其次，数字化档案可以提供便捷的信息服务。
传统纸质档案需要人工进行检索和浏览，费时费力。
而数字化档案采用了全文检索、关键词标引等技术手段，可以实现快速的检索和浏览，大大提高了档案利用的效率和便捷性。
最后，数字化档案可以促进学术研究和知识传播。
传统纸质档案通常只能在特定的地点和时间进行研究和使用，限制了学术研究的深度和广度。
而数字化档案的互联网特性使得人们可以随时随地进行档案的查询和研究，促进了学术研究的交流和合作，推动了知识的传播和共享。
二、数字化档案的技术手段数字化档案的实现离不开先进的信息技术手段。
目前，常用的数字化档案技术手段主要包括扫描、图像处理、文本识别和数据库管理等。
扫描是数字化档案的基础技术。
通过扫描设备将纸质档案转换为数字图像，实现了档案的电子化。
图像处理技术可以对扫描得到的图像进行去噪、增强、分割等操作，提高图像质量和可读性。
文本识别技术可以将扫描得到的图像转换为可编辑的文本，方便后续的检索和利用。
数据库管理技术可以对数字化档案进行组织、存储和检索，实现对档案的高效管理和利用。
三、数字化档案的应用领域数字化档案的应用涵盖了许多领域，包括文化遗产保护、教育研究、行政管理等。
档案数字化的基本内容
档案数字化的基本内容
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。
它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化主要包括以下几个方面的内容：
1. 数字化处理：将纸质档案转换成数字格式，包括扫描、录入、图像处理等。
2. 数字化存储：将数字化的档案保存在计算机或网络中，确保其安全性、可靠性和可持续性。
3. 数字化检索：利用计算机技术和数据库管理系统，对数字化档案进行检索和查询，提高档案检索的效率和准确性。
4. 数字化传输：利用网络和互联网技术，实现档案的远程传输和共享，便于档案的利用和交流。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增
强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
以上内容仅供参考，如需更多信息，建议查阅档案数字化相关书籍或咨询专业人士。
档案数字化技术规范
智能分类与检索
利用人工智能技术对档案数据进行智能分类和 检索，提高检索效率和准确性。
智能识别与处理
通过人工智能技术实现档案数据的自动识别和 处理，提高数字化质量和效率。
智能分析与预测
利用人工智能技术对档案数据进行分析和预测，为决策提供支持。
无损压缩
保留原始数据的完整性和真实性，适用于对数据 质量要求较高的档案。
压缩格式
选择合适的压缩格式，如JPEG、PNG、ZIP等， 以满足不同类型档案的存储和传输需求。
存储技术
01
02
03
存储介质
选择稳定、可靠、长寿命 的存储介质，如硬盘、光 盘、磁带等。
存储格式
确定统一的存储格式，以 便于数据的迁移、备份和 长期保存。
案例名称
南京大学档案数字化项目
数字化内容
对学校历史档案、教职工档案、学生档案等进行数字化处理，建立数 字档案数据库。
技术应用
采用高分辨率扫描仪、OCR文字识别技术、数据加密技术等，确保数 字化质量和数据安全。
成果与影响
实现档案信息快速检索、远程查询和数据共享，提高档案管理效率， 为学校各项工作的开展提供有力支持。
数据压缩与存储
数据压缩
采用压缩算法对数字化后的档案进行 压缩，以减小存储空间占用和提高传 输效率。
数据存储
将数字化后的档案存储在适当的存储 介质上，如硬盘、光盘等，并确保数 据的安全性和可靠性。
数据备份与迁移
数据备份
定期对数字化后的档案进行备份，以 防数据丢失或损坏。
数据迁移
当存储介质或存储设备需要更新或更 换时，将数字化后的档案迁移到新的 存储介质或设备上。
云计算技术在档案数字化中的应用
（完整版）档案数字化加工方案.
