《秘书职业概论》第七章 文书处理工作
秘书学概论第七章
1．信息量大，措施具体，指示性强 2．内容高度概括，语言表达实用、精确 3．用材精要，语言深入浅出，主题富有个性 4．讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味
第三节 文书的结构和标印格式
一、文书的结构元素及其表述方法 文书的结构元素是指表现文书主题信息 的各个组成部分，包括标题、稿本性质、 题注、作者姓名、称呼、主送机关、正文、 签署、盖章、成文时间等。
正文采用公文通用结构模式撰写，共分三大部分。 即通 告缘由、通告事项 和通告结语
范例
中国人民银行通告明日起发行1990年版壹圆券人民币 以国务院批准，我行定于1995年3月1日起发行1990年版壹圆 券人民币。 一、1990年版壹圆券与1980年版壹圆券比较，总体设计不变， 对局部图案和色调稍有调整，具有以下特征： (一)由双面凹印改为正面单面凹印； (二)正面：中间部位的底纹全部由假金色底纹代替了原来的黄 色和桔黄色底纹。两侧部分的底纹全部由大红色代替了原来的大 红色和黄色。背面：以桔黄色代替了假金色。 (三)年号由1980改为1990。 二、新发行的1990年版壹圆券人民币与现行壹圆券人民币在 市场上同时流通使用，任何单位和个人不得拒收其中任何一种人 民币。 行长××× 一九九五年二月二十二日
三、公告
公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。属
于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件 的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的 “通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。 公告包括标题、正文、签署和日期等。 （1）标题 ①发文机关加事由加文种；②发文机关名称加 文种；③事由加文种，前加“关于”； ④只写“公 告”。 （2）正文 直述公告缘由，宣布事项。 （3）签署 写明公告发布机关全称。 （4）日期 范例
秘书工作概论
第一节办公室管理办公室布置的原则：（1）利于沟通。
（2）便于监督。
（3）协调舒适。
办公室布置的要求:（1）办公桌单人办公室：面向门口。
封闭式办公室：对称、避免面对面。
开放式办公室：直线对称、工作程序的原则。
（2）其他设备：•A、文件柜：同一区域的规格一致。
封闭式办公室：靠墙放置，以留出足够的空间或通道。
开放式办公室：可以背靠背排列作为隔板，但要以使用方便为原则。
•B、接待室和会议室：除了必要的桌椅、沙发、茶几之外，其他布置应比办公室讲究一些。
•C、足够的电源插座。
（3）绿化环境位置应以不妨、碍视线交流及、人员活动为宜（4）声音环境按照国际标准，在繁华市区，室外的噪音，白天不能超过55分贝，夜间不能超过45分贝；一般居住区，白天不能超过45分贝，夜间不能超过35分贝。
（5）光线环境室内的光照应以自然光源为主，但以不直接照射办公桌面为宜，以人造光源为辅，最好使用顶灯、壁灯，尽可能不用台灯和地灯。
光线柔和、均匀。
（6）空气环境•空气环境由办公室中空气的温度、湿度、流通、清洁4个基本因素组成。
•人体感受最舒适的温度一般在摄氏20至25度。
•人体最舒适的环境湿度：45%-65%RH；办公室内个人和小件物品的管理(1)电话：桌子的左边，消毒听筒和按键。
(2)电脑：按规定摆放。
(3)书籍材料：常用的放在容易存取的抽屉里、文件夹里，将文件夹整齐地叠放在桌边，并贴有标识予以区别，方便取用。
较少使用的放在书柜、文件柜里，无用的过期的及时处理掉。
(4)文具用品：◆纸簿类：复印纸、普通白纸、复写纸、标签纸、信纸信封、电话号码本、电话记录本、文件收发登记本、会议记录本等◆笔尺类：各种笔、橡皮、尺子、修正液。
◆装订类：大头针、曲别针、剪刀、打孔机、订书机、订书钉、胶带、起钉器◆归档用品：文件袋、文件盒、文件夹等办公设备易耗品：打印机、复印机墨盒、计算机磁盘。
常用：固定的、伸手可及的地方，保持桌面的干净整洁，不乱放零散物品和个人生活品，东西多可以分门别类放在文具盒中。
新编秘书实务课件-第七章文书处理与管理(第二版)
微型案例
某农林水利局全宗分类 2021年 会议类 组织人事类 生产类 品质类 … 2021年 会议类 组织人事类 生产类 品质类 …
第七章 文书处理与档案管理
3．组织机构—年度分类法 这种方法适用于立档单位内部组织机构多年一直不变，或 在比较稳定的根底上有所调整的全宗。
4．问题一年度分类法 这种方法是适用于历史档案和撤销机关档案。对现行机关 的档案，不宜采用这种分类方法。
第七章 文书处理与档案管理
• 2．文件材料的不归档范围
• 〔1〕上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文 件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作 参考的抄件等；
• 〔2〕本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事 务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、 记 录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单 位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文 件材料；
规定了机关文件材料归档范围。 〔1〕反映本机关主要职能活动和根本历史面貌的，对本机
关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 〔2〕机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益
等方面具有凭证价值的文件材料； 〔3〕本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材
