《文书的处理》PPT课件
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《公文写作与处理》课件
05
公文写作实例分析
通知的写作实例
总结词
简洁明了，目的明确
详细描述
通知是一种告知性的公文，通常用于向特定对象传达重要信息或要求。在写作通知时，应尽量简洁明 了地表达通知的内容和目的，避免冗长和复杂的表述。同时，要确保通知的对象明确，以便他们能够 准确地理解和执行通知中的要求。
报告的写作实例
总结词
求是地传递信息。
公文写作的结构安排
标题醒目
主送机关明确
公文标题应简短明了，准确反映公文的主 要内容，便于检索和查阅。
公文应根据需要明确标注主送机关，确保 信息传递的针对性和准确性。
正文结构完整
附件齐全
正文应包括开头、主体和结尾三个部分， 开头简明扼要地说明发文目的，主体阐述 具体事项，结尾提出要求或发出号召。
04
公文常见问题与对策
公文语言不规范问题
总结词
语言不规范、表达不准确
详细描述
公文写作中，语言表述不规范、不准确，容易 造成信息传递的歧义或误解。
总结词
语法错误、用词不当
详细描述
公文中的语法错误和用词不当，如错别字、词义混 淆等，影响公文的严肃性和权威性。
口语化、随意性强
总结词
详细描述
公文写作中过度使用口语化表达或随意性强，不符合公 文正式、严谨的文风要求。
严密、观点鲜明。
总分关系
在阐述总论点或总要求时，应 分条列出具体内容或措施，使 读者更好地理解和执行要求。
03
公文处理流程
公文的收发流程
接收公文
对收到的公文进行登记、编号 和分类，确保公文完整无缺。
审核公文
对公文的格式、内容、文字等 进行审核，确保公文符合规范 要求。
文书档案整理(ppt42张)
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。
归档章式样
5.编号
编号的项目 《规则》规定归档文件的编号项目包括：全宗号、年 度、保管期限、问题（机构）、室编件号、馆编件号。 也就是归档章上的内容。 全宗号 档案馆给予的一组数码。 年度 指归档文件的形成年度。填写时，应采用公 元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不得简写。 保管期限 按照现行的国家档案局《关于机关档案 保管期限的规定》分为永久、30年、10年三种。 行政村为永久、定期。
件号：指室编件号。 责任者：制发文件单位全称或规范简称（有的采用文件签发人，是 错误的） 文号：文件字号。 题名：文件名称。题名过于笼统或无文件 的，要重新拟写。 日期：即文件形成时间。填写时，以8位阿拉伯数字标注年、月、 日，即前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月、日是1 位数的，在数字前补0。如2004年5月29日标注为20040529。 页数：即一件归档文件的总页数。 备注：说明缺页、密级等必须说明的问题。
.排列
①排列的原则事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里 的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一 件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧 密的工作过程等。通过界定“事由”使密切相 关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以 进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间 的有机联系，方便检索利用。
归档文件目录式样
归档文件目录封面
《公文的处理》课件
01
避免使用歧义和含糊不清的措辞，确保信 息的准确传达。
03
02
详细描述
04
精简语言，避免冗长和重复的表述，突出 重点内容。
使用规范的语言和术语，保持公文的专业 性和正式性。
05
06
避免使用口语化和个人化的表达方式，保 持公文的结构应完整、清晰， 遵循固定的格式和顺序。
标题醒目
公文标题应简明扼要，能 够清晰地反映公文的主要 内容或目的。
结构清晰
公文应遵循一定的结构， 包括开头、正文和结尾， 其中正文部分应按照逻辑 顺序进行分段。
段落分明
每个段落应有一个明确的 主题，并保持段落之间的 连贯性和逻辑性。
公文写作的逻辑要求
逻辑严谨
公文的内容应条理清晰，逻辑严 谨，各部分之间应相互呼应和支
信息。
发文审核
对拟订的公文草稿进行 审核，检查公文内容是 否准确、规范，是否符
合行文规则。
发文签发
经审核无误后，由相关 领导对公文进行签发， 表明公文的正式性和权
威性。
发文归档
将已签发的公文进行归 档，整理保存相关资料 ，以便日后查阅和使用
。
公文的归档管理
归档整理
将已办理完毕的公文进行整理 ，按照一定的顺序和规范进行
持。
层次分明
在阐述观点或描述事项时，应按照 一定的逻辑层次进行组织，以使读 者能够更好地理解和接受。
因果关系明确
在分析问题或提出解决方案时，应 明确指出因果关系，以增强公文的 说服力。
03
公文的收发与归档
公文的收文处理
01
02
03
04
收文登记
对收到的公文进行登记，记录 公文的标题、发文单位、发文
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
公文写作与处理讲课PPT课件
楷体 三号
发文机关标志
发文机关标志，由发文 机关全称或规范化简称后加 “文件”两字组成。
30
（一）版 头
发文机关标志 A
份号 F 秘密等级 E
