QP01文件控制程序
文件资料控制程序..HQ-QP-01
二阶文件
文件资料控制程序
编号：HQ/QP-01
1.目的
为使公司质量体系文件资料控制操作有据可依，特制定本程序。
2.适用范围
适用于公司质量体系下各个环节的范围覆盖、均属之。
3.权责
文控中心: 负责本程序文件的控制、发放、回收、作废等权限。
管理代表：负责本程序文件的编制、审核权限
总经理：负责本程序文件的批准权限
相关部门：负责本程序文件的使用、执行、保管等权限。
4.名词定义
一阶文件：指质量手册。
二阶文件：指程序文件、管理制度。
三阶文件：指作业标准、检验标准、图纸、BOM表等指导性的文件。
四阶文件：指统计表单及记录性的报表。
5.相关文件
001
03
HQ/QR-DC-004
005
HQ/QR-DC-006
“受控文件”印章
作废。
QP01管理文件控制程序1-21
1．目的和范围1.1本程序规定了文件的编制、修改、审批、发放等程序及要求，以保证各项文件的规范性、适用性和一致性，以确保对管理体系有效运行、产品一致性起重要作用的各个场所得到并使用有的文件为有效版本。
1.2本标准适用于与管理体系、CCCF认证要求有关的管理文件，包括与管理体系、CCCF认证要求有关的外来文件的管理和控制。
2．引用（相关）标准和文件2.1标准化工作导则2.2企业标准化工作导则2.3质量管理体系基础和术语2.4记录控制程序3．术语3.1文件----指企业在产品设计、开发、制造、检验（质量及产品一致性）、销售及售后服务等过程中需要协调统一的管理事项所制定的标准或文件及公司经营层面的工作要求和规定。
3.2管理事项----指在人事、财务、采购、工艺、生产、检验、能源、安全、卫生环保、行政及本公司其他等管理中的事物和概念。
4．职责4.1总经理负责质量方针、质量目标、质量手册的批准。
4.2 各部门负责本部门程序文件的编制/修订、审核，管理者代表负责程序文件的批准。
4.3 公司品管处负责组织质量手册、程序文件的编制，组织对现行体系文件定期评审。
4.4 公司技术处负责组织技术性文件编制/修订、审核、报批、更改、发放和归档。
4.5公司行政部负责公司管理类文件和日常文件的归口管理。
4.3公司全质办负责与质量管理体系、CCCF有关的管理文件的归口管理。
4.4公司各部门负责本部门三级文件的编制/修订、批准、发放和归档管理。
5．文件分类和管理5.1管理文件包括与管理体系、CCCF有关的管理手册、程序文件、管理标准、工作标准、支持性文件及公司经营层面文件。
公司文件划分为四个级别：一级文件：质量手册二级文件：程序文件三级文件：管理制度、岗位职责、各部门内部管理文件和支持性文件。
第四级文件：质量记录等。
5.1.1质量手册、程序文件纳入公司质量管理体系标准。
5.1.2工作标准由管理者代表组织各部门制定。
5.1.3其他与管理体系、CCCF有关的支持性管理文件，如质量计划、生产计划、采购计划、产品开发指令及部门制定的管理文件等，应按以下要求进行控制：5.1.4 文件编制方法：5.1.4.1 质量手册： KWZ— QM—A/0①②③① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的的拼音缩写；② QM：“QM”代表质量手册的英文缩写；③ A/0：“A”代表第一版的版本号，换版后的各次分别用大写字母“B”、“C”、“D”……顺序表示，但应去掉“I”、“O”，“/0”代表本次版本的修订次数；如“KWZ—QM—A/0”表示公司未经修改的第一版质量手册5.1.4.2 程序文件： KWZ—QP—XX①②③① KWZ：“KWZ”代表卡威集团专用汽车制造有限公司的拼音缩写；② QP：“QP”代表程序文件的英文缩写；③ XX：“XX”代表程序文件编号；如“KWZ—CX-09”表示公司编号为09的程序文件。
SV-QP-01-文件控制程序
制作部门：总裁办公室
审批权限
签名
日期
制 作
审 核
批 准
文件类型
程序文件
文控印章
文件编号
SV-QP-01
文件版次
A2
发行日期
修改履历
版次
修改页次
修改内容
修改人
修改日期
1.0 目的
规范文件的制作、发行、使用，以确保文件控制体系有效持续的运行。
2.0 范围
适用于公司质量保证体系文件的控制。
3.0 定义
代表流水号(01,02……表示,以此类推)
代表外来文件
5.10.5 表格编号:
SV–QR–XX–XX
代表流水号(01,02……表示,以此类推)
代表部门代码
代表表格
代表公司名称
