文书处理
文书 处理
（五）盖印
盖印是在印制好的文件上加盖发文单位印章。 1.盖印范围 2.盖印要求
（六）核发
完成文书的印制后，对文书的文字、格式和印刷 质量进行检查后分发。
学习内容
概述 合成原理 生产工艺过程
概述
应用:维生素C（Vitamin C，VC）又名抗坏血酸，化学名称 为L-2,3,5,6-四羟基-2-己烯酸-γ-内酯。是人体不可缺少的要 素，维生素C是细胞氧化-还原反应中的催化剂，参与机体新 陈代谢，增加机体对感染的抵抗力。其结构式为：
性质：维生素C是一种白色或略带淡黄色的 结晶或粉末，无臭、味酸、遇光色渐变深， 水溶液显酸性。易溶于水，略溶于乙醇，不 溶于乙醚、氯仿和石油醚等有机溶剂。水溶 液在pH为5~6之间稳定，若pH值过高或过 低，并在空气，光线和温度的影响下，可促 使内酯环水解，并可进一步发生脱羧反应而 成糠醛，聚合易变色。
第三节 文书拟制
一、起草 文件承办人员草拟文稿的过程 。 （一）拟稿准备 （二）文书拟写 （三）文书修改
二、审核
文稿审核的内容主要包括： 1.是否确实需要行文 2.有无矛盾抵触 3.要求、措施是否明确具体和切实可行 4.处理程序是否完备 5.文字表达是否符合要求 6.文件体式是否达到标准
三、签发
2．多级行文 包括向上多级行文和向下多级行文。
3．越级行文 指越过直接上级向更高级别（直至最高级别）组织的行文。
4．直接达行文 将文件直接发至直达基层组织或直接传达给群众的行文方 式。
四、行文规则
1. 注重效用规则 2. 行文关系规则 3. 授权行文规则
4. 行文方式规则 （1）一般情况下不越级行文 （2）不越权行文 （3）正确确定发文的主送单位和抄送单位 5.协商一致规则 6. 统一处理规则
公司文书处理制度（3篇）
公司文书处理制度指的是一个组织内部规定的文件处理流程和规范。
它涵盖了企业内部的文件管理、收发、归档和保存等相关工作。
以下是一个常见的公司文书处理制度的概述：1. 文件起草：- 文件起草人应根据需要准备相关文件，并确保文件内容准确、完整、清晰，并符合企业的规范和要求。
- 文件起草人应遵循规定的文件格式和模板，包括标题、文本格式、字体、文字大小、标点等，以便于统一、标准化的处理。
2. 文件审批：- 文件起草完成后，需要经过相关负责人审批。
审批人应仔细阅读文件内容，确保其符合企业政策和程序，并对文件内容、格式和语言进行审查。
- 审批人应按照公司的审批流程进行审批，并在规定时间内作出决策和审批意见。
3. 文件签发和分发：- 审批完成后，文件需要签发，并将该文件分发给相关人员。
签发人应核对文件的准确性和完整性，并进行签字或盖章确认。
- 文件应根据需要分发给相关人员，确保文件能够及时到达需要的人员，并提供相关说明。
4. 文件归档和保存：- 文件应按照公司规定的归档和保存要求进行管理。
归档人员应将文件存档，并记录相关信息，如文件编号、存档时间、存档地点等。
- 归档后的文件应妥善保存并加以保护，以便于需要时能够方便地查阅和使用。
5. 文件销毁：- 按照公司规定的文件保管期限，文件到期后应进行销毁。
销毁时应确保文件完全无法恢复，并记录销毁的相关信息，以备将来需要。
以上是一个基本的公司文书处理制度的概述，具体的操作流程和细节可以根据企业的需求进行制定和修改。
该制度的目的是为了提高企业内部文书处理的效率和规范性，并保证文书的安全性和可追溯性。
公司文书处理制度（二）第一章总则第一条为了规范公司内部的文书处理流程，提高工作效率，建立健全的文书档案管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有部门、岗位，包括但不限于办公文书、报表、公告等各类文件的处理。
第三条公司文书的处理应遵循公平、公正、及时、准确的原则，保证信息的安全、机密。
文书处理中的技巧与注意事项
文书处理中的技巧与注意事项2023年，文书处理已成为人们日常工作中必不可少的一部分。
无论是在学校中，还是在企业机构中，处理文书都是一项必须掌握的技能。
然而，许多人在文书处理过程中常犯各种错误。
本文将介绍一些文书处理中的技巧与注意事项，以帮助读者避免这些错误。
一、文书处理技巧1.选择合适的工具在进行文书处理时，选择适合自己的工具非常重要。
不同的任务需要不同的文书处理工具，因此我们需要认真考虑选择何种工具。
有些任务需要使用Microsoft Word，而有些任务则需要使用Excel或PowerPoint。
因此，学习使用常用的办公软件是非常必要的。
2.明确文书的目的在处理文书之前，需要清楚地了解文书的目的。
文书的目的可能是为了在企业中进行合同签订，或者用于学术研究。
明确文书的目的可以帮助我们编写出更加专业、清晰的文书内容，在处理文书时更加准确。
3.注意文书格式不同类型的文书有不同的格式要求。
例如，论文需要按照特定的格式排版，而企业报告需要遵循必要的标准。
在处理文书时，需要仔细阅读相关的规定，严格按照标准要求进行文书格式排版。
4.合理使用图表使用图表可以帮助我们更加清晰地呈现数据信息。
在使用图表时，需要选择适合的图表类型，并确保图表的设计合理、美观。
二、文书处理注意事项1.注意文书的保密性某些文书是需要保密的，例如企业中的合同，或者科研中的专利申请。
在处理这些文书时，需要时刻意识到其保密性，并采取必要的措施保护相关信息的安全。
2.注意文书的规范性不符合规范的文书处理容易引起误解或产生不必要的问题。
例如，在企业报告中使用简短、不规范的语言，可能会导致读者误解。
因此在处理文书时，应特别注意其规范性，以避免引起不必要的麻烦。
3.注意文书的时效性不少文书的时效性非常重要。
例如，企业中的财务报告需要及时准确，否则会对企业的经营产生不良影响。
因此，在处理这些文书时，需要注意其时效性，并及时处理、更新。
4.注意文书的主题表述文书处理过程中，需要注意文书的主题表述是否准确。
文书处理程序
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文， 应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受 双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其 另一上级机关。