公文版头
B 发文字号 C 签发人
D 紧急31 程度
000001 机 密★1年
份号 6位阿拉伯数字
三
密级和保密期限
号 黑
特急
紧急程度
体
小
发文机关标志 ×××××文件
标 宋
发文字号
签发人 体
× × × 〔2012〕3号
签发人： 李 ×
仿宋 三号
32
26
求精 求快
求高
公文 写作
求短
27
求实 求准
五、公文格式
现行国家行政 机关公文格式是由 中华人民共和国国 家质量监督检验检 疫总局和中国国家 标准化管理委员会 于2012年6月29日 发布，2012年7月 1日实施。
28
版头
主体
版记
公文
29
版
头 部 分
主 体 部
分
主 体 部 分
版 记 部 分
常用公文写作与处理
1
常
公文的概念和作用
用
公文的种类及分类
公
公文的特点
文 写
公文写作基本规则
作
公文格式
2
我国迄今发现的最早的公务文书是殷商王 朝的甲骨文书。
3
4
5
2012年4月16日，中共中央办公厅、国 务院办公厅印发了中办发〔2012〕14号文 件《党政机关公文处理工作条例》，从 2012年7月1日起执行。这一文件指出，党 政机关公文，是中国共产党和国家行政机关 使用的公文。
《文书学基础知识》课件
合同格式
合同一般由标题、合同编号、甲方乙 方、正文等部分组成，其中正文是合 同的主体，用来表述合同的内容。
03
文书处理程序
收文处理程序
登记
对收到的文书进行登记，记录 文书的标题、发文单位、收文 日期等信息。
传阅
将文书传递给相关人员阅读， 确保相关人员了解文书内容。
签收
对收到的文书进行签收，确认 文书的来源、内容和数量等信 息。
《文书学基础知识》ppt课件
目录
• 文书学概述 • 文书种类与格式 • 文书处理程序 • 文书工作制度 • 文书写作技巧 • 文书现代化管理
01
文书学概述
定义与特点
定义
文书学是一门研究文书撰写、处 理、管理和利用的学科，涉及公 文的写作技巧、格式规范、处理 程序等方面。
特点
具有实用性、规范性和技术性的 特点，强调文书在组织管理中的 重要性和作用。
信函写作常见问题：语气不适 当、内容不具体、表达不清晰
等
报告写作技巧
01
报告写作原则：真实、 准确、完整
02
报告写作格式：标题、 引言、正文、结论、建 议等
03
报告写作语言特点：客 观、严谨、专业
04
报告写作常见问题：数 据不准确、内容不完整 、逻辑不严密等
合同写作技巧
合同写作原则：合法、公平、明确 合同写作语言特点：准确、严谨、专业
公文写作格式
标题、主送机关、正文、附件 、发文机关署名、成文日期等
公文写作语言特点
专业性、权威性、客观性
公文写作常见问题
语言不规范、格式不正确、内 容不完整等
信函写作技巧
01
02
03
04
信函写作原则：礼貌、得体、 明确
《文书处理实务功》课件
3
审阅与校对
请同事或领导审阅文书，确保没有疏漏和错误。
发送与传递
电子邮件
使用电子邮件发送文书，确保及 时送达和记录。
递送
如有需要，亲自递送文书，确保 安全和保密。
文件传输
使用可移动存储设备或文件传输 服务，方便快捷地发送文书。
文书处理技巧
清晰的表达
选择恰当的词汇和句式，确保准确明了地表达 意思。
文书处理技巧
掌握清晰表达、简明扼要的写作风格、正确的 文书格式和有效的时间管理技巧。
学习方法
案例学习
通过实际案例分析，加深对文 书处理的理解。
互动讨论
与同学们一起分享经验和解决 问题。
பைடு நூலகம்
练习与反馈
进行练习和作业，获得专业的 反馈和指导。
总结与展望
通过这门课程，您将成为高效的文书处理专家，能够处理各类文书，提高工作效率，快速准确地表达信息。展 望未来，您将能在职场中脱颖而出，为您的个人和职业发展带来更大的机遇。
文书接收
1 及时接收文书
保持沟通畅通，及时接收相关文书。
2 记录重要信息
准确记录文书相关的重要信息，如发送人、接收日期和文书类型。
3 评估优先级
根据文书的紧急程度和重要性进行评估，制定相应的处理计划。
编制与修改
1
草稿编制
根据要求和内容，撰写文书的初始版本。
2
修改与完善
检查文书的准确性、逻辑性和连贯性，并进行必要的修改和完善。
正确的文书格式
了解并遵守公司或行业的文书格式规范。
简明扼要的写作风格
避免冗长和啰嗦的表达，言简意赅。
有效的时间管理
合理安排时间，制定计划，高效完成文书处理 任务。
公文处理公文格式精品PPT课件
公文处理实务操作
综合办 范帆
培训内容
一、公文和公文处理工作的相关定义 二、科创区的发文流程 三、公文的各项格式要素 四、收文办理及具体流程
公文的定义
公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单 位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定 格式的应用文。
根据《党政机关公文处理工作条例》第一章第 三条：党政机关公文是党政机关实施领导、履行 职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文 书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和 规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的各项格式要素
一、发文字号 一般位于发文机关标志下空两行的位置， 在平行文及下行文中，居中排布。 上行文的发文字号居左空一字，与最后一个 签发人姓名处在同一行。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份 应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序 号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）， 自每年第一件起按发出顺序编排，在阿拉伯数字 后加“号”字。