（完整版）档案数字化加⼯⽅案.档案室、档案馆馆藏档案扫描、数字化加⼯整体解决⽅案⽬录第⼀节质数字化加⼯作业前期准备 (1)⼀、数字化⼯作⼈员准备 (1)⼆、数字化⼯作软件、硬件准备 (4)三、确定数字化内容、数量及⽤户需求 (5)第⼆节数字化加⼯流程及主要技术⽅案 (6)⼀、⼊库提卷、拆卷 (6)⼆、标引著录 (7)三、档案扫描 (8)四、图像处理 (11)五、全⽂OCR、⽣成双层pdf、板式还原及格式 (12)六、总质检 (14)七、批量挂接 (15)⼋、还卷及数据备份提交 (15)第三节质量控制⽅案和保证措施 (17)⼀、加⼯质量保障措施 (17)⼆、多环节，多层次的质量检查体系 (17)三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19)第四节安全保密控制 (21)保密协议 (22)第五节售后服务 (24)项⽬背景——————————————————随着全国⽂化信息资源共享⼯程与中国数字图书馆⼯程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。
信息资源建设的重点是电⼦⽂献、各类数据库、⽹络资源、电⼦档案、电⼦图书等新型数字化信息资源的建设。
在数字化信息资源建设中，很⼤的⼀个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够⽤计算机阅读、理解、查询、检索的电⼦⽂件，最终将其应⽤于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet⽹进⾏出版，或上传数字档案馆供⽤户使⽤。
以传统纸张为载体的保存⽅式，占据了⼤量的空间，需要特殊的环境，⽽且不⽅便查询，随着时间的推移，还⾯临着腐蚀、⽼化等问题。
⽽将纸介质⽂件信息进⾏电⼦化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少⽂件库房占地，节省保管设备和⼈员⽅⾯开⽀，⼜⽅便统计和进⾏远程查询。
因此，将档案、期刊、⽂件等资料通过扫描仪，扫描成图像⽂件，再通过处理转换成电⼦⽂档，建⽴⽬录和索引，制作成电⼦⽂件，已是当务之急。
第⼀节数字化加⼯作业前期准备⼀．数字化⼯作⼈员准备1 .甲⽅⼈员职务：现场交接管理⼈员⼈数要求：⼀名专业要求：为学校档案馆负责档案管理⼯作的技术或管理⼈员。
档案馆档案数字化加工项目技术方案
档案馆档案数字化加工项目技术方案目录1. 项目概述 (2)1.1 项目背景与意义 (3)1.2 项目目标与任务 (3)1.3 项目组织架构与职责分工 (5)2. 技术方案 (6)2.1 数字化加工流程设计 (8)2.1.1 档案预处理 (9)2.1.2 图像扫描与质量控制 (10)2.1.3 文本识别与转换 (12)2.1.4 元数据采集与管理 (13)2.1.5 数据整合与质检 (15)2.2 硬件设备选型 (16)2.2.1 扫描仪选择与配置 (17)2.2.2 服务器硬件需求 (18)2.2.3 其他辅助设备 (19)2.3 软件工具选择 (20)2.3.1 OCR引擎选择 (22)2.3.2 数据管理与存储解决方案 (23)2.3.3 质量控制工具与标准 (24)2.4 安全保障策略 (25)2.4.1 数据安全保障措施 (27)2.4.2 系统稳定性保障措施 (28)2.4.3 权限管理策略 (29)3. 实施计划 (30)4. 结果评估与优化建议 (31)4.1 各阶段成果评估指标体系建立方法 (33)4.2 结果评估方法与流程设计 (33)4.3 针对评估结果的优化建议与后续工作规划 (35)1. 项目概述本项目旨在采用现代信息技术手段，对档案馆现有的纸质档案进行数字化加工，实现档案的数字化存储和检索，提高档案的利用效率，确保档案信息的长期保存和安全。
项目的主要目的是满足档案的数字化存储需求，提升档案的管理水平，为档案的利用提供更高效、便捷的服务。
项目将依据国家有关档案数字化工作的法律法规和技术标准，结合档案馆的具体情况，制定详细的技术方案。
项目的实施将遵循“先易后难，先重点后一般”优先选择对现行工作影响大、社会需求迫切、保存价值高的档案进行数字化加工。
数字化加工的内容主要包括资料的扫描、OCR识别、图像处理、数据校对、存储和管理等环节。
在数字化加工过程中，项目将采用高水平的数字化设备和技术，确保档案数字化质量满足档案保护和利用的需要。
档案数字化加工方案
档案数字化加工方案
首先，档案数字化加工方案需要进行档案评估和筛选。
对于大量的纸质档案，
需要进行评估和筛选，确定哪些档案需要进行数字化加工，哪些可以淘汰或存档。
评估和筛选的目的是为了节约数字化加工的成本，提高数字化档案的利用率。
其次，档案数字化加工方案需要进行扫描和拍摄。
扫描和拍摄是将纸质档案转
