日记账和分类账的处理流程

图4-66 借方多栏式明细分类账
h
15
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记明细分类账
明细分类账的格式
（2）贷方多栏式明细分类账
贷方多栏式明细分类账适用于收入明细 账，如主营业务收入、其他业务收入等， 按收入项目在贷方设多栏，对需要冲减 有关收入的事项，可以在明细账中以红 字在贷方登记，会计期末将贷方净发生 额从借方结转到本年利润或其他账户， 其账页格式如图4-67所示。
h
10
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记明细分类账
明细分类账的格式 分配共同采购费 登记材料采购明细账 结转材料采购实际成本
h
11
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记明细分类账
明细分类账的格式
明细分类账一般采用活页式账簿，也有采用卡片式账簿，如固定资产明细账。但无论采用什么样的账簿，其格 式是固定的，主要有3种：三栏式明细分类账、数量金额式明细分类账和多栏式明细账。
图4-68 借方贷方多栏式明细分类账
h
17
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记总分类账
总分类账简称总账，是根据总分类科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。因 为总分类账能分类、连续、全面、总括地反映企业经济活动的情况，并为编制会计报表提供资料。 因此，每一个企业必须设置登记总分类账簿。
h
23
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
h
24
h
7
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
创建与登记日记账
❖ “日记账”工作表的结构设定
创建日记账，首先要设定“日记账”工作表的结 构。通过在日记账中设定相应的行，实现总数过 账的目的，从而节省过账的时间。这样既可避免 重复填写会计科目的麻烦，还可了解某一特定时 间内，某一特定账户的增减变化情形。 事实上，行的内容大致上分为两类：借方和贷方 两类。其中借方包含应收票据、应收账款和销货 退回；而贷方包含应付账款、应付票据和购货退 出。 设定的工作表结构基本如图4-1所示。
1．序时账簿 2．分类账簿 3．备查账簿
h
4
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
创建与登记日记账
会计账簿的种类
1．序时账簿
序时账是按经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行连续登记的账簿，也叫日记账。它按所登记的经济业务 范围的大小，可分为两种：一是登记全部经济业务内容的普通日记账；二是登记特定经济业务内容的特种日记账。 在一般大、中型企业中，基本上没有设置普通日记账的，只设置特种日记账。 （1）特种日记账 专门用来登记某一类经济业务的序时账簿。应用较广的是“现金日记账”和“银行存款日记账”。 （2）普通日记账 用来登记全部经济业务的序时账簿。对所有经济业务都要先在账簿中确定会计分录，予以全面、连续地登记。其 内容类似于记账凭证，因此也叫“分录账”或“原始分类簿”。
图4-1 日记账工作表
h
8
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
创建与登记日记账
复制会计科目表和记账凭证工作表
【注意】 如果只是要移动原工作表到其他工作簿中，不需要创建副本，不用勾选“建立副本”复选框；如果是复制工作 表则必须选择该复选框，才能实现相应的复制操作。
❖ 设置三栏式日记账格式
h
6
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
创建与登记日记账
会计账簿的种类
3．备查账簿
备查账簿也称辅助账簿，它是对一些备忘事项为便于查考而登记的账簿，如“租入固定资产登记簿”等。备查账 簿不是根据会计科目设置的，与其他账户之间不存在严密的依存关系。备查账的格式和登记方法不像其他账簿一 样有着较为严格统一的规定，企业可按自身的特点和需要灵活设置。 会计账簿按外表形式分类分为：订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。一般具有统驭性质和比较重要的账 簿（如总账、现金日记账及银行存款日记账），采用订本账，活页账和卡片账，则一般使用于各种明细账。 会计账簿按格式的分类可分为：三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿三种。
总账的格式 根据科目汇总表登记总账
h
18
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记总分类账
总账的格式
1．单栏式总账
此种格式是总账格式中最普通最简单的一种， 其格式如图4-95所示。
【注意】 由于订本式账簿页次固定，不能随 时增添账页，也不能任意撕掉账页， 因此在启用时应根据各科目发生业 务的多少，适当估计预留页数。
1．三栏式明细账
三栏式明细分类账的账页只设有借方、 贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。 这种格式适用于那些只需要进行金额 核算而不需要进行数量核算的债权债 务结算科目，如“应收账款”、“应 付账款”等科目的明细分类核算。其 账页格式如图4-64所示。
