工程资料管理制度

目录一、总则1、为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《吉林省建筑工程资料管理标准》（DB22/T498-2010）的要求，特制定本制度。

2、基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

3、基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。

依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

二、工程档案管理制度1、档案资料管理1）工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。

档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2）为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

3）工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

4）设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的发给施工单位的）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。

各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

5）购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理。

2、归档文件的质量规定1）凡合同、协议等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档）。

2）施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表格和数据均为原件（验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名）归档。

3）书写规定A）书写字迹工整，图样清晰。

B）书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。

C）文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。

三、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

1、工程文件接收1)各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收。

2)工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。

3)设备文件，物资组汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关单位。

4)档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

5)档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐和电子台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。

6)登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。

7)对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

8)档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。

2、工程文件资料发放1)分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。

2)呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。

3)档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。

4)分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

5)为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。

3、设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定1)设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

2)设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。

3)凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。

四、档案部门职责参建单位（总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位）应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。

总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。

并负责组织、协调分包单位的归档工作。

按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

施工单位归档范围：1）负责提交施工，安装全部技术记录（含隐蔽工程的各种资料）。

2）负责提交施工过程中的分部、分项的施工方案、措施。

3）负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

4）负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

5）负责提交施工过程中变更设计等资料档案销毁必须严格执行保密规定，工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。

工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行五、声像档案管理办法建设工程声像档案主要是指在建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。

六、档案、资料、图书借阅制度本公司全部文书、技术档案及资料均可借阅、利用。

本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案，凡因工作需要借阅者，须办理下列手续：1、借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。

归还时管理人员要对其检查之后方可归档。

2、借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。

3、绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、要求、内容提供利用。

4、外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。

5、借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。

借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。

未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。

如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

6、借阅时间在两周以内，如需继续使用可办续借手续。

对特殊情况需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。

对长期借阅档案不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，档案人员要通知借阅部门负责人负责催还，否则对其整个部门暂停借阅。

并严格按经济责任制考核办法执行。

7、凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回档案室，否则不能办理调离手续。

同时档案室如因工作需要有权将档案、资料调回档案室。

七、设计修改通知单、工程联系单管理规定1、设计变更制度1）各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。

在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需及时督促设计单位补充、修改图纸。

2）所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。

特殊情况下，可以先口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。

3）设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。

4）各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。

5）设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。

6）经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。

2、签证管理制度1）签证涉及到投资、工期等工程内容。

为了做到有效控制工程造价和工期，所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审核施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。

2）发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，方能实施签证。

工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。

3）现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。

4）工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时，由工程监理、项目部有关人员共同签证，必要时可进行招标确定八、工程竣工图编制管理规定1、编制竣工图的形式和深度1）凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

2）凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。

加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

3）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。

由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。

施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。

重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。

4）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。