化为数字化档案的重要环节。
在进行扫描和拍摄时，需要选择合适的设备和工具，保证数字化档案的清晰度和准确性。
同时，需要制定合理的扫描和拍摄流程，确保数字化档案的完整性和一致性。
接着，档案数字化加工方案需要进行文档识别和整理。
文档识别和整理是指对
扫描和拍摄得到的图像进行识别和整理，将其转化为可编辑和可检索的数字化文档。
在进行文档识别和整理时，需要借助OCR技术和文档管理系统，提高数字化档案
的可读性和可管理性。
最后，档案数字化加工方案需要进行质量检查和存储管理。
质量检查是指对数
字化档案进行质量把控，确保其准确性和完整性。
存储管理是指对数字化档案进行合理的存储和备份，保证其安全性和可持续性。
同时，需要建立数字化档案的管理制度和标准，规范数字化档案的利用和管理。
总之，档案数字化加工方案是一个系统工程，需要全面考虑档案的特点和需求，科学制定数字化加工方案，确保数字化档案的质量和效益。
只有通过科学合理的档案数字化加工方案，才能更好地实现档案管理的现代化和信息化，推动社会各行各业的发展和进步。
档案数字化制作技术培训教材
档案拆卷、组卷
拆卷是将现有的档案案卷手动拆开的过程,以方便下一个流水 环节处理;组卷是将已经制作完成的纸介档案按原始装订顺序重新装 订成卷的过程; ,同时在拆装过程中,对破损的档案进行简单修复操作; 具体的操作要求有:
在拆装过程对于尺寸不统一或装订压字的档案,要贴纸补齐(托裱); 对于发霉的纸介档案应及时的进行去霉、烘干处理; 对于生虫的档案,要用刷子轻轻地将其清除; 对于已经损坏的档案,要及时地向档案保管人员报告,并用白纸将损 坏的档案粘贴其上(单面有字的档案),不允许用胶带粘贴; 对于装订孔洞较多的档案,应先贴纸条在孔洞或无字区域,后再重新 打孔、装订; 在装订完毕后,检查档案案卷是否留有金属或坚硬物体(如书钉),以 防磨损档案;
抽查结果回执单以表格、文字为主，由 客户填写抽查结果，抽查人员签字有效；
北京航星档案数字化制作方案
本方案以第三代档案数字化技术为核心,就 现有的纸介档案和照片档案,定制以下制作流程:
档案领卷、档案整理、档案著目、档案拆 卷、原文扫描、原文校对、图档处理、图档拼接
、 处理质量校对、多档合并、数据挂接、数据库校 对、光盘制作、档案组卷、档案还卷;
网络拓扑图
专用的网络通道; 多终端同时扫描; 多服务器存储备份; 多处理流程协同工作;
工作流程原理图
档案领卷、还卷
该过程是制作人员从档案保管员手中领取档案,制作完毕后归还给 档案保管员的过程;是档案数字化至关重要的一个环节,主要动作如下:
按交接清单，逐一核对，清点卷数、页数; 如在清点过程中发现档案有破损、丢失, 及时的向档案保管员汇报; 认真填写档案接收清单,交接签字有效;
校对任务如下: 如发现有切掉文字的图档, 及时的通过软件系统反馈给 图档处理人员,及时的调取原扫描件重新处理; 如发现图像质量低于样本标准质量的档案,及时的通过 软件系统通知图档处理人员,重新处理; 对于图档处理质量校对过的档案,系统将作详细的记录, 如在后续环节中发现问题档案,公司将根据相应的管理制 度作出惩罚;
档案数字化档案扫描 - 档案数字化加工基本工作流程
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
3、去污
五、图像处理
1 、图像数据质量检查
1）对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。
2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
1、扫描方式
1）根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用0号图纸扫描仪）进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。
2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
七、目录建库
1、数据格式选择
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1 目录数据准备
2 拆除装订
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
4、图像拼接
7、失真度
对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
8、可懂度
数字图像向人或机器提供信息的能力。
档案数字化加工基本工作流程
一、术语和定义
1、数字化
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化。