案例分析：
庆达公司和力丰公司分属两个部门管理， 庆达公司经营不善，希望合并到力丰公司去， 力丰公司领导同意了。于是，力丰公司向庆 达公司发出了《力丰公司关于合并庆达公司 的决定》，文件到达庆达公司后，引起了庆 达公司上下的强烈反响，他们认为力丰公司 无权作出这样的决定，应该马上撤销……
思考： 珠海市人事局能不能向香洲区政府
发文？
行文规则
四、行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重效用。 第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确
定，一般不得越级请示和报告。 第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行
文和向下一级政府的相关业务部门行文；除 以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审 批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
下面是小王对甲乙丙三位人员的面试：
王：你好，请坐！ 甲：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文
书处理方面的工作，下面请你谈谈这几个问 题好吗？
甲：好的。 王：收文程序主要包括：签收、拆封、登记、
分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注 办。请回答前三项的具体操作要领。
第十八条 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直 接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不 得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当 责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应 当同时抄送直接上级机关。
文书处理工作流程
文书处理工作流程
文书处理工作流程通常包括以下步骤：
1. 收集文书：通过各种渠道收集需要处理的文书，可能是电子文档、纸质文件或邮件等。
2. 分类整理：对收集到的文书进行分类整理，按照不同的类别进行归档，以便于后续处理。
3. 文件复制：如有必要，将文件复制到相应的位置，以便于后续处理和存档。
同时，可以对文件进行加密、重命名等操作以确保安全性。
4. 审查核对：进行文书审核、核对和审阅，确保文书的准确性和完整性。
涉及到多个人员的审批流程时，可能需要进行多轮审查。
5. 编辑修订：如有需要，对文书进行编辑和修订，以确保文书的语法正确、格式规范和表达清晰。
6. 标签和编号：为文书添加合适的标签和编号，以便于检索和索引。
可以使用统一的编号系统或者标签分类系统。
7. 授权签署：对需要签署的文书进行授权和签署，可以通过电子签名、印章或物理签名等方式进行。
8. 归档存储：将已处理完的文书归档存储，可以根据不同的类
别、时间和地点进行分类存储。
同时，可能需要备份文书以防止意外丢失。
9. 发送和交流：如有需要，将已处理完的文书发送给相关人员，并进行相应的沟通和反馈。
10. 监控和跟进：对已处理完的文书进行监控和跟进，确保文
书的后续流程和处理结果。
以上是一个一般的文书处理工作流程，具体的工作流程还可以根据不同的组织和需求进行调整和优化。
文书处理基本知识
文书处理基本知识
文书处理是指对文件、文档、合同等文字材料进行整理、归档、编辑和管理的过程。
以下是一些文书处理的基本知识：
1.分类与整理：将文档按照一定的规则分类，确保文件能够有序、清晰地排列。
这包括建立文件夹、标签、目录等。
2.文件命名规范：建立统一的文件命名规范，以便轻松识别文件内容。
规范可以包括日期、项目名称、文件类型等信息。
3.版本控制：对于经常修改的文件，采用版本控制系统，确保能够追踪文件的修改历史，避免混淆和错误。
4.编辑和校对：对文书进行编辑和校对，确保语法正确、表达清晰，排除拼写和语法错误。
5.保密性和安全性：对于涉及敏感信息的文书，保持保密性，采取适当的安全措施，如密码保护、加密等。
6.备份与存储：定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。
选择适当的存储介质，考虑云存储等现代化方式。
7.归档和销毁：定期对不再需要的文件进行归档，按照法规和组织政策销毁过期的文件，以保持文档库的整洁和合规性。
8.数字化管理：将纸质文档或文件数字化，利用电子文档管理系统，提高文档的检索、共享和管理效率。
9.合规性：遵守相关法规和组织规定，特别是对于一些法律文件、合同等，确保文书处理符合法律要求。
文书处理是组织运作中不可或缺的一环，它有助于提高工作效率、减少错误，并确保组织的信息资源得到妥善管理。
文书处理的基本原则
文书处理的基本原则1. 客观公正1. 客观公正：文书处理应当公正客观，不得受到任何外界影响，不得有任何偏见或偏袒，应当坚持实事求是、审慎公正的原则，依据事实和法律规定，严格遵循证据、法律、程序，确保文书处理的公正性。
2. 依法办理2. 依法办理文书处理应当遵循法律法规，依法办理，不得违反法律法规，不得违背职责，不得擅自变更文书内容，不得擅自改变文书处理程序。
文书处理中，应当充分尊重当事人的合法权利，保护当事人的合法权益，并严格依照法定程序办理，确保文书处理的公正性和合法性。
3. 务实认真务实认真是文书处理的基本原则之一。
文书处理的目的是将文书的内容准确、完整地表达出来，以便使读者能够准确理解文书的内容。
因此，文书处理者应该务实认真，严格按照文书的要求，确保文书的内容准确无误。
此外，文书处理者还应该严格遵守文书处理的规定，如果发现文书中有任何错误，应及时纠正，以确保文书的准确性。
此外，文书处理者还应该严格按照文书的格式要求，确保文书的格式美观大方。
