浅谈如何加强电子档案管理, 做好电子档案的利用
怎样做好电子档案管理
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。 电子文件经常处于 流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂， 储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件 处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使 电子文件来龙去脉不清。 1．4 安全性问题
电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用 户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的 安全。
2 做好电子档案管理的主要措施
由于电子档案自身的这些特点和其提供利用方式的多样化与所 依赖技术的多样化，导致其管理利用工作的复杂性。 因此，加强电子档 案的管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度 展开。 作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求 我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。 2．1 建立档案利用制度，整合各类档案资源
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性通过 载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材 料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档 案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的 状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。 1．2 真实性问题
电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。 当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子 档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理 理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。 因此，为 了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，就必须加强和做好电子档 案的管理工作。 本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案与传统 纸质档案的区别，指出了做好电子档案管理的若干措施，分析了加强 其管理的重要意义。
浅谈加强电子档案的管理与利用
变。 ２ ＿ ３ 直接 利 用 直接 利 用 指 的 是 利 用 档 案部 门或 另 一 检 索机 构 的 电脑 ． 在 档 案 部 门的 网络 上 直 接 查 询 直 接 利 用 的 特 点 是 可 为 利 用 者 提 供
１ ． １ 加 强 电子 档 案 管 理 ． 有 利 于 节 省 人 力物 力 在传 统档 案管 理 中 ． 由 于档 案 ＿ Ｉ 二 作的特殊性 ． 特 别 是 一 些 易 破碎的档案资料 ． 一 般 需 要 大量 的人 财 物 力 才 能 够 更 好 地 保 管 ． 而且 还 不 可 避 免 地 存 在 损 坏 的 风 险 然 而 ． 档 案 管 理 工作 实 现 电
于 电子 档 案 提 供 利 用 方 式 的 多 样 化 与 所 依 赖 技 术 的 多 样 化． 导致 利 用 工 作 的 复 杂 性 因 此 ． 加 强 电 子 档 案 的 利用 管 理 是
十分 重 要 的工 作 ． 需要 多 方 面 的 密 切 配 合 ． 并 从 多 个 角度 展 开 ＿ ｒ
服 务 质量 １ ． ３ 加 强 电 子 档 案管 理 ． 有 利 于满 足 多样 化 需 求 随 着 社 会 的进 步 ．越 来 越 多 的 使 用 者 对 档 案 的 多样 性 提 出
时． 必须 获 得 档 案 主 管 领导 的审 批 。 还要 建 立 档 案 利 用 管理 制 度 ， 档 案 收 藏 部 门 可利 用 网络 技 术 进 行 档案 收集 管 理 活 动 ． 使 档 案 收 集更 为及 时 ． 保 证 电 子 档 案 的 及 时 更 新 更 好 地 满 足 电 子 档 案 利 用 者 的需 求 ． 并 做 到 电子 档 案 利 用 和纸 质 档 案 利 用 互 补 ． 整 合 档