1）符合国家法律法规的原则
档案数字化技术方案
档案数字化技术方案1. 引言档案管理是组织和机构中至关重要的一环，它涉及到多个方面，包括档案的收集、整理、存储和利用等。
随着信息技术的迅速发展，档案数字化技术方案在提高档案管理效率、保障档案安全性以及方便档案利用等方面具有重要意义。
本文将介绍档案数字化技术方案的基本原理、实施方法以及其带来的优势。
2. 档案数字化技术方案的基本原理档案数字化技术方案的基本原理是将纸质档案转化为电子形式，并使用数字技术进行存储、管理和利用。
该方案基于以下几个基本原理：2.1 扫描与识别首先，需要对纸质档案进行扫描，将纸质档案转化为数字图像。
这一过程需要使用专业的扫描设备，以保证图像质量。
扫描完成后，还需要使用光学字符识别（OCR）技术对图像中的文字进行识别，将其转化为可编辑的文本。
2.2 存储与管理接下来，将扫描得到的数字图像和识别得到的文本存储到电子数据库中。
这一过程需要确保数据的安全性和可靠性，同时需要设计合适的数据库结构和索引方式，以便于后续的管理和检索。
2.3 检索与利用一旦档案数字化完成，并存储到电子数据库中，就可以通过电子检索工具实现对档案的快速检索和利用。
这一过程可以根据用户的需求进行定制，提供简单的关键词检索或高级的多条件查询功能。
3. 档案数字化技术方案的实施方法实施档案数字化技术方案需要考虑以下几个关键步骤：3.1 确定需求首先，需要明确组织或机构对档案数字化的具体需求。
这包括要数字化的档案类型、数量和时限等。
通过明确需求可以帮助确定技术方案的具体实施方法和资源投入。
3.2 选购设备和软件根据需求，选择合适的扫描设备和光学字符识别软件。
扫描设备需要满足高质量扫描要求，而光学字符识别软件需要具备高准确率和多语言支持等特点。
3.3 设计数据库结构在存储和管理阶段，需要设计档案数据库的结构和索引方式。
这一步骤需要根据档案类型和需求进行差异化设计，以满足不同档案的存储和管理要求。
3.4 实施档案数字化根据选购的设备和软件，对纸质档案进行扫描和识别，并将得到的数字图像和文本信息存储到数据库中。
20151106-档案数字化加工操作细则
档案数字化加工操作细则为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
（一）档案领取1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。
2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
（二）档案归还1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
档案数字化加工技术标准
档案数字化加工技术标准对于纸质档案利用扫描仪或数码相机转换成可储存在电脑上或刻成光盘，便于保存及查阅的，称之为档案数字化。
进行档案数字化加工步骤有：整理（弱化）、一次校对、扫描、扫描件校对、装订、目录数据录入及修改、挂接。
一、整理（弱化）。
在扫描之前，对需扫描的档案进行整理，整理时有以下环节应注意：1、拆卷。
将装订成本的档案逐一拆开，为了更好的延长扫描仪的寿命，防止高速扫描时会卡纸的情况，拆卷时应注意：如发现有金属物（钉书针、大头针等）应剃除。
2、顺序号。
根据文件的相关内容进行编码和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号，一条目录中如有几个文件，其中有重要的不属于该目录文件附件的文件，需在目录页的最后加写目录，顺序号应附属在该卷档案的最后一条，页码按文件实际所在页次编写。
凡目录有增减，顺序号必须依次进行调整。
3、页号。
档案常常会有漏编、跳号的情况。
对于漏编如：P7与P8之间有四页未编码，则应依次编为“7-1”、“7-2”、“7-3”、“7-4”，若空号为一份文件的首页，则将该页编为正码，其它依次编为副码，如：P7与P8之间有一页未编码，而该页正好是P8所在文件的首页，则将该页码编为“8”，而原P8编为“8-1”。
出现跳号，若前后两张文件内容完整且连贯，而第一页和第二页分别编码为“1”和“4”，则需在错误登记表和目录备注处注明“P2、P3为跳号”的字样。
若有内容的文件反面漏打页码，需加编副码；若反面是文件首页，则需编正码，原来的正码改为副码，依次类推。
如果空白纸上有编码，需在目录备注中注明“第X页为空白页，无内容”。
文件的最后一页必须是正码，不能编副码。
如两张文件粘贴重叠而只编了一个页码的，应在被覆盖的上面编副码。
正、反面均有内容的文件，若其中一面需扫描的内容被折叠装订，该面应增加一个副码。
凡页码写在折叠后文件反面的，应展开文件写上相同的页码，必须保证文件页码在扫描的图片上。
档案数字化制作技术教材
变动.