料；下级机关报送的重要文件材料； 〔4〕其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第七章 文书处理与档案管理
微型案例
第七章 文书处理与档案管理
二、归档文件的整理 〔一〕归档文件的整理原那么 1．遵循文件材料的形成规律和特点 2．保持文件之间的有机联系 3．区别不同价值并便于保管和利用 〔二〕归档文件整理的质量要求 1．应归档的文件材料必须齐全、完整 2．必须注意保持文件之间的有机联系 3．归档文件整理必须符合标准，便于保管和检索利用
第七章办文二
7登记：登记是指根据本机关文书处理的具体要求， 登记：登记是指根据本机关文书处理的具体要求， 对发出的公文采取簿式或卡片式、联单式、活页 式的登记方式。登记项目，一般应包括：发文字 号、发文日期、文件标题、保密等级、发往机关、 附件、份数、承办单位、案卷号等，如果是回复 对方的文书，还需注明收文编号。对发文进行认 真的登记，是文书管理、查考的重要基础。
秘书要做好拟办应该做好以下三点： 首先，要对来文内容有透彻的了解掌握， 首先，要对来文内容有透彻的了解掌握，要先 认真阅读来文，弄清楚：来文的上、 认真阅读来文，弄清楚：来文的上、下款是否 明确；来文的主要内容；提出的主要问题，这 明确；来文的主要内容；提出的主要问题， 些问题是否需要办理；提出的问题与哪些部门 有关系?应由哪个部门主办， 有关系?应由哪个部门主办，由谁批示；来文的 办理时限和秘密等级要求。 办理时限和秘密等级要求。 其次，要对相应的政策法规、 其次，要对相应的政策法规、类似问题的处理 常规有所掌握。 常规有所掌握。 最后，要充分掌握自己提出拟办意见的理由。 最后，要充分掌握自己提出拟办意见的理由。 拟办也可以由具体承办部门、承办人来做。 拟办也可以由具体承办部门、承办人来做。
3、签发：签发是文书经有权签发的领导上司核准 、签发：签发是文书经有权签发的领导上司核准 签字，准予发出。签发也是文书形成的一个重要 环节，只是签发人不是秘书，而是有权签发的领 导。签发人对要签发的文书全面负责， 所以签发之前必须认真审核。
签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重 要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于 秘书来说应做好一下三点: 秘书来说应做好一下三点:
草稿
定稿
正本
副本
存本
下面介绍文书稿本的主要称谓： （1）草稿：是文书的原始稿本，反映了文书的 ）草稿：是文书的原始稿本，反映了文书的 撰制、起草过程，主要供修改、讨论、审批使用。 撰制、起草过程，主要供修改、讨论、审批使用。 草稿不是正式文稿。“草稿” 草稿不是正式文稿。“草稿”并不是指文稿形式 上不正规、不规范，而主要是指相对正式文书而 言，它在内容上还是不成熟的、不完善的文书。 （ 2 ） 定稿： 是正式文书的依据稿， 是 经领导 、 定稿：是正式文书的依据稿 ， 经领导、 上司审阅核准后签发的， 上司审阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过 的稿本， 的稿本，也就是草稿经过签发和复核后形成的稿 本。“定稿”仍是稿，内容上已经确定，一般不 定稿”仍是稿，内容上已经确定， 经领导同意秘书不能再加更改， 经领导同意秘书不能再加更改 ， 但是它不具备 “本”的形式，要经过从“稿”到“本”的技术 的形式，要经过从“ 处理，才产生正式文书。 处理，才产生正式文书。
秘书如何做好文书处理工作
秘书如何做好文书处理工作在一个组织或单位中，秘书往往承担着重要的文书处理工作。
文书处理工作的质量和效率，不仅直接影响着组织的日常运转和决策执行，也反映了秘书的专业素养和工作能力。
那么，秘书究竟如何才能做好文书处理工作呢？首先，秘书需要具备扎实的基础知识和专业技能。
这包括良好的语言文字功底，能够准确、清晰、流畅地表达和撰写各类文书；熟练掌握办公软件的操作，如 Word、Excel、PowerPoint 等，提高文书处理的效率和质量；了解文书处理的规范和流程，如公文的格式、编号、存档等要求，确保文书的规范化和标准化。
其次，秘书要有高度的责任心和严谨的工作态度。
文书处理工作涉及到大量的信息和重要的决策内容，任何一个细小的错误都可能导致严重的后果。
因此，秘书在处理文书时，必须认真细致，对每一个字、每一个标点符号都要进行仔细的核对，确保文书的准确性和完整性。
同时，要严格遵守保密制度，对于涉及机密的文书，要妥善保管，防止信息泄露。
在文书的收发环节，秘书要做好登记和分类工作。
对于收到的文书，要及时进行登记，注明来文单位、文号、主题、收件日期等信息，并根据文书的性质和内容进行分类，分别送交给相关领导或部门。
对于发出的文书，要认真核对文号、主送单位、抄送单位等信息，确保文书的发送准确无误。
同时，要做好文书的跟踪和反馈工作，及时了解文书的处理情况和结果。
在文书的起草环节，秘书要充分了解领导的意图和工作要求。
在接到起草任务后，要与领导进行充分的沟通，明确文书的主题、目的、内容和格式等要求。
在起草过程中，要注意语言的简洁明了、逻辑的严谨清晰，避免使用模糊不清、含混歧义的词语。
同时，要根据文书的性质和用途，选择合适的文体和表达方式，如通知、报告、请示、函等。
对于需要审核的文书，秘书要严格按照审核流程进行操作。
审核的重点包括文书的内容是否符合政策法规和单位的工作要求，语言表达是否准确规范，格式是否符合标准等。
对于审核中发现的问题，要及时与起草人员进行沟通和修改，确保文书的质量。
I 秘书的文书工作
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（二）各环节的注意事项
4、用印、登记 发文用印要注意：确认有领导人签字并且适合规
定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章要 盖得规范。 发文登记要注意：对准备发出的公文作统一记载， 一般应使用《发文登记簿》或一文一页登记表， 以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。
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问题：签发文件时秘书的任务是什么？