浅谈如何做好档案利用工作
浅谈如何做好档案利用工作档案利用是档案服务的重要方面，是实现档案价值的重要途径。
如何做好档案利用工作，是档案工作人员需要掌握的重要技能。
本文就浅谈如何做好档案利用工作。
一、加强档案利用宣传档案利用宣传是档案服务的前奏，只有充分的宣传，才能让用户了解到档案的存在、价值和利用方式。
因此，档案工作人员需要加强宣传，将档案服务宣传到社会的各个角落。
具体来说，档案工作人员可以通过展览、讲座、媒体宣传等形式，向公众详细介绍档案的种类、内容、保存方式、利用方法，以及档案服务的具体流程等。
通过这些方式，可以让公众了解到档案的存在和价值，并主动利用档案服务。
二、建立完善的档案查阅制度建立完善的档案查阅制度是做好档案利用工作的保障。
一个完善的档案查阅制度需要考虑到以下几个方面：1.档案查阅制度要规范。
规范的档案查阅制度既可以保护档案的安全，又能方便用户使用。
因此，档案查阅制度需要详细规定档案查阅的具体流程、时间、范围等。
2.档案查阅申请方式要多元化。
档案利用者的需求因人而异，不同的档案查阅申请方式可以满足不同的需求。
因此，档案管理人员需要考虑到利用者的实际需求，建立多元化的档案查阅申请方式，让利用者能够便捷地申请档案查阅或利用服务。
3.档案查阅要限制。
档案集合了历史的信息和财富，必须加强保护，防止被不法分子窃取或破坏。
因此，档案管理人员应该在档案查阅时限制起来，只允许特定人员或具有一定身份的人员进行查阅。
三、加强档案电子化工作随着新技术的发展，信息化档案管理也成为了一种趋势。
电子化档案具有容易保存、易于检索、加强档案安全等优势。
因此，档案管理人员可以通过加强档案电子化工作，提高档案的利用效率。
电子化档案需要进行数字化处理，包括扫描、录入、建立档案信息库等流程。
档案管理人员需要根据实际情况，制定数字化档案管理的规范和标准。
同时，为了保证电子化档案的安全，需要对电子档案进行备份和加密，以免电子档案丢失或遭到恶意攻击。
四、完善档案服务体系档案利用服务是档案管理工作的重要内容，利用档案可以满足社会各界人员的研究、学习、生产和生活等需求，提高档案的利用率和价值。
浅议电子档案管理
考核 电子文件归档Ｔ作 。西南 铝档案馆从 电子文 件 形 成 之 初 就 开 始 狠 抓 电子 文 件 收集 工作 ，制 定
了一系列 的 电子文件 管理制 度及办法 ，即 ： 归档文 《 件 整理实施 细 贝 、电子 文件归 档暂行 办法》 《 。经过
观 点 ，进 一 步 加强 电子 文 件 归 档利 用 问题 的 深 入研 究 。
关键 词 ： 电子 文件 ；档 案 管 理
中图分类号 ：Ｆ ７ ． ２ ９２ ３
文献标识码 ：Ｂ
文章编号 ：１ ０ — ８ ８ ２ １ ０ ～ ０ ６ ０ ５ ４ ９ （ ０ ６ ０ ５ — ３ ０ ０）
效 率 。 因此 ，加 强 电子 档 案 管 理 具 有 重 要 的 现 实
收 集 实 行 有效 控 制 ，将 收 集 重 点 落 实 到 文件 形 成
的关 键 部 位 ，落实 到 文件 形 成 之 时 。对 分散 形 成 的 电 子 文件 应 加 强 集 中管 理 ， 由形 成部 门指 定 专 人 负 责 平 时 的 收集 保 管 Ｔ 作 并 定 期 归 档 。 同 时 要 将 电子 文件 归 档丁 作纳 入 本单 位 的立 卷 归档 制 度 ， 并 列 入 信息 管 理工 作程 序 ，在 布 置 、检 查 、总 结 、
《 铝加 工》
２ ０ ０年第 ６ 总 第 】 ７期 Ｊ 期 ９
业界 杂谈
浅 议 电子 档案 管理
牟小 萍 。陈其玲
（ 西南 铝 业 （ 团 ） 限责 任 公 司 技术 质 量 部 ，重庆 九 龙 坡 集 有 ４ ｌ２ ） Ｏ３６
浅谈如何做好档案信息的电子化管理
【 关键词 】 档案信息 自 动化 电 化 的出 柜 、一架 架 码放 整齐 的纸 质档 案 ，而 算 机操 作 ，仍不能 充分 发挥 作 用 ，也
现 ，使档案的生成方式发生了很大变 照 片 、底片 、录音 、录像 、磁 盘 、光 就 谈不 上档 案信息 电子化 了 。 化 ，决定 了档案的前身必须 以机读文 盘等 载体 的档案 却寥寥无几 。据 了 件为主要形态。这种变化预 示着诸多 解 ，纸质档案与非纸质档案在馆藏中 二 、 推 进 档 案 信 息 电 子 化 管 信息可能来 自不同的机读形式的档案 的数量比是５ ０ ０ ： １ 到１ ０ ０ ： １ 之间，也就 理 的 益处 ０ 万卷 纸 质 档 案 的 档 中，所 以，信息 电子化是档案管理工 是 说 一 个拥 有 １ （ 一 ） 推进档 案信 息 电子化 管
浅谈如 何做好档 案信息 的电子化 管理
口 王 丽 莎
【 摘
要 】当前，电子档案的数量呈现逐年递 增的现象 加 强和做好档案信 息 电子化管理 ，就是 为了更有 效地利 用好
档 案 。本 文从 档 案 管 理 入 手 ，分 析 了档 案信 息 电子 化 管理 的 重要 性 和 必要 性 ，指 出 了做 好 档 案 信 息 电 子 化
