文书处理程序

文书处理程序

（一）发文处理程序

1．拟稿

是发文办理的第一个环节，主要贯彻领导人或机关意图的重要环节。

2.审核

秘书部门负责人或机关领导人对文件从内容到形式做全面检查和修正

3.签发

领导人在签发时要做到严谨和谨慎

4.复核

检查文书的审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，附件的份数和页数是否符合正文要求，内容是否完整，格式是否统一规范。

5.缮印、用印

经过复核的公文。要加盖公章以示公文的有效性

6.发文登记

有专门的发文登记本，一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。

7.分发

由秘书部门通过邮寄、传真直接递送等方式发送到收文单位或个人

（二）收文处理程序

1.签收

首先要清点，其次要检查，最后签字

2.分类

将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分

3.呈送

记得文件中的要件、保密函件，重要人物或部门来的信件，秘书不能轻易拆。

4.拆封

要保持信件的完整，特别是里面的文件不得损坏，拆开后对信件的内容进行检查，核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件，要及时向收件人道歉

5.阅信

6.登记

按收文薄所列内容逐一登记

7.处理

秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。

8.拟办

是由领导人批办之前，由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上，提出如何办理文件的初步意见。

9.批办

是指领导人对来文由谁处理，如何办理做出决断的行为

10.传阅

注意传阅的范围和方式

11.承办

是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求，对文件进

行具体办理、落实的过程。

12.催办

指对每份文件处理环节的催促

13.办结

由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为

秘书在文书处理中的作用

秘书的工作是琐碎而且繁杂，在企业中秘书起到承上启下的作用，是上司和员工之间的纽带。秘书在文书处理中要正确领会其中的含义，替上司过滤事物。使事情得以有效的解决，提高工作的办事效率。另外，秘书是辅导型的身份出现的，秘书注意自己的身份，不得无端做出决定。

在收文处理过程中，要对公文进行过滤、筛选选择重要有价值的信息进行整理规划，减小领导的工作量。

在发文处理中，秘书要对每一步进行认真的分析，做到严谨万无一失，提高工作的效率。

所以秘书在企业中的作用是至关重要的，我们要提高自己的专业水平和工作能力，只有这样才能骑到事半功倍的效果。