即文件标题）、附件、发送单位 、报、抄送”等5栏内容、本 人姓名和拟稿时间。
步骤3： 若部门有指定的核稿人员，核
稿人员在进行文字校对后应在“ 核稿”一栏签署自己的姓名和核 稿日期。若无核稿步骤，该栏可 不填写。
（一）部门拟稿，部门自行发文
单一签发人的 签发格式
多个签发人共 同签发的签发 格式
公文的各项格式要素
三、公文标题 一般由发文机关全称或规范化简称、事由和 文种组成，用2号小标宋体字，编排于红色分隔 线下空两行的位置，分一行或多行居中排布。 回行时，要做到词意完整，排列对称，长短 适宜，标题排列使用梯形或者菱形。
该标题为梯形排列 该标题为菱形排列
步骤4： 将发文稿纸及草拟文件内容送
综合办 范帆
培训内容
一、公文和公文处理工作的相关定义 二、科创区的发文流程 三、公文的各项格式要素 四、收文办理及具体流程
公文的定义
公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单 位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定 格式的应用文。
根据《党政机关公文处理工作条例》第一章第 三条：党政机关公文是党政机关实施领导、履行 职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文 书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和 规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告、通报和交流情况等的重要工具。
公文的各项格式要素
一、发文字号 一般位于发文机关标志下空两行的位置， 在平行文及下行文中，居中排布。 上行文的发文字号居左空一字，与最后一个 签发人姓名处在同一行。 年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份 应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序 号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）， 自每年第一件起按发出顺序编排，在阿拉伯数字 后加“号”字。
即文件标题）、附件、发送单位 、报、抄送”等5栏内容、本 人姓名和拟稿时间。
步骤3： 若部门有指定的核稿人员，核
稿人员在进行文字校对后应在“ 核稿”一栏签署自己的姓名和核 稿日期。若无核稿步骤，该栏可 不填写。
（一）部门拟稿，部门自行发文
单一签发人的 签发格式
多个签发人共 同签发的签发 格式
公文的各项格式要素
三、公文标题 一般由发文机关全称或规范化简称、事由和 文种组成，用2号小标宋体字，编排于红色分隔 线下空两行的位置，分一行或多行居中排布。 回行时，要做到词意完整，排列对称，长短 适宜，标题排列使用梯形或者菱形。
该标题为梯形排列 该标题为菱形排列
步骤4： 将发文稿纸及草拟文件内容送
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。
文书的形成处理与归课件
• 主题集中 • 主题清晰明确 • 主题前后一致 • 主题露而不藏
文书的形成处理与归
材料选用：
文书中材料的摄取大致有三种情况: • 较多的摄取材料 • 较少的摄取材料 • 完全不用材料
文书的形成处理与归
文书选材的标准：
• 真实 • 新颖 • 典型 • 系统 • 切旨
文书的形成处理与归
结构安排：
准则和规定。包括行文关系、行文方式和 行文规则三个方面。
文书的形成处理与归
二、行文关系
• （一）隶属关系 • （二）非隶属关系
文书的形成处理与归
三、行文方式
• （一）下行文 1、逐级下行文 2、多级下行文 3、直达基层组织和群众的行文 • （二）上行文 1、逐级上行文 2、多级上行文 3、越级上行文 • （三）平行文
文书的形成处理与归
四、严格遵守行文规则
• （一）行文应当确有必要，注重实效 • （二）不能越级行文 • （三）政府各部门行文 • （四）联合行文 • （五）协商一致的原则 • （六）重要行文的抄送 • （七）请示、意见报告的注意事项 • （八）受双重领导的机关行文
文书的形成处理与归
（一）在《国家行政机关公文处理 办法》中的规定
• 第二十一条、二十二条的规定：请示应当 一文一事；一般只写一个主送机关，需要 同时送其他机关的，应当用抄送形式，但 不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示 事项。除上级机关负责人直接交办的事项 外，不得以机关名义向上级机关负责人报 送请示、意见和报告。
文书的形成处理与归
（八）在办法中的规定
• 受双重领导的机关向上级机关行文，应当 写明主送机关和抄送机关。上级机关向受 双重领导的下级机关行文，必要时应当抄 送另一上级机关
文书的形成处理与归
文书的形成处理与归
材料选用：
文书中材料的摄取大致有三种情况: • 较多的摄取材料 • 较少的摄取材料 • 完全不用材料
文书的形成处理与归
文书选材的标准：
• 真实 • 新颖 • 典型 • 系统 • 切旨
文书的形成处理与归
结构安排：
准则和规定。包括行文关系、行文方式和 行文规则三个方面。
文书的形成处理与归
二、行文关系
• （一）隶属关系 • （二）非隶属关系