4. 细致精准文书处理的基本原则之四：细致精准。
文书处理应细致精准，确保每一处细节都精确无误。
文书处理应仔细检查，确保每一处措辞都准确无误，以免引起不必要的误解或纠纷。
文书处理应细致精准，确保每一处措辞都恰当无误，以免引起不必要的误解或纠纷。
文书处理应仔细核对，确保每一处数据都准确无误，以免引起不必要的误解或纠纷。
文书处理应精确记录，确保每一处记录都准确无误，以免引起不必要的误解或纠纷。
文书处理应精准校对，确保每一处校对都准确无误，以免引起不必要的误解或纠纷。
文书处理应精确检查，确保每一处检查都准确无误，以免引起不必要的误解或纠纷。
5. 诚实守信诚实守信是文书处理的基本原则之一，它要求文书处理人员对所处理的文书内容要实事求是，不得捏造、篡改、隐瞒真相，要如实书写，不得有歪曲、曲解的行为。
文书处理人员要坚守信用，不得有向他人泄露文书内容的行为，不得有恶意诋毁他人的行为，要做到信守承诺，不得有擅自更改文书内容的行为。
公司文书处理制度（3篇）
公司文书处理制度(一)总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行。
在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。
第二条定义本制度所指文书，包括以下内容：1.高层决策文书以及基层下达的文件。
热点栏目。
____年个人总结2.部门会议文书与转阅文件。
3.合同书、证券、证书和劳动协议书。
4.志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。
5.收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。
6.往来书信、电报、任命书、意见书。
7.各种报告、各种统计表。
其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。
第三条类别划分上述文书按____程度、可划分为以下几类：1.____文书(1)绝密。
(2)____。
(3)保密。
2.普通文书，即____文书以外的文书。
3.其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。
第四条适用原则(二)文书的收发第五条收发到达本公司的文书，原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。
所有文书按下列原则处置或送发：1.普通文书全部由接受部门开启或开封。
启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。
但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。
2.绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。
第六条制度时间外的处理1.值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。
.fo____er.____2.所有到达的文书，值班人员都必须一一作好登记，于此后第一个工作日早晨转交收发室。
第七条收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由收发室主任做出决定与指示。
第八条设立信使在文书的接受与处理过程中，各部门间经常需要相互传递文书；因此，在文书档案室设一名信使，来回传递各类文书。
文书处理工作概述
精简是使文书处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。 文书处理活动的时效性要求很高，质量要求严格，因此必须 要化繁为简，删繁就简。
首先，文稿拟写要简明，在保证质量的前提下简化数量，提 高内在质量。其次，文书运转程序的环节要力求精简，减少 不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，有效地控 制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。第 三，文书处理的实践者必须树立起精简意识。采用多种方式 或方法，相互配合。处理文件要方便读者，管理文书要利于 使用。
三、 文书处理的基本原则
（一） 实事求是原则
文书处理工作必须发扬深入实际、密切联系群众、认真负责 的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实 际问题。不能为办文而办文，行文要注重效用，讲究工作效 果。
文书处理是一种有效的信息沟通，文书处理的实践者应该从 客观实际出发，如实地反映真实情况。同时对搜集上来的各 种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析 判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。 能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要能有效地 解决问题。
▪ （一） 发文处理 ▪ 发文处理是公文形成的重要阶段，是各单位答
复来文或根据需要主动发出文件的过程。具体 环节包括：拟稿、审核、签发、注发、复核、 缮印、用印、登记、分发等。 ▪ （二） 收文处理 ▪ 收文处理是指对收到的外机关或单位的文书的 办理过程。收文处理程序主要由接收和办理两 个阶段构成。接收阶段包括签收、拆封、登记、 分送等环节。办理阶段包括传阅、拟办、批办、 承办、催办、注办、归卷等环节。
文书与档案管理
▪ 文书处理的概念 ▪ 文书处理就是对文书的创制、处置和管理。具体
