第五章_文书的处理
第五章 公文处理的基本原则和程序
第五章公文处理的基本原则和程序【理论讲述】在机关日常工作中，我们经常通过制发和收办公文来处理政务。
就发文而言，从思想酝酿、文字起草、商讨修改，经过最后审核定稿，印制成正式文件，到向外发出，需要经过一系列处理过程。
就收文来说，从开始的签收、登记、审核，经秘书部门的拟办，领导批示之后，到最后的承办和答复，同样需要经过一系列的处理程序。
而且，收发公文处理完毕后，其中绝大部分还需要立卷归档，作为档案保存。
这一系列相互关联、有序衔接的工作就是公文处理。
过去，我们习惯将其称为文书工作，或者文书处理工作。
一、公文处理的基本原则随着经济的发展和社会的进步，机关、团体或单位间的公务活动变得更加频繁，往来公文也日益增多。
为切实发挥公文效用，提高工作效率，就要求我们在日常的公文处理中要始终坚持以下基本原则：第一，实事求是的原则。
公文的出发点和落脚点都是为了解决工作中的实际问题，这就要求我们在公文处理过程中，必须深入实际，全面调查了解情况，摸清问题，有的放矢。
反对在行文过程中装官腔，讲套话，浮夸虚饰，生搬硬套。
这类假、大、空的公文不但无助于机关组织管理工作，反而会助长官僚主义、形式主义和文牍主义风气，给实际工作造成不必要的负面影响。
作为秘书，应该注意培养辨别真伪、明辨是非、科学分析和解决问题的能力，学会从纷繁复杂的材料和事实中得出正确的结论，从而以求真务实的精神处理相关公文，推动工作。
第二，精简的原则。
“繁文缛节”一直是困扰公文处理实现高效的突出问题。
对此，党和政府一再要求删繁就简，切实提高公文处理的效率。
要做到这点，就要求我们在公文处理中，首先，要把文章写短一些，精炼一些。
毛泽东同志曾在《反对党八股》中直言不讳地说：“工作忙，文章太长了，有谁看呢？”其次，要精简公文的运转处理程序，减少不必要的中间层次和工作环节，缩短公文办理流程。
其三，秘书人员要破除以为层次环节多必有效的陈腐观念，逐步树立精简意识，以简便易行、切实稳妥的方式进行公文处理。
第五章 发文处理
会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单 位或部门时，发文机关应依法与其协商，只 有征得同意后方可发文。 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导 审阅前，由秘书部门负责。
由上可知，小胡错在哪里知道了吧？
签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查 并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任 何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责 任。可分为正签、代签、核签、会签。签发 时要在指定位置批注同意发出的意见，并署 完整的职务、姓名、日期。 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。 印刷就是批量“复制”文字、图形等。 用印：在正式文本上加盖印章。
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法 的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不 会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下 面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面 证明。 办公室 二ＯＯ五年六月二日
实训题
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解， 说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
实训题参考答案
１，小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李 总处是不对的，违背了办公室发文程序。下 面具体介绍发文程序： 拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过 程为： 领导交拟——领会领导意图——收集、组织 材料——构思——讨论修改——送领导审 阅
第二天： 王俐：小胡，昨天让你写的通知 草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨晚我就 放到李总办公台上了。 王俐：放李总那去了？这么快？ 小胡：有什么不对吗？不是说李 总看过同意了就发吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？拿来 我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，我不 知道，喏，这是，你看吧。
公司公文处理办法
公司公文处理办法第一章总则第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合公司工作实际，制定本办法。
第二条公司公文是公司在企业运营过程中所形成的具有特定效力和规范体式的文书，是依法治企和传达贯彻党和国家的方针、政策，发布企业规章制度，安排生产经营活动，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条公文处理是指公文的拟制、流转、办理、整理（立卷）、归档等在内的一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，确保商业秘密的安全。
机密文、电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。
第六条行政部是公司公文处理的职能部门，主管行政公文的处理工作，并负责对公司各部门和各项目的公文处理工作进行业务指导。
公司各部门及各项目应指定兼职人员具体负责本部门公文的接收、登记、保管和文稿初审工作。
第七条公司各级负责人应高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查，并自觉遵守本办法，对签发的公文承担相应的责任。
第二章公文种类第八条公司常用的公文种类主要有：（一）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定适用于对重要事项或重大事项做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。
（三）通知适用于向公司各项目、各部门批转的公文，转发上级机关及不相隶属单位的公文，传达需要下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，发布或转发各种规章制度，聘用或解聘人员等。
（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况。
（五）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。
（六）请示适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复适用于答复下级单位的请示事项。
（八）函适用于商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属关系单位或部门请求批准和答复审批事项。
文书工作的管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的文书管理工作，提高文书处理效率和质量，保障信息畅通，根据国家有关法律法规和单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文书工作，包括收文、发文、档案管理等。
第三条文书管理工作应遵循以下原则：1. 法规性原则：严格执行国家法律法规和上级文件精神。
2. 效率性原则：提高文书处理速度，确保工作顺利进行。
3. 准确性原则：确保文书内容真实、准确、完整。
4. 安全性原则：加强文书管理，确保信息安全。
第二章文书处理流程第四条收文管理1. 文件接收：文书工作人员负责接收来自上级、平级和下级单位的文件，并进行登记。
2. 文件分发：根据文件性质和内容，将文件分发给相关部门或负责人。