选准呈送文件签 发的时间
签发时秘 书的任务
准确地确定需要签 发的文书。
准确理解签发时的修改意 见或批示，在进一步修改 公文时，以准确的文字， 体现领导签发的意见。
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（二）各环节的注意事项
3、印制、校对 印制工作要求：内容准确；格式规范；页面整洁；
字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对工作要求：校对人员必须严肃认真、一丝不
紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文 件定期催办。
若有拖延等问题要及时汇报。
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注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上 注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字 号、日期等。
正确
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通过以上评析，三人中谁应胜出？
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（二）各环节的注意事项
1、收文、阅文： 收文，包括签收、拆封、分类、登记等程序。 阅文，阅文是秘书办文的一个先决条件。
（二）各环节的注意事项
5、封发、传递 封发，即装封发出，分5个步骤：
写封
填写 填写发文回执 装封
加封
传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，采 用合适的渠道和方式进行传递。
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发文回执（发文回签单）
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发文登记簿
发文登记簿
发发密文收印发拟签备
秘书知识大全：文书拟写与处理文书处理工作[高级]
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⽂书处理⼯作(⼀)学习⽬标掌握⽂书处理的基本原则；学会审核⽂稿；能够对⽂书进⾏查办；掌握⽂书会商及汇编⽂书的⽅法；掌握⽂书的借阅、翻印、存放⽅法。
(⼆)⽂书处理 1.⽂稿的审核把关⼯作 ⽂稿的审核把关⼯作是指⽂书草稿写成之后，由⽂书拟稿部门的负责⼈或单位综合办公部门的⽂秘⼈员对其内容、⽂字、体式等⽅⾯进⾏的全⾯审核修改⼯作。
从⼀定意义上说它既是拟稿⼯作的延续，⼜是终审定稿⼯作的⼀个组成部分。
这项⼯作对控制⽂书的数量与质量有着重要意义。
同时，还可以节省领导⼈在签发审批⽂书上的时间和精⼒。
核稿的重点是⽂稿的内容、⽂字表达和体式。
⽂稿内容⽅⾯的审核主要包括三查：⼀是查⽭盾抵触。
即检查⽂稿的内容与党和政府现⾏的⽅针政策、法律、法令以及上级的指⽰、决定有⽆⽭盾抵触的地⽅；与本单位过去发过的⽂书有⽆⽭盾和提法不⼀样的地⽅；与同系统其它单位的规定有⽆⽭盾的地⽅；⽂书本⾝前后提法有⽆⽭盾的地⽅。
⼆是查政策界限。
即检查⽂稿的内容有⽆该划界限⽽没有划或界限不清、交待不明的情况；有⽆⾏政部门向党的机关作指⽰、交任务的现象；有⽆应该内外有别⽽内外不分的现象。
三是查措施落实。
即⽂中提出的要求和措施是否明确具体、切实可⾏；涉及其它部门或单位的问题，是否已协商⼀致。
⽂字表达⽅⾯的审核主要包括四个⽅⾯的内容：⼀是⽂字表达是否反映了发⽂意图，是否简明扼要，通俗易懂；⼆是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使⽤是否正确；三是有⽆错字、漏字、别字；四是字迹是否⼯整清晰规范。
⽂稿体式⽅⾯的审核主要包括以下内容：⽂书名称是否使⽤得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。
核稿之后，如果⽂稿的改动不⼤，可直接送领导⼈签发。
如果⽂稿改动较⼤或需要重写，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写，经再次审核通过后，交领导⼈签发。
2.⽂书查办 (1)⽂书查办的含义 ⽂书查办是指核查重要⽂书的执⾏情况，并督促与协助承办单位全⾯、具体地落实⽂书精神，解决有关问题的活动。
秘书职业概论-第七章
第七章如何做好秘书工作2004年12月13日，中山市政府副秘书长方炳焯讲座主讲人：方炳焯（市政府副秘书长）内容：作为从事机关工作者，常有感“痛并快乐着”。
“痛”是我们每时每刻都在加班加点，都在付出。
但我们也有快乐的时候：一个观点、一个文稿被领导采纳成为机关行政的一个重要的环节和决策的一个动力；一个观点被社会认同，那就是我们最大的满足。
下面，我要讲讲如何做好秘书工作。
首先，作为秘书，最常遇到的就是公文。
公文是机关行政管理的一个非常重要甚至是必不可少的手段，没有公文就根本无法行政。
它具有法定意义和规范的体式，一经出来你就必须执行，否则就是违法行政。
至于公文写作，我希望大家记住我国著名学者叶圣陶先生曾说过的一句话：公文不一定是最好的文章，但必须是通体通畅，让人一看就能明白。
公文是在掌握了大量事实的基础上，围绕一定目的，经过文字工作者的劳动转化而成的文字，因此我们应把握以下方面：一、必须有一个开阔的视野，看问题应当高人一筹；二、有很强的综合分析能力，这就需要综合构思，谋篇布局；三、有较强的文字驾驭能力，那么我们就要善于积累，厚积薄发；四、拥有大量的素材，有扎实的语言文字功底；五、对领导个性、意图有充分的把握；六、拥有丰富的知识底蕴。
值得强调的是，我们写公文，给领导写讲话稿，必须严把政策关。
因为领导的讲话代表党委、政府的声音。
文章或讲话稿表述的观点是否符合国家政策，或者是否超过政策界限，都必须作为极其重要的事情来把关，绝对不允许任意发挥，导致表述不准确。