说，是在文件完整的生命周期当中，用特定的方 法、原则、对文书进行制作、加工、使用、保管， 使其完善，并且获得必要功效的行为。它是使文 书得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是 机关企事业单位实现管理职能的重要形式。 ▪ 无论是收来或发出的文书，都必须经过一定的处 理过程。由于文书的性质和内容不同，处理的程 序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅， 有的要办复、承办；外发文件，都要经过拟稿、 审核、签发；法规性文件，需经一定会议通过和 法定的批准手续；一般的领导性文件只要机关领导 人签批就可生效，而有的则需经上级机关审核备 案。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书处 理的各个工作环节，加快收发文的运转处理速度， 提高办文质量和工作效率。
文书处理与档案管理
第一节 文书工作概述 第二节 文书的处理 第三节 文书档案管理
第一节 文书工作概述
一、文书工作相关概念
通常所说的文书工作，是指机关、单位在使 用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的 拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列 衔接有序的工作。
文书处理工作具有政治性、时限性、机要 性和规范性等特点。
二第、一文节书工作文的书任务工作概述 其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确 地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发 挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会 主义现代化建设事业服务。
上述任务的具体内容主要有以下三项：
(一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇
撤销等材料。
通知等。
下级单位报送的报告
及统计报表。
第二节 文书的处理
2．归档的时间 按照《机关档案工作条例》的规定：机关文书
部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案 部门移交档案。
3．归档的要求 a. 归档的文件材料要齐全、完整。 b.文件和电报按其内容的联系、合并整理、立 卷。
c.归档的文件材料，要保持它们的历史联系； d.区分保存价值，分类整理、立卷； e.案卷标题简明确切，便于管理。
第三节 文书档案管理
六、编研
编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有 较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、 出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档 案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。
七、统计
统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及 其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真 实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。
第三节 文书档案管理
一、档案管理概述
文书处理流程
文书处理流程一、背景介绍文书是指在日常工作和生活中所涉及到的各种书面文件，包括合同、报告、备忘录、函件等。
在企事业单位、政府机关等组织中，文书处理是日常工作中不可或缺的一部分。
本文将介绍文书处理的流程及相关要点。
二、文书处理的流程1. 收集资料文书处理的第一步是收集相关资料。
根据文书的性质和目的，确定需要收集哪些资料，并确保资料的准确性和完整性。
2. 分类归档收集到的资料需要按照一定的分类标准进行归档。
可以根据文书的种类、用途、主题等进行分类，建立起清晰的档案体系，方便后续的检索和使用。
3. 核实信息在处理文书的过程中，需要核实所使用的信息的准确性。
对于与他人有关的信息，还需要充分了解并核对双方的姓名、职务、联系方式等。
4. 起草根据所需的文书类型，进行相应的起草工作。
起草时需要注意使用准确、简洁、通俗易懂的语言，确保文书的表达清晰明了，避免产生歧义。
5. 审批起草完成后，需要将文书提交给相关人员进行审批。
审批的过程中，审批人需要对文书的内容进行仔细审查，确保文书的准确性和合法性。
6. 盖章签字经过审批通过后，需要将文书进行盖章签字。
盖章签字是文书的合法有效性的重要表现，具有法律效力。
7. 传阅抄送将盖章签字的文书进行传阅或抄送给相关人员。
传阅抄送的目的是让相关人员了解文书的内容，并根据需要进行进一步的处理。
8. 分发存档在全部处理完毕后，将已传阅抄送的文书进行分发或存档。
分发给关系到该文书的各方，确保各方都能及时获得相关信息。
存档时需要按照已建立的档案体系进行整理，便于后续的查询和利用。
三、文书处理的要点1. 注意准确性文书处理中的信息应准确无误，避免产生误导或引发其他不必要的问题。
在收集、核实、起草等环节，都要对信息进行仔细辨别和核对。
2. 严谨规范文书处理需要遵循相应的规范和标准，确保文书的整体质量。
包括字体、字号、格式等方面的规定，都要严格遵守。
3. 简洁明了文书处理应力求简洁明了，尽量避免使用复杂繁琐的词语和句式。
文书处理新途径
文书处理新途径
文书处理的新途径可以包括以下几种：
1.数字化和自动化：随着技术的发展，文书处理工作可以越来越
多地通过数字化和自动化的方式来完成。
例如，使用光学字符识别（OCR）技术将纸质文件转化为可编辑的数字文本，或者
使用人工智能（AI）工具来自动分类、整理和归档文件。
2.在线文档处理工具：像Google Docs、Microsoft Office
Online和Zoho Docs等在线文档处理工具，使得文件的创
建、编辑、审阅和批准等过程更为方便快捷。
3.云存储和共享：通过云端存储和共享文件，不同部门或团队可
以更方便地进行协作和沟通。
例如，使用Dropbox、Google