文书的形成处理与归
三、行文方式
• （一）下行文 1、逐级下行文 2、多级下行文 3、直达基层组织和群众的行文 • （二）上行文 1、逐级上行文 2、多级上行文 3、越级上行文 • （三）平行文
文书的形成处理与归
四、严格遵守行文规则
• （一）行文应当确有必要，注重实效 • （二）不能越级行文 • （三）政府各部门行文 • （四）联合行文 • （五）协商一致的原则 • （六）重要行文的抄送 • （七）请示、意见报告的注意事项 • （八）受双重领导的机关行文
文书的形成处理与归
（一）在《国家行政机关公文处理 办法》中的规定
• 第二十一条、二十二条的规定：请示应当 一文一事；一般只写一个主送机关，需要 同时送其他机关的，应当用抄送形式，但 不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示 事项。除上级机关负责人直接交办的事项 外，不得以机关名义向上级机关负责人报 送请示、意见和报告。
文书的形成处理与归
（八）在办法中的规定
• 受双重领导的机关向上级机关行文，应当 写明主送机关和抄送机关。上级机关向受 双重领导的下级机关行文，必要时应当抄 送另一上级机关
文书的形成处理与归
文书的处理知识讲义.ppt
案例导入
请思考一下这个案例中有什么问题？ 一天早上，某市× ×局办公室主任刚上班，正要外出开会的局长急 忙叫住他，说本局所属企业下岗职业再就业中遇到急需解决的× ×问题， 必须向市政府请求指示。为使问题尽快得到解决，并使所属企业了解事 情办理过称，争取工作上的主动，局长交代办公室主任尽快写一份《关 于请求指示本局所属× ×企业下岗再就业中× ×问题的报告》直接报 送市政府并报王副市长，同时将此报告抄送给本局所属下级企业和各部 门。因是局长布置的工作，办公室主任不敢拖沓，中午加班将报告写好， 下午一上班就派人将报告直接送到市政府王副市长的秘书手中，并打电 话向下属企业和部门通报了报告的内容，讲明陆续将报告发下去。
一、草拟
草拟包括交拟和起草两个步骤。
交拟是领导或文秘部门负责人向拟稿人交待撰拟任务的过 程。由单位的领导人和文秘部门的负责人实施。 起草由秘书人员或相关业务人员实施。具体要求： 1、符合国家法律、法规及其它有关规定。
2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直
述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。
任务一 行文制度认知
行文制度是指收发文机关之间行文必须遵守的行文准则和
规定。 行文制度包括三个要素：行文关系、行文方式、行文规则。
一、行文关系
行文关系是收发文机关之间文件的往来关系。行文关系分为两类：隶属
关系和非隶属关系 1、隶属关系是同一系统之间领导与被领导之间的关系，是上下级之间
的关系。
2、非隶属关系是行文机关之间，不是上下级的关系，没有领导与被领 导的关系。包括：
字，草稿就转为定稿，文字内容不得再行改动。 2、签发是领导人行使职权的一种表现，签发人对代表本单 位的发出的文件负有完全责任。
三、签发
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
二、永久保管的文书档案主要包括：
5、本机关机构演变、人事任免等文件材料； P36
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；
第二节 归档制度
一、归档责任：
文件处理部门 档案部门
共同责任
一、归档责任：
1、文件处理部门——了解文件处理过程，具备 做好文件归档的条件。
2、档案室——具有对本单位文件归档工作进 行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、 指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、 做好归档工作。
3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归 档与档案管理一般由一人承担。
2、《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号） 3、《企业档案工作规范》（DA/42-2009） 4、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部、国家
档案局发布）
二、归档范围划分的原则
根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本 单位的实际予以制定。
1、 “以我为主”——应以本单位工作活 动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项 业务工作
文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
对机关文件材料归档范围要掌握两点：
1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2、本单位收文中，只有一部分需归档
收文中 需要归档的
针对本机关 与本机关业务工作有关 与本机关业务无关，但需贯彻执行的
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
文书档案管理
文书档案管理培训讲义(PPT133页)
本课程分五章进行讲述：
❖ 第一章 归档文件 ❖ 第二章 归档文件的形成 ❖ 第三章 文件的归档 ❖ 第四章 归档文件整理方法——单份文件整理 ❖ 第五章 归档文件整理方法——立卷法