除此之外，秘书工作还必须注意以下五个关系：一、领导个性风格与公文基本体例的统一；二、领导思维与作者个人思维的统一；三、政策性、普遍性、全局性与特殊性的统一；四、经验、技巧、实践的统一；五、变与不变的统一。
鲁迅先生曾说过：“文章得失不由天”、“我是把别人喝咖啡的时间都用在写作上”、“好文章不是写出来的，是改出来的”。
这几句话从为人为文的态度、写作方法、技巧等方面给秘书工作以启迪，我希望大家认真体会，用它们来指导自己的写作实践，不断地提高和升华自己。
秘书学概论第七章
2．环境认知 （1）社会环境。 认知社会政治、经济发展趋势。 认知社会热点职业门类分布与需求状况。 认知自己所选择职业在当前与未来社会中的地位情况。 （2）组织环境。 认知企业内部环境。 认知企业外部环境。 （3）家庭环境。 认知家庭成员的职业观念。 认知家庭的社会经济地位的影响。
（4）职业能力。职业能力是一个人在工作中表 现出来的技能、经验和知识，直接影响到职业活 动的效果，它反映了一个人能够做什么或通过适 当培训后能够做什么，它能够使一个人的工作显 得出色。社会上任何一种职业对工作者的能力都 有一定的要求，在进行职业生涯决策时，考虑清 楚自身的能力非常关键，实事求是地检测一下自 己的学识水平和职业能力，才有可能为自己在职 场上获得主动权，取得职业生涯的成功。
知识准备
二、自我职业生涯规划的开始 1．自我认知 自我认知是指个人对自己的了解和认识，包括认识自 己的长处与缺点，意识并调整自己的情绪、意向、动 机、个性和欲望，并对自己的行为进行反省等。 （1）职业价值观。价值观是人们对客观事物在满足 主观需要方面的有用性、重要性、有效性的总评价和 总看法。职业价值观反映了人们对奖励、报酬、晋升、 发展或职业中其他方面的不同偏好，体现了一个人最 想从工作中获得什么，在工作中最看中什么。一般地， 工作越能满足人们的工作价值观，他们的工作满意度 水平就越高。
四、职业生涯规划的方法 1．职业生涯规划的步骤 （1）确定志向。 （2）评估自我。 （3）评估环境。 （4）选择职业。 · 性格与职业的匹配； · 兴趣与职业的匹配； · 特长与职业的匹配； · 环境与职业的适应。
（5）选择职业生涯路线。 · 我想往哪一路线发展？ · 我能往哪一路线发展？ · 我可以往哪一路线发展？ （6）设定职业生涯目标。 （7）评估与反馈。
秘书学概论7日常工作(下)
第七章 日常工作（下）
四、介绍信的保管和使用
1、介绍信的保管 2、介绍信的使用
2018/4/11
第七章 日常工作（下）
10
第四节
值班工作
一、值班工作的组织形式
1、办公室值班 2、值班室和总值班室 3、首长电话值班室
二、 值班工作的任务
1、来访接待 2、通讯联络 3、安全保卫
2018/4/11
第七章 日常工作（下）
8
二、公章的保管和使用
1、公章的启用—提前发出正式启用通知 2、公章的保管—指定专人保管并使用 3、公章的使用—由单位主要负责人审核签名批准 4、公章的停用与销毁
三、电子签名和电子印章
1、电子签名、电子印章的特点及作用 2、电子印章的制作、使用和保管 3、电子签名的使用及保管责任 4、电子签名的认证
2018/4/11 第七章 日常工作（下） 3
三、 督查工作的程序
1、查办立项 2、查办通知 3、催办 4、直接调查 5、商讨处理 6、结案反馈 7、立卷归档
2018/4/11
第七章 日常工作（下）
4
第二节
一、保密的概念与意义
保密工作
1、保密的概念与类型
国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程
2018/4/11 第七章 日常工作（下） 14
2018/4/11
第七章 日常工作（下）
15
1、 保密工作的内容 1）文件保密 2）会议保密 3）通讯保密 4）电脑保密 5）涉外保密 2、 保密工作方针 1）积极防范 2）突出重点 3）既确保国家秘密又便利各项工作
第七章 日常工作（下） 6
2018/4/11
3 、 保密工作的具体规定
文书处理工作概述
精简是使文书处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。 文书处理活动的时效性要求很高，质量要求严格，因此必须 要化繁为简，删繁就简。
首先，文稿拟写要简明，在保证质量的前提下简化数量，提 高内在质量。其次，文书运转程序的环节要力求精简，减少 不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，有效地控 制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。第 三，文书处理的实践者必须树立起精简意识。采用多种方式 或方法，相互配合。处理文件要方便读者，管理文书要利于 使用。
三、 文书处理的基本原则
（一） 实事求是原则
文书处理工作必须发扬深入实际、密切联系群众、认真负责 的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实 际问题。不能为办文而办文，行文要注重效用，讲究工作效 果。
文书处理是一种有效的信息沟通，文书处理的实践者应该从 客观实际出发，如实地反映真实情况。同时对搜集上来的各 种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析 判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。 能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要能有效地 解决问题。
▪ （一） 发文处理 ▪ 发文处理是公文形成的重要阶段，是各单位答
复来文或根据需要主动发出文件的过程。具体 环节包括：拟稿、审核、签发、注发、复核、 缮印、用印、登记、分发等。 ▪ （二） 收文处理 ▪ 收文处理是指对收到的外机关或单位的文书的 办理过程。收文处理程序主要由接收和办理两 个阶段构成。接收阶段包括签收、拆封、登记、 分送等环节。办理阶段包括传阅、拟办、批办、 承办、催办、注办、归卷等环节。
文书与档案管理
▪ 文书处理的概念 ▪ 文书处理就是对文书的创制、处置和管理。具体
