行政机要秘书岗位说明书
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机要秘书岗位说明书
一、基本资料
岗位名称
机要秘书
所在部门
行政办公室
直接上级
行政办公室主任
岗位定员
1
直接下级
无
直辖岗数
无
二、工作描述：在部门负责人的领导下，负责学校收发文管理、档案印信管理、上传下达等行政工作；负责学校层面的对外接待、会议组织等工作。
（1）主要职责与工作任务
职
责
一
职责表述：通用职责
工作
任务
工作
任务
负责归纳整理所有涉及学校的外部图书、报刊、视频、文件资料等档案文件的收集、存档与保管；
负责学校公章、党支部印章、工会印章等保管、使用、登记等工作。
职
责
四
职责表述：负责草拟学校的各种文件及会议的记录工作
工作
任务
负责草拟学校的通知、函、请示、报告等对外、对内的公函；
负责学校校级会议记录和编纂会议纪要工作。
根据部门计划安排，完成相关工作；
参与学校、本部门组织的培训工作；
参与学校的绩效考核工作；
及时完成部门负责人交办的任务。
职
责
二
职责表述：负责学校文件收发文管理
工作
任务
负责学校各种往来文件的接收、送呈、登记、传阅、督办、归档工作；
负责学校拟发文件的拟稿、登记、编号和印发工作；
职
责
三
职责表述：负责学校综合档案及印、信、证件的管理
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责任感□不要求□一般■较强□强□很强
内部协调关系
学校各部门
外部协调关系
政府主管机构、相关合作方、其他学校等
三、任职资格
一、
知识
1．学历要求
□高中、中专■大专□大学本科□硕士研究生及以上
2．专业要求：
行政管理、中文、文秘等相关专业
3．工作经验要求
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同职经验：□1年以下■1～2年□2～4年□4～7年□7年以上
4．培训经历
管理知识、技能培训。
行政管理培训。应用写作培训
二、
技能
1．专业技能要求
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职
责
五
职责表述：参与学校行政会议、活动的组织和安排
工作
任务
协助主任做好办公会议的准备与召集工作；
Baidu Nhomakorabea负责学校各种重要会议具体事务的组织和安排；
协助学校开展的各种活动具体事务的组织与安排。
职
责
六
职责表述：负责学校对外接待工作
工作任务
负责接待来访客人，安排吃、住、行等具体事务。
职
责
七
职责表述：负责学校信件等资料分发处理
工作任务
负责学校暑假、寒假及其他节假日的值班安排和检查工作。
（2）工作权责
权责一：对学校归档档案的收集权、管理权
权责二：对学校收发文的监督权
权责三：对证、照、印、信的具体管理权
权责四：对学校办公用品的保管权和使用的监督权
权责五：外事接待的建议权和执行权
权责六：学校各种会议活动的组织权、建议权
（3）工作协作关系
工作
任务
负责对学校的报纸、信件进行分类整理并分发给相关人员；
负责联系学校信件、物品等的邮寄、快递服务；
协助学校人员进行文件的录入、复印、扫描等工作；
负责对学校通讯录及时更新并下发给相关部门及单位。
职
责
九
职责表述：负责学校日常费用结算
工作任务
负责每月快递费、住宿费等的结算。
职
责
十
职责表述：负责节假日值班安排工作
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3．上岗资格证书要求
□不要求■要求：学历证书、资格证书
三、职业素养
职业素养要求
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四、其它事项
所需工具/设备
一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
坐班制，按时完成工作为标准
所需记录文档
收发文记录、档案证照使用记录、行政各类表格等
专业技能描述：具有良好的组织协调和沟通能力，具有较强的社交能力、谈判能力，能熟练使用计算机
2．管理技能要求
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一、基本资料
岗位名称
机要秘书
所在部门
行政办公室
直接上级
行政办公室主任
岗位定员
1
直接下级
无
直辖岗数
无
二、工作描述：在部门负责人的领导下，负责学校收发文管理、档案印信管理、上传下达等行政工作；负责学校层面的对外接待、会议组织等工作。
（1）主要职责与工作任务
职
责
一
职责表述：通用职责
工作
任务
工作
任务
负责归纳整理所有涉及学校的外部图书、报刊、视频、文件资料等档案文件的收集、存档与保管；
负责学校公章、党支部印章、工会印章等保管、使用、登记等工作。
职
责
四
职责表述：负责草拟学校的各种文件及会议的记录工作
工作
任务
负责草拟学校的通知、函、请示、报告等对外、对内的公函；
负责学校校级会议记录和编纂会议纪要工作。
根据部门计划安排，完成相关工作；
参与学校、本部门组织的培训工作；
参与学校的绩效考核工作；
及时完成部门负责人交办的任务。
职
责
二
职责表述：负责学校文件收发文管理
工作
任务
负责学校各种往来文件的接收、送呈、登记、传阅、督办、归档工作；
负责学校拟发文件的拟稿、登记、编号和印发工作；
职
责
三
职责表述：负责学校综合档案及印、信、证件的管理
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责任感□不要求□一般■较强□强□很强
内部协调关系
学校各部门
外部协调关系
政府主管机构、相关合作方、其他学校等
三、任职资格
一、
知识
1．学历要求
□高中、中专■大专□大学本科□硕士研究生及以上
2．专业要求：
行政管理、中文、文秘等相关专业
3．工作经验要求
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同职经验：□1年以下■1～2年□2～4年□4～7年□7年以上
4．培训经历
管理知识、技能培训。
行政管理培训。应用写作培训
二、
技能
1．专业技能要求
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职
责
五
职责表述：参与学校行政会议、活动的组织和安排
工作
任务
协助主任做好办公会议的准备与召集工作；
Baidu Nhomakorabea负责学校各种重要会议具体事务的组织和安排；
协助学校开展的各种活动具体事务的组织与安排。
职
责
六
职责表述：负责学校对外接待工作
工作任务
负责接待来访客人，安排吃、住、行等具体事务。
职
责
七
职责表述：负责学校信件等资料分发处理
工作任务
负责学校暑假、寒假及其他节假日的值班安排和检查工作。
（2）工作权责
权责一：对学校归档档案的收集权、管理权
权责二：对学校收发文的监督权
权责三：对证、照、印、信的具体管理权
权责四：对学校办公用品的保管权和使用的监督权
权责五：外事接待的建议权和执行权
权责六：学校各种会议活动的组织权、建议权
（3）工作协作关系
工作
任务
负责对学校的报纸、信件进行分类整理并分发给相关人员；
负责联系学校信件、物品等的邮寄、快递服务；
协助学校人员进行文件的录入、复印、扫描等工作；
负责对学校通讯录及时更新并下发给相关部门及单位。
职
责
九
职责表述：负责学校日常费用结算
工作任务
负责每月快递费、住宿费等的结算。
职
责
十
职责表述：负责节假日值班安排工作
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3．上岗资格证书要求
□不要求■要求：学历证书、资格证书
三、职业素养
职业素养要求
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四、其它事项
所需工具/设备
一般办公设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
坐班制，按时完成工作为标准
所需记录文档
收发文记录、档案证照使用记录、行政各类表格等
专业技能描述：具有良好的组织协调和沟通能力，具有较强的社交能力、谈判能力，能熟练使用计算机
2．管理技能要求
¼Æ»® ¡õ²»ÒªÇó ¡õÒ»°ã ¡ö½ÏÇ¿ ¡õÇ¿ ¡õºÜÇ¿
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