5.10.6 与产品有关的技术文件编号规则参照《合同及技术资料编号管理规范》。
5.10.7 部门简称代码如下：
部 门
部门代码
部 门
5.9 外来文件管理
5.9.1公司所有部门收到外来文件后，须由该部门主管判定是否属于受控文件，如属于受控文件提交总裁办公室文控员统一保存。
5.9.2供应商提供的图纸（如：模具图、产品图）须由研发中心、品质部、工程部等相关人员确认是否需要受控，如属于受控文件提交总裁办公室文控员受控。
5.9.3客户提供的图纸如直接为采购部依据采购时须提交总裁办公室文控员统一受控。
5.9.7 如果文件应客户追加了内容而更新，应由相关部门副总以上人员审批，并盖上蓝色“文件原稿”印章以作标识。
5.9.8 总裁办公室文控员负责控制外来文件，并在《外来文件登记表》中记录相关项目。
5.10 文件编号规则
5.10.1 质量手册编号：SV-QM (SV为公司名称缩写)
文件控制程序 QP01
审核
批准
管理体系文件管理。 4.2.5文件编制输入应包含客户要求、国家强制标准要求、公司业务流程的要求等；编 制者对文件的正确性、 完整性和可操作性负责。 文件审核者应主动了解文件编制的一些 基本过程，对文件的适用性、合理性负责。批准人对文件编制、审核的完整性负责。
4.3 文件编号
4.3.1 质量手册编号 DR/ QM -□□□□ 年 代 号 质量手册 文件编号 4.3.2 程序文件编号 DR/QP□□ 公司代码
文件 制定 Y N 4.2.1质量手册由质量管理部组织编写，由质量管理部经理审核，管理者代表批准；二 阶质量管理程序文件由质量管理部组织编写， 由质量管理部经理审核， 管理者代表批准； 三阶质量管理文件由业务相关度最大的部门牵头制订， 相关部门经理或授权人审核， 管 理者代表批准。 4.2.2技术文件的制定、审核、批准按技术文件相关管理办法执行。 N 4.2.3文件的审核和批准以本人签字或盖章为有效。 4.2.4外来文件(指国际/国家/行业标准/法律法规等与产品质量符合性相关的)视同质量
2
顺 序 号 程序文件 公司代码
流程图
流程说明
广东德豪润达电气股份有限公司
标题：文件控制程序
编 号：DR/QP01 页 次：3/5
版本号：D2 页 数：5
更改日期：2013பைடு நூலகம்04-10
4.3.3 第三阶文件（管理类文件）与外来文件编号：
2
DR/
△
WM ○○ □□ 顺 序 号 部门代码 工作手册(外来文件用“DEO”表示) 单位代码 公司代码
4.6 文件的维护与管理
4.6.1 发行的一、二、三、四阶文件（包括外来文件）均加盖“受控文件”章。原稿由 文件管理部门保管，原文稿均不加盖“受控文件”章。 4.6.2 第一、二、三、四阶文件（包括外来文件）即受控文件总览表由文件管理部门或 单位建立电子档， 以供各部门查阅及核对文件版本， 受控文件总览表由文件管理部门一 个月更新一次。 4.6.3 经文件管理部门发行（加盖红色“受控文件”发行章）的文件均视为受控文件， 如发行单位因需要必须再复印，应向文件管理部门另行申请，不得自行复印。 4.6.4 作废文件在集中回收之后，相关文件管理职能部门第一时间在作废文件上加“作 废”印戳并集中销毁。如果保留作法律用途或供学习参考用途的作废文本，相关文件管 理职能部门在其上面加盖“保留文本”印戳。 “作废”印戳和“保留文本”印戳样式见 附录 2 4.6.5 文件在保存期间，由各文件管理职能部门和使用部门建立管制档案，进行标识、 编目和索引。保存期间需注意防火、防潮、防盗、防虫蛀，所有的文件必须具有安全保 存的条件。电子文档需一个月考盘一次并注意防磁、防热处理。 4.6.6 文件使用部门在使用文件时，对文件进行防护，以确保文件的清晰、易于识别， 防止涂改和丢失。 4.6.7 所有质量管理体系文件均为公司保密文件， 未经管理者代表或单位负责人许可不 得自行复印与拷贝或向任何第三方透露。
JJ—QP—01 文件控制程序
1 目的为确保公司质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须使质量管理体系有关的文件被有效控制，特制订本程序。
2 范围适用于公司质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1 品质部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的归口管理。
3.2 各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3 管理者代表负责质量管理手册的批准和发布。