第三章 文书工作与档案管理-文书的处理
2．具体的行文规则
（1）上行文规则
① 请示应当一文一事，一般只写一个 主送机关，需要同时送其他机关的，应当 用抄送形式，但不得抄送下级机关。
② 一般不得越级请示和报告，有必要 时则应抄送被越过的上级。
③ 除上级机关负责人直接交办的事项 外，不得以机关名义向上级机关负责人报 送“请示”“意见”“报告”。
逐级上行文即下级向直属的上一级的 行文，它是上行文最基本、最常用的方式。
（2）越级上行文
越级上行文就是下级越过自己的直属 上级向更高的上级行文。
越级上行文只能在特殊情况下采用， 包括以下几种情况：
① 经多次请示直属上级机关单位，长 期未得到解决的重大问题；
② 因发生特殊紧急情况，如逐级传递 将失去时效造成损失的事项，如发生战争、 严重自然灾害、暴乱、重大事故等；
由于文书处理工作的重要作用和自身 的特点，文书处理工作成为办公厅（室） 工作的一个重要组成部分，具体体现在以 下两个方面。
（1）我国国务院设有办公厅，国 务院的办公厅由国务院秘书长直接领 导。
（2）国务院所属各部、各省人民 政府也都设有办公厅。
2、文书处理管理机构的设置形式
（1）综理制
综理制设置机构就是不分部门办公， 由秘书部门综合管理领导机关的日常工作。
例如，全国人大常委会、中央军委、 全国政协和一些社会团体就是按综理制设 置办公机构。
（2）分理制
分理制设置机构就是将机关工作按业 务范围分部门办公，办公室为综合部门， 办公室内部再设具体业务处室，如秘书处。
3.1.3 文书处理部门的任务、内容和职能
1. 文书处理部门的任务 （1）辅助领导和有关部门及人员 处理日常工作活动中所产生的文书， 为本单位工作服务，提高单位的工作 效率。 （2）科学地组织本单位的文书处 理工作。
文书的处理剖析课件
文书的处理剖析 课件
contents
目录
• 文书的定义与分类 • 文书的处理方式与技巧 • 文书的写作规范与要求 • 文书的常见问题与解决方案 • 文书的处理工具与技术 • 文书的实际应用案例分析
01
CATALOGUE
文书的定义与分类
定义
文书
指在商务、政务、社交等活动中，为 了明确信息、沟通意图、记载事实等 目的而进行文字记录、整理、分析、 传递和存储的过程。
格式不规范
总结词
格式不规范会使得文书的整体阅读体验变得困难，影响读者 的理解和使用。
详细描述
在编写文书时，需要遵循一定的格式规范，如字体、字号、 行距、对齐方式等。对于不规范的格式，需要进行修正，以 提高文书的阅读体验。
漏译或错译
总结词
漏译或错译会导致读者无法全面理解文书的内容，甚至产生误解。
详细描述
在翻译文书时，需要仔细核对原文和译文，确保信息的准确传递。对于漏译或错 译的地方，需要进行及时的补充和修正。同时，对于一些专业术语或特定语境下 的表达，需要确保翻译的准确性。
05
CATALOGUE
文书的处理工具与技术
Microsoft Office 套件
Word
用于文档的编辑、排版和 打印，支持插入图片、表 格、图表，设置页眉、页 脚等。
信函中的信息和数据应准确无误，避 免模糊或不确定的表述。
信函的开头和结尾应使用适当的称呼 和敬语，以保持礼貌和尊重。
信函中的建议和要求应清晰明了，避 免冗长和复杂的表述。
合同写作规范
合同是具有法律效力的文件，因此应使用准确、清晰和 专业的语言。
合同中的权利和义务观
文字排版要整齐美观，避 免错行、断字和乱码。
contents
目录
• 文书的定义与分类 • 文书的处理方式与技巧 • 文书的写作规范与要求 • 文书的常见问题与解决方案 • 文书的处理工具与技术 • 文书的实际应用案例分析
01
CATALOGUE
文书的定义与分类
定义
文书
指在商务、政务、社交等活动中，为 了明确信息、沟通意图、记载事实等 目的而进行文字记录、整理、分析、 传递和存储的过程。
格式不规范
总结词
格式不规范会使得文书的整体阅读体验变得困难，影响读者 的理解和使用。
详细描述
在编写文书时，需要遵循一定的格式规范，如字体、字号、 行距、对齐方式等。对于不规范的格式，需要进行修正，以 提高文书的阅读体验。
漏译或错译
总结词
漏译或错译会导致读者无法全面理解文书的内容，甚至产生误解。
详细描述
在翻译文书时，需要仔细核对原文和译文，确保信息的准确传递。对于漏译或错 译的地方，需要进行及时的补充和修正。同时，对于一些专业术语或特定语境下 的表达，需要确保翻译的准确性。
05
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文书的处理工具与技术
Microsoft Office 套件
Word
用于文档的编辑、排版和 打印，支持插入图片、表 格、图表，设置页眉、页 脚等。
信函中的信息和数据应准确无误，避 免模糊或不确定的表述。
信函的开头和结尾应使用适当的称呼 和敬语，以保持礼貌和尊重。
信函中的建议和要求应清晰明了，避 免冗长和复杂的表述。
合同写作规范
合同是具有法律效力的文件，因此应使用准确、清晰和 专业的语言。
合同中的权利和义务观
文字排版要整齐美观，避 免错行、断字和乱码。
文书处理1
需 办 件
传 阅 件
三、分办和传阅
传阅： （1）根据公文内容，由秘书部门负责人决定阅读范 围或根据公文阅读范围组织传阅工作。 （2）传阅者做出批示或写明意见，秘书人员根据批 示或意见做好催办、注办工作。
文件传阅单样本
拟办、批办 拟办与批办的区别和联系 “需要办理的公文，文秘部门应当及时 提出拟办意见送领导人批示，或者交有关 部门办理。” ——《国家行政机关公文处理办法》
拟办件的种类
拟 办 件
上级机关主送 本机关并需要 落实的文件