3. 文件处理：相关部门或负责人对文件进行阅读、审核和处理，并在规定时间内反馈处理结果。
4. 文件归档：处理完毕的文件由文书工作人员进行整理、归档。
第五条发文管理1. 文件拟稿：相关部门或负责人根据工作需要拟写文件。
2. 文件审核：拟稿文件经部门负责人审核后，报单位领导审批。
3. 文件打印：审批通过的文件由文书工作人员进行打印。
4. 文件分发：打印完成的文件按照规定范围进行分发。
5. 文件归档：分发完毕的文件由文书工作人员进行整理、归档。
第六条档案管理1. 档案分类：根据文件性质和内容，对档案进行分类。
2. 档案编号：为每份档案编制唯一编号，方便查阅和管理。
3. 档案存放：按照档案分类和编号，将档案存放于档案柜中。
4. 档案查阅：需查阅档案的单位或个人，应填写档案查阅申请，经批准后方可查阅。
5. 档案销毁：档案达到保管期限或无保存价值的，应按规定程序进行销毁。
第三章文书工作人员职责第七条文书工作人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德。
2. 熟悉国家法律法规和单位规章制度。
3. 具备一定的文字功底和沟通协调能力。
第八条文书工作人员职责：1. 负责文书的接收、分发、处理和归档工作。
2. 负责档案的分类、编号、存放、查阅和销毁工作。
党政机关公文处理工作条例(全文)
党政机关公文处理工作条例（全文）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规体式的文书，下面YJBYS小编为大家精心搜集了关于党政机关公文处理工作条例的全文，欢迎大家参考借鉴，希望可以帮助到大家!第一章总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称党政机关)工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规化，制定本条例，党政机关公文处理工作条例（全文）。
第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办-理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事、准确规、精简高效、安全的原则。
第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类第八条公文种类主要有：(一)决议。
适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。
适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。
适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。
适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。
适用于向国外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。
适用于在一定围公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。
适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(九)通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
中国人民解放军机关公文处理条例
中国人民解放军机关公文处理条例文章属性•【制定机关】中央军事委员会•【公布日期】2005.10.07•【文号】•【施行日期】2006.01.01•【效力等级】军事法规•【时效性】失效•【主题分类】机关工作正文中国人民解放军机关公文处理条例（2005年10月7日）第一章总则第一条为使中国人民解放军机关公文（以下简称军队机关公文）处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，制定本条例。
第二条军队机关公文，是军队机关处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是军队机关履行职能的重要工具。
第三条公文处理是指公文的拟制、办理、立卷归档和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持求实、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全、保密。
第五条中央军委办公厅指导全军的机关公文处理工作。
总部办公厅（司令部）和军区级（含）以下单位司令部或者履行相应职能的部门，指导本级和所属单位的机关公文处理工作。
第六条各级首长、机关应当严格执行本条例，切实做好机关公文处理工作。
各级首长应当加强对本单位机关公文处理工作的指导和检查。
第二章公文种类第七条军队机关公文种类分为：命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要。
第八条军队机关公文按照下列规定使用：（一）命令用于发布军事法规、军事规章，确定和调整体制编制，部署军事行动，调动部队，授予、变更和撤销部队番号，调配武器装备，任免干部，授予和晋升军衔，选取士官，授予荣誉称号等；（二）通令用于依据《中国人民解放军纪律条令》宣布奖惩事项（不含授予荣誉称号）；（三）决定用于对重要事项做出决策或者安排，变更或者撤销下级不适当的决定事项；（四）指示用于向下级布置工作，明确工作原则和要求；（五）通知用于传达需要下级执行和有关单位周知或者办理的事项，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；（六）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况；（七）报告用于向上级机关汇报工作，反映情况和意见建议，回复询问；（八）请示用于请求上级机关指示、批准事项；（九）批复用于答复下级机关请示事项；（十）函用于无隶属关系的机关之间商洽工作，询问、答复问题，通报情况；（十一）通告用于向社会公布应当遵守或者周知的事项；（十二）会议纪要用于记载会议主要情况和议定事项。
第五章 法律文书的表达方式
非刑事案件的叙述要素
纠纷发生的时间、地点、纠纷的各方当事 人、纠纷的起因、经过、结果
法律文书叙述的内容
法律文书叙述的基本内容——证明对象 刑事诉讼中的证明对象 民事诉讼中的证明对象 行政诉讼中的证明对象
法律文书叙述的方法
刑事案件的叙述方法
自然顺序法——基本方法 突出主罪法 突出主犯法 综合归纳法
非刑事案件的叙述方法
纵横交错法 列项叙述法
法律文书叙述的要求
真实完整，清楚直白 叙事寓理，因果明确 重点突出，详略得当
第二节 法律文书中的说明
说明的对象
对人身事项的说明 对事物情况的说明 证据、法律关系内容和专业知识
说理的要素
论点 论据 论证
法律推理
法律推理的概念 指运用科学的方法和规则，将法律 规范适用于证据所能证明的争议事实， 从中推导出解决争议的意见或结论， 并论证其具有正当性和合理性的逻辑 思维过程。
法律推理
法律推理的分类 演绎推理 归纳推理 辩证推理
辩证推理
由法官在解决争议时采用，通常适用于 三种情形：
第五章 法律文书的表达方式
第一节 第二节 第三节
法律文书中的叙述 法律文书中的说明 法律文书中的说理
第一节 法律文书中的叙述
叙述的对象 叙述的内容 叙述的方法 叙述的要求
法律文书叙述的对象
叙述的对象——法律事实
能够引起各种法律关系产生、变更或消灭 的客观现象。
法律事实的构成要素
刑事案件的叙述要素
法律事实的构成要素刑事案件的叙述要素犯罪行为发生的时间地点行为人行为的起因即动机和目的行为经过包括情节和手段行为的后果以及行为人事后的态度和犯罪行为所涉及的人与非刑事案件的叙述要素纠纷发生的时间地点纠纷的各方当事人纠纷的起因经过结果法律文书叙述的内容法律文书叙述的基本内容证明对象刑事诉讼中的证明对象民事诉讼中的证明对象行政诉讼中的证明对象法律文书叙述的方法刑事案件的叙述方法自然顺序法基本方法突出主罪法突出主犯法综合归纳法非刑事案件的叙述方法纵横交错法列项叙述法法律文书叙述的要求真实完整清楚直白叙事寓理因果明确重点突出详略得当说明的对象对人身事项的说明对事物情况的说明证据法律关系内容和专业知识说明的方法说明的要求客观具体完备明确法律文书说明的方法列举描摹阐释分类比较比方说理的概念法律推理说理的方法法律文书说理的概念说理的概念是从事法律判断的主体运用语言文字借助于概念判断和推理将抽象概括的法律条文众所周知的客观规律社会通行的人情事理适用于具体案件或事件从而得出结论的全过程