4. 术语解释4.1 文件：凡被引用作为标准、规范、作业指引等的文件均属于。
4.2 作业指导文件：为各部门制定的运行质量管理体系的日常指导工作文件。
包括管理标准、工作标准（职务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
4.3 记录表单：属工作文件；是对应产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等，所做的原始记录。
可代替作业指导文件，为质量体系有效提供直接证据。
4.4 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等；被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。
5 工作程序5.1 文件的编写和审批5.1.1 质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.2 程序文件由各相关职能部门人员编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.1.3 作业指导文件、记录表单由各主管部门或各业务技术人员编写，各相应部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2 文件的状态5.2.1本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，在文件页眉上注有“受控”字样；非受控文件本公司不负责更新或换版，仅供外界人员使用。
5.3 文件的分类公司质量体系文件参照ISO 9001:2008标准分为三类：5.3.1 质量手册·············QM5.3.2 程序文件·············QP5.3.3 工作文件：a）作业指导文件:···········WIb) 记录表单：·············QRc) 外来文件：·············ED5.4 部门代码，文件编码：见《质量文件编码规定》，“JJ — WI — PZ— 01”。
QP-01文件控制程序
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。
JMT-QP-01文件控制程序-ThinkPad-PC
文件控制程序制定部门：品管部生效日期： 2017-10-01修订记录版次：01版文件控制程序1.目的1.1规范体系文件的格式。
1.2明确文件编写、审核、批准的职责。
1.3规定文件发放、使用、修订、废止等的控制。
1.4使各单位能适时适地取得最新版本文件。
2.适用范围适用于公司质量质量体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量办法、检验标准书、规定、表单记录、外来文件等。
3.职责3.1各部门编写与本部门工作密切相关的文件。
3.2质量手册由管理者代表编制，总经理批准。
3.3程序文件由工作密切相关的部门编制, 质量者代表或总经理批准。
3.4第三层文件由工作密切相关的部门编制, 各自主管或质量者代表批准。
3.5文控中心负责全公司体系文件的分发、修订、废止控制。
4.定义4.1受控文件：4.1.1原件的副本，是指导整个工作的文件。
4.1.2本公司的一、二、三层文件均属受控文件。
4.2非受控文件：4.2.1原件的副本，属于参考性文件，其修订及作废处置不按本程序执行。
4.2.2未盖任何文控中心的文件受控识别章的文件,一律视为非受控文件。
4.3作废文件：失效的或不适用的文件。
4.4原件：指文件编写、审核、批准有签名的文件。
4.5外来文件：来自公司外部，对本公司提出要求的文件。
主要包括与产品质量有关的法律法规文件；与产品和过程有关的标准和规范；来自顾客相关方和供方的标准和要求、图样、验收准则、ISO9001系列标准等。
5.内容5.1体系文件的格式5.1.1程序文件的版式：封面、修订记录、正文版式同本文件。
5.1.2程序文件的页眉：格式同本文件。
5.1.3程序文件的编列：格式依次为1，1.1，1.1.1，……，1），2），3），……，A、B、C、……，每一分列项与上一列项的首字对齐，检验程序按流程格式编制。
三阶文件（含技术文件/检验标准书）可以参照程序文件格式，也可以根据需要自行订立编列方式（如表格式）。