北京航星永志科技有限公司
档案数字化制作技术培训教材(PPT49 页)
数字化制作过程-质量控制
档案质量
电子档案 原始档案
数字化制作流程
通过拆卷、整理、处理、组卷 等一系列流程，对原始纸介档 案进行处理，使之在处理前后 档案质量有很大程度上的提高；
档案去虫、去霉的同时,较对档案的整理结果;
在对档案进行修剪时,对未去污或编号错误的档案重新 处理;
在档案打孔、装订的过程中,要在校对前面所有环节处 理无误后,方可装订;
档案数字化制作技术培训教材(PPT49 页)
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档案数字化制作技术培训教材(PPT49 页)
电子档案制作质量控制
著目速度受到人员打字速度、原件清晰程度、原件是否为手写体 等主要方面影响； 档案扫描速度受到原件纸介类型、 尺寸、质量，扫描பைடு நூலகம்硬件指标， 生成图像分辨率、颜色数等主要方面影响；
图像处理速度主要与人员软件熟练程度、生成图像类型、原文扫 描质量、图像处理内部各处理流程的难易程度有关；（具体内部 处理流程根据客户要求而定）
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传统的档案数字化形式
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特点:
加工、制作规模小; 技术含量低; 制作流程简单; 易操作、易管理;
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存在的问题
制作时间过长,影响档案客户的整体进度; 容易丢失、损坏纸介档案; 电子档案的通用性和可利用性较差,不利 于档案客户将来档案的再利用; 相关联的后续服务很难保障;
文字识别、图纸矢量化操作，本身要求操作对象为清晰的黑白二 值图，如果前面的任何一个环节出现处理质量问题，都会影响该 环节的质量（准确率），故要求对前面的所有处理进行质量评估；
档案数字化加工流程
档案数字化加工流程档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。
先后顺序为：调卷 > 著录 > 扫描 > 处理 > 质检 > 归还 > 备份 > 挂接。
在之前的档案管理数字化是需要拆卷的，但是现在有专业的非接触式扫描设备（比如book2net和iscan系列的产品）可以免拆卷，这就省去了很多的人力物力。
下面介绍详细的步骤：档案调卷这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户（档案馆库房管理员）共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。
整理及著录档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。
制作途径有两种:（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。
（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。
如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。
并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。
对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。
2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。
以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。
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档案质量
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数字化制作质量控制体系
数字化制作质量控制体系主要侧重于以下 几方面: 纸介档案处理质量控制; 电子档案制作质量控制;
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纸介档案处理质量控制
整理 拆卷 去虫 去霉 裁切 压字托裱 打孔 装订
档案整理时,按照客户要求(如保管期限、密级等)分类 档案,对档案进行重新编号; 档案去虫、去霉的同时,较对档案的整理结果; 在对档案进行修剪时,对未去污或编号错误的档案重新 处理; 在档案打孔、装订的过程中,要在校对前面所有环节
数字化制作进度报表;
进度报表以统计图、数字为主，重要的 地方加以简单的文字说明； 对于纸介档案数据的提交，明细数据的 编号、日期、数量，交接双方签字有效； 对于电子档案数据的提交，打印数据库 目录清单，交接双方签字有效； 抽查结果回执单以表格、文字为主，由 客户填写抽查结果，抽查人员签字有效；
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原文校对