Drive或OneDrive等云存储平台，可以随时随地访问、分享
和协作处理文件。
4.电子签名技术：通过使用电子签名技术，可以在网络上签署和
批准文件，大大提高了文件的处理效率和安全性。
5.智能合约：智能合约是一种自动执行合同条款的计算机程序，
可以大大简化合同执行过程，减少人为错误和延误。
6.文档管理软件：例如DMS（Document Management System）或
ECM（Enterprise Content Management），这些软件可以帮助组织机构进行文件的收集、索引、存储、共享和保护等操作，提高文件处理效率和安全性。
7.区块链技术：区块链技术可以用于记录和验证文件，确保文件
的真实性和不可篡改性。
这些新途径都可以提高文书处理的效率和准确性，减少人力成本和错误率，但同时也需要注意数据安全和隐私保护的问题。
文书处理
12
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但 这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关， 共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家 相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事 口头或书面证明。 办公室 2013年11月11日
登记
用印
校对
发文稿纸样本
文件样稿
15
收文程序
总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务 较多，你的工作都挺忙的， 为了让办公室工作更有条理， 公司打算再招聘多一位秘书， 主要让她做一些基本的办公 事务，如文书处理等，你准 备一下，这个周末与人事部 赵总去人才市场招聘一位， 具体要求到时赵总对你讲， 你负责业务面试就行了．
行文关系 行文方向
行文规则
7
隶属关系
行 文 关 系
是指社会组织之 间文件的收受关系。 它是根据各自的隶属 关系和职权范围来决 定的。
平行关系
8
行 文 方 向
按照行文制度的 规定，各级机关之间 的行文，可分为上行 、下行、平行三个方 向。并根据工作需要 ，采用几种不同方式 ：
下行文
上行文
平行文
9
上行文
是下级机关、下级业务部门向它所属的 上级领导机关和上级业务主管部门所发送的 公文。 是指同级机关或者不相隶属的、没有领 导与指导关系的机关之间的一种行文。这些 机关之间商洽工作往往用函联系，有时也用 通知。此外，也经常采用合同、协议书之类 的准公文。 是上级机关对所属下级机关的行文。如 命令、批复等。
一般文书处理
审核
• 全面检查 和修正
• 行文；文 字表达； 体式
签发
• 是制文阶 段的关键 环节
• 会签
复核
• 文件审批 • 签发手续 • 附件材料 • 格式
制发阶段
编号
• 发文字号 • 缺一不可
缮校
缮印：誊抄、 打印、铅印 校对：忠于 原稿；折校 法和唱校法
用印
• 以签发为 依据
• 骑年压月
登记
内容（发文 字号、文件 标题、发往 机关、密集、 份数）
方式（簿册 式、卡片式、 联单式）
封发
分发、分装、 装送
传递
方式：机要 通信、专人 递送、文件 交换、邮政 传递
印章 种类
收进阶段
签收
拆封
登记
审核
是收文第一环节
范围：机要件、 挂号件、直送件
要求：5检查
取出文件 范围：
要求：不缺损、 填回执
编号 缮校 用印 登记 封发 传递
签收 拆封 登记 审核
分发 传阅 阅文 拟办 批办
承接 催办 注办
二、公文行文制度
行文关系 行文方式 行文规则
隶属关系
• 统一系统的上下级机关之间
业务关系
• 指导关系
非隶属关系
• 不同系统的机关之间
平行关系
• 不同系统的同级机关；同一系统的同级机关之间
逐级行文
第三章 一般文书处理
第3周第3次共28课时
教学内容 第三章 一般文书处理
目旳要求 经过本章学习，能够了解多种行文关系和行文方式，
熟悉收发文处理旳整个流程。掌握公务文书旳行文规则、 收发文处理各环节旳工作要领，并能在实践中操作利用。 要点
文书处理
发文回执样本
二、拆封及登记
登记要求： （1）对于收到的文件根据急缓程度、密机及
时登记，以防止积压，利于催办。 （2）登记方法：总登记或分类登记。
联单式收文登记簿
收文日期：
年
月日
来文单位 来文字号 密级
文件标题
份数 收文编号
分送情况 处理情况
承办单位 签收人 归卷 备注
三、分办和传阅
分办：根据来文的性质，确定具体承办及批阅对 象并及时准确送达。
发文清单样式
发文清单
文件标题 收文单位
份数 备注
收文单位
份数 备注
发文日期：
年月日
九、封发
对准备发出的文件分装和发送。 要求：
分5个步骤： a.清点； b.写封； c.填写发文回签单（也叫《发文回执》 d.装封； e.加封
十、传递
传递：根据文件密级高低和缓急时限的不同，其 渠道和方式有： 机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递； 文件交换站传递；电信传递（无线密码电报、有 保密设施的传真机、计算机网络）。
七、用印
是指在用印注意4点： 确认有领导人签字并且适合规定； 盖印份数必须与原稿上标明的相同； 印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期
（“骑年盖月”）； 盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花”。
八、发文登记
凡发出的文件均应进行登记，包括时间、发文对 象、发文方式等。
需 （1）重要指示性公文由文书部门负责人决定送达对 办 象。
件
（2）日常公务性工作，可直接送达有关部门或直接 负责人承办。
传 （3）对阅读范围有明确规定的，可按规定范围组织 阅 传阅。
件
三、分办和传阅
传阅： （1）根据公文内容，由秘书部门负责人决定阅读范
公司文书处理制度范本
公司文书处理制度范本一、目的及适用范围为了规范公司内部文书处理工作，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。