集团公司公文管理及处理办法
集团公司公文管理及处理办法第一章总则第一条为规范集团公司的公文管理工作，切实提高办文效率，根据《集团公文管理及处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所指的集团公司的公文，是集团公司在管理过程中形成的具有规范体式的公务文书管理，是公司行政管理的重要内容。
第三条公文处理指公文的撰写、收发、核查、送批、传阅、核稿、保管、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条集团公司领导和工作人员在处理公文过程中必须做到及时、准确、安全、保密。
文件处理人要认真做好公文处理工作，自觉遵守本办法。
第五条公文处理必须严格执行国家以及公司的保密制度，确保集团公司的经营信息安全。
第六条本办法适用于集团公司本部（以下简称“本部”）、所属公司（以下简称“所属单位”）。
第二章组织与职责第七条集团公司综合管理部是集团公司公文处理的管理机构，主要职责：（一）负责公司公文管理制度体系的建设与优化；（二）负责相关单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及其它相关事宜；（三）负责对所属单位上报集团公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送工作；（四）负责集团公司对外（内）发文的撰稿、核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作；（五）负责对集团公司本部和所属单位的公文处理工作进行业务指导；（六）负责公文管理工作评价与考核；（七）负责做好其它公文管理相关工作。
第八条所属单位的综合管理部是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第九条所属单位应根据实际工作需要设立文秘岗位或配备专职人员负责公文处理工作，逐步建立健全本单位公文处理制度。
文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行神华销售集团以及集团公司的相关保密制度。
第三章公文种类第十条集团公司的行文的种类主要有：（一）决定、决议适用于集团公司对各部门、所属单位做出重要决策或对重要工作、人事变动作出安排。
（二）通知适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，要求下级单位办理事项，布置工作和需要有关单位周知或者执行的事项，任免、聘用干部等。
文书学-第五章 文件的处理-文档资料
2010.8
第五章 文件的处理
第一节 第二节 第三节 第四节 概 述 收文处理程序 发文处理程序 电子公文处理
第一节
概 述
第一节 概述 文件的处理指的是机关对收文和发文的 办理。概括地说，文书处理程序是指机关 为制发公文和办理收文而形成的由相互关 联、衔接有序的若干工作环节和步骤构成 的公文处理过程。 文件处理分为发文处理和收文处理两部 分。
第二节 收文处理程序
3．拟办的内容 拟办内容由两部分组成： （1）拟办意见：拟办意见的写法有简单和详细两种，具体根据对收文 的承办要求而定。如属阅知类，只写明某某领导同志阅知，不提出任 何具体意见；如属阅示类，只要求某某领导同志给以批示，不提具体 参考意见；如属建议类，不但要写明文件的送阅对象，即由哪个部门 承办，还要提出相关意见及承办要求和时限。如“请××阅后交×× 办理”、“请××阅示，建议此件应……办理为宜”、“此件请××、 ××传阅，并建议提交××作专题研究”等。如文件需传达的，可提 出传达范围、传达时间、传达形式和由谁传达等；如属评议类，不但 写出评论性意见，还提出相应建议。如“此件第×点提法欠妥，望再 做调查研究后上报。请××阅示”、“此件较好，请批转，请××× 阅定”。 （2）签署。在拟办意见下完整地签上拟办人姓名和拟办时间。
第二节 收文处理程序
第二节 收文处理程序
（七）归卷 归卷，即平时归卷，是将平时 处理完毕的文件清退回来，按照要 求放在贴有类别名称的文件装具中 的过程。
第三节
发文处理程序
一、制文阶段程序 （一）交拟 交拟是机关领导将拟稿任务交 给有关起草人员，是文件制作的起 点环节。
第三节
发文处理程序
（二）拟稿 1．《办法》对草拟文件的规定 （1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。 如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说 明。 （2）情况确实，观点明确，表述准确，结构 严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正 确，篇幅力求简短。 （3）公文的文种应根据行文目的、发文机关 的职权和与主送机关的行文关系确定。
国家行政机关公文处理办法-
国家行政机关公文处理办法正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 国家行政机关公文处理办法（1987年2月18日国务院办公厅发布）第一章总则第一条为做好国家行政机关公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化、特制定本办法。
第二条国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作，为社会主义现代化建设服务。
第三条各级国家行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。
第四条公文处理必须做到准确、及时、安全。
公文由文书部门统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。
第五条国家行政机关的公文工作，应贯彻党政分工的原则。
第六条各级国家行政机关的公文处理工作，必须严格执行有关保密规定，确保国家秘密。
第二章公文主要种类第七条国家行政机关的公文种类主要有：一、命令（令）、指令发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“命令（令）”。
发布指示性和规定性相结合的措施或要求，用“指令”。
二、决定、决议对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。
经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
三、指示对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
四、布告、公告、通告公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重要事项，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
文书档案管理_复习
《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
书记员工作实务 第三版 第五章 人民法院书记员相关司法文书的使用与制作
第一节 人民法院司法文书概述
三、人民法院司法文书的特点
➢主旨的鲜明性 ➢材料的客观性 ➢内容的法定性 ➢形式的程序性 ➢解释的唯一性 ➢使用的实效性
第一节 人民法院司法文书概述
四、人民法院司法文书的使用要求
（一）形式要求
首先在有关活动中使用对应的文书形式,不能 用错,这是首要的问题。
如前所述,人民法院的文书形式有报告类文书、 通知类文书、判决类文书、裁定类文书、决定类 文书之分,注意每种文书的使用范围,特别是判决 书、裁定书、决定书之间的区别,要注意它们之 间的区别,而不能用错。
第五章 人民法院书记员相 关司法文书的使用与制作
第一节 人民法院司法文书概述 第二节 民事审判庭书记员工作常用司法文书 第三节 刑事审判庭书记员工作常用司法文书 第四节 行政审判庭书记员工作常用司法文书
本章引例
书记员小王在录入一件民事案件判决书的时候,由于疏忽将当事人的姓名打错 了。随后将这份判决书送达给当事人。当事人对此提出异议,小王感到非常抱歉,他 决定使用民事案件决定书纠正错误。小王的做法正确吗?
