档案管理规定及归档整理流程图

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(word完整版)档案归档整理流程图

档案归档整理流程图

档案管理规定

一、档案管理

(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档，确保完整无缺。

（二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作.

(三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

二、文书档案管理

(一）归档范围

1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类：质量管理方面的制度.

5、技术类：产品及生产方面技术文档.

6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。

(二）文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年

度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

三、归档时间

公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。

档案管理运作流程图

图表说明：

1、档案管理

档案管理员每月收集日常业务资料，对其进行整理，并采用文本或电脑（尽可能用电脑，以便于查找）登记入档。

2、借阅管理

员工因工作需要借阅档案，应按借阅权限及审批权限办理借阅登记手续，并规定借阅期限。如需续借，需办理相关登记手续。

3、档案销毁

档案的销毁，应根据保存期限进行。销毁时，必须先填写档案销毁记录，经管理处经理批准后方可执行，档案销毁记录应及时存档。

收集

整理登记归档按权限借阅电脑档案文本档案借出按期限归还按保存期限销毁并做好记录

档案归档整理流程图

收集归档判断档案归档整理流程图

收集应归档的文件资料齐全完满

依照归档范围，慎决判断文件可否归档

定文件去留

确按限时确定归档文件的保存限时

正确客观

分类编制页码

装订

按部门分类方法科学、适用，

保持相对牢固只编没有页码的部分不空号、不漏号

用不锈钢钉或线单“件”便于保存利用装订

排序如限时—机构—时间三个

层次排列

序次相对固定

盖档号章

电脑著录

装盒排架

打印目录

编制检索

工具

清楚、正直，件号不在每一“件”的上方空白

重、正确

处盖档号章

录入的内容尽可能详有关的的信息录入专用的

细、正确档案管理软件

按件号序次装盒、上架

不同样保存限时，不同样

机构

的不要装入同一盒

归档文件目录一式两份分保存限时按件号顺

序打印归档文件目录

写归档说明、装订成档案目录封面、背脊上的目录项目要填写完满

档案管理规定

一、档案管理

( 一) 凡是能正确反响公司各项业务活动的文件、资料、声像、报表，

都必定及时归档，保证完满无缺。

( 二) 文档管理员必定坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

( 三) 档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司

制发的应归档的文件资料。

二、文书档案管理

( 一）归档范围

1、行政综合类 : 包括重要的会议资料; 拟定的内部法规性、政策性文

件; 组织改革、变迁、大事记、年报等文件资料 ; 发展规划、工作总结报告 ; 政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类 : 年度计划、统计报表、财务会计估量报表及其说明，

各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件资料。

档案管理流程图

档案管理流程图档案室将文件材料

收集整理分类

将档案整理完毕

录入、编写目录

分类上架档案入库整理装订档案

立卷归档

本人提出书

面申请

办公室主任

审核。批准

档案室负责查找

有关档案档案室填写

归还日期

档案管理员查

看份数及完好

度

借阅人填写借

阅档案登记薄

档案工作流程图

↓
1、档案数量统计 2、档案利用统计 3、档案机构和人员状况统计
↓
1、熟悉与研究档案内容。 2、编写大事记、基础数字汇编等。
↓
1、编制检索工具建立检索系统。 2、利用检索工具检出所需。
↓
为利用者提供信息
↓
1、鉴定的程序标准。 2、鉴定组织领导。 3、销毁档案的制度。
↓
1、归档的文件材料齐全完善。 2、载体和书面材料等符合标准。
1、明确服务方向做到优质服务。 2、熟悉档案了解需求。
1、符合鉴定程序及有关规定。 2、销毁手续完备。
1、分类适当 2、组卷合理 3、目录清晰 4、案卷整洁、体系统一 5、编号准确 6、移交清册与实物相符
1、库房符合“九防” 要求。 2、档案、档案柜架的排放和编号符合标准。
1、准确性 2、及时性 3、科学性
1、史料真实 2、内容充实 3、体制统一 4、结构严谨
1、计划性和科学性 2、全面性和准确性 3、具体性和快速性 4、使用性和统一性
档案工作流程图
→ → → → → → → 档案收集
档案整理
档案保管
档案统计
档案编研
档案检出
提供利用
鉴定销毁
↓
百度文库
↓
↓
↓
↓
↓

档案归档整理流程图

档案管理规定

一、档案管理

(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

二、文书档案管理

(一）归档范围

1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类:质量管理方面的制度。

5、技术类:产品及生产方面技术文档。

6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。

（二）文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文，放在请示年立卷;跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

三、归档时间

档案管理流程及流程图

档案管理工作流程

具体工作收集各部门、分公司的文书档案

详细工作流程流程图

下发通知→审核→接收→存档→没有按时移交的部门向上级领导汇报→上级领导督办→移交完毕

对于此流程图的解释

档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。

具体工作对集团所有文书材料进行整理

详细工作流程流程图

收集→分类→组卷→录入卷内目录→编写案卷题名→装订

关于此流程图的解释

收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。

具体工作文件借阅

详细工作流程借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际

归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档

具体工作合同接收

详细工作流程到董办接收合同—档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对—手续完整签字接收——档案室对合同进行存档并下发相关部门