5.1.4文件的页面设置、字体、字号、字间距、行间距等同本文件5.1.6公司文件的形式可以是纸张、磁盘、录相带、电子文档等任何媒体或其组合。
KLN-QP-01 文件控制程序
文件控制程序编制审核核准郝贤印文件变更履历制定/修订日期制/修订内容摘要制/修订审核批准2009.10.18 新订文件高永强俞炳奎王健2013.01.18 版本更新俞炳奎俞炳奎王健2018.04.30 换版IATF16949 郝贤印郝贤印王健文件控制程序1 目的对文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保在公司质量管理体系运行的所有场所均能及时获得并使用有效文件。
2 范围适用于本公司所有与质量管理体系有关的文件的控制，包括质量手册、程序文件、工作指导、作业指导书、图纸、工艺单、记录表格以及法律法规、技术标准、设备使用手册等外来文件。
3 定义3.1质量手册(QM：Quality Manual)：描述组织的质量方针和整个质量体系的纲领性文件。
3.2程序文件(QP：Quality Procedure)：为执行公司的方针和目标，维持质量管理体系有效运行所制定各项运作程序，它简单地描述了做什么、由谁做、何时做、在哪里做、怎样做。
3.3工作指导(WI：Work Instruction)：对运作程序的补充和细化，相当于分程序。
3.4作业指导书（PI：Process Instruction）：规范某一具体事情如何操作的指导性文件,是详细的操作方法及操作指示等。
3.5记录表格：为了规范作业内容的记录而制订的一些规范化的表格。
3.5外来文件：指公司从外部接收的文件，如供应商、客户提供的资料(如:工艺图纸，技术标准、变更通知、设备使用手册等)和法律法规等。
3.7受控文件：文件修改时，必须通知文件持有部门更换，并从使用场所回收的文件。
3.8非受控文件：仅供参考用，不依此文件进行作业指引，故修改时不需更换，不需从使用场所回收的文件及资料。
4职责4.1管理者代表：监督文件控制程序的执行，需要时，对文件的更改或修订负责协调及组织对使用中的文件进行评审。
4.2文控中心：负责管理类文件、技术类文件的管理、监控。
TQM-QP-01文件控制程序
深圳市诺尔卡科技有限公司文件名称：文件控制程序文件编号：TQM-QP-01版本：A生效日期：2009-04-10文件修改记录编制：审核：批准：1.目的规范文件管理，确保使用质量环境一体化管理体系文件的所有部门都能获得文件的有效版本，使公司的各项工作按正确的程序进行。
2.范围公司所有与质量环境一体化管理体系有关的文件及外来文件的管理与控制。
3.职责3.1 总经理：负责批准管理手册及程序文件等相关文件。
3.2 各部门：负责编制本部门之程序文件、作业标准书及记录格式。
3.3管理者代表：负责编制质量环境管理手册及审核相关的程序文件。
3.4文控中心：负责体系文件、技术文件的建档、发放和管理、并及时更新《受控文件清单》。
4.流程图：（见后面）5.程序内容：5.1文件的制订，修订和废止作业5.1.1质量环境一体化管理体系文件在制订、修订和废止前，需有相关部门填写《文件申请单》，交管理者代表审核，总经理批准后，方可执行文件的制订、修订和废止作业。
5.1.2已制订、修订好的质量环境一体化管理体系文件依5.2的要求进行审核、批准后，由文控中心依要求进行发放和管理。
电子版文件原稿由文控中心保管，设立专用文件夹和访问权限，并作备份管理。
5.1.3 单页修改时只作抽换；整份修改时，均在封面记录，同时回收旧文件，发放新文件并登记《文件分发/回收记录表》，。
5.1.4文控中心回收的旧文件于回收后副本销毁，作废之正本文件由文控中心进行回收后加盖"作废”印章，保存一年。
5.2质量环境一体化管理体系文件的制订、审核和批准为确保文件的充分性和适宜性，已制订、修订好的质量环境一体化管理体系文件在发放前需5.3 文件的分发管制5.3.1 已制定或修改好之质量环境一体化管理体系文件依5.2的要求进行审核或批准后，交文控中心依《文件申请单》上“需分发部门”一栏之要求进行发放。
5.3.2文件正本在其反面盖红色“受控文件”印章，副本在其正面加盖红色“受控文件”。
MH-QP-01文件资料与记录控制程序
5.9.1记录表格被确定后，由表格编制部门负责对记录的填写方法进行指导，以确保记录的正确使用，记录要求真实、准确、及时和规范地填写，文字要清晰整齐易辨，不可用铅笔、红笔填写，涂改液涂改，不能填写的栏目应写上“无”或划上“/”，记录、审批者应签名并写上日期。
