规范性文件管理制度

规范性文件管理制度

一、总则

为规范文件管理工作，提高文件利用效率，促进工作信息互通，特制定《文件管理制度》（以下简称“本制度”）。

本制度的目的是规范文件的生成、利用、保管、传输和销毁等环节，加强文件管理工作，

保证文件管理工作合法、规范、高效地进行。

二、适用范围

本制度适用于全体员工，包括各级领导、管理员、工作人员等，在进行文件管理工作中，

必须严格遵守本制度。

三、文件的生成

1、文件的生成必须有明确的目的和必要性，不得随意添加或制作无关紧要的文件。

2、文件的生成必须注明文件的标题、编制日期、编制单位、编制人员、文件分类、文件

编号等信息。

3、文件的生成必须按照规定的格式和模板进行，不得随意更改或私自设计。

四、文件的利用

1、文件的利用必须遵守文件的保密等级要求，不得擅自传阅或外借他人未经许可的文件。

2、文件的利用必须按照规定的程序和要求进行，不得私自篡改、删除或销毁文件内容。

3、文件的利用必须做到及时、准确、全面地提供文件信息，保证文件的有效利用。

五、文件的保管

1、文件的保管必须建立完善的档案管理制度，包括建档、归档、借阅、归还等环节。

2、文件的保管地点必须安全、干燥、通风，防止文件被损毁或遗失。

3、文件的保管人必须严格履行保密责任，不得私自处理文件或泄露文件内容。

六、文件的传输

1、文件的传输必须按照规定的程序和要求进行，不得私自邮寄、传真、电子邮件等方式

传输文件。

2、文件的传输必须根据文件的密级和重要性采取相应的措施，确保文件的安全传输。

3、文件的传输必须做好文件的记录和备份工作，确保文件传输的完整性和可追溯性。

七、文件的销毁

1、文件的销毁必须按照规定的销毁周期和程序进行，不得随意销毁文件。

2、文件的销毁必须经过审核和批准，明确销毁的文档种类和数量，不得超过规定的销毁标准。

3、文件的销毁必须做好销毁记录和报告，确保销毁工作的合规性和可追溯性。

八、文件管理的监督与检查

1、文件管理工作由专人或专岗负责，对文件管理工作进行全面的监管和检查。

2、文件管理工作必须定期进行内部和外部的审核，对文件的生成、利用、保管、传输和销毁等情况进行检查。

3、对于不符合规定的文件管理行为，必须及时纠正和处理，确保文件管理工作的合法性和规范性。

九、附则

1、未尽事宜，按照公司相关制度和规定执行。

2、本制度自发布之日起执行，如有需要修改的，须经公司领导同意后方可修改。

3、本制度解释权归公司所有。

以上为《文件管理制度》内容，如有违反者，将依公司相关规定给予处理。