本制度适用于公司内部涉及的各类文书处理工作，目的是确保文书的准确、及时和高效处理。
二、基本原则1. 准确性：处理文书必须保证准确无误，不得出现错误和遗漏。
2. 及时性：处理文书必须按照规定时间要求处理，不得拖延办理。
3. 高效性：处理文书必须采用高效的方式进行办理，节约时间和资源。
4. 保密性：处理文书必须严格保守机密信息，防止泄露。
5. 规范性：处理文书必须符合相关法律法规和公司内部规章制度的要求。
三、文书处理流程1. 收文登记：对于公司内部收到的各类文书，必须立即进行登记，并分类存档。
登记内容包括文号、标题、发文单位、日期等信息。
2. 提交审核：根据文书的性质和相关流程，将待处理的文书及时提交给责任人进行审核。
审核人应对文书进行审核，包括其准确性、合规性等方面的审查。
3. 签批处理：审核通过的文书，应由相应的责任人进行签批处理。
签批人必须对文书内容进行仔细阅读，并根据公司规定的权限和流程进行处理。
4. 公文发放：经过签批处理的文书，必须根据公司规定的方式和流程进行发放。
发放方式可以包括传真、电子邮件、快递、文件传阅等。
5. 归档保存：完成发放后的文书，应按照公司规定的时间和方法进行归档保存。
归档应向管理部门备案，并注明归档时间和人员。
四、文书处理责任分工1. 收文登记人：负责对公司内部各类文书进行登记，并进行分类存档。
2. 审核人：负责对登记的文书进行审核，确保其准确性、合规性。
3. 签批人：负责对审核通过的文书进行签批处理，并按照权限和流程进行相应的处理。
4. 发放人：负责将签批处理完毕的文书按照规定的方式和流程进行发放。
5. 归档人：负责将发放完毕的文书按照规定的时间和方法进行归档保存，并向管理部门备案。
五、文书处理工作的注意事项1. 必须严格按照公司规定的流程和时间要求进行文书处理。
办公文书的碎片化处理技巧有哪些
办公文书的碎片化处理技巧有哪些在当今快节奏的工作环境中，我们常常面临着大量的办公文书需要处理。
然而，时间却被各种事务切割得支离破碎，使得我们难以拥有整块的时间来专注于文书工作。
这时，掌握办公文书的碎片化处理技巧就显得尤为重要。
它不仅能够提高我们的工作效率，还能让我们在繁忙的工作中保持清晰的思路和良好的工作状态。
一、利用碎片时间进行分类和标记当我们收到一份办公文书时，可能没有足够的时间立刻进行详细处理。
但我们可以利用短暂的碎片时间，比如等待会议开始的几分钟，或者在乘坐电梯的间隙，对文书进行简单的分类和标记。
首先，根据文书的紧急程度和重要性，将其分为“紧急重要”“重要不紧急”“紧急不重要”“不紧急不重要”四类。
可以使用不同颜色的便签纸或者电子标签来进行标记，以便在后续处理时能够快速识别。
其次，对于一些需要进一步处理但暂时无法完成的文书，可以在上面简单地写下处理的思路或者关键要点，这样在真正开始处理时能够迅速进入状态。
二、善用移动设备和应用程序如今，智能手机和平板电脑等移动设备已经成为我们工作中不可或缺的工具。
我们可以充分利用它们来处理办公文书的碎片化工作。
例如，安装一些支持文档阅读和编辑的应用程序，如 WPS Office、Microsoft Office Mobile 等。
这样，当我们在外出途中或者短暂的休息时间里，就可以随时拿出手机或平板，查看和修改文书。
同时，利用云存储服务，如百度网盘、腾讯微云等，将办公文书同步到各个设备上，确保在任何时候都能访问到最新的文件。
另外，语音输入功能也是一个非常实用的工具。
在不方便打字的情况下，通过语音快速记录想法和要点，然后再进行整理和完善。
三、制定简单的任务清单在每天开始工作之前，花几分钟时间制定一个简单的任务清单，将当天需要处理的办公文书按照优先级排列。
当有碎片时间出现时，对照任务清单，选择能够在这段时间内完成的任务进行处理。
比如，如果只有 10 分钟的碎片时间，可以选择回复一封简短的邮件或者审核一份简单的报表。
如何做好文书处理工作
如何做好文书处理工作(一)学习目标掌握文书处理的基本原则；学会审核文稿；能够对文书进行查办；掌握文书会商及汇编文书的方法；掌握文书的借阅、翻印、存放方法。
(二)文书处理文稿的审核把关工作文稿的审核把关工作是指文书草稿写成之后，由文书拟稿部门的负责人或单位综合办公部门的文秘人员对其内容、文字、体式等方面进行的全面审核修改工作。
从一定意义上说它既是拟稿工作的延续，又是终审定稿工作的一个组成部分。
这项工作对控制文书的数量与质量有着重要意义。
同时，还可以节省**在签发审批文书上的时间和精力。
核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。
文稿内容方面的审核主要包括三查：一是查矛盾抵触。
即检查文稿的内容与党和政府现行的方针政策、法律、法令以及上级的指示、决定有无矛盾抵触的地方；与本单位过去发过的文书有无矛盾和提法不一样的地方；与同系统其它单位的规定有无矛盾的地方；文书本身前后提法有无矛盾的地方。
二是查政策界限。
即检查文稿的内容有无该划界限而没有划或界限不清、交待不明的情况；有无行政部门向党的机关作指示、交任务的现象；有无应该内外有别而内外不分的现象。
三是查措施落实。
即文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门或单位的问题，是否已协商一致。
文字表达方面的审核主要包括四个方面的内容：一是文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；二是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使用是否正确；三是有无错字、漏字、别字；四是字迹是否工整清晰规范。
文稿体式方面的审核主要包括以下内容：文书名称是否使用得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。
核稿之后，如果文稿的改动不大，可直接送**签发。
如果文稿改动较大或需要重写，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写，经再次审核通过后，交**签发。