第一节 人民法院司法文书概述
二、人民法院司法文书的种类
（2）依写作和表达方式的不同
• 文字叙述式文书 • 填空式文书 • 表格式文书 • 笔录式文书
（1）按司法文书所使用的业务庭的不同
• 民事案件审判庭司法文书 • 刑事案件审判庭司法文书 • 行政案件审判庭司法文书
（3）依文种的不同
• 报告类文书 • 通知类文书 • 判决类文书 • 裁定类文书 • 决定类文书
➢ 叙事方法应注意选择恰当,可以采用自然顺序法、突出主罪 法、突出主犯法、综合归纳法、纵横交错法等。
第二节 民事审判庭书记员工作常用司法文书
机关文书管理规定
机关文书管理规定机关文书管理规定为使文书管理制度化，提高文书处理的质量和效率，特制定本规定。
第一章总那么第一条本规定所称文书管理，指总管理处各部、室、中心与外界来往的文书（包括电报）及关系机关（含机关内部）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。
第二章承办部门第二条机关各部门与外界来往文书的收发由总务部门统一办理，各机关所在地的总收发由其所属总务部门办理。
总收发部门负责文书之收受及发送。
第三条管理部门 1.总务部门的文书，以机关办公室或管理处为管理部门;业务部门的文书，那么以各业务部门的最高主管部门为管理部门。
2.各机关所在地与外界来往之属地区性文书，以其所在地之办公室或管理处（或总务部门）为管理部门。
3.关系机关各、部门间来往文书，原那么上以处、部以上部门为管理部门。
4.管理部门应指定人员负责来往文书的核对及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
第三章行文第四条行文类别 1.函：发布规章或临时性规定及对机关团体、机关内各部门间行文使用。
2. 公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
3.便函：关系机关内各部门间业务接洽时使用。
4.签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
5.电报：业务处理须以电报行文时使用。
6.表格式公文：政府机关规定的表格式公文及单位人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
7.其他：（1）司法文书，依据司法部门规定程序实施;诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施; （2）会议记录及例行表报等不必发送的行文。
第四章文书处理程序第五条文书分类 1.机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
2.A 类：凡关系重大，足以影响机关权益的文书，应呈机关主管核阅后始得以公文办理。
3.B 类：一般文书及经常性业务往来文书。
4.C 类：一般通知或参考性的函件无须呈批者，仅登记公文直接交经办部门处理后归档。
社区文书管理制度
社区文书管理制度第一章总则第一条为了规范社区的文书管理工作，提高办事效率，保障居民合法权益，制定本制度。
第二条本制度适用于社区内的各类文书管理工作。
第三条社区文书管理工作必须严格遵守法律法规，保护居民的合法权益。
第四条社区文书管理工作应当遵循公开、公平、公正的原则，不得有偏私、滥用职权、徇私舞弊行为。
第五条社区文书管理工作应当加强宣传教育，提高居民的法律意识和文书办理能力，推动社区法治建设。
第六条社区文书管理工作由社区管理委员会负责组织实施，并接受业主大会和社区居民委员会的监督。
第二章文书管理流程第七条社区文书管理工作包括但不限于社区居民委员会的工作安排、居民的申诉投诉、协议书的签订等。
第八条居民委员会应当建立健全文书管理工作流程，规定文书的种类、格式、审批程序、保存期限等内容。
第九条居民委员会应当指定专人负责文书的制作、审核、签发等工作，并明确职责、权限。
第三章文书的种类和管理第十条社区文书形式包括书面文书、电子文书等。
第十一条社区文书包括但不限于协议书、备忘录、通知、公告、结案报告等。
第十二条社区文书必须真实、准确、完整、规范，不得篡改、造假。
第十三条社区文书的保存期限应当按照国家法律法规规定进行保存。
第十四条社区文书应当按照程序进行保存和归档，并按照规定进行查阅和借阅。
第四章文书的审批程序第十五条社区文书的审批程序应当严格按照规定的权限和程序进行。
第十六条社区文书的制作人员应当根据需要选择适当的审批程序，包括集体审批和个人审批。
第十七条社区文书的审批程序应当保障民主和公开原则，听取相关群众的意见和建议。
第十八条社区文书的审批人员应当严格按照法定程序进行审批，不得超越职权，违法审批。
第五章文书的保存和归档第十九条社区文书应当按照法律规定的时间进行保存，同时应当对其进行分类、整理、编号、盖章等工作。
第二十条社区文书的保存期限应当根据其重要性和历史价值进行区分，分别制定保存期限。
第二十一条社区文书的归档应当按照规定进行分类存放，并建立相应的档案管理制度。
文书管理制度
文书管理制度第一章总则第一条为了加强文书管理，规范文书工作，确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。
第二条本制度所称文书，是指在业务工作中往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文。
第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条必须严格保守文书的机密。
未经授权，不得泄露文书内容给无关人员。
第五条文书按照重要程度和机密程度分为以下几类：1. 绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
2. 秘密：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
第二章文书的处置与办理第六条文书按照下列要点进行处置或办理：1. 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等，一律以文书的形式进行。
所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必须明确责任。
2. 即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
第七条文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。
分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。
第八条到达文书全部由文书主管部门接收，并按照下列要点处置：1. 一般文书予以启封，分送各部门。
2. 私人文书不必开启，直接送收信人。
3. 分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。
第九条文书处理的原则规定如下：1. 文书的收发、领取与寄送，必须按照规定的程序进行，确保文书的安全与及时性。
2. 文书的归档与管理，必须按照档案管理的规定进行，确保文书的完整与可追溯性。
3. 文书的销毁与废弃，必须按照保密规定进行，确保文书的内容不被泄露。
第三章文书的保管与使用第十条文书保管的原则规定如下：1. 文书应当存放在安全的地方，防止丢失、损坏或被盗。
2. 重要文书应当采取双份存档制度，确保文书的内容不被篡改或丢失。
3. 文书的使用应当严格按照规定的程序进行，不得私自复制、打印或传播。
人民法院公文处理办法
人民法院公文处理办法第一章总则第一条为加强人民法院的公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，以提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。
第二条人民法院的公文（包括电报、不含诉讼文书），是人民法院在审判工作和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是贯彻党的方针、政策，执行国家法律，发布司法解释，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各级人民法院的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本院的公文处理工作并指导下级人民法院的公文处理工作。
第七条各级人民法院的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备法律和文秘等专业知识。
第二章公文种类第八条人民法院的公文种类主要有：一、命令（令）适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。
二、议案适用于各级人民法院按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
三、报告适用于向同级人民代表大会及其常委会、上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
四、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
五、规定适用于对特定范围内的工作制订带有规范性的措施。
六、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
七、通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
八、通知适用于发布规章，转发公文，要求下级人民法院办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
九、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
十、请示适用于向上级机关请求指示、批准。
十一、批复批复包括司法解释批复、司法行政批复及其他批复。
司法解释批复适用于最高人民法院答复高级人民法院就审判工作中具体应用法律问题的请示。
公司文书及档案管理规定