只 能被 埋 没 。
以 ，鼓 励 和 支持 先进 单 位 提 高 水 理 之 中 ，实行集 中统 一管理 ，不 能
（ 四 ） 推进 档案信 息 电子化管 平 ，在一些单 位进行 较高水平 的试 各行 其是 白建系统 ，造 成信息分 割 理 ，可使档案信息Ｊ Ｉ ｂ ￣， Ｊ 地与最新技术 点 ，以取得值得推广的经验 ，对整个 和资源浪 费。建立集 中统 一管理 下 接轨 。虽然 “ 信息高速公路 ”在我 国 系统是有利的 ，只有少数先进节点不 的分 散式 系统 ，是较理 想的模式 ，
如何管理和保护电子档案的安全性
如何管理和保护电子档案的安全性电子档案的安全性是一个重要的话题，尤其在当今信息化的时代。
随着科技的不断发展，电子档案的数量和重要性也在不断增加。
如何管理和保护电子档案的安全性成为了一个亟待解决的问题。
本文将探讨如何有效地管理和保护电子档案的安全性。
一、建立完善的电子档案管理系统要保证电子档案的安全性，首先需要建立一个完善的电子档案管理系统。
这个系统应包括电子档案的分类、存储、检索和备份等功能。
对于不同级别的电子档案，可以设置不同的权限和保密级别，确保只有授权人员才能访问和修改档案。
二、加强电子档案的存储和备份电子档案的存储和备份是保证其安全性的重要措施。
首先，应选择可靠的存储设备，如硬盘、光盘或云存储等，确保档案的长期保存。
其次，要定期进行档案的备份，以防止数据丢失或损坏。
备份的数据可以存储在不同的地点，以应对突发情况。
三、加强电子档案的访问控制对于电子档案的访问控制，可以采取多种方式来保证其安全性。
一方面，可以设置密码和加密技术，确保只有授权人员才能访问档案。
另一方面，可以建立审计机制，记录每一次档案的访问和修改情况，以便追溯和监控。
四、加强电子档案的传输和共享安全电子档案的传输和共享是一个容易受到攻击的环节，因此需要加强其安全性。
首先，可以采用加密技术来保护传输过程中的数据安全。
其次，可以使用安全的网络通信协议，如HTTPS，来确保数据传输的安全性。
此外，还可以限制档案的共享范围，只允许特定的人员进行共享，以减少安全风险。
五、建立应急响应机制即使采取了各种安全措施，仍然难以完全避免电子档案的安全问题。
因此，建立一个应急响应机制是必要的。
一旦发生安全事件，应立即采取行动，尽快恢复档案的安全性，并进行调查和追责。
此外，还应定期进行安全演练，提高员工的应急响应能力。
六、加强员工的安全意识培训员工是电子档案安全的最后一道防线，因此需要加强他们的安全意识培训。
培训内容可以包括电子档案的保密性、密码安全、网络安全等方面的知识。
浅谈如何做好电子档案管理工作
内容与纸质文件材料相一致 ，导致有些同志认为既然保存了电子 文件 和电子资料 ， 就不需保存纸质文件材料 ， 免得挤 占了档案室有
限的空间而造成资源浪费 ，因而忽视 了电子文件和电子资料的易 修改性 以及电子文件载体和信息技术的不稳定性问题 。 （） ３ 电子文件 的不安全 因素。由于 电子文件对计算机有很强 的依赖性 ， 它是 由拟稿者直接写在磁盘上 ， 取代 了以往 的文字材
化为电子档案 ， 成功运用于工作实践 中 ， 成为 目前档 案管理工作
中急需解 决的重要 问题 。本 文所 指电子文件是指在数 字环境 中 生成的 （ 如计算机 、 数码相 机等 ）并 以数码形式存 储于磁 带 、 、 磁 盘、 光盘 、 动硬 盘等载体 ， 移 依赖 计算机 、 多媒体 等数 字设备 阅
归 档 工作 中存 在 的 问题 ， 出 了具 体 的 管 理措 施 。 提 关键 词 ： 子 档 案 ； 质 档 案 ； 电 纸 归档 制 度 ； 管理 措 施 中 图分 类 号 ： ２ １ Ｇ ７ 文献标识码 ： Ａ
当今世界是一个 电子信息发 达的时代 ，电子计算 机已成为
现代 化 办 公 的 主 要 工具 。各 种信 息 随着 网络 到 处 传播 ， 们 通 过 人
１ 保存 电子文件 和 电子资 料工 作 中存 在 的问题
在实 际工
（） ４ 电子文件不需要专 门保管 。由于电子 文件 的形成者不固
定， 一份文件有可能存储在文件 的起草部门， 也有可能存储在档案 管理部门。只要需要这份文件 ， 就可利用文档的搜索功能来完成 ， 根本没有必要进行专 门保管，电子文件的保管已经贯穿在文件整 个生命周期之 中， 根本无法通过载体保护 的方法来维护数字信息。
洽谈做好电子档案管理的措施
洽谈做好电子档案管理的措施摘要：现代市场激烈竞争下，企业的生存环境发生了日新月异的变化。
档案管理是非常重要的一部分，随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，针对目前档案管理工作中普遍存在的一些问题，笔者主要通过电子格式统一化、加强技术性措施、及时更新电子档案文件结构等措施，加强电子档案管理工作，使档案管理工作更具现代化。
关键词：电子档案管理措施1、电子档案管理的现状及存在的主要问题当今时代，电子计算机的应用在我国迅猛发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件，采用电子计算机技术，提高工作效率，加速现代化的进程。