此过程又叫一查,主要作用是检查扫描的原文是否有缺页、多 页、空白页、重复页,原文扫描的图像是否清晰.数据校对人员通过数 据校对系统,对现有的扫描原文进行校对,具体情况如下: 如发现缺页、多页、空白页、重复页, 及时的将信息反馈给扫描人 员或工厂管理人员,及时的补扫/重扫,并改变电子档案顺序号; 检测电子档案的扫描质量,如发现过暗、过亮、模糊,及时反馈给扫 描人员或工厂管理人员, 重新扫描; 如原始纸介档案本身就缺页,应及时的向单位的档案保管人员汇报; 如原始纸介档案本身就不清晰,应及时与单位的档案保管人员协商 解决; 如发现扫描页页号顺序出现错误, 及时的调取原纸介档案,校对其 顺序,通知系统更改扫描页号; 对于原文校对过的档案,系统将作详细的记录,如在后续环节中发现 问题档案,公司将根据相应的管理制度作出惩罚;
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电子档案制作质量控制
图像去污 扫描 图像纠偏 图像拆分 矢量化 水印保护 图像拼接 文字识别 全文索引
图像去污、纠偏，是对扫描图像的细加工，同时又是对前一环节 扫描质量的严格把关，如发现问题，通过软件系统立即反馈给前 一环节； 图像拼接、拆分，要根据实际的加工需求而定，如果确定该环节 存在，则除了处理图像的拼接、拆分操作外，更重要的是对前一 环节的质量评估； 文字识别、图纸矢量化操作，本身要求操作对象为清晰的黑白二 值图，如果前面的任何一个环节出现处理质量问题，都会影响该 环节的质量（准确率），故要求对前面的所有处理进行质量评估； 全文索引是准确的文字识别基础上，进行文档内容关联索引，故 索引的准确程度直接受识别准确率的影响；
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第三代档案数字化制作技术
软件技术与团队管理相结合,以软件辅助 管理、辅助制作为主导; 科学的时间、质量保障和进度控制体系； 网络化、大规模、多人协调的制作流程;
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数字化制作过程-时间损耗
80 70 60 50
制作 整理
时间损耗
40 30 20 10 0
拆卷 著目 扫描 校对 图像处理 校对 挂接刻盘 组卷
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损耗分析
有些单位档案由于某些原因（如历史原因）档案整理的不够正规、 完整，甚至没有整理过，此时需要加入档案整理流程，故档案整 理时间较长或无法预计； 著目速度受到人员打字速度、原件清晰程度、原件是否为手写体 等主要方面影响； 档案扫描速度受到原件纸介类型、 尺寸、质量，扫描仪硬件指标， 生成图像分辨率、颜色数等主要方面影响； 图像处理速度主要与人员软件熟练程度、生成图像类型、原文扫 描质量、图像处理内部各处理流程的难易程度有关；（具体内部 处理流程根据客户要求而定） 档案组卷主要与原始档案的保管情况有关（如原始档案保管较差， 则需要对其进行去霉、去虫、裁切、贴纸补齐、打孔、装订、打 印卷内目录等手工操作），故时间较拆卷时长许多；
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图档拼接
根据政法大学的学校特点,纸介档案中会出现大于 A4尺寸的档案,但数量不大,若提供A0,A3扫描仪,多数时间 处于空闲,利用率不大,而且占用有限的工作空间,故在制作 方案时决定统一用A4扫描仪扫描,图像处理完成后将多张 图档拼接合一。
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图档处理质量校对
制作进度=处理时间 x 单位时间处理量 x 人员工作效率；
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整体制作进度控制
有了严格的环节内部进度控制，整体 进度有了保障，与此同时个环节间协调 显得至关重要； 协调时间损耗较大的流水环节； 动态调配流水环节内部的质量控制力度；
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汇报数字化制作进度
让客户实时的了解数字化制作的进度 情况至关重要，保证客户心中有数； 定期的进度报表； 定期的电子档案移交； 移交纸介、电子档案的质量抽查； 定期的统计、整理验收结果回馈表单；
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北京航星档案数字化制作方案
本方案以第三代档案数字化技术为核心,就 现有的纸介档案和照片档案,定制以下制作流程: 档案领卷、档案整理、档案著目、档案拆 卷、原文扫描、原文校对、图档处理、图档拼接、 处理质量校对、多档合并、数据挂接、数据库校 对、光盘制作、档案组卷、档案还卷;
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档案拆卷、组卷
拆卷是将现有的档案案卷手动拆开的过程,以方便下一个流水 环节处理;组卷是将已经制作完成的纸介档案按原始装订顺序重新装 订成卷的过程; ,同时在拆装过程中,对破损的档案进行简单修复操作; 具体的操作要求有: 在拆装过程对于尺寸不统一或装订压字的档案,要贴纸补齐(托裱); 对于发霉的纸介档案应及时的进行去霉、烘干处理; 对于生虫的档案,要用刷子轻轻地将其清除; 对于已经损坏的档案,要及时地向档案保管人员报告,并用白纸将损 坏的档案粘贴其上(单面有字的档案),不允许用胶带粘贴; 对于装订孔洞较多的档案,应先贴纸条在孔洞或无字区域,后再重新 打孔、装订; 在装订完毕后,检查档案案卷是否留有金属或坚硬物体(如书钉),以 防磨损档案;