文书档案管理办法根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求,在二00二年版文书档案管理制度和文书档案查借阅规定的基础上,结合当前机构人员设置等因素,为做好文书档案工作,为生产经营工作更好地服务,特制定公司文书档案管理办法.第一章文印室管理规定第二条公司的文件,有打印必要时方予打印.内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印.第三条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印.一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理.第四条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机传送,以免影响公司的正常工作.第五条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务.对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室取回,不得延误.第六条文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得载留任何文件.第七条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算.属业务部门的,由各部门承担费用；属行政、管理部门的,统一列行政开支.第二章文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发.第二条文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印盖章.第三条文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查.第四条属于秘密的文件,按保密制度办理.第五条文件统一由办公室负责发送.送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果.第六条外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记.由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误；属急件的,应在接件后即时报送.第七条传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实.第三章公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发.第二条外发函电要求.1．各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表.2．每天下午××点以前,公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发.第三条外来邮件管理1．外来邮件一律公司收发室签收分发.2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收.3．一般公启函、电和公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内.4．私人不明平信一律放到信架信袋内,由个人自取.5．不论公私邮件,收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳,如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映查明原由.6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件.超期罚款收发室概不负责.第四条报刊收发1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退任.2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误.收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室.第四章公司文件管理规定一总则第一条为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度.第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料.第三条按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理.二收文的管理第四条公文的签收1．凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分别交两办机要秘书拆封.在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳.对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收.2．对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号.第五条公文的编号保管1．两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管.须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件,厂领导启封后,也应分别交两办办理正常手续.2．本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管,不得个人保存.第六条公文的阅批与分转1．凡正式文件均需分别由两办主任或副主任根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办,为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完紧急文件要月即办.2．一般函、电、单据等,分别由两办机要秘书直接分转处理.如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理.3．为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过2天特殊情况例外.第七条文件的传阅与催办1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容.2．阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责.如有领导“批示”、“拟办意见”,两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜.3．阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密.4．文件阅完后,应送交两办机要秘书,切忌横传.5．两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理.不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得两办同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转.6．按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由两办机要室通知到机要室阅文.三发文的管理第八条发文的规定1．全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件.2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核.厂部同意发文,则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂×字发文.3．对全厂影响较大,涉及两个以上厂领导分管范围的文件,须由厂长批准签发.其余文件均由分管厂领导批准签发.第九条发文的范围1．凡是以厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围.2．厂部下发文件主要用于：1公布全厂规章制度；2转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；3公布工厂体制机构变动或干部任免事项；4公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；5发布有关奖惩决定和通报；6其他有关全厂的重大事项.3．厂部上行文、外发文主要用于：1对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；2同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜.4．在工厂日常生产、技术、经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部、署传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管厂领导批准后,由主管业务科室书面或口头通知执行,一般不用厂部文件发布.5．凡各业务科室如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以科室名义用工作简讯发会议纪要.6．各业务科室与外单位发生的一般业务联系,可用各科室的名义对外发函应各自编号备查,不用厂部名义发文.四发文程序与要求第十条发文程序规定1．各单位需要发文,应事先向厂部提出申请；2．厂部同意发文时,主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；3．草拟文稿必须从全厂角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整,严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；4．