文书查办(1)文书查办的含义文书查办是指核查重要文书的执行情况，并督促与协助承办单位全面、具体地落实文书精神，解决有关问题的活动。
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二办文案例一文书处理【职业情景】中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司，经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。
公司总部设在广州，主要股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。
中国维行保险有限公司在自身发展的历程中，坚持管理创新和技术创新的发展策略。
十分注重学习、借鉴外国经验，积极引进技术人才和管理经验，先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。
为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强公司的国际竞争力，公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，中国维行保险有限公司将继续勇于开拓，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入世界500强，业务品质进入全球400优．为响应总公司号召，早日实现维行进入“规模500强，品质400优”的目标，该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动，主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。
各部门必须在近期内上报活动开展情况。
按照活动方案要求：演讲会每月一个主题，全体员工必须参加，合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报，定期上报活动组织和进行情况。
发文处理：思考题：根据上述内容，制发一份通知。
发文工作分4个场景。
1、公司经理将秘书刘某叫到办公室，对她说明了此次活动的目的和要求，让她们马上写一份通知。
刘某将经理的话记录下来，回到自己的办公室，开始拟写通知。
要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并制作出通知的初稿。
2、初稿完成后，刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上，拿给经理看，经理经审核签字同意发出。
请演示领导审核签字的过程。
3、刘秘书将此份通知编上发文字号，写在发文稿纸相应的栏目中，然后检查拿到文印室，交给打字员小郭打印成正稿，打印份数为30份。
请演示秘书编号印制文件的过程。
4、第二天上午，刘秘书将打印好的通知从文印室取回，逐一盖章，并在发文登记表上填写好有关内容，再分别封好。
请演示秘书发文登记的过程。
案例二邮件收进的程序【职业情景】沈小姐是某公司总经理的秘书，一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信贷装好，提着走进了自己的办公室。
略微整理了一下，就坐在自己的办公桌前开始工作了。
沈小姐数了下信件的数量，一共21件。
她先把公函和私人信函分开，把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。
然后她根据收件部门的名称分类：有5封信是人事科的；7封信是销售科的；1封是财务科的；1封写着教育科的，但公司没有这个部门，她把这封信归到培训部去了；1封信上写总经理亲启；另2封是总经理办公室的；剩下的4份是报纸杂志。
沈小姐拿出邮件登记簿，边登记边分检。
所有的来函和邮件都登记在册了，也按部门分检归类了。
接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌上，把其他信放在各个部门的专用信格里，留下了2份报纸，2封总经理办公室的信。
在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信纸拆得几乎与信封一样大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。
把信封内的信纸一一站开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。
一封信写名有三份附件，但沈小姐仔细检查，只找到二分附件，她用红笔在信纸上写下：“缺少一份附件”，然后签上了自己的姓名。
她想，这封信让总经理来处理吧。
另一封是对本公司提出业务方面意见的客户来信，按照惯例，沈小姐决定立即复信。
她写到：郭思源先生：非常感谢您对我公司的关心。
您所提到的服务质量和态度问题，我们正在研究改进，希望在不久之后，您看到的将是新的面貌。
希望我们继续合作。
再次向您致谢。
敬请安好。
奇斯公司敬上2000年5月6日拟写复信搞，本已坐到电脑前的沈小姐想了一下，还是拿出了钢笔，手写誊抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。
思考题：1.、沈小姐的收件程序是否正确？每一个细节是否都符合秘书的要求？2、“缺少一分附件”的那封信为什么要有总经理自己处理？这封信有可能是什么内容的信？3、沈小姐最后为什么不用电脑打信，而要手写发出？案例三误拆信笺的处理【职业情景】小王是某外资公司秘书。
一次，他不小心误拆了法国总经理的私人信件。
而且信里写的是总经理极其不愿他人知晓的隐私，这可如何是好呢？小王当时想，事情既然已经发生了，就要勇于面对，不可藏匿不交，更不可私自拆毁。
误拆信件只是工作事故，而藏匿或拆毁则是道德甚至是法律问题了。
当务之急是先解决问题，然后再分析原因。
于是他紧急采取了如下步骤：发现误拆，当即停止阅读，并保证不把已看到的内容告诉任何人。
把信纸按原样折叠好，放回信封。