说，是在文件完整的生命周期当中，用特定的方 法、原则、对文书进行制作、加工、使用、保管， 使其完善，并且获得必要功效的行为。它是使文 书得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是 机关企事业单位实现管理职能的重要形式。 ▪ 无论是收来或发出的文书，都必须经过一定的处 理过程。由于文书的性质和内容不同，处理的程 序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅， 有的要办复、承办；外发文件，都要经过拟稿、 审核、签发；法规性文件，需经一定会议通过和 法定的批准手续；一般的领导性文件只要机关领导 人签批就可生效，而有的则需经上级机关审核备 案。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书处 理的各个工作环节，加快收发文的运转处理速度， 提高办文质量和工作效率。
秘书怎样进行文书处理
1、文书处理的涵义文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
2、文书处理的原则及时;准确;安全;统一规范。
3、文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。
各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。
除特殊情况，不能越级行文。
4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：(1)各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。
(2)一般情况下不得越级行文。
(3)向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。
要正确确定抄送机关。
(4)需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。
(5)必须正确使用文书种类，确保行文质量。
(6)经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。
5、收文处理程序公文处理程序，具有确定性、连续性与规范性的特点。
(1)签收。
指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动。
要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。
在确认无误后签字(盖章)井注明收文时间。
(2)收文登记。
公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。
(3)分办。
指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。
分办为公文确定运转方向，关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。
分办公文，要求分清主次缓急，分清阅件与办件，明确界定办文单位。
分办时应专门履行登记手续;并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。
(4)拟办。
拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，共领导人批办时参考。
(5)批办。
是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
(6)承办。
指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
(7)催办。
指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。
(8)注办。
指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。
秘书参谋职能概论
第一章绪论第一节秘书及秘书工作事务辅助需要领导的三需要政务辅助需要拾遗补阙的辅助需要（提醒规劝辅助需要）1、秘书概念属于领导职能范畴秘书辅助的三特征围绕领导近身辅助全方位的综合辅助秘书界定：秘书是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助职能的人员。
庶务办理中介沟通文书工作秘书工作的基本内容信息工作参谋政务协调督查2.秘书工作政治性辅助性秘书工作属性近身性综合性秘书工作：是系统秘书部门及秘书人员在履行和发挥辅领导者职能及其作用过程中，所从事的各项具体职能活动秘书参谋的固有内涵3.参谋辅助秘书工作的固有内涵 首先，主要通过自己的智力和能力，参谋领导的决策管理 其次，通过自己的智力和能力，参与辅助领导者的其他政务第二节.参谋与秘书参谋参谋概念参谋活动实质1.参谋主体的智能劳动2.密集信息的综合利用参谋实质 3.相对独立的辅助思维4.供作参考的智能辅助1.泛义参谋1.独立与参谋对象的参谋组织对领导者近身、综合的参谋辅助，从来都构成秘书工作的基本内涵组成，是秘书部门及其相关秘书人员重要的辅助职能任务。
这种秘书参谋辅助，正是领导者日益自觉的一种客观需要 秘书参谋辅助是秘书工作的固有只能内涵1.概言之，参谋是为抉择者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。
2.指从事智力辅助性参谋咨询活动的主体。
3.1913年英国“咨询工程师协会”，为现代参谋咨询组织的雏形。
1919年“胡佛研究所”建立参谋组织类型专设参谋机构 2.隶属于参谋对象的参谋机构秘书参谋部门职能性质发面的比较参谋内涵发面的比较秘书参谋的涵义同参谋对象的关系比较参谋方式方面的比较2.参谋秘书秘书参谋是秘书更深层的任务秘书参谋是领导者更需要的辅助秘书的深层职能秘书参谋需要秘书有更高素养秘书参谋与事物辅助密切关联第三节.秘书参谋与秘书学领导事务与政务决策管理的辅助需要秘书与领导决策刘备与诸葛亮的启示1.领导活动的实质辅助需要领导决策的显著变化现代领导的现实追求现代领导的现实需求《册府元龟》秘书参谋研究的历史回溯1.具有体系和理论色彩的大型行政类书2.集中并系统研究阐述我国古代秘书及秘书工作的政书3.已有明晰的体系构架和较强的理论色彩4.在我国古代就是秘书人员颇受领导重视的基本职能5.集中反映了我国古代地方官员所自聘的幕僚型秘书及其活动状况，以及对它们的研究成果。