图4-64 三栏式明细账格式
h
12
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
h
13
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记明细分类账
明细分类账的格式
3．多栏式明细账
多栏式明细账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细项 目分设若干专栏，用以在同一张账页上，集中反映各有关明细项目的详细资料。这种 格式适用于费用、成本和收入、利润等科目的明细分类核算。
登记总分类账
总账的格式
3．棋盘式总账
棋盘式总账是按照总账科目对应关系 反映本期发生额和期初、期末余额的 总账。一般是纵向设“应借科目名 称”，横向依次设“期初余额（分借、 贷两栏）”、“应贷科目名称”、 “期末余额”（分借、贷两栏）等， 其格式如图4-97所示。
图4-97 棋盘式总账
h
21
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
h
5
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
创建与登记日记账
会计账簿的种类
2．分类账簿
分类账按其所反映经济业务的详细程度不同，可分为总分类账（简称总账）和明细分类账（简称明细账），总账 是按一级会计科目设置的总括反映全部经济业务账簿；明细账是根据二级或明细科目设置的，详细、分类记录经 济业务的账簿。按照分类会计科目设置的对各项经济业务进行分类登记的账簿。
登记明细分类账
明细分类账的格式
2．数量金额式明细分类账
数量金额式明细账的账页分别设有收入、 发出和结余的数量栏和金额栏。这种格 式适用于既要进行金额核算，又要进行 实物数量核算的各种财产物资科目，如 “原材料”、“库存商品”等科目的明 细分类核算，其账页格式如图4-65所示。
图4-65 数量金额式明细账格式
它具有序时账簿和分类账簿的双重作用。 采用这种总分类账簿，可以不再设置现 金和银行存款日记账，减少了记账的工 作量，提高了会计工作的效率，并能较 全面地反映企业资金运动的情况，便于 分析经济活动情况。它适用于经济业务 较少或规模较小的单位。
图4-96 多栏式总分类账
h
20
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
图4-95 单栏式总账格式
h
19
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记总分类账
总账的格式
2．多栏式总分类账
多栏式总分类账是按会计科目分设专栏，把所有的经济业务根据记账凭证序时、分类地登记入 账，并将序时账与分类账结合的联合账簿，所以通常又称作“日记总账”，其格式如图4-96所 示。
日记账是按时序记录全部经济业务的一种账簿，其格式一般采用两栏式和三栏式两种。经常运用的现金日记账 和银行存款日记账是三栏式的杰出代表。
h
9
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记明细分类账
明细分类账简称明细账，是根据总账科目所属的明细科目设置，用以记录某一类经济业务 明细核算资料的分类账。明细分类账对于加强监督财产的收发和保管、往来款项的结算、 收入的取得以及费用的开支等，都起着重要的作用。因此，每一个企业都必须设置原材料、 商品、债权及债务、固定资产、业务收入、费用开支及其他各种必要的明细分类账。
创建与登记日记账
会计账簿的种类 “日记账”工作表的结构设定 设定科目名称查询公式 复制会计科目表和记账凭证工作表 设置三栏式日记账格式 登记现金日记账 登记银行存款日记账
h
3
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
会计账簿的种类
会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐 步加工成有用会计信息的簿籍，是编制会计报表的重要依据。 会计账簿按照不同的标准，可以进行不同的分类。按会计账簿的用途分为：
图4-67 贷方多栏式明细分类账
h
16
高效办公“职”通车――Excel在会计工作中的应用
登记明细分类账
明细分类账的格式
（3）借方贷方多栏式明细分类账
适用于利润明细账，如本年利润等，按借方和 贷方分设多栏，即按利润构成项目设多栏记录， 其账页格式如图4-68所示。
（4）横线登记式明细分类账
横线登记式明细分类账也称平行式明细分类账。它的账页 结构特点是将前后密切相关的经济业务在同一横行内进行 详细登记，以检查每项经济业务完成及变动情况，一般用 于“物资采购”、“其他应收款”、“委托银行收款”等 明细分类账。
账务核对的实现流程
账账核对是核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。包括总账有关账户的余额核对，总账与明细账核 对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账、财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等内容。
如果日记账和总账的借贷方余额不符，则说明现金日记账或总账的借贷方登记有问题，应对其进行 检查进行重新登记操作，实现日记账和总账数额的相符。