文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级；5．厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神、有关文件规定,对文稿进行审查和修改.对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；6．经厂办审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿对文稿内容、质量负责；7．对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟稿部门重新誊写清楚；8．需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签；9．文稿审核会签后,按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发；10．经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印；11．文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名；12．文件打字后,由厂办派专人按数印刷,再由两办机要秘书分发并检查落实情况,对印刷质量不好的文件,机要秘书应拒绝盖印分发.五文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅.第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还.任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾画等.第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作.一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清.如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告.第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作.六文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1．凡下列文件统一分别由两办负责归档：1上级机关来文,包括上级对工厂报告、申请的批复；2厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；3厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；4厂一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；5有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果；6参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；7上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录,以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；8反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品；9工厂日志和大事记；10工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料.2．业务科室、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档.第十六条立卷要求1．文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档.2．立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件材料的完整性.3．要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则.重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档.4．上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完.6月份正式向档案馆室移交,清单一式两份接交单位各留存一份备查.七文件的销毁第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,厂办机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续.第十八条经审核同意销毁的文件,应派专车分别由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁.第五章公司文书管理制度一总则第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文.第三条全部文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有.第四条必须严格保守文书的机密.第五条文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等,一律以“文书”的形式进行.所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任.2．即使在紧急状况下以口头或形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来.第六条文书的管理原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责.2．分公司或分支机构的文书管理,另有文书管理细则做出规定.二文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收,并按下列要点处置：1．一般文书予以启封,分送各部门.2．私人文书不必开启,直接送收信人.3．分送各部门的文书若有差错,必须立即退回总务部.三文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密.指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书.2．秘密.指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书.第六章公司文书制作制度第一条适应范围凡公司内的公务文件,除有特殊规定外,一律依照本制度制作.发往公司以外的文件除有特殊规定外,也适用本制度.第二条名义公务文件的往来以各部门经理的名义签署,有些简单事项的文件,应以部门的名义签署.第三条呈交公司经理的文件凡需呈递公司经理文件,须逐级上报.各级主管须在调查核实的基础上写出意见,注明需呈报经理的理由,然后上报.若不需呈报,则在该文书右上方空白处注明公司部门的名称、文号、年月日.第四条文书格式1．公务文件应使用楷书,尽可能简单准确.2．陈述理由和经过时,若正文繁复,则将此部分内容作为附件记在另外的文件上.第五条文件编码文件上应有制发单位规定的号码,还应标明与此份文件有关的关键词及复文文件的号码和年月日,以便处理.第六条书写格式1．通常在第一行写文号,第二行写文件内容的标题,另起一行写制发年月日、制发者名称,再一行写明收文件人的姓名,然后再写文件内容.2．在属于提复审报的情况下,通常采取在文件末尾处用后记的形式证明,在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名.3．由经理发出的指令性文件上应有各收件单位的名称,必要时要写上号码和年月日.第七条签署应用文件制发者及收件者应注明职务,根据情况只署姓名.在文件制发者个人或单位的下方盖上制发者个人或制发单位的印章,作为文件处理的依据.但同时发往多个单位的文件如通知等,为了简便,多采用印制好的印刷品,此时签名或盖印可省略.第八条封签上的记录文件信封上的记录,依照以下各条进行.1．在用于普通文件的信封上,要写明送达单位的名称,同时在左侧写上是否加急、挂号等,并在其下写上发文号码,信封背面写发文单位.2．秘密文件的信封上,除要在正面的左侧写上“秘”外,其他参照第一项.3．必须由收文者亲自开启的文件,信封上要写姓名并在左侧写上“亲启”字样.4．机密文件要用二层信封,内封上写文件标题,外封上的标志参照以上各条在左侧写明“秘”的字样.5．文件内特别需要保密的或有其他重要内容的在信封上要标明“秘”的字样.6．本条第一项中所列内容,除有关机密的外,简易的文件可依照第二条进行,只要在封面左下角用小号字印上单位名即可.第九条文件用纸文件所用纸张另行规定略.第十条墨水文件原则上应用黑色墨水书写,在使用墨水时要选用性能较好的纸张,文字应清晰可辨.第十一条文件种类的区分部门经理发文应根据文件的不同作用,按以下原则区别使用不同文种.1．提案,不仅仅是发出的指令,而且希望将其意见进行广泛讨论.2．承认,就有关事务进行认定.3．请求,所报内容等候裁定.4．报告,关于指示的答复性汇报.5．申请,请求对自己或有关事项处理的许可和承认,也可用于单方面提出申请.第十二条指示类文件的区别公司总经理及各部门经理对下属发布的文件按下列要求区别使用.1．指示,对申请、请示及要求的答复.2．传达,有关事务上的指令.第十三条电文依靠电信传达的文件,要求特别简明,避免使用容易误解的文字,并省略敬语以使电文简短.电报通常在结尾处注明发电单位的代号.重要的电信文书,在发出电报的同时,还应将有关材料以书写或印刷的方式送交发件人.第十四条本制度自颁布之日起实施第七章公司文书收发制度第一条范围本公司文件本公司及其事务所之间的书信、文件、传票、小包裹等以及公司外文件的收发、分发等均按本制度执行.第二条统管部门文书的收发、分布等事务,由本公司及各事务所的总务部统一管理.