如何撰写岗位说明书

如何撰写岗位说明书
“6W2H”

首先要从工作分析入手。工作分析是对某工作进行完 整的描述或说明以便为管理活动提供有关工作方面的信 息而进行的一系列工作信息的收集、分析和综合的人力 资源管理基础性活动。 工作分析从以下八个要素着手(6W2H): WHO:谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文 化程度、专业知识与技能、经验以及职业化素质等资格 要求。

WHERE:工作的地点、环境等。 HOW:如何从事此项工作，即工作程序、规范以及为从事 该工作所需的权利。 HOWMUCH:为此向工作所需支付的费用、报酬等。 工作 分析是一项复杂的系统工程。企业进行工作分析必须统 筹规划，分阶段、按步骤地进行。进行工作分析通常使 用的的方法有:问卷调查、总结分析、员工记录、直接面 谈、观察等方法。

谢 谢
4、如何填写“工作联系” ①直接上级一般会有以下几种情况： 部门副级的直接上级是正职 各部门正职的直接上级是对应的分管领导 各部门内人员的直接上级一般是该部门的正职；但如果部 门内还有室，则室负责人的直接上级是部门正职，各室内 的员工直接上级是该室负责人 ②直接下级一般会有以下几种情况： 各部门正职的直接下级是部门副职和各室负责人 室负责人的直接下级是室内各岗位 ③工作联系一般分为外部联系（公司部门与其他公司、机 关的联系）和内部联系（公司内部各部门的联系）
2、认真梳理工作分析的结果，力求全面、无遗漏
①无论是工作职责的描述，还是任职资格的规定，都应遵 循“穷举、互斥”原则，达到“既包括所有工作内容，又 避免相互重叠”的目的。 ②为确保工作职责描述的完备性，对于部门、科室等负责 人的职能，原则上可分为“制度、计划、文件管理”、 “业务管理”、“部门／科室管理”、“其他”等四大类。 其中，如果“业务管理”类涉及的内容较多，还可以进— 步细分为具体的业务职能。一般员工的职能，可按照其工 作的流程划分。 ③为避免任职资格规定的反复性，首先要明确各项目的内 涵。比如，核心知识是完成本职位工作所需的关键知识； 核心能力是职位对任职者的关键能力要求；通用技能则是 一种实际操作能力，包括计算机使用技能、写作技能、外 语运用技能等。进而圈定各项目书写的内容或格式。
管理知识指针对管理岗位或兼有管理职的岗位而言的， 是指该岗位在进行岗位工作时所必须具备的知识。 例：作为一个室主任，必须知晓必要的财务知识，人力 资源管理知识，时间管理知识等。


三、编写职位说明书时的常见问题
1、混淆职位概要的内容
职位概要，实际上是要求用一句话概述该职位的使命及
作用。但如果简单从字面上理解，很可能犯两类错误：其

一、什么是岗位说明书
定义：岗位说明书，又称工作说明书，是对工作分析 的结果(如工作描述、工作资格等)进行整合而形成的具 有企业法规效果的正式文本。
内容：包括岗位名称、所在部门、报告关系、职责要求、 工作联系、任职资格（资历、所需资格证书、知识技能 要求、能力素质要求等)。
二、内容填写要领

四、撰写岗位说明书的几个要点把握
1、明确职位说明书各项目的边界 ①撰写职位说明书之前，应准确定位各项目的内涵和边界。 职位标识是一个职位最基本、独特的信息，帮助人们形成 对该职位的直观印象，并与其他职位相区别。职位标识包 括职位名称、职位所在部门、职位编码以及编制日期等四 个内容。工作职责则是对职位概要的具体化和明细化，是 对特定职位主要的职能及对应职能下所涵盖的主要职责的 详细描述。而职位概要则是从宏观层面把握职位职责的一 种概括性表述，不同于职位标识和工作职责。 ②职位概要一般要求按照“职责+范围+目的”的范式进行。 比如，人力资源部经理的职位概要是“组织管理公司人力 资源的选、用、育、留工作，保证公司发展和管理工作对 人力资源数量和质量的要求。”

②工作年限的要求应与岗位的职责相匹配，一般情况下， 普通基层岗位1-3年工作经验，主管岗位4-5年，部门级岗 位8年以上。 例如： 薪酬福利岗位的资历要求是“人力资源管理或工商管 理专业，大学本科毕业，从事过人力资源管理工作三年以 上”