本机关所属部 门或下级机关 主送本机关的 请示性文件
平级机关或不 相隶属机关主 送本机关需要 答复的文件
拟办意见签署形式
待
阅知件
分3种情况 不需办理； 内容重要； 领导阅知后 交有关部门 办理即可
拟
阅示件
办
文
件
建议件
下级报告未 要求批转但 似应批转； 下级报告要 求批转但似 不必批转
任务一
收文处理工作
收文处理工作流程图
催办
邮局 签 收 专人投送 拆 封 登 记 分 办 批 办 承 办 归 卷
传阅
注办
收文处理工作流程
一、签收 是指收文机关收到文件，在发文通知或登记簿 上签字、签章的过程。一般由文秘人员办理。 签收步骤： （1）核对（文件与发文通知内容、数量是否相符）。 （2）检查（收文单位与本单位是否相符，包装是否 完整）。 （3）签字（在发文通知或登记簿上签字或签章，急 件注明日期）
4.对下级机关请示件的承办——根据领导的 批示： 或拟文批复请示单位和部门（转入公文 制发程序）； 或电话回复请示单位和部门（准确传达 和解释领导的批示意见并做好电话记录）； 或口头答复请示单位和部门（在请示件 或呈批签中将口头答复情况详加注明）。 对下级的请示，上级机关的秘书部门 和秘书人员务必快办、快复，不得延误！
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• 王俐：那你的底稿还有吧？ 拿来我先看一下。
• 小胡：你也要看？对不起， 我不知道，喏，这是，你 看吧。
情景思考
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如 何做。
２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
一、发文办理的含义温故而知新
发文 办理
以本单位名义制 发公文的过程
草拟 审核 签发 复核
有连续性、
签发
会签 确定性、不
登记
可逆转性
复核 发送或公布
注发
办结处置
1、拟稿
1.领受 任务与准备
4修改 文稿
形成 文稿
2.起草
3.会稿与 会商
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。
日期应当写明具体的年、月、日 结构层次序数， 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 公部词文分组第 第中结、三 四的构惯层 层数层用字次语为 为，序、“ “除数缩1(1．成和略)””文在语日词、期、具、有
三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。
四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一 位同事口头或书面证明。
办公室
二ＯＯ五年六月二日
• 第二天：
• 王俐：小胡，昨天让你写 的通知草稿写怎么样了？
• 小胡：哦，早完成了，昨 晚我就放到李总办公台上 了。
• 王俐：放李总那去了？这 么快？
• 小胡：有什么不对吗？不 是说李总看过同意了就发 吗？
乡政府
县政府
省政府
国务院
上行文
逐级上行文
市政府
县 政
省政府
府
多级上行文 国务院
国务院
省政府 市政府 县政府
多级下行文
国务院
基层与群众
直达基层组织和群众的行文
直接领导机关
越级上行文
行
文 机
上级领导机关
关
最高领导机关
平行文
非隶属机关
非隶属机关
行文规则
• （一）行文应当确有必要，注重效用 • （二）一般不能越级行文 • （三）政府各部门行文问题 • （四）联合行文问题 • （五）协商一致的原则 • （六）重要行文的抄送 • （七）“请示”、“意见”、“报告”的注意事项 • （八）受双重领导的机关行文
分发 登记 用印 缮印
二、发文办理的实质
1. 通过发文行使法定的 职权、表达意图、传递 信息。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的程序和特点
催办
拟稿
会稿会商
缮印与校对
审核
会审 环节之间具 用印或签署
修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）行文名义是否妥当 3）报凡文批件程内序容是涉否及全符面合的规、定重要的、方针政策等问题的， 4）内应有容以关是单业否位务符名 部义门合发行党行文的；。路一线般、的业方务针性、问题的文件则由 5）政涉策及和多国个家部的门法的律事、项法是规否协商一致
文书的处理程序
• 文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一 系列环节。
• 特点：（一）确定性 （二）连续性 （三）规范性
第二节 发文处理
发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制 发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括： 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁：
鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦， 但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关， 共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关 法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：
