办公物品采购管理办法

办公物品采购管理办法

1 总则

1.1为加强公司办公物品,含生活服务类物资,采购工作管理～规范物资采购过程中的经济行为～提高工作效率～节约开支～特制定本办法。

1.2公司办公物品采购工作～实行计划报批、预算控制、统一采购制度。

1.3被列入固定资产的办公设备采购同时应执行公司固定资产管理制度。

1.4综合管理部是公司,含子公司,办公物品采购归口管理部门。

2 职责

2.1总经理职责:

2.1.1采购合同的批准。

2.1.2《物品申购单》的批准。

2.1.3预算外及紧急物品需求采购的批准。

2.1.4采购付款的批准。

2.2分管领导职责:

2.2.1对预算外及紧急物品需求进行审核。

2.2.2对有关采购合同进行审查。

2.3综合管理部职责:

2.3.1月度办公物品采购计划及预算编制。

2.3.2《物品申购单》的审核。

2.3.3长期办公物品供应商家的选定。

2.3.4牵头做好有关办公物品采购招标及市场比选工作的组织～按照已批采购计划组织采购及配合商务部做好有关办公物品的采购。

2.3.5会同计划经营部～组织办公物资采购合同的签订工作。 2.3.6对采购物品进行发放、管理或移交申请部门使用、管理。

2.3.7负责组织所采购物资的检验和验收。

2.4计财部职责:

2.4.1季度需求预算计划审核。

2.4.2月度采购付款的审核。

2.4.3提供采购物品所需资金及催办相关采购部门及时报帐。

2.4.4参与相关所采购物品的验收或验证及相关物资采购招标工作。

2.5申购部门职责:

2.5.1提报季度物品需求,采购,计划。

2.5.2审议采购工作相关事宜。

2.5.3对有关月度物品,采购,计划进行审核确认。 2.5.4参与有关所采购物品的检验或验证及相关物资采购招标工作。

2.6相关部门职责:

2.6.1计划经营部:负责对公司办公物品采购合同的监督审查。

2.6.2商务部:根据综合管理部办公物品采购计划～组织对车辆以及大宗办公物资进行采购。

3 管理内容

3.1分类

3.1.1本采购管理办法所指办公物资为:

3.1.1.1各类办公设备、用具、日常用品、耗材, 3.1.1.2后勤服务、员工福利类,

3.1.1.3消耗性小额物资、低值易耗品,

3.1.1.4其它非生产类物品。

3.2计划与审批

3.2.1公司月度办公物资采购计划及预算的编制以年度预算计划为基础～季度

预算计划为依据～按照需求合理、配置科学、高效节约的原则进行,

3.2.2办公物品计划分季度需求计划、月度采购计划、紧急

需求采购,公司各部门每季度末月25日前按预算要求报下一季度需求计划,公

司月度物品采购计划由综合管理部每月5日前组织编制,紧急需求及预算外需求采购经公司总经理批准后由综合管理部按照有关规定即时组织采购～并纳入下季度采购预算计划。子公司季度办公物品需求计划每季度末月25日前报公司综合管理部批准。

3.2.3各部门申购物品应填写《物品申购单》～小额零星物品购置,1000元以内,～部门经理同意～报综合管理部审批,较大批量办公物品采购,1000元-30000元,～经综合管理部按计划审核后～由分管领导核批,大批量办公物品采购,30000元以上,～由计划经营部按计划审核～经综合管理部核定～报公司分管领导批准。公司大批量,子公司10000元以上,办公物品采购原则上由公司商务部统一组织采购～综合管理部配合,属特殊物品经综合管理部同意～分管领导审核～报总经理批准后～可由申购部门,子公司,自行购买。 3.2.4办公用品、福利用品的配置及发放标准

按照相关规定进行～低值易耗品的采购由综合管理部根据公司及各部门实际工作情况核定后实行定额使用管理。

3.3采购原则与实施

3.3.1办公物品采购按照“同等条件～质优优选、价低优选、近处单位优选、

老供货单位优选、直接生产商优选、信誉好单位优选”的方式～综合考虑“质量、价格、交货期、售后

服务”四个方面的内容～在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下～做好办公物品供应商的考察选择工作。重要办公物品供应商必须具有“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周到”等要求。

3.3.2普通办公物品采购由综合管理部指定专人负责组织。 3.3.2.1对批量小、品种杂的办公物品通过:

a,定点:公司选定大型超市、商场或供货商进行采购。

b,定期:每月上旬进行采购。

c,定量:采购实行动态管理～原则上保证常备物品库存较低水平～非常规物品按照零库存要求采购。 3.3.2.2对特殊需求物品:经市场进行多家同类产品或相关商品性价比选后～择优选购。

3.3.3公司,含子公司,大宗办公物品采购,费用五万元以上,由商务部牵头组成办公物品采购小组具体负责办理,单体价格超过两万或总价在五万以上的设备类采购～适宜招标者应首选招标进行～无法进行招标应通过市场性价比选并附论证报告经审批后进行采购。

3.4采购经办

3.4.1采购经办人员接到经批准的《物品申购单》～先核对采购内容～查阅有关资料后～根据办公物品需求的缓急程度～参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料～预选相关供货商。

3.4.2采购经办人员对厂商的报价资料进行整理后～应深入分析～拟订议价方式及各种有利条件～和经批准的采购方式向厂商议价。

3.4.3采购经办人员询价、议价以及对有关物品的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《物品采购询议价报告表》～经综合管理部经理审核后～进行采购。

3.4.4对需与供应商签定《购货合同》的办公物品采购～则按合同审批程序经各级审批后再进行采购。