如何填写“所需资格证书” 所需资格证书不是职称，而是指从事本工作所必须的证 照。 例如： 出纳必须有会计证才能上岗
②原则上应该写到该岗位所属的最小组织细胞 一般会有以下几种情况： ①各部门的部门级岗位只需填写“所属部门”； ②如果部门内还有室（二级部），则一般员工还应该写 到属于哪个室（二级部）
3、如何填写“工作职责” ①工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分。为了 了解和描述岗位的情况，至关重要的是要明确提供岗位的 职责范围和权限 ②岗位的职责来自于公司的使命和战略的分解，按照工司 的要求，本岗位应做什么 ③在编写职责时，首先应该将被该岗位职责的几个大块找 出来，即本岗位应该做那几方面的事情，然后对每块的事 情进行具体的描述 ④在具体描述时，每一条职责都应该尽量以流程的形式描 述，尽量清楚每件事的输入和输出，描述的格式为“动词+ 名词宾语+进一步描述任务的词语”
1、如何填写“岗位名称” ①岗位名称是对工作名称的进一步明确，规范岗位的名 称有利于进行岗位管理 ②岗位名称应言简意赅的反映岗位的主要工作内容，并 与其他岗位清晰界定，避免使用“协调”、“督导”等 模糊词汇 ③岗位名称长度应适宜，不宜过长


2、如何填写“所属部门”


①所属部门是指该岗位所属的部门


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知识要求包括业务知识和管理知识 业务知识是指该岗位开展业务工作所必须具备的知识 使用计算机办公已是公司所有内勤岗位工作之必须
无需再知识要求中填写“熟练应用办公软件”等类似信 息，但特殊要求除外，比如“熟练使用CAD制图软件” 等。
3、拿捏语词，描述准确，切合实际 ①描述工作职责时应特别注意用词的恰当性，最好选择比 较专业的词汇因而，人力资源部经理“负责企业人力资源 管理制度、计划等的制定和执行”这一职能，就可扩展为 诸如“组织建立、健全人力资源管理相关各项制度，报批 后组织实施”、“组织编制年度人力资源管理工作计划， 报批后组织实施”、“审核人力资源管理相关文件并督导 实施”、“督导人力资源管理制度、计划等文件执行”等 若干明晰，具体的工作职责。 ②另外，在描述职位所需的“核心知识”、“核心能力”、 “通用技能”等项目时，应注意运用程度性词汇。比如， 核心知识可分成“非常熟悉”、“熟悉”、“了解”三个 层次。再比如，核心能力可分成“很强”、“较强”、 “一般”三个层次。
一，将其与职位标识混淆，进而省略对该部分的描述；其
二，将其定位为对岗位职责的简单陈述，导致该项目与 “工作职责”项目之间内容边界的模糊，最终演变为工作 职责的简略版。
2、核心项目的遗漏或赘述 ①工作职责是职位说明书的核心部分之一。在描述时，如 果忽视与工作分析调查和访谈结果的结合，就可能影响其 周全性和完备性。 ②任职资格是职位说明书的另一核心部分。它是任职者履 行职位职责时，所应具备的最低资格条件(或称必备要求)， 包括学历、工作经验，核心知识、核心能力、通用技能、 素质要求、工作环境等。如果不能区分各类项目的内涵， 可能导致重复描述。
5、如何填写“任职资格” ①任职资格是决定岗位价值、招募、培训的重要依据
②任职资格是对应职者的要求，不是针对现有人员的要求
③任职资格包括以下项目： -资历 -所需资格证书 -知识要求
-技能要求
-能力要求 -素质要求
如何填写“资历” ①资历包括学历（学位）、所学专业（或接受何种培训） 、职称和工作经验（包括一般工作经验和特殊工作经验） 。

4、主次分明，突出重点 ①工作职责包括职能和具体职责两个部分。职能是根据 业务流程或工作性质、内容对各项职责的概括；具体职 责是对某项职能执行过程的描述。为体现条理性，二者 最好都按照业务流程的顺序加以描述。若职能间缺乏必 要的流程关系，也按照相对重要性排序确定。所谓相对 重要性，即岗位职责的主次顺序或占用任职者工作时间 多寡的权衡。 ②另外，关键绩效指标的确定也要注意轻重之别。首先 通过现有制度文件、访谈、外部资料、标杆职位信息等 渠道获取备选指标，进而针对职位职责应达到的绩效标 准进行甄选。由于该指标主要用于考核，为体现“关键 ”二字，一个职位墩多选取5项指标，并依相对重要性排 序。
3、用语随意、遣词粗糙 职位说明书的很多项目需要以规格化的模式和语词加以 描述，如果不能谨慎用词、斟酌用语，将可能产生歧义或 弱化说明书的精准性。比如，将人力资源部经理的一项工 作职责描述为“负责企业人力资源管理制度、计划等的制 定和执行”，就会产生以下疑问：首先是语义不清。“负 责”指的是亲力亲为，是组织安排，还是工作监督?第二是 职责不明。“企业人力资源管理制度、计划等文件的制定 和执行”是一个连续性的管理过程，涉及组织、管理，制 定、核批、审查、督导、实施等诸多工作环节，仅以一句 话粗略带过，造成职责描述不清，也显然与人力资源部经 理实际的工作内容不符。


WHAT:做什么，即本职工作或工作内容是什么，负什么责 任。 WHOM:为谁做，即顾客是谁。这里的顾客不仅指外部的 客户，也指企业内部的员工，包括与从事该工作的人有 直接关系的人:直接上级、下级、同事、客户等。 WHY:为什么做，即工作对其从事者的意义所在。 WHEN:工作的时间要求。