取一张便士贴，上面写上：Sorry, opened by mistake, 并签上自己的姓名。
然后将这张便士贴粘在信封上。
每天规定的称颂邮件的时间里，把这封错误开拆的信放在其他的邮件中间，一并送入总经理室，如办公室无人，当面向总经理道歉。
若办公室有其他人在，则过后道歉。
通过这一方式，小王虽然受到了总经理的严厉批评，但最后也得到了总经理的谅解。
事后，小王即使总结经验教训。
小王承认，发生误拆信笺的事情，主观上是自己工作不认真、太大意所致，今后要增强工作的责任心，以避免类似事情的发生。
客观上，是来信人没有按照一定的规范表明私人信件。
这需要学习识别哪些是没有表明性质的私人信件。
小王得出如下经验：一是留意哪些人经常给总经理写私信，那么这些人的来信即便没有标明信件的性质，也不会贸然误拆。
二是学会辨别公务信件和私人信件的差别。
一般，公务信件是打印的，而私人信件是手写的，公务信件的信封是白色的，私人信件的信封是多种颜色的，公务信封往往印有单位的名称和地址，而私人信封往往是公开出售的。
三是当拿不准是公务信件还是私人信件的时候，请领导来定夺。
思考题：1、小王秘书的做法是否值得我们借鉴呢？为什么？2、请总结一下秘书该如何细致高效地处理邮件？案例四信息工作【职业情景】大华电通成立于1986年，总部设在台湾桃园，初期以电脑外设产品为业务重心，后逐渐扩展至多媒体与通讯领域。
1997年股标上市，2001年11月大华推出新品牌“BeQ”，立志以“Bringing Enjoyment Quality to Life（享受快乐科技）”为己任，打造数字时尚领导品牌。
身为I T产业的领导得，BeQ在产品营销、制造、研发等各方面均达全球化规模，实现了台湾研发、内地行销、全球运筹。
在欧洲、美洲、亚太各国及中国内地设有分公司，从事行销及客户服务；在马来西、墨西哥、中国北京及台湾地区设有生产基地；拥有位于台湾新竹及美国加州的通讯研发中心。
位于北京的软件研发中心，拥有1200位研发工程师和超过728项的专利。
2001年，BeQ年营业额为20亿美元。
鉴于大华电通信息技术有限公司在业务和生产方面的不断发展，现公司决定在各大高校招聘销售类、宣传企划类、运筹管理类、软件开发类专业的人才。
招聘的信息资料工作分5个场景。
· 2008年2月18日星期一，人力资源部经理梁勇让秘书陈经在公司网站上发一个招聘广告。
他告诉陈红；请应聘者将个人简历、应聘意向、薪资要求、联系方式及近照一张寄到本公司。
联系人是人力资资源部，电子邮箱是Iucychen@,公司网站是。
思考题：1、请代陈秘书拟写一份网上招聘广告。
2、在以上场景中，请4位学生登陆各大校园网站，扮演4名求职人员，从网络上获取个人简历和专业资料，然后分别以应聘销售、宣传企划、运筹管理、软件开发4类职务，拟写应聘申请书及简历。
3、2002年2月22日星期五8:30，陈秘书一上班，就打开电脑登陆公司网站，发现由网上传来四类职务应聘申请书及简历若干份，他将收到的应聘材料整理出4份来（即是以上4份），通过公司局域网发给六大事业部门。
请演示秘书收集和整理信息的过程。
4、六大事业部即视讯部、储存部、影视部、数字显示部、无线通信部与宽带网络部，根据应聘材料，经过初步筛选，无线通信部确定一名宣传企划人才，宽带网络部确定一名软件开发专业人才。
无线通信部部长王强和宽带网络部部长薛东，分别将此信息形成初步意见，通过公司局域网发还给人力资源部。
请演示信息反馈过程。
5、陈秘书通过局域网，在电脑上将初步意见整理完毕，附上两位人才的个人资料，打印成书面文件上报给梁经理审阅。
请演示信息利用过程。
案例五文件为何失踪【职业情景】大华公司总经理指示行政部季主任：查一下去年给锻接车间的“批复”件中规定他们今年减少生产WWll—6组件的具体数字是多少。
季主任吩咐文档室查找，结果管文档工作人员查追了去年所有文件也未找到，仅查到锻接车间“要求减少生产wwH一6组件”的请示。
经工作人员回忆，当时移交文书时，就曾提出过未见“批复”件，但时间一长，也就不了了之。
因该文件最后一直未能查到，有关人员，包括办公室主任，都受到了应有的处分。
思考题：上述文件失踪．问题出在哪一环节?案例六文件的归档【职业情景】年初，某公司对上一年的归档文件进行整理。
负责整理工作的秘书发现不少部门拿复印件归档，且没有盖公章。
经过询问，部门人员说当时收的就是复印件。
思考题：复印件有归档价值吗？为什么？案例七文件的保密【职业情景】某老客户来公司找经理，恰巧经理不在办公室，于是老客户坐到经理的电脑桌前上网。
而电脑里有些机密文件还没有放到特定的文件夹，而是放在电脑桌面上。
思考题：作为秘书的你，应该如何做好这些文件的保密工作又不至于得罪老客户？案例八一份表格【职业情景】越城公司张总经理，要求到任不久的申秘书，将全国同行业中十大公司最近五年内每年的营业额、利润指标、资金周转率等准确数据，在半小时内送到总经理办公室，作为研究市场动态、制定本公司经营策略的参考依据。
二十多分钟后，一份按要求打印的清晰表格摆到了总经理面前，表后还附有简要的对比分析。
看完表格后，总经理的脸上露出了笑容，看来他对这位新秘书的工作效率十分满意。
思考题：申秘书为什么能得到领导者的赏识呢?案例九【职业情景】天地公司管文书收发的小张，一贯严格执行交接手续。
一天，经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，她签收了一批外来公文。
但是，在启封、登记过程中，她发现有一份属某某单位的机密文件，混装在普件中。
这是她多年工作中遇到的第一次，她不知该如何处理。
退回去吧，又怕节外生枝，说自己看了机密文件，惹出麻烦来；不退吧，也不妥。
后来她将此事报告了办公室主任，通过正常方式将文件退给了发文单位。
思考题：此次事件给秘书人员什么启示？案例十【职业情景】《人民日报》报导了一则罕见的“烟叶诈骗案”，某省土特产出口公司被港商骗去X X X万美元。
案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。
这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了“明日黄花”。