文书处理
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风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但 这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关， 共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家 相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事 口头或书面证明。 办公室 2013年11月11日
登记
用印
校对
发文稿纸样本
文件样稿
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收文程序
总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务 较多，你的工作都挺忙的， 为了让办公室工作更有条理， 公司打算再招聘多一位秘书， 主要让她做一些基本的办公 事务，如文书处理等，你准 备一下，这个周末与人事部 赵总去人才市场招聘一位， 具体要求到时赵总对你讲， 你负责业务面试就行了．
行文关系 行文方向
行文规则
7
隶属关系
行 文 关 系
是指社会组织之 间文件的收受关系。 它是根据各自的隶属 关系和职权范围来决 定的。
平行关系
8
行 文 方 向
按照行文制度的 规定，各级机关之间 的行文，可分为上行 、下行、平行三个方 向。并根据工作需要 ，采用几种不同方式 ：
下行文
上行文
平行文
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上行文
是下级机关、下级业务部门向它所属的 上级领导机关和上级业务主管部门所发送的 公文。 是指同级机关或者不相隶属的、没有领 导与指导关系的机关之间的一种行文。这些 机关之间商洽工作往往用函联系，有时也用 通知。此外，也经常采用合同、协议书之类 的准公文。 是上级机关对所属下级机关的行文。如 命令、批复等。
《秘书与文书工作》课件
秘书的职责
秘书的职责可分为事务性工作和协调性工作。事务性工作包括日常行政职责 和文件处理，而协调性工作涉及日程安排、会议组织和沟通协调。
秘书需要具备的技能
秘书需要具备语言表达能力、处理多项任务的能力、谈判与沟通技巧以及组 织与规划能力。这些技能可以帮助秘书高效完成各项工作。
文书工作的类型
文书工作可分为内部文书和外部文书。内部文书主要用于组织内部文件处理 和沟通，而外部文书用于与外部合作伙伴、政府机构等进行沟通。
《秘书与文书工作》PPT 课件
什么是秘书与文书工作
秘书与文书工作是指负责协助管理者进行日常事务和文件处理的工作。秘书 通过提供支持和组织，确保组织高效运转。
秘书与助理的区别
秘书和助理的区别在于职责和职级。秘书在管理层中扮演重要角色，负责高级职位的日常事务和决策支持，而 助理通常负责更具体的任务。
文书工作的要素
文书工作包括标题、正文、结尾和签名。这些要素组合在一起，确保文书的 准确性、简明性和形式的规范。
文ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ工作的注意事项
文书工作需要注意内容的准确性、语言的简明性、格式的规范以及保密原则的遵守。遵循这些注意事项有助于 提高文书的质量。
文书类公务员的职责
文书类公务员的职责包括文书处理、文件归档、机要工作和保密工作。他们 负责管理和处理政府机构的各类文件和信息。
总结
秘书与文书工作密切相关，秘书需要具备一定的技能才能胜任这项工作。提 高工作效率的方法包括合理规划时间、高效沟通和良好的组织能力。
秘书国家职业资格培训教程-文书篇
秘书国家职业资格培训教程-文书篇秘书是现代社会中非常重要的一个职位，他们承担着许多重要职责，如组织会议、撰写文件、处理来访者、安排行程等。
在秘书国家职业资格培训教程的文书篇中，我们将介绍秘书在文书处理方面的要点和技能，以帮助学员们更好地融入这个职位，提高工作效率。
一、文件处理1. 文件收发在秘书的工作中，文件的收发是一个非常重要的环节。
学员需要了解文件的分类和处理方式，包括签收、分发、传真、扫描、归档等。
同时，还需要掌握文件处理的时间要求和流程。
2. 文件管理学员需要学习如何有效地管理文件，包括合理的文件编号、分类、整理和归档。
他们还需要了解文件保密的要求和措施，确保机密文件的安全。
3. 文件起草秘书在工作中经常需要起草各种文件，如会议纪要、公告、备忘录等。
学员需要掌握文件起草的基本要点和格式，包括标题、日期、发文人、正文、落款等。
此外，还需要注意语言的准确性、简洁性和得体性。
二、会议组织1. 会议安排学员需要学习如何高效地安排会议，包括确定会议目的、确定参会人员、确定会议时间和地点、准备会议材料等。
他们还需要学习如何与各方面进行有效的沟通和协调，确保会议的顺利进行。
2. 会议记录学员需要学习如何有效地记录会议内容，包括会议纪要的格式和要点。
他们需要注意记录会议的主要议题、决议和行动计划，并将其及时传达给相关人员。
三、来访者接待1. 来访者登记学员需要学习如何接待来访者并进行登记，包括姓名、单位、来访事由等信息的记录。
他们还需要学习如何给予来访者礼貌和热情的接待，确保他们得到满意的服务。
2. 来访者引导学员需要学习如何引导来访者到达正确的会议室或办公室，并提供必要的帮助和指导。
他们需要了解公司内部的地理结构和流程，以便能够准确地回答来访者的问题。
四、行程安排1. 工作行程学员需要学习如何安排秘书的工作行程，包括外出办事、会议、培训等。
他们需要辨别行程紧急性和重要性，并合理安排时间和资源，以确保工作的顺利进行。
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第七章 文书处理工作
• 第一节 文书处理 • 第二节 归档文件的整理工作