电子计算机技术迅速地得到发展和普及，大量电子文件的产生，引发了电子文件的归档、管理和利用等一系列的问题。
但是，人们对电子文件的内在规律却仍然没有做到真正的了解。
因此，目前的文件管理便采取电子文件和纸质文件一起归档的方式，形成内容相同的两套档案。
尽管电子文件存在着安全性和真实性等方面的不足，但我们不能否认它的信息传播价值，它的出现和普及，将是继纸质载体之后的又一场深刻的信息传播技术上的变革。
(1)档案的标准化工作进展缓慢国家档案局颁发了《机关档案工作业务建设规范》，它是对机关档案工作标准化管理的依据。
然而，许多机关在实施过程中，仅仅从微观上考虑本单位的现状，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响。
由于缺乏具体的归档管理制度作指导，很多机关的归档工作具有较大的随意性，这直接影响到电子文件的整理、保管、编目等一系列后续工作的开展，造成各自为政、各行其是的局面，档案工作难以实现标准化和规范化。
(2)对电子文件原始凭证性的鉴定比较困难档案是历史的原始记录，原始性与真实性是档案发挥凭证和参考作用的基础。
传统文件的原始性与真实性可以一种固定的结构反映出来，而电子文件内容与载体的结合形式经常发生变化，如复制件与原件理应完全一致，但有时也会因为载体或读写技术的不稳定性造成文件内容的丢失或变异，也可能在传输或转存过程中被改动而不留痕迹，所以电子文件原始性和真实性的鉴定成为首先需要解决的问题。
如何有效做好电子档案的管理工作
如何有效做好电子档案的管理工作【摘要】在电子化信息时代，电子档案管理工作显得尤为重要。
本文首先介绍了电子档案管理的重要性，然后概述了全文的内容。
接着从建立规范的电子档案管理制度、制定详细的档案管理流程、确保档案信息的安全性和完整性、定期进行档案的备份和归档以及培训员工加强电子档案管理意识等方面详细探讨如何有效做好电子档案的管理工作。
强调了电子档案管理工作的重要性，并总结了有效管理电子档案的关键因素。
通过本文的指导，可以帮助机构建立起更为完善的电子档案管理系统，提高工作效率，确保档案信息的安全性和可靠性。
【关键词】电子档案管理、规范制度、流程、安全性、完整性、备份、培训、意识、重要性、关键因素。
1. 引言1.1 电子档案管理的重要性电子档案管理是现代信息化社会的重要组成部分，其重要性不言而喻。
随着信息技术的快速发展，电子档案已经成为各行各业重要的信息载体。
有效管理电子档案不仅可以提高工作效率，减少信息检索时间，还可以保障信息安全，防止数据丢失和泄露。
电子档案管理还可以提升组织的形象和信誉，促进信息资源共享与合作，促进工作流程的规范化和科学化。
建立健全的电子档案管理制度，严格执行相关管理流程，确保信息的安全和完整性，定期进行备份和归档，加强员工的培训和意识，是保证电子档案管理工作高效运行、信息安全可靠的重要保证。
只有充分认识到电子档案管理的重要性，并采取切实有效的措施加以管理，才能更好地利用电子档案信息，推动组织发展，提升工作效率，确保信息资产的价值和安全。
1.2 本文内容概述本文旨在探讨如何有效地进行电子档案管理工作。
随着信息化时代的到来，电子档案已经成为组织管理中不可或缺的一部分。
良好的电子档案管理能够提高工作效率、保障信息安全和保持数据完整性。
在本文中，我们将从建立规范的电子档案管理制度、制定详细的档案管理流程、确保档案信息的安全性和完整性、定期进行档案的备份和归档，以及培训员工加强电子档案管理意识等方面进行探讨。
电子档案的特点和管理对策
电子档案的特点和管理对策电子档案是指通过电子设备记录下来的各种文件、数据和信息，如电子邮件、文档、照片等等。
与传统的纸质档案相比，电子档案具有以下几个显著的特点：1. 便于检索和使用。
由于电子档案存储在计算机系统中，可以通过关键词、日期等方式快速地检索和筛选所需信息。
2. 省时省力。
和传统的纸质档案相比，电子档案的管理和维护费时费力的情况得到了改善。
3. 减少空间占用。
电子档案不需要占用实体空间，只需要硬盘空间即可存储。
4. 易于备份。
电子档案可以进行备份，即使出现数据丢失的情况，备份文件可以恢复数据。
5. 易于共享。
电子档案可以通过网络共享给需要的人，便于协同办公。
然而，尽管电子档案有这些优点，却也存在一些缺陷和难点：1. 安全性难以保证。
电子档案的泄露、篡改、损坏等情况很容易发生。
2. 技术要求高。
电子档案的管理和维护需要相关技术的支持，技术人员的培训和投入成本也很高。
3. 互操作性差。
不同机构和部门的电子档案系统之间的互操作性比较差，数据共享难以实现。
为了更好地管理电子档案，可以采取以下几个对策：1. 建立严格的权限管理制度。
对于电子档案的访问、修改、备份等操作，应有明确的权限设定，严格限制人员的访问权限，防止档案的泄露和损坏。
2. 统一的档案管理标准。
