【实用】文书处理制度-(岗位制度及工作职责)

文书处理制度

一、文书处理工作的任务和原则

文书处理工作，就是从文件材料产生到立卷归档要经过的一系列工作程序，也就是办理和整理文件材料的工作。

主要任务：收文发文、拟办催办、拟稿核稿、校对缮印、立卷归档、保管借阅、群众来信处理以及领导交办的有关文书工作。基本原则：及时、准确、保密。

全院文书处理工作，业务上由院办公室实行统一管理。各部门兼职文档人员要保持相对稳定，因工作需要变动时，需报院办备案。

二、公文种类

根据国务院办公厅的有关规定。主要有如下几种：

1、命令、通令：发布重要法规，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员。

2、报告：向上级机关汇报工作，反映情况。

3、请示：请上级机关审核和批示的事项，“报告”和“请示”必须严格分开使用，“报告”中不应有请示事项。

4、决定、决议：规定重大行政措施，建立或变动组织机构，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻的事项，用“决议”。

5、通知：传达上级机关的指示．要求下级单位办理或需要知

道的事项，颁发本单位的规章制度和印发有关材料。

6、批复：回答下级单位的请示事项。

7、通报：传播典型事例(表扬、嘉奖或批评、惩戒、介绍先进经验)。

8、纪要：一个会议结束后，根据会议讨论决定的事项，整理出要点。

9、函：向兄弟单位就重要问题相互商洽、询问以及答复问题。商洽纯属业务性问题可用便函(便函不作为正式的公文名称)。

三、行文关系

1、对上级机关行文

(1)以医院、党委名义向上级机关行文，一般送直接领导机关，不得越级行文。如因特殊情况，必须越级行文时,应抄报直接上级机关。

(2)向上级请示问题的公文，除上级规定外，一般不抄报其它有关领导机关，更不得下发。牵涉到双重领导关系的事项，也只能送主管该项工作的主管领导机关，必要时可抄送另一领导机关。

2、对下级单位行文

(1)向下级行文，主送必须是要求办理和贯彻执行的所属单位，抄送、抄报是需要了解、督促、配合的单位。

(2)本单位向下级单位颁发重大方针政策性文件，一般应抄报

上级机关备案，如对上级的重要决定有所变动时，应先向上级请示，批准后才向下行文，不能以抄报代替请示。

3、医院所属职能部门一般不准对外行文。包括上级、下级、同级，如下列情况，可对有关单位业务部门行文。

(1)向在业务上有指导关系的上级业务部门，就业务性的具体问题进行询问和联系。

(2)向在业务上有指导关系的下级业务部门，就具体问题进行指导、联系，并对已布置的工作进行检查催办。

(3)各科室在向医院领导请示问题、报告工作时，应只报送一位主管领导，以免造成批示和答复的口径不一致。

四、收文发文

1、一切外来文件材料(包括院领导和有关科室在外开会或学习带回来的文件、资料)，均由院办签收登记，当天分送有关领导或科室。急件随到随送。

2、凡署明给领导同志的“亲启”件，由收件人或者指定的人员收拆。需要机关办理和查存的亦应编号登记。

3、凡写明科室名称的，由门卫收发室直接交院办签收，其中凡有保存价值的处理完毕后交档案室归档。

4、凡以各科室名义拟稿发出的公文，由各科室自行封袋，送院办签收发出。

5、凡以党委、医院名义拟稿发出的公文，经各科室负责人审

稿，送院办秘书或党委秘书作文字上审核后，由院办直接送院长或党委书记审批签发。再由院办编号、划密，送打字室打印。

五、拟办、催办、传阅、承办

1、凡经院办签收的一般业务性公文，由院办主任提出拟办意见，送有关部门办理，承办完毕应简单写明办理情况后存档。

2、凡属上级来的重要文件和下级单位送来的重要公文，由院办主任拟办，送主管院领导阅批。

3、对某些分工不明或情况不熟而难于拟办的公文。事先应与有关部门联系、研究或请示领导明确，以免因拟办不准而往返周折，失时误事。

4、院办有关人员要做好公文的催办工作。要求件件有着落，事事有回音，对于一再查催仍任意拖延积压的情况，应及时报请有关领导处理。

六、文件的拟稿、核稿

1、拟稿单位必须做到：

(1)拟稿必须符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关有关规定。

(2)必须从实际出发，严格控制不必要的行文。可发可不发的文件一律不发，可转可不转的文件一律不转。不该抄送的文件一律不抄送。可以面谈或打电话解决的不要行文。

(3)一律使用医院统一发的双格稿纸。

(4)各种公文，除综合性的报告外，应当一事一文。文件一般都要有标题、正文、主送单位、发文日期、文件编号、发文单位等。确定发文日期的原则是：凡会议通过的以通过日期为准,领导签发的以签发日期为准,联合行文的以最后一个单位签发的日期为准。请示、批复、函件等公文，一般可以发出日期为准。

(5)文稿打好后，一般由拟稿人校对。重要文稿要三校。

2、秘书受理文稿要做到：

协助领导认真核稿，核稿重点是：该不该行文，内容是否符合党和国家的方针政策，同上级以及本单位以前的规定有无矛盾，同时力求主题鲜明、事实准确、条理清楚、文字简炼，注意语法修辞、标点符号、字体整洁、使用笔墨等是否得当。对于不成熟或修改较多的文稿，一般应退回拟稿单位重拟或修改。改稿或签发都禁止使用铅笔和圆珠笔。

3、打字室印制文件要做到：

(1)不直接受理各部门及各业务科(室)的打字任务，所有需要打印的文、表、资料，均需院办公室同意；

(2)确保打字质量，重要文件坚持三校定稿。打字员、校对者签字以示负责；

(3)凡经院领导签批后的文稿，拟稿单位在校对时不得随意作文字上的修改，必须修改时须经秘书同意。重大修改须经签批领导同意。

(4)凡“机密”以上文稿，力争当日打印装订完毕。如当日打印装订不完，下班时须将文稿和打印好的文页妥善保管好。

(5)打印过的腊纸、废页、余页属“机密”以上者，当日烧毁，其它定期销毁。