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
一、文书处理的要求
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准确无误
讲究时效
2 1
4
安全保密 统一管理
3
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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二、文书处理的行文关系与行文方式
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
6．承办
承办就是“承接办理”，是秘书按照领
导的指示承接办理某份来文内容中要求办理 的事项。
这项工作可能是撰制一份新的文书，可 能是办一件事，可能是组织准备一次会议， 也可能以其他综合办理的形式体现。不需要 秘书承办的事也要由秘书转送、转交给承办 人，这在文书处理中亦称“交办”。凡不属 于秘书部门或秘书个人承办的事务，秘书还 要做好催办工作。
• 登记制度便于对文书的管理和保护； • 便于对目标文书的查找和利用； • 便于统计和催办； • 便于文书工作中的核对和交接。
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
3．审核
《办法》第三十一条规定：收到下级机关上报的 需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。
审核的重点是： 是否应由本机关办理； 是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； 文种使用、公文格式是否规范。
的过程。“缮”指缮写誊清；“印”指印刷。 文件的印刷一般通过打印、铅印、胶印或复 印的方式进行。
秘书对缮印要做到准确、清晰、整洁、 规格统一、印刷及时。要对原稿负责，如发 现有疑误，应与核稿人员研究，不得擅自改 动。每件公文从文号、标题、主送机关、抄 送机关、成文日期到文件印刷份数、页码、 正文、标点，都要认真细致地进行校对。
（2）文书经审阅无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示，以及签发 人姓名和签发日期。秘书在接受签发后的文书时，要查看批示意见是否明确具体，以求 准确理解。签发人的签名要完整、明确，日期要准确。
（3）对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的， 如果领导已经签发就可不再报。
文书印章盖在正文落款处，叠印在发文 机关和日期上。
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第七章
文书处理工作
7．登记
第一节 文书处理
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登记是指对文件主要内容进行登记检
查的环节，其主要作用是为了便于对发文 的管理、统计和核查。登记项目一般应包 括：发文日期、发文字号、保密等级、文 件标题、发往机关、附件、份数和承办单 位等。如果是回复对方的文书，还需注明 收文编号。
仔细查看文件封套上所 注的收文机关部门或姓 名，是否是本机关，如 有误投应立即退回。
将文件封套上的发文机 关名称，发文机关的文 件编发号、机要通信号 和密级等项目登记在本 单位的收文簿上。
检查无误后，收件秘书 应认真地在送件人的投 递回执清单或送文簿上 签名，注明收到日期， 然后将文件转送到秘书 部门。
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第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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2．审核
审核亦称“核稿”，是指机关秘书部门或负责拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿
的内容、体式等进行全面的检查审定的过程。这是关系到文件质量的关键环节。
审核的重点内容是： • 一看有无发文的必要； • 二看用什么名义和格式行文，是否符合规范要求； • 三看文件内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规，是否符合“一文一事”
在文书封套的背面贴上回执单，并注明发文编号。 弥封前，要查公文正文份数，查有无附件及附件的份数，查是否已盖印，查文件内的
受文机关与封套上的是否一致，简称“四查”。 各种文书有不同的传递办法，要一一分清，以保证准时送达。
第七章
文书处理工作
9．注办
第一节 文书处理
注办是对发出文书的办理情况
作出必要的说明，说明办理结果的 环节。
无论发文还是收文，在办文环节的最后都有文书工作为以后的档案工作所做的准 备工作环节。它包括：
（1）立卷归档。 （2）销毁。
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第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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7．催办
催办是对文件承办工作的检查和督促的过程。
一旦催办有结果，秘书要针对该份文件注明办理结果，并向交办的领导或有关部 门回复办理情况，即“办复”。无论是向领导或交办人口头汇报还是文字“办复”， 办理结果一般要说明在何时由何人主办该事项、办理结果以及是否有遗留问题、有无 结论等。
其次，要对相应的政策法规和类似问题的处理常规有所掌握。 最后，要充分掌握自己提出拟办意见的理由。
第七章
文书处理工作
5．批办
第一节 文书处理
第 25 页
批办是机关领导或秘书部门负责人针对
一份来文应当如何处理作出指示性意见，或是 对拟办情况的肯定或否定的环节。
秘书要辅助领导对来文作出以下三项明确 的批办内容：批办意见，包括处理该份来文的 原则与方法，负责承办来文事项的部门或承办 人，承办的期限要求；批办时间；批办领导人 签署姓名。