此过程又叫二查,主要是针对图像处理完成后的电 子档案,检查在图档处理过程中产生的错误,并及时发现及 时纠正,是质量控制中重要的一个环节; 校对任务如下: 如发现有切掉文字的图档, 及时的通过软件系统反馈给 图档处理人员,及时的调取原扫描件重新处理; 如发现图像质量低于样本标准质量的档案,及时的通过 软件系统通知图档处理人员,重新处理; 对于图档处理质量校对过的档案,系统将作详细的记录, 如在后续环节中发现问题档案,公司将根据相应的管理制 度作出惩罚;
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数字化制作进度控制
数字化制作进度控制主要包括以下几方面 内容: 流水环节内部制作进度控制; 整体制作进度控制; 实时的向客户汇报数字化制作进度； 数字化制作进度报表;
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流水环节内部制作进度控制
环节内部进度控制是最重要的一部，直接 影响到整体的制作进度； 加工处理时间：项目开始前，根据项目的实际 情况进行预算、求平均值； 单位时间处理量：根据以往的项目情况进行统 计、计算、求平均值； 人员的工作效率：工人工作能力的综合评估 （包括熟练程度、责任心等指标）；
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数字化制作过程-质量控制
电子档案
原始档案
数字化制作流程
通过拆卷、整理、处理、组卷 等一系列流程，对原始纸介档 案进行处理，使之在处理前后 档案质量有很大程度上的提高； 通过扫描、纠偏、去污降噪、 切黑边、文字识别等一系列图 像处理流程，使扫描件的质量 远远超过纸介档案； 通过对图形的颜色、亮度信息 的控制，使电子档案具有很高 的保存价值，并对其进行无损 压缩，使其占用较小的存储空 间；
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档案整理
并不是所有客户的档案都归整有序,往往在很多情 况下,客户档案整理的并不符合要求或没有整理过,所以 在档案数字化制作之前,我们要按管理员的要求对档案进 行整理.主要操作为: 按照档案管理员要求,对档案重新分类; 按照档案管理员要求,对档案重新校对;
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时间控制
拆卷 著目 扫描 图像 处理 校对 挂接 光盘 制作
数字化制作时间
数字化制作过程本身是流水作业, 一环接着一环,但实际应用过程中往 往会发现,有很多环节可以同时进行, 只是启动的时间不同而已.这样具体 什么环节什么时候启动时间最佳、 效率最高,是最主要的问题. 从时间损耗图可以看出,扫描和图 像处理耗时较长,而其它环节相对耗 时较短.(如左图)在系统统计时间时, 扫描处理时间=扫描时间+剩余图形 处理时间; 剩余图形处理时间=扫描时间/2; 而校对时间则是跟随图像处理时间 变动.
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传统的档案数字化形式
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特点:
加工、制作规模小; 技术含量低; 制作流程简单; 易操作、易管理;
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存在的问题
制作时间过长,影响档案客户的整体进度; 容易丢失、损坏纸介档案; 电子档案的通用性和可利用性较差,不利 于档案客户将来档案的再利用; 相关联的后续服务很难保障;
档案数字化制作技术
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概述
长久以来，我们一直采用柜架式的存 放形式来管理纸质档案，然后通过传统 目录本式的查询检索方法来使用这些档 案资料。但是随着档案数量的不断增加， 档案管理出现了库房空间不够、查询费 时费力、原件易损等问题。针对这些问 题，我们提出了一套完整的档案数字化 解决方案,并将其从理论层面,应用到实 际的数字化制作过程中。
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网络拓扑图
专用的网络通道; 多终端同时扫描; 多服务器存储备份; 多处理流程协同工作;
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工作流程原理图
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档案领卷、还卷
该过程是制作人员从档案保管员手中领取档案,制作完毕后归还给 档案保管员的过程;是档案数字化至关重要的一个环节,主要动作如下: 按交接清单，逐一核对，清点卷数、页数; 如在清点过程中发现档案有破损、丢失, 及时的向档案保管员汇报; 认真填写档案接收清单,交接签字有效;