5.9.2记录表格格式编制人负责对相关使用记录表格人员进行培训，以确保表格使用的最新版本。
5.6文件控制和管理：
5.6.1文件控制
5.6.1.1所有受控文件由文控统一发布，文件编号由文控统一管理。
5.6.1.2对质量系统有效运作的各工作场所,应具有适切版本的适当文件,任何人均不得在文件上加标记或书写任何文字、符号等，以确保文件之正确性。
5.6.1.3现场使用的文件须置于作业现场，使用完后及时回收保管；非现场使用文件由使用部门文件管理员集中保管。
5.3文件的修订：
5.3.1原制订部门发现或各部门在执行过程中，若发现文件规定与实际情况不符时，向原制订部门提出，经协商同意后，由原制订部门提出《文件制订/修改与废止申请单》，经上级审核认可后，承办人参照相关文件架构拟定文件修订内容，一、二阶及工作指引类三阶文件修订时，须在变更或增加的内容处用单下划线标示，并将修改内容概要记录于文件“修改记录”页内，文件修订完成后（二阶文件和工作指引类三阶文件含其相关表单需交关联部门会审），制订承办人再交原审批部门负责人审批后交给文控发行文件。
5.1.3.1一阶文件编号规定：
MH-QM-XX
文件序号（顺序号从01开始）
文件性质代号（QM代表质量）
公司代号
例如：编号MH-QM-01代表《质量手册》
5.1.3.2二阶文件编号规定：
MH-QP-XX
文件序号(顺序号从01开始)
QP01 文件控制程序
QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。
2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。
3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。
并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。
3.2总经理负责批准发布质量手册。
3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。
3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。
4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。
4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。
4.2.文件编号：4.2.1.代号规定a)本公司代号：JJ；b)各文件代号：质量安全手册:QM；程序文件：QP；技术文件（第三级文件）：JS；管理制度GL；质量记录：QR（原QS管理体系记录沿用JL代号）；c)各部代号：生产部SC；销售部：XS；质量部：ZJ；综合办ZH；采购：CG；HACCP文件：HACCP；PRP 文件：PRP； OPRP文件：OPRP。
4.2.2.《食品安全管理手册》编号：公司代号/QM(ISO)-编制/修改年份例如：JJ/QM(ISO)-2015,表示2015年编写质量安全管理手册，若其他年份修改了则同步变更，如2016年修改，则改为JJ/QM(ISO)-2016。
4.2.3.程序文件编号：公司代号/QP+文件序号（两位数）-编制年份例如：JJ/QP01-2005表示广东银创加家食品有限公司第一个程序文件。
4.2.4.HACCP文件、PRP文件、OPRP文件公司代号/HACCP-序号公司代号/PRP-序号公司代号/OPRP-序号4.2.5.工作文件（第三级文件）编号：1、本公司代号/QW（A/B/C) +文件序号（两位数）; A-管理制度；B-生产工艺流程；C-作业指导书。
MDQP 01 质量管理体系文件控制程序
4.4文件的变更和废止
4.4.1质量管理体系文件在使用过程中发现问题，需要提出更改或废止时，由提出部门填写《文件修改/废止申请单》（），经原文件审批部门进行审批后（若指定其他部门进行更改或废止审批时，该部门应获得更改所需依据的有关背景材料），由设计部专人负责按照要求实施变更或作废。
1、目的
通过对质量管理体系文件的编制、审批、发布、使用保管、变更和废止等进行控制，确保各部门在使用时可获得适用文件的有效版。文件是管理活动的依据，文件的控制是质量活动有效进行的保证。因此，必须严格执行本程序，为质量活动正常和有效开展提供可靠依据。
2、适用范围
本程序适用于下述文件的控制：
2.1本公司的文件
《技术文件控制程序》
6、相关记录
《质量管理体系文件发放清单》
《文件目录》
《文件发放回收登记表》