（一）行文关系
行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来 关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围 所确定的机关之间的文件授受关系。
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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机关的行文关系从隶属关系和职权范围可分为：
（1）
（2）
（3）
（4）
同一系统的机关，既 有上级领导机关，又 有下级被领导机关， 上下级机关之间构成 领导与被领导的关系。 一般在行文时应当选 择“上行文”或“下 行文”。
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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（二）行文方式
1．下行文
下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。
根据发文机关的实际工作需要分为以下几种：
（1）逐级下行文，是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。 （2）多级下行文，是指领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。 （3）直达基层组织和群众的下行文，是指领导机关直接发到最基层的组织或者直接传 达到人民群众的一种行文方式。
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第七章
文书处理工作
（二）收文处理程序
第一节 文书处理
凡是由外机关或外部门送给本机关的文 件，统称为“收文”。《办法》第三十条规 定：“收文办理指对收到公文的办理过程，
包括签收、登记、审核、拟办、批办、承 办、催办等程序。”
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第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
1．签收
签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。 秘书签收文件时要注意以下三点：
的规定； • 四看提出的要求措施是否明确具体，切实可行； • 五看涉及有关部门或单位的问题是否协商一致； • 六看文字是否通顺、准确、简明。
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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3．签发
签发是指文书经有权签发的领导核准签字，准予发出。从秘书角度看，签发人要对
秘书的文书送审稿的审核包括：
（1）对文书从内容到形式，从文字、标点到主题、行文、语法、逻辑等都要进行 全面斟酌。对有问题的可以修改，也可以作出指示、批示，然后退给拟稿的秘书修改。
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第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
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4．拟办
拟办是秘书根据来文的具体情况，对来文如何处理拿出初步的意见，供领导或部
门负责人审核决定的过程。 秘书要做好拟办，首先要对来文内容有透彻的了解掌握，要先认真阅读来文，弄
清楚：来文的上、下款是否明确；来文的主要内容；提出的主要问题，这些问题是否 需要办理；提出的问题与哪些部门有关系，应由哪个部门主办，由谁批示；来文的办 理时限和秘密等级要求。
第一节 文书处理
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8．分发
（2）分发的注意事项
大量发出的公文要一一写好封套，写清楚地址、邮编及受文机关，除“亲启”件 外 要写单位机关名称或办公室收，不寄私人。
对于有密级、时限等要求的特殊件要一一检查封套标记、戳记是否标明。 凡应收回的文书，发文时要注明收回日期以保证按时收回；凡需要回执的文书要预先
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
8．分发
分发是指对印制完毕、需要发出的文件按发
放范围进行分装和发送的环节。
（1）分发的程序 ① 写好文件、文书封套或函件信封。 ② 填好并检查所有封套标记。 ③ 检查发文登记。 ④ 核对封套与封内文书一致并加封后，按相 应的方式发出。
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第七章
文书处理工作
上级业务主管部门和 下级业务部门之间， 具有业务上的指导关 系。行文时使用“上 行文”或“下行文”。
非同一系统的机关之 间，无论级别高低， 既无领导与被领导关 系，又无上下级业务 部门的指导关系，它 们仅仅是一般性关系， 行文时使用“平行 文”。
同一系统的同级机关 之间的关系属于平行 关系，行文时使用 “平行文”。
第七章
文书处理工作
4．复核
第一节 文书处理
复核是指公文在正式印刷前，秘书
部门对其进行复查审核的过程。复核的重 点在于文书的形式和程序，如审批、签发 手续是否完备，附件材料是否齐全，格式 是否统一、规范等。
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第七章
文书处理工作
5．缮印
第一节 文书处理
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缮印是指根据发文定稿制成文件正本
第七章
文书处理工作
第一节 文书处理
6．用印
用印是指在有必要加盖印章的文书正本