一、发放对象：公司所有员工。
二、发放的时段：八小时以外。
注发，规定印数与印制及发出的时限
校对
校对内容和校对格式：包括发文的用纸 大小、版面设置、行距、字距、公文中 各组成部分的标识等是否符合有关规定。
校对的要求 1、人员组织上注意弥补个人局限性。 2、正确使用校对符号。 3、用另色笔工整、清晰标示。 4、签署意见和注明校对人。
6、用印与签署
印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大 部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文 机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。
行文制度
文书的处 理程序
收发文处 理
第一节 行文制度
• 行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和 规定，包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面的内容。
行文制度
行文关系
隶属关系
非隶属关系
行文方式
行文规则
国务院
行文方式之下行文
逐级下行文
省政府 自治区 直辖市
情景任务
（秘书办公室内）
王俐（对刚招聘进来的 秘书）：小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好的，我马上就写。
6）所提措施和办法是否切实可行
（2）审核工作的分工
业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中 涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵 触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情 况是否如实、所作结论是否恰当。
（3）核稿的结果
经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则 性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。
3、签 发
签发是绝大多数公文生效 的必要程序，文稿只有经 过签发后方能成为定稿，
具有正式文件的效用。
签发的分工
联合行文 的会签
以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部 门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人 或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办 单位依次会签
签发内容务必明确、 完整、规范，明确签 署核准意见，完整地
签上姓名与时间。
4、复 核
公文在正式印制前，文秘部门所进行的复 复核的含义 查审核。
复核的内容
处理程序：审批、签发手续是否完备？ 附件材料：是否齐全？ 文件格式：是否统一、规范？（按照 《国家行政机关公文格式》）
5、印制文件
复核与注发
复核，即核发，公文在正式印制前，文 秘部门所进行的复查审核。
发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章
联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
• 小胡：你也要看？对不起， 我不知道，喏，这是，你 看吧。
情景思考
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如 何做。
２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
一、发文办理的含义温故而知新
发文 办理
以本单位名义制 发公文的过程
草拟 审核 签发 复核
有连续性、
签发
会签 确定性、不
登记
可逆转性
复核 发送或公布
注发
办结处置
1、拟稿
1.领受 任务与准备
4修改 文稿
形成 文稿
2.起草
3.会稿与 会商
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。
日期应当写明具体的年、月、日 结构层次序数， 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 公部词文分组第 第中结、三 四的构惯层 层数层用字次语为 为，序、“ “除数缩1(1．成和略)””文在语日词、期、具、有
三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。
四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一 位同事口头或书面证明。
办公室
二ＯＯ五年六月二日
• 第二天：
• 王俐：小胡，昨天让你写 的通知草稿写怎么样了？
• 小胡：哦，早完成了，昨 晚我就放到李总办公台上 了。
• 王俐：放李总那去了？这 么快？
• 小胡：有什么不对吗？不 是说李总看过同意了就发 吗？
乡政府
县政府
省政府
国务院
上行文
逐级上行文
市政府
县 政
省政府
府
多级上行文 国务院
国务院
省政府 市政府 县政府
多级下行文
国务院
基层与群众
直达基层组织和群众的行文
直接领导机关
越级上行文
行
文 机
上级领导机关
关
最高领导机关
平行文
非隶属机关
非隶属机关
行文规则