第三条部门文书责任者在部处室中设文书负责人,负责本部门内文件的分发、保管等工作.第四条文书的收受对公司外来文书的接收由总务部收件室负责.第五条收文的处理收文中除亲启信函、挂号信、传递证明外,其余一般信函应全部拆封,拆封后,以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处、将信封附上用别针别在一起.收件室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在收文簿上,并将文件及收文簿一并交给总务部经销.第六条审核以及分发批示总务部经理在对文件及收文簿加以审核后,对收件室做出分发批示.当总务部经理外出时,如有事务急需处理,可由副经理代理承担上述工作.第七条分发收件室将“收文簿”及文件分发各部门,各部门的文书负责人应该在收文簿上盖印签收.第八条处部门内部文书处理文书负责人在收到文件上加盖传阅印,并递交有关部门.有关部门经理阅文后对文书负责人做出分发传阅的批示,文书负责人据此分发文件给有关工作人员.在文书承办量、分发量较大的部门,可设文书整理簿,并据此处理文件.第九条发送文书的发送全部由总务部收件室负责,在特殊必要时亦可由适当的业务部办理.第十条部门内总发送文书的处理文书发送者在信封上写清收件人地点、姓名,并注明是否采用挂、快递等方式.文书负责人将本部门文件分类别,请示发送.第十一条发送的处理总务部发件室将各部处室交来的所发文的发文日期、发送地点、发文者名称全名、内容等项目登记在“发文簿”上,贴好邮票投递出去.第十二条投递文件投递通常一天三次,按以下时间投出：第一次上午十点；第二次下午三点；第三次下午五点.遇有紧急投递的文书,可不受上述时间限制.第十三条邮票的收付保管邮票购入、付出、保管等情况,应登记在“邮票收付保管明细表”,并在年末计算出余额,与现存邮票数量加以核对.第十四条公司内部的定期专递不利用国家邮政,而是通过公司内部定期专递发送的信函、文书、传票、小包裹、钱款以及其他物品的收集和递送,可依照本制度的有关规定办理.对本公司及各事务所之间的定期专递的管理由各事务所总务室负责.第十五条定期专递收发文簿的制作在发送定期专递时,各部门应在定期专递收文簿上登记其内容,一式二页,副页留存,正页与发送物品同时放入定期专递箱定期专递收发文簿,作为发文单位记录,可代替发文簿,每天进行整理清点.对于收文部门,定期专递收发文簿,可代替收文簿,每天进行整理清点.第八章公司文书处理制度一总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行.在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续.第二条定义本制度所指文书,包括以下内容：1．高层决策文书以及基层下达的文件.2．部门会议文书与转阅文件.3．合同书、证券、证书和劳动协议书.4．志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书.5．收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书.6．往来书信、电报、任命书、意见书.7．各种报告、各种统计表.其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理.第三条类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：1．机密文书1绝密.2秘密.3保密.2．普通文书,即机密文书以外的文书.3．其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的.第四条适用原则二文书的收发第五条收发到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受.所有文书按下列原则处置或送发：1．普通文书全部由接受部门开启或开封.启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书.但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续.。
文书工作制度条例
文书工作制度条例第一章总则第一条为了规范文书工作，提高工作效率，确保文书工作的质量，根据国家有关法律法规和党的政策，结合工作实际，制定本条例。
第二条本条例适用于各级党政机关、企事业单位和社会团体（以下简称单位）的文书工作。
第三条文书工作是指对公文、资料、档案等文书材料进行处理、管理和利用的活动，包括文书收发、登记、审核、签发、传递、归档等环节。
第四条文书工作应当坚持依法依规、严谨规范、高效务实、保密安全的原则。
第二章组织机构与人员职责第五条各单位应当设立专门的文书工作机构，配备相适应的文书工作人员。
文书工作机构负责人对本单位的文书工作全面负责。
第六条文书工作人员应当具备以下条件：（一）具备良好的政治素质和业务能力；（二）具备较强的责任心和服务意识；（三）熟悉文书工作相关法律法规和政策；（四）具备一定的文字表达和沟通协调能力。
第七条文书工作人员的职责：（一）负责文书收发、登记、传递等工作；（二）负责文书审核、签发等工作；（三）负责文书档案的整理、归档等工作；（四）负责文书保密和安全工作；（五）负责文书工作的统计和分析；（六）完成领导交办的其他文书工作任务。
第三章文书处理流程第八条文书处理流程分为文书收发、登记、审核、签发、传递、归档等环节。
第九条文书收发：（一）文书收发应当及时、准确、无误；（二）对收到的文书，应当及时签收，并进行登记；（三）发出的文书，应当确保送达接收单位或个人。
第十条文书登记：（一）文书登记应当详实、清晰、规范；（二）登记内容包括：文书名称、文号、密级、收发时间、收发人、办理状态等；（三）登记簿应当及时更新，便于查阅。
第十一条文书审核：（一）文书审核应当严格把关，确保文书内容的合法性、合规性、准确性；（二）对不符合规定的文书，应当退回起草单位或个人，要求其予以修改；（三）审核通过的文书，应当及时签发。
第十二条文书签发：（一）文书签发应当由具有签发权的领导或部门负责人进行；（二）签发人应当对文书内容进行全面审查，确保文书内容的正确性和合法性；（三）签发人应当在文书上签字或加盖公章。
行政公文处理办法
行政公文处理办法
第一章总则
第一条为了规范行政公文的处理工作，提高公文处理的效率和质量，
根据国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于各级政府机关及其部门、派出机构和事业单位的
行政公文处理工作。
第三条行政公文处理应当坚持依法、准确、及时、安全的原则，确保
公文的权威性和有效性。
第二章公文种类与格式
第四条行政公文包括但不限于命令、决定、公告、通知、通报、请示、报告、批复等种类。
第五条公文应当按照规定的格式书写，包括标题、文号、发文单位、
正文、签发人、日期等内容。
第三章公文处理程序
第六条公文的起草应当明确目的、内容准确、条理清晰、用语规范。
第七条公文的审核应当由专人负责，确保公文内容符合法律法规和政
策要求。
第八条公文的签发应当由有权签发人进行，签发前应进行合法性审查。
第九条公文的传递应当按照规定的程序和途径进行，确保公文安全、准确、及时送达。
第十条公文的归档应当按照档案管理规定执行，确保公文资料的完整性和可追溯性。
第四章公文保密与安全
第十一条公文处理过程中应当严格遵守保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的公文应当加强保密管理。
第十二条各级机关应当建立健全公文处理安全制度，采取有效措施防止公文丢失、泄露或者被篡改。
第五章附则
第十三条对违反本办法的行为，应当根据情节轻重，给予批评教育或者行政处分。
第十四条本办法自发布之日起施行。
原有规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第十五条本办法的解释权归上级主管机关所有。
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情景思考
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解， 说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
一、发文办理的含义
温故而知新
发文 办理
以本单位名义制 发公文的过程
草拟 分发 审核 登记 签发 用印 复核 缮印
二、发文办理的实质
1. 通过发文行使法定的 职权、表达意图、传递 信息。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的程序和特点
拟稿
会稿会商 会审
缮印与校对
审核
签发
会签
复核
环节之间具 有连续性、 确定性、不 可逆转性
用印或签署
催办
登记
发送或公布
注发 办结处置
1、拟稿
• 第二天： • 王俐：小胡，昨天让你写 的通知草稿写怎么样了？ • 小胡：哦，早完成了，昨 晚我就放到李总办公台上 了。 • 王俐：放李总那去了？这 么快？ • 小胡：有什么不对吗？不 是说李总看过同意了就发 吗？ • 王俐：那你的底稿还有吧？ 拿来我先看一下。 • 小胡：你也要看？对不起， 我不知道，喏，这是，你 看吧。
四、三个统一
文书处理工作具有统一性：统一的程序、统一的管理 三个统一： 统一收文、统一发文、统一管理
强调：加强制度建设，完善文书管理
签收、登记、传阅、保密„„
第二节 发文处理
发文处理是公文形成的重要阶段,是指各 种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处 置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。
7、发文传递与公布
直接送达收文机关 普通邮寄 机要通信
发文传递
机要交通 文件交换 电信传递 发文传递是连接文件的发文程序与收 文程序的通道。 签定合同、协议书、意向书等文件时 往往采取互换文本的方式进行传递。
文件的公布
文件公布是将发文单位的意图最 快地传递给收文者的有效方式。
本节回顾
发文流程:幻灯片
3、签
签发的分工
发
签发是绝大多数公文生效 的必要程序，文稿只有经 过签发后方能成为定稿， 具有正式文件的效用。
