采购与付款

3.4.2、采购与付款循环

1. 有关职责分工的政策和程序

该公司建立了下列职责分工政策和程序：

(1) 不相容职务相分离。主要包括：询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、实物资产的保管与会计记录、付款审批与执行等职务相分离。

(2) 各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理采购与付款业务的全过程。

2. 主要业务活动介绍

(1) 采购

1) 材料采购

A、国内原材料采购：

①制定采购计划：

销售公司根据市场订量制度月度生产计划，由副总经理陈兴中审定后，将计划资料传送到计划调度处。

由计划调度处向ERP系统录入月度生产计划，由ERP系统自动还原成原材料需求计划。

财务处张燕君根据原材料需求计划制定各种材料计划需求量交物资采购部计划员陆维嘉。

物资采购部计划员陆维喜每月初在系统内查询下月“XX产品生产计划原材料还原表”，根据“XX产品生产计划原材料还原表”还原数量结合当月的原材料库存情况进行平衡，编制《原材料月度采购计划》。

《原材料月度采购计划》连同采购合同在计划员陆维嘉处存档。

每月7日左右物资采购部将月度采购计划上报财务总监熊朝阳、总经理何雨平、董事长马世春，每月10日左右召开经济活动分析会，对月度采购计划进行讨论，并决定月度采购量

②年度合格供应商的的选择评定：

每年年底组织一次供应商的评价，由技术配方处、结构工艺处、品保部、物资采购部共同评定，由技术配方处吕强、技术总工王海审批。

③采购申请和采购订单、供应商选择

物资采购处经理根据审定后的月度采购计划和库存情况安排采购员进行采购，按照公司比价采购管理制度，采购人员在原材料采购前先进行询、报、比价工作（通过电话询问、传真报价方式进行询价），原则上在质量满足要求的前提下以最低报价为主要因素进行采购，如遇采购价格发生异常变化应及时向部门经理颜冬林汇报，据此选择三家以上供应商。

根据选采购员填写请《采购申请单》，采购金额在30万元以下（含30万元）的采购，由比价采购处罗杨复核、物资供应部经理颜冬林审批；采购金额在30以上，500万元以下，由比价采购处罗杨复核、物资供应部经理颜冬林、财务总监熊朝阳共同审批；采购金额在500万元以上（含500万元），采购价格在年初认可价格范围内，由比价采购处罗杨复核、物资供应部经理颜冬林、财务总监熊朝阳及总经理何宇平共同审批。

采购员按照审批后的《采购申请》，在ERP系统内创建采购订单，创建采购订单时应确保供应商编码、物料编码、单价、计量单位、税率等相关信息输入的正确性。

ERP的采购订单按照ERP设定的审批权限，采购金额在30万元以下（含30万元）的采购，由比价采购处罗杨→物资供应部经理颜冬林审批；采购金额在30以上，500万元以下，由比价采购处罗杨→物资供应部经理颜冬林→财务总监熊朝阳审批；采购金额在500万元以上（含500万元），由比价采购处罗杨→物资供应部经理颜冬林→财务总监熊朝阳→总经理何宇平审批。

④采购合同：

采购订单的申请审批一律使用纸张书面的方式签字审批，审批后方可签订采购合同，审批后的采购合同在物资供应部计划员陆维嘉对应存档管理。

合同签定前需经法律办事处审核，50万以下合同由采购员签定，50万以上合同由物资采购处经理颜冬林签订。

合同签定后，采购员根据系统采购订单信息，安排供应商发货、开具采购发票。

⑤验收及入库：

原材料到库后，由库房管理员对原材料的外观及数量进行验收入库。

原材料入库后库管员及时填写《抽检通知单》通知质检部门黄焱进行抽样，《抽检通知单》上必须注明原材料进货批次号。若检验合格，库房管理人员根据合格卡将原材料入库，并在ERP系统作收货处理，此时该订单在系统显未为“收货”状态，若检验不合格，则由采购员联系供应商安排换货。

原材料采购本年未发生ERP收货后退货情况。

B、进口原材料的采购

①制定采购计划：

进口部根据股份公司年度或半年、季度采购计划，结合综合计划部的月度排产表，以及在途物资，由进口部经理陈梅枚会同相关采购人员制定月度采购计划。采购经理批准执行。

②询价比价

询价过程同国内采购。

③采购合同及订单

采购员制作采购订单之前，应根据采购计划填制采购申请表并经审批确认，采购申请的审批流程如下：采购金额在500万元以下，由比价采购处处长罗杨复核，物资供应部经理颜东林、进出口公司总经理莫代宏及股份公司财务总监熊朝阳共同审批；采购金额在500万元以上（含500万元），还需会同总经理何宇平审批；

采购申请获批后，采购员在SAP系统中下达采购订单，订单经比价管理处、物资供应部经理、进出口公司经理、股份公司财务总监、总经理审核；

采购员与供应商签订合同，合同经进出口公司总经理莫代宏审批签字，合同传真给供应商签字认可。

采购订单的申请审批一律使用纸张书面方式签字审批，审批后的采购订单申请连同采购合同一并存档备查；

④合同执行

采购员到银行开具信用证（L/C），开立信用证需公司总经理莫代宏审批签字。信用证传递给供应商；

采购员预定仓位，供应商发货；

货物起运后采购员办理货物保险等相关手续；

出纳去银行办理信用证付款，采购员跟踪货物单据到达情况；

财务人员到银行赎单；

采购人员编制报关单，并邮寄给口岸；

银行赎单后，采购人员制作到货通知单，配齐进口发票和提单等所需文件，交财务签收，财务据此入帐（付款），1份交采购员存档，1份交进口部经理陈梅枚存档；

⑤验收及入库：

货物到达目的港后，深圳中环公司代理报关；采购员根据报关情况向财务申请办理进口税款的交付手续；

货物到达目的港口，安排货物验收，若发现质量问题采购员在规定的期限内向客户或保险公司索赔；