• （一）行文应当确有必要，注重效用 • （二）一般不能越级行文 • （三）政府各部门行文问题 • （四）联合行文问题 • （五）协商一致的原则 • （六）重要行文的抄送 • （七）“请示”、“意见”、“报告”的注意事项 • （八）受双重领导的机关行文
分发 登记 用印 缮印
二、发文办理的实质
1. 通过发文行使法定的 职权、表达意图、传递 信息。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的程序和特点
催办
拟稿
会稿会商
缮印与校对
审核
会审 环节之间具 用印或签署
修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）行文名义是否妥当 3）报凡文批件程内序容是涉否及全符面合的规、定重要的、方针政策等问题的， 4）内应有容以关是单业否位务符名 部义门合发行党行文的；。路一线般、的业方务针性、问题的文件则由 5）政涉策及和多国个家部的门法的律事、项法是规否协商一致
文书的处理程序
• 文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一 系列环节。
• 特点：（一）确定性 （二）连续性 （三）规范性
第二节 发文处理
发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制 发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括： 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁：
鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦， 但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关， 共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关 法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：
一、发放对象：公司所有员工。
二、发放的时段：八小时以外。
注发，规定印数与印制及发出的时限
校对
校对内容和校对格式：包括发文的用纸 大小、版面设置、行距、字距、公文中 各组成部分的标识等是否符合有关规定。
校对的要求 1、人员组织上注意弥补个人局限性。 2、正确使用校对符号。 3、用另色笔工整、清晰标示。 4、签署意见和注明校对人。
6、用印与签署
印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大 部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文 机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。
行文制度
文书的处 理程序
收发文处 理
第一节 行文制度
• 行文制度指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和 规定，包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面的内容。
行文制度
行文关系
隶属关系
非隶属关系
行文方式
行文规则
国务院
行文方式之下行文
逐级下行文
省政府 自治区 直辖市
情景任务
（秘书办公室内）
王俐（对刚招聘进来的 秘书）：小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好的，我马上就写。
6）所提措施和办法是否切实可行
（2）审核工作的分工
业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中 涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵 触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情 况是否如实、所作结论是否恰当。
（3）核稿的结果
经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则 性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。
3、签 发
签发是绝大多数公文生效 的必要程序，文稿只有经 过签发后方能成为定稿，
具有正式文件的效用。
签发的分工
联合行文 的会签
以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部 门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人 或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办 单位依次会签
签发内容务必明确、 完整、规范，明确签 署核准意见，完整地
签上姓名与时间。
4、复 核
公文在正式印制前，文秘部门所进行的复 复核的含义 查审核。
复核的内容
处理程序：审批、签发手续是否完备？ 附件材料：是否齐全？ 文件格式：是否统一、规范？（按照 《国家行政机关公文格式》）
5、印制文件
复核与注发
复核，即核发，公文在正式印制前，文 秘部门所进行的复查审核。
发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章
联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。