以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部 门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人 或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办 单位依次会签
11、幻灯片 13
本节补充
签发 类型：正签、代签、核签（加签）、会签 签发的权限 签发的原则：先核后签 签发规范：发文稿纸 “发”、“急发”；代签时标 注“代”“代签”字样。需核签或加签的要明确 “请某某同志审阅后发出” 查办 方式和要求
任务情景回放
王俐：（对刚招聘进来 的秘书）小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好的，我马上就写。
复核与注发
复核，即核发，公文在正式印制前，文 秘部门所进行的复查审核。 注发，规定印数与印制及发出的时限 校对内容和校对格式：包括发文的用纸 大小、版面设置、行距、字距、公文中 各组成部分的标识等是否符合有关规定。 校对的要求 1、人员组织上注意弥补个人局限性。 2、正确使用校对符号。 3、用另色笔工整、清晰标示。 4、签署意见和注明校对人。
教学规划
教学目的
1、使学生对文书处理工作有一个较清晰的了解。 2、掌握收文、发文办理程序，并掌握文件的管理。
教学重点
1、发文处理 2、收文处理 3、办毕文书的处置
教学难点
1、发文处理流程 2、收文处理流程 教学方法 讲授、讨论、实训 教学手段 多媒体 教学时数 12课时
教学内容
一、文书处理工作概述 二、发文处理 三、收文处理 四、办毕文书处置
温故而知新
案例总结
文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重 要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具 有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程 序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上， 应该启用公司的专用文件纸； 其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审 阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖 章； 第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不 能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份 盖章后发出。
形成 文稿
3.会稿与 会商
2.起草
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）行文名义是否妥当 凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的， 3）报批程序是否符合规定
应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由 4）内容是否符合党的路线、方针、 有关业务部门行文。
5）涉及多个部门的事项是否协商一致 政策和国家的法律、法规 6）所提措施和办法是否切实可行
发文登记簿
发 文 日 期 发 文 号 密 级 文 件 标 题 收 文 单 位 共 印 份 数 发 出 份 数 拟 稿 单 位 签 发 人 备 注
风光公司关于发放加班费的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公 司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班 费。现将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工 作皆按加班处理。 三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三 倍发放。 四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至 少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。 特此通知 ！ 办公室 二ＯＯ五年六月二日
情景任务
（秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的 秘书）：小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好公文处理即指公文的办理、管理、整理与归档等 一系列相互关联、衔接有序的工作。 该定义揭示了文书处理工作的内容： 文书办理、文书的整理与归档、文书管理 本节需掌握的： 一个流程图；两个注意；三个原则与三个统一
一、文书办理系统程序流程图 文书办理系统程序流程图： 二个流程，七八个程序。
• 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或 部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同 意后方可发文。 • 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审 阅前，由秘书部门负责。 • ——小胡错在哪里知道了吧？ • 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最 后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得 擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正 签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批 注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日 期。 • 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷 就是批量“复制”文字、图形等。 • 用印：在正式文本上加盖印章。
1.领受 任务与准备 4修改 文稿
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。 日期应当写明具体的年、月、日 结构层次序数， 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 公文中的数字，除成文日期、 第三层为“1．” 部分结构层次序数和在词、 第四层为“(1)”
词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字
实务训练
经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见” 并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文 处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。
温故而知新
总结：高洁的发文处理流程
1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再 一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并 附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二 十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。 7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。
校 对
6、用印与签署
印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大 部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文 机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。
发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章 联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章
6、发文登记
序 号 日期 文号 文件标题 密 紧急 主送 抄送 级 程度 机关 机关 份 数 归卷 情况 备 注
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛 苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大 家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公 司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将 有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最 少一位同事口头或书面证明。 办公室 二ＯＯ五年六月二日
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二、三个原则
文书处理工作的三个基本原则
1、实事求是的原则 2、精简的原则 3、高效的原则 知识点回顾:文书工作的要求? 准确、集中、高效
三、两个注意
文书工作中应注意的两个方面： （一）密件 1、确定密级 2、保密期限确定 3、密级的升、降及解密 4、密件的传递 5、密件的管理 （二）急件 1、随收随送。 2、随收随办。 3、及时送核，加速缮印。 4、及时封发，加速传递。 5、单独登记，加强催办。