不同单位和部门的电子档案格式和标准应该统一，采用通用的格式和标准，提高档案的互操作性和共享性。
3. 建立完善的备份和灾备机制。
电子档案应定期备份，并建立灾备机制，保障档案数据的安全。
4. 培训和引导使用人员。
对于电子档案的使用者，应进行培训和引导，提高电子档案的使用效率和安全性。
5. 做好档案鉴定和分类工作。
对于电子档案，应按照一定的分类规则进行归档，并严格执行档案鉴定程序，确保档案的真实性和可信度。
总之，电子档案的特点和管理对策需要我们付出更为严谨和细致的工作，提高电子档案的管理水平，确保电子档案的可靠性和安全性。
浅谈如何做好电子档案管理工作
１ ． １虚拟 性 和依赖 性 电子 文件 必须通 过计 算机 及其 相应 的软件 系统 处理后 ， 才能 被人们 阅读 和识 别 ， 因而它 不 能离 开计 算机 硬件 及 软件 系统 而独立存 在 。 外 ， 另 电脑屏 幕上 呈 现 出来 的 文件及 其格 式 ，是经 过计算 机 程序 处理 过的 ， 同一 电子文 件可 以被显 示成 各种 不 同格式 ， 因
此 它 只是 一 种虚 拟 的文件 。 １ 不稳定 性 ． ２ 电子文 件 的不稳 定性表 现 为三个 方 面 。一 是 所
技术问题。电子档案管理的载体材料是磁性物质 和
光盘。 聚酯 底基 是磁 盘 和磁带 的支 持体 。 聚酯底基 具 有易 产生静 电而吸 引尘埃 导致 卷 曲 、 与磁 粉脱 离 、 易 伸长 后不 易恢 复等缺 点 。粘 和剂起 着连 接底 基 和磁 粉 的作 用 ， 具有 易 热胀 冷 缩 、 损 、 落 、 连 、 它 磨 脱 粘 生 霉 等缺点 ， 接影 响信息 再现 。 直 磁粉 中 的磁 性氧 化 物
【 内容摘要】 本文针对电子档案管理工作 中存在的问题提 出一些具体对策建议 ， 对提 升档案管理水平
具 有一 定参 考价值 。
２１电子档 案 管理 的要充 分考 虑 电子档 案 的原 ． 始性 、 实性 、 真 完整 性 、 全性 问题 。 于 纸质文 件来 安 对 说， 内容 的原 始性 ， 字 体 、 迹 、 其 字 图像 、 印章 等 清 晰 真 伪易 于判别 ，人 们可 以借 助形 式 的原始 性来 证 实
立 较 强 的安 全 防范 意识 ， 防止档案 泄 密事件 发生 。 ４４ 电子档 案 管理 员应 有 管 理与 创新 能 力 。 电 －
电子档案的有效利用问题探讨
电子档案的有效利用问题探讨摘要:文章从六个方面入手对电子档案的有效利用问题进行探讨,包括:加强电子档案利用中的标准化体系、加强电子档案利用中使用权限的控制、加强电子档案利用中拷贝的提供与回收、加强电子档案利用中的保密与安全、加强电子档案利用中的保护与维护工作和加强新技术在电子档案利用中的作用发挥。
关键词:电子档案利用信息技术在信息技术快速发展的今天,电子档案必须逐步替代低质档案,因为它带给人们的是快捷和方便,节省了在量的人力和物力,只要从技术上解决好电子档案室的安全防范储存和交换标准化与国际标准接轨,解决好电子签名和电子支付的法律支持等问题,借鉴电子商务的运行模式,就能够准确、快捷、安全、完整地向客户提供各种方式服务,使目前的档案管理工作出现崭新的局面。
以下笔者结合自身的工作体会对电子档案的有效利用进行阐释。
1 加强电子档案利用中的标准化体系电子文件的出现对档案管理工作提出新的挑战,电子文件有区别于传统纸质载体文件,过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文,以及图书、图纸、文献资料、商业信息等,都可以通过计算机进行,由此产生电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等电子文件。
电子文件是科技发展的产物,电子文件信息标准化就是随着计算机及信息技术的高速发展、电子文件的广泛应用而提出来的。
随着计算机及信息技术的高速发展,人们只要轻点鼠标,就可以在极短的时间内把一份电子文件传遍全世界。
在这看似简单的操作背后,是由一系列严密的电子技术标准作支撑的。
例如,电子文件制作生成要有代码标准,其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准,其传输要有网络通讯协议标准,其查找要有检索语言标准等。
因此,电子文件的运作和管理必须建立在一整套科学的、合理的标准化体系之上,其严格程度和对系统性的要求,要远远超过纸质文件的标准化体系。
标准化是电子档案利用中极为重要的基础工作,是保证电子档案在网络环境下顺利互换的前提。
浅谈电子档案管理的问题及对策
（ ２ ） 签署技术 。在电子文件上进行签署的技术主要有两种 ：一种