《文件修改/废止申请单》
《文件修改/废止通知单》
《文件借阅登记表》
序号
修订内容
修订日期
备注
2.2.3顾客提供的图纸，在本文件的规范中将不涵盖此内容，此管理规范参照《技术文件控制程序》（）。
3、职责
3.1总办负责质量手册、程序理；
3.2设计部负责质量手册、程序文件和支持性文件（管理基准）的规范管理；
3.3各使用部门负责质量管理体系文件的规范使用和有效保管，以及本部门作业基准的归口管理。
4、程序
4.1文件的编号
4.1.1公司文件的编号原则主要采用以下方式：
A、质量手册：MDQM 01，其中MD：公司代号；QM：质量手册代号；01：序列号。
QP-01 文件控制程序
文件控制程序文件性质：二级文件生效日期：2020.04.101.目的：建立一套完整的文件管制程序，以求发行文件之一致性、有效性，并配合整个品质管理体系的作业。
2.范围：与质量管理体系相关之文件及资料的收发、编号的管理(含外部文件)。
3.职责3.1 文管室：负责所有文件的编码，发行，保存，撤销之管制。
3.2 部门主管：指定部门相关人员进行相关文件之管制。
4.定义4.1一阶文件：品质手册，叙述公司经营理念与品质政策之文件，涵盖ISO9001：2015国际标准各项要求之纲要性文件。
4.2二阶文件：品质程序书，与ISO9001系统要项相关之所需程序文件，是为实施各管理系统所涉及到的各职能部门的完成过程及规定何人何时、做何事，用何种方法做事等。
4.3三阶文件：为协助二阶文件之达成所制定之具体书面描述化指导文件，说明如何做。
如作业指导书、操作使用说明书、检验规范、QC工程图、包装规格书、事务性文件及规章制度等。
4.4四阶文件（表单）：相关记录/报告，含证明品质系统有效执行之记录所用的空白表单。
4.5非管制文件：不列入文管中心发行，由各单位自行分发处理，变更时无需收回更新的文件。
4.6管制文件：凡影响作业品质的文件，如公司的一、二、三、四级文件。
4.7外来文件：有关客户提供的规格或国家、国际法规、法令、标准等。
5.内容5.1 作业流程： <图一>5.2 作业说明：5.2.1 文件制订/修订/作废申请，审查与核准5.2.1.1 各级文件之制订/修订/作废，应先填写文件制订/修订/作废申请单，并依照以文件控制程序页码4 / 9下权责表进行审查与核准：5.2.1.2 文件制订/修订/作废5.2.1.2.1 一，二级文件的制订：5.2.1.2.1.1：一阶文件由管理代表统一组织和领导；5.2.1.2.1.2：二阶文件由各单位相关人员撰写，由各部门主管负责督促及修改。
5.2.1.2.1.3：必要时，编写过程中应召开有关部门人员进行讨论磋商。
QP-01文件控制程序
c)作业指导书编号示例：WI-PP－001
示例说明:WI作业指导书代号PP类别代码001作业指导书序号
注：PP代码--品质检验:QA；生产工艺:PD；设备管理:EM；其它:OT；技术类：TH。
d)质量记录表格式样编号示例：QR－程序文件代码-001A
示例说明：QR质量记录表格式样代号01代表流水号A版本号;
5.4.2因份数不够或其它原因所致，需持有某一文件的部门，以《文件分发、回收记录表》经部门负责人和管理者代表审批后，向文控中心领取。
5.4.3文控中心根据文件受控性质，受控文件加盖红色“受控文件”印章，分发给申请使用部门
，文件使用部门的负责人或指定人在《文件和资料更改申请单》上签收。
5.4.4外来文件也需受控。外来文件由文件控制中加盖“外来文件”印章，按受控文件进登记、
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-01
页次
第1页,共5页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
2012-03-14
主题
文件控制程序
程序文件修改控制
版本
条款编号
修改内容
日期
修改人
审核
批准
制定
审核
批准
正本存档
文控
中心
深圳市迪尔威电子科技有限公司
文件编号
QP-01
页次
第2页,共5页
生效版本
A/0(封面)
生效日期
5.3.2文件的修订
a)文件需要更改修订时，由提出人填写《文件和资料更改申请单》经部门负责人批准后，由原确定文件版本号，连同《文件和资料更改申请单》一并送对应权责人审批后发行。
b)修订内容以文件版次状况标识。在修订时新的编制或修订记录页、首页和修订页按原文件的《文件分发、回收记录表》下发，并收回作废的记录页、首页和修订页。
JP-QP-01文件管理程序
