内部控制合规流程工作文件资料

内部控制合规流程工作

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文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-

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目录

A.流程信息3

A1.流程概览3 A2.相关部门与责任4 A3.审批权限5 A4.关键文档5

B.内部控制政策及原则6

C.内部控制程序

C1.控制目标清单

C2.控制程序

2.1供应商管理

2.2预算编制

2.3请购与审批

2.4采购与验收

2.4.1采购

2.4.2验收

2.4.3入账

2.5付款

2.6预付账款及应付账款管理

2.7不相容职责分离

A.流程信息

A1．流程概览

A1.1目的

加强对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行

为，防范采购过程中的差错和舞弊，保证采购业务合法、合规、有序的开展及在财务报表中反映的完整性与准确性。

A1.2适用范围

采购业务政策及原则适用于本公司集团内部各公司，包括总部及各子公

司；各公司可在此管理政策及原则下制订各自具体的采购业务内部控制程序。

A1.3定义与分类

本文件中所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。外购商品包括原材料、包装物、工程物资、低值易耗品等，但不包括固定资产、无形资产等资本性支出的采购。外购存货按照采购成本进行初始计量，采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。

A1.4流程范围

本流程主要描述了本公司对采购业务的内部控制环节，包括供应商的管

理、请购与审批、采购、验收、入账、预付账款及应付账款管理等。由于

工程物资、低值易耗品的采购流程与存货非常类似。因此，本流程同样适用于这些商品的对外采购业务。

固定资产、无形资产等资本性支出的采购政策及原则请参见其对应流程。公司外购服务并支付价款的控制，可以参照本流程的规定执行。

本流程所描述的供应商管理的内部控制环节，适用于公司所有的供应商，包括存货供应商、固定资产供应商、无形资产供应商、服务供应商等。

以下与本流程相关的内部控制环节，在以下相关流程中有详尽的指引，本

1．采购部（采购管理与执行部门）

1）参与合格供应商的评审、选择和定期审查；

2）编制采购预算和采购计划。根据公司生产经营计划，编制与其相匹配的合理的采购计划，统筹安排采购；

3）进行采购业务的预算管理。对请购部门提出的采购申请进行审核，确保严格执行采购预算。对于超预算和预算外采购项目，要求请购部门遵照预算外审批程序进行审批；

4）执行采购。严格按照公司的规定进行供应商选择、询价议价定价、发出采购订单、签订采购合同、跟踪采购订单执行进度等；

5）参与来货验收。确保来货正确，及时处理验收过程中出现的异常情况；6）办理采购付款。对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请。

2．仓库（存货实物管理部门）

1）参与合格供应商的定期审查；

2）实物管理。按照存货类别分别设立仓库和仓库保管员进行管理，确保实物安全；

3）组织验收。根据公司验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由仓库保管员会同其他验收人员对采购存货的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明；

4）台账记录。按照存货类别，建立存货台账，及时、准确地进行存货的采购入库记录。

3．财务部

1）参与合格供应商的评审、选择和定期审查；

2）对采购合同中关于付款、结算、发票等财务条款进行审核；

3）与仓库核对采购到货情况，确保采购到货完整、准确入账；

4）审核、办理采购付款。对采购部门提出的采购申请进行审核，确保其审批手续齐全、付款申请真实合理，避免重复付款；

5）采购业务的财务核算工作。确保采购业务相关账务的完整性、准确性和及时性；

6）定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，查明原因，及时处理；

7）定期对应付账款、预付账款进行账龄分析，对异常情况做进一步的调查和处理。

4．质量部

1）合格供应商的管理。编制并更新合格供应商清单，保管合格供应商资料；

2）组织各部门进行合格供应商的评审、选择和定期审查；

3）对采购合同中的质量、售后等条款进行审核；

4）按照公司规定对采购商品的质量进行检查和化验，确保其符合公司的质量要求。

A3.审批权限

A4

B.内部控制政策及原则

B1.供应商管理

-公司所有的供应商必须通过公司供应商评审，获得合格供应商资格。特殊情况下需要与非合格供应商发生业务，必须经过总经理书面批准。

-长期、大额采购，原则上必须有三家及以上的合格供应商作为备选。

-公司应对紧急、小额零星采购的范围和供应商选择做出明确规定，可指定固定供应商。

-公司客户对产品原料的质量、产地、厂家有特定要求的，可进行定向采购。

-采购部、生产部、财会部、仓库、质量部等相关部门应共同对合格供应商业绩进行季度考核和年度综合评估。关注商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等，及时发现与供应商合作中的问题。合格供应商清单应根据考核评估结果进行更新。

-质量部应指定专人进行供应商资料的保管和合格供应商清单的更新。

B2.预算编制

-采购部门年末根据下一年的生产经营计划、仓储计划、销售计划等进行采购预算的编制；预算需经过公司的预算审批程序；采购预算包含在公司整体财务预算中。

-采购执行事前预算控制原则，各部门应按照审批后的预算提出采购需求，预算外的采购需求必须严格按照预算外审批权限和程序进行审批。B3.请购与审批

-公司采购实行归口管理，指定采购部为统一采购部门，明确采购业务的审核批准制度，办理采购业务必须按照规定的权限和程序进行。采购职责权限应当尽量集中，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。