是光笔签名 ，另一种是数字签名。 光笔签名是签名者使用一种专用的光笔 直接在输入板上签名 ，屏 幕是显示出来的 “ 笔迹”。 （ ３ ） 信息认证 。电子文件 的使用者，非常关心他所使用的信息在 存 储或传输过程 中是否 “ 完好如初” ，是否被人篡改 或替换过 ，信息 认证技术可 以消除使用者这个疑虑 。比较常用的方法是 ，先把 电子文 件信息分成一定的长度 ，利用分组密码进行信息认证。 （ ４ ） 身份验证。为了防止无关人员进人系统 ， 对 电子文件用户进 行身份验证 。身份验证可使用管理员代码验证等。最常见 的方法是 给 每个合法用户一个 “ 通行字” ， 代表该用户身份。通行字可由数字 、 字母或特定的符号组成 ，只有用户本人和计算机系统知道 。 （ ５ ） 防火墙。这是一种访问控制技术 ， 在某个机构的网络和其它 系统网络之间设置障碍 ，防止其它系统 的网上用户对该机构信息资源 的非法访 问 ， 也可 以阻止该机构的机要信息 、专利信息从机构的网络 上非法输出。实现防火墙功能所用的技术 ，主要有数据包过滤 、应用
案工 作者 的 一项 紧迫 任务 。 关键 词 ：电子 档案 ；困境 ；对 策
当今科学技术的发展 日新月异 ，电子计算机大规模地用在了办公 自 动化方面 ，党政机关部 门、企事业单位逐 步实现 了办公 自 动化 ，档 案工作 已逐步实现现代化管理 ，电子档案成了档案管理 的重要形式 ， 也成为 目前档案管理 工作 的重要 内容 。随之而产生 的电子文件与纸质
２ ． ３ 真实性 问题
电子档案极易失真 ，如将纸质档案转化为电子档案 的操作过程 ， 稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴 随其生命 的始终 ，维护其真实性是一个不问断的过程 ，信息内容 “ 出错 ”的概 率和机会远高于传统档案 。电子档案可被原样复制 ，甚至被篡 改后可 不 留痕迹 。
试谈电子档案的保管和利用
少 了大量的管理工作；可以使更多的
读者同时利用同一份电子档案。电子 文件归档后，由档案馆 （ 室）经过排 序、编号等一系列处理，那些非涉密
支持软件 ，即在保存 电子档案 的同
时，保存与 电子档案相关的软件及整 个应用系统，恢复时，使之按本来的
面 目进行 显示 ；二是 保存 原始 档案 的
可以公开的文件 ，就可以挂到网上，
便于各部门直接在网上查阅，大大方
便 了档案 的有效 利用 。
（ 作者单位：吉林师范大学辽源 分院 辽源市职工劳动能力鉴定中心）
电子图像；三是保存 电子档案的打印
盖台内 ０ 外２． １ ０ ２
适合 馆际之 间的信 息资源 互相交流
同。而有些档案包括电子档案在形成 必须进行严格管理，因为任何一次误 及 向相对固定的查档单位提供档案资 时所依赖的技术，往往是已经过时的 操 作 ，都可 能使 保存 的 电子档案 遭到 料 ，可以通过点对点转换数字通信或
技术 ，这是科技进步所带来的必然结 人 为 损 害 ， 甚 至 造 成 难 以 弥 补 的 损 互联 网络来 实现 。 果。因此，除对电子档案本身进行很好 失。必须 建立 相应 的维 护管 理档案 ，
３ 兰 台纵横 ８
一
、
电子档案的保管
电子档案 的特 性不 同于纸质档
案，决定其在保存与维护方面的复杂
性。如何保存 、维护电子档案，使之 安全、可靠并永久处于可准确提供利 用的状态，是档案工作者亟需解决的 问题。
试设也孚档案 保管和利用
韦 艳 魏 红 霞
１ 、确保 电子档案载体物理上的 输出件或制成缩微品，因为这是最为 作过程进行记录 ，避免发生人为的误 操作或不必要的重复劳动。 安全 。一般情况下，电子档案是以脱 稳妥的永久保存方法。 机方式存储在磁、光介质上，所以，
浅谈电子档案的重要作用和保障技术
浅谈电子档案的重要作用和保障技术电子档案是指通过数字化技术将原始纸质档案转化为电子记录的档案形式。
随着信息化时代的到来，电子档案逐渐替代了传统的纸质档案，成为公共部门、企事业单位等机构的重要档案管理形式。
本文将从电子档案的重要作用和保障技术角度进行浅谈。
1. 提高档案管理效率相较于传统的纸质档案，电子档案具有存储空间小、检索速度快、多人同时操作等特点，可以大大提高档案管理的效率，减少人力、物力资源浪费。
2. 保障档案安全性电子档案可以实现多重备份和加密保护，对于档案管理人员的误操作、系统崩溃等不可抗因素，也可以及时进行恢复和修复，保障档案的安全性。
3. 便于共享和传递电子档案可以通过网络等方式进行共享和传递，实现跨地域、跨部门的档案信息交流。
4. 便于数据挖掘和利用电子档案中的数据可以通过数据挖掘等技术进行有效的分析和利用，为决策提供科学数据支持。
5. 档案信息持久保存电子档案可以通过合理的存储技术进行长期保存，保证档案信息的持久性和可读性，避免纸质档案因为时间的流逝而损失和遗失。
为了保证电子档案的安全性和可靠性，需要采取一系列的技术保障措施，包括：1. 硬件设备的保障包括存储设备的选择、备份策略的设计、应急预案的制定等。
2. 数据加密技术采取安全加密技术对于敏感数据进行加密处理，保证档案信息不受非法访问或篡改。
3. 访问控制技术建立严格的档案访问权限机制，确保只有经过授权的人员才能访问相应的档案信息。
4. 审计跟踪技术通过审计跟踪技术对于档案的操作记录进行监测和审查，防范不当操作或违规行为。
5. 防病毒技术及时更新防病毒软件，定期进行杀毒检测，保证电子档案系统不受病毒攻击等恶意行为影响。