因文件丢失、严重破损或其它情况（如提供给认证机构或法律法规要求需要提供的等）需申请领用时，由申请者填写《文件领用申请单》。质量手册及程序文件经其主管部门审核及管理者代表批准后方可领用，三阶文件及其它文件经其部门经理批准后方可领用。行政部文控根据《文件领用申请单》将文件原件复印一定份数加盖“受控文件” 印章及分发号后发放并作好相应发放签收记录。若需对外提供文件，由需求部门经理提出申请由总经理批准后作为受控文件，则需加盖受控印章，并按本程序的管理要求予以控制。
2）外来参考文件与法律法规、标准类文件直接采用原文件编号
5.2 文件的编制、审核和批准
5.2.1 质量方针与年度质量目标由总经理制定并批准发布。
5.2.2 质量手册由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.3 程序文件由责任部门经理编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.2.4 三阶文件和四阶文件由责任部门编写审核，部门经理批准。
3.2管理者代表负责各部门质量目标、程序文件的批准及程序文件发放范围的批准；负责组织对质量手册和程序文件的评审。
3.3 行政部负责文件的发放、回收、销毁，原稿的保存(包括电子版)及做好相关记录；负责编制并及时更新《文件发放总览表》；负责法律法规与标准及外来执行文件的控制。
3.4 各部门负责相关文件的编制和使用保管。部门经理负责制定本部门质量目标；批准三阶文件；组织对三阶文件及部门其它文件的评审。
4.3 程序文件
是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件。
4.4三阶文件
JP SIGNATURE程序文件
文件编号
版 号
A.0
文件管理程序
YLM-QP-01文件管理控制程序
1 目的规定与质量管理体系相关的文件的控制和管理要求，确保现行有效文件得到正确的使用。
2 范围本程序适用于公司质量管理体系所有文件（包括质量手册、程序文件、所有记录、技术文件、外来文件和操作规程）更改的过程控制。
3 职责3.1 质量部负责管理体系文件的登记、发放、管理、存档和销毁等过程。
3.2各职能部门负责本部门的程序文件、管理规程、操作规程、记录表单的编制、更新和使用。
4 文件控制流程5 文件的控制5.1.1 质量手册：包含质量方针及质量目标5.1.2 程序文件5.1.3 支持性文件5.1.3.1 标准操作规程：所有过程的规范化管理和操作的指导性文件；5.1.3.2 技术文件：产品标准、工艺文件（验证文件）以及外来文件。
5.1.4 记录表单5.2 文件的格式：文件的格式要求仅适用于质量手册、程序文件及管理操作规程。
5.2.1 文件主标题采用宋体小三号字体；文件1级标题采用五号宋体粗体字；1级标题后面英文翻译采用8号Arial粗体字体。
文件正文采用五号宋体，行距采用1.5倍行距。
5.2.2 文件内容的序列号由“项目符号和编号”中的“多级符号”生成，数字和英文均采用五号Arial字体。
5.2.3 文件内容按“目的”、“范围”、“职责”、“正文”、“相关文件及记录”、“文件更新历史”等内容进行编写。
5.2.4 文件页眉居中为文件标题、文件编号、审批记录。
5.3 文件编号5.3.1 质量手册（QM）YLM-QM-01顺序号质量手册代号企业代号质量手册的版本号为字母序号，初始正式发行的版本为A版本，依次是B，若到Z版后继续升级版本则标识为A0，A1，A2，A3，A4，A5，A6，A7，A8，A9，B0，B1，B2，….., 依次到Z9。
5.3.2 程序文件（QP）YLM-QP- 01顺序号程序文件代号企业代号程序文件的顺序号从01开始，依次往后，01,02，……，99。
文件初始正式发行的版本为A版本，依次到B，若到Z版后继续升级版本则标识为A0，A1，A2，A3，A4，A5，A6，A7，A8，A9，B0，B1，B2，…..,依次到Z9。
文件管理控制程序
1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。
2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。
3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。
3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。
3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。
3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。
4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。
4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。
4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。
4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。
4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。
4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。
4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。
4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。
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程序文件
文件控制程序
1目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效的最新版本。
2适用范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准发布。
3.2管理者代表负责质量手册和程序文件的审核以及受控管理。
3.3生产部负责技术类文件的受控管理。
3.4各部门负责本部门文件的编写和修订。
4.0 程序内容
4.1 文件的分类与编号
4.1.1 公司质量体系文件分四级：
一级文件：质量手册；
二级文件：程序文件；
三级文件：作业指导、操作规程、检验标准、管理制度和工艺图纸等；
四级文件：表单、记录格式。
4.1.2 文件编号办法：
子顺序号
文件顺序号
文件分类号
4.1.3 文件的分类编号：
A 质量手册：MC/QM□□
B 程序文件：MC/QP□□
C 作业指导：MC/QF□□—□□
D 检验标准：MC/QC□□
E 管理文件：MC/QN□□
F 质量记录：MC/QR□□—□□
G 工艺图纸的编号按工程部有关文件规定执行。
4.2文件的制订
4.2.1 公司质量手册和程序文件由管理者代表组织编写并审核，报请总经理批准
后予以颁布发行。
4.2.2 作业指导、操作规程、检验标准和其他管理类文件由各部门组织编写，由
部门经理或管理者代表审核、批准。
4.2.3 工艺图纸按照“技术管理制度”的规定执行。
4.3 文件的颁发
4.3.1 所有文件必须经过审批后才能颁发，以确保文件是充分的和适宜的。
4.3.2 质量手册、程序文件和其他管理类文件由管理者代表受控，技术类文件则
由生产部受控。
确保在使用处可获得适用文件的有效版本。
4.3.3 受控文件的发放须经接收人签收，并保持文件的发放及回收记录。
4.4 文件的修订
4.4.1 当文件需要修订时，由修订人填写“文件申请表”，注明修改原因和修改内
容，交由文件原来的审批部门或人员审批。
4.4.2 文件的更改可以采用划改、换页和换版等方式，当文件的更改次数达到5
次或者更改的幅面达到40%时，该文件应换版。
4.4.3 发放更改后文件的同时应收回旧的文件，回收的旧文件由受控部门统一销
毁，必要时可加盖“作废文件”章保留一份存档。
4.5 文件的管理
4.5.1 各部门应合理使用和妥善保管好文件，防止人为的涂鸦、油污、破损和丢
失。
4.5.2 当文件由于破损、遗失等原因而需要补发或增发时，可填写“文件申请单”，
向文控负责人申请补发或增发。
4.5.3 未经许可，不得私自查阅、外借、复印和打印文件。
4.6 外来文件
4.6.1 客户提供的技术资料由PMC部接收后转交工程部，由工程部建立《客户提
供资料表》，并将资料转成生产所需的图纸进行发放、回收。
4.6.2 有关质量体系所需的法律法规等外来标准由需用部门收集并保管，加盖外
来文件章，登记入《外来资料登记表》，并依法律法规情况适时更新。
4.6.3 所确定的策划和运用质量管理体系所需的外来文件得到识别,并控制其发展.
5 相关文件和记录
5.1 文件发放及回收记录。
5.2 文件申请单。