6. 电子签名技术通过电子签名技术对于档案信息进行数字签名和时间戳标识，保证档案信息的真实性和完整性。
7. 可信时间戳技术采用可信时间戳技术，在定时时点对于档案信息进行标识，保证档案信息的时间戳可信。
三、总结电子档案是信息化时代的重要档案管理形式，具有提高管理效率、保障档案安全性、方便共享和传递、数据挖掘和利用以及持久保存等重要作用。
电子档案管理工作的经验总结与分享
电子档案管理工作的经验总结与分享。
一、建立完善的电子档案管理制度建立完善的电子档案管理制度是电子档案管理工作的基础。
在制度方面，主要包括分类、命名、编码、存储、修改、归档、备份等方面的规定，这些制度是电子档案的有效管理和利用的前提条件。
制度建立后要定期检查和评估，及时发现问题并作出调整。
二、制定科学合理的电子档案分类及命名规则对电子档案分类和命名规则的制定也是电子档案管理的重要环节。
合理的分类和命名能为后期管理和查询提供有力保证。
建议制定一套科学合理的分类和命名规则，并将其通知全体员工，要求全员执行，以确保电子档案的高效管理。
三、采用专业的电子档案管理软件采用专业的电子档案管理软件可以提高工作效率和管理水平。
好的电子档案管理软件可以协助管理人员建立制度和规则，通过自动化的方式对电子档案进行分类、命名、存储、维护和备份等工作，提高管理效率，降低出错率。
此外，电子档案管理软件还可以提供各种报表和数据分析功能，为管理人员提供科学合理的依据，提高管理水平。
四、加强人员培训和宣传电子档案管理工作涉及到很多专业知识和技能，因此必须加强人员培训和宣传工作。
培训的内容包括电子档案的分类和命名、电子档案管理规定、电子档案管理软件的使用等方面。
要求所有员工必须参加培训并合格后才能上岗。
宣传工作可以通过内部通知、培训课件、海报宣传等方式进行，让员工知道电子档案管理的重要性和正确处理电子档案的方法，不断提高全体员工的电子档案管理意识。
五、加强档案安全与备份对于电子档案管理来说，档案安全和备份是至关重要的，要采取措施保护企业和机构的重要档案资料。
在存储和备份过程中，要定期检查备份情况和备份恢复能力，并统一管理备份数据。
同时，在保护档案安全方面，要加强信息安全、物理安全、应急预案和风险评估等方面的管理，确保档案的安全性和完整性。
六、积极探索并推进电子档案管理的创新与应用电子档案管理工作是一个不断发展和创新的过程，要不断探索和推进电子档案管理的创新与应用，掌握新技术、新方法和新工具，并应用于实践中。
电子档案的特点和管理对策
电子档案的特点和管理对策
电子档案是指以数字形式记录的文件，以实现更高效的管理和保护，具有以下几个特点：
1. 数字化：电子档案将文件数字化，有效地消除了纸张记录的限制。
2. 可搜索：电子档案可以通过搜索引擎或关键字搜索快速找到需要的文档，节省了
查找时间。
3. 安全性高：使用适当的安全保护措施，可以确保电子档案无法被未经授权的人员
访问和更改。
4. 占据空间较小：电子档案不需要占据大量的文件柜空间，因此可以节约办公室空间。
5. 易于备份和恢复：电子档案可以通过备份和恢复过程轻松维护和更改，这反过来
也有助于数据的长期保存。
1. 制定电子档案管理政策：组织应制定清晰的电子档案管理政策，以确保员工按照
规则管理文件。
2. 实施安全保护措施：应采取适当的安全措施，例如密码，双重身份验证等，以保
护电子档案的机密性和完整性。
3. 选择合适的硬件和软件：为了确保电子档案能够正常存储和访问，组织应选择稳
定和兼容性强的硬件和软件。
4. 进行备份和恢复操作：要确保数据的长期保存和恢复，应定期进行备份并测试恢
复过程。
5. 培训和监督员工：电子档案管理需要员工的合作，组织应该提供培训，并监督员
工让他们合格地执行电子档案的管理策略。
6. 定期审查和更新电子档案管理策略：定期审查与更新旧的管理政策是非常重要的，以确保其与实际情况相匹配并能满足当前需求。
综上所述，电子档案具有许多优点，但也需要严格的管理策略来确保其安全。
组织应
制定政策，确保实施安全措施，选择合适的硬件和软件，进行备份和恢复操作，培训员工，并定期审查和更新政策以确保其有效性。
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浅谈如何加强电子档案管理，做好电子档案的利用
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。
当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。
随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。
加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。
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一、电子档案使用的主要途径？
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。
然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。
当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
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1、提供拷贝。
拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。
2、通信传输。
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。
所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
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3、直接利用。
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。
二、加强电子档案管理的重要意义？
1、加强电子档案管理，有利于节省人力物力？
计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。
档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。
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2、加强电子档案管理，有利于提高服务质量？
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。
电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，
这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。
加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
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3、加强电子档案管理，有利于满足多样化需求？
随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。
电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。
档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
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三、做好电子档案管理和利用的主要措施？
1、建立档案利用制度，整合各类档案资源？
要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
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2、规范档案利用方式，避免不可挽回损失？
电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。
一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。
采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
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3、建立“双套制”模式，确保重要信息完整？
所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。
“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。
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4、加强工作人员管理，提高档案保护意识？
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工
作的复杂化。
因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
四、小结？
电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。
为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
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