会计档案管理办法

会计档案管理办法
会计档案是我公司的重要档案之一，也是国家档案的重要组成部份。

它不仅是经济活动的历史记录，而且是信息资源的一部分，既是经济效果的综合反映，又是进行科学决策、实行综合平衡的依据，也是开展财务分析、会计监督和改善管理的工具。

为进一步规范与加强会计档案的管理，使会计档案更好地为公司发展和各项工作服务，结合财务部工作职能和档案形成特点，特制定本规定。

一、总则
（一）财务部会计档案是在各项经济活动中直接形成的具有保存价值的会计核算的材料。

其构成是以会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专用材料为主体的会计档案。

（二）会计档案工作是财务管理的重要基础工作之一，是衡量财务工作质量和管理水平的一个重要体现，是维护公司财务历史真实面貌的一项重要工作。

（三）会计档案由财务部负责整理、归档和管理。

（四）维护会计档案的完整与安全。

会计档案的收集要齐全，整理要系统，严格维护档案实体安全和机密安全。

（五）会计档案在入柜归档前，每位财务人员对手中的会计资料有保管的责任；归档后，由财务部指定的兼职档案员负责管理。

（六）档案管理员职责：
1.按照《会计法》和《档案法》，严格贯彻实施本部门会计档案管理办法。

2.负责财务部会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料的收集整
理、归档工作。

3.负责会计档案的管理、鉴定、销毁、统计、利用等工作。

4.加强档案管理业务学习，不断提高科学管理会计档案水平，为公司发
展和各项工作服务。

二、会计档案的整理与装订
（一）会计凭证
1. 传递
会计凭证应当及时传递，不得积压。

及时传递不仅对及时进行会计核算是必要的，而且对会计凭证获得必要的保管也是十分关键的。

传递不及时，会计凭证散失的可能性就会加大。

按本公司经济业务内容及财务部内部分工，将原始凭证分为以下两大类：
(1)资金结算类原始凭证
又分为需挂账原始凭证及不需挂账原始凭证。

需挂账原始凭证由总账会计人员负责收集、核实并记账。

会计人员应根据业务量的大小，合理安排记账时间，原则上以不超过自收到原始凭证的第二个工作日作为其账务处理时间。

不需挂账原始凭证包括现金结算类及其他结算类原始凭证。

现金结算类原始凭证由出纳负责收集、核实并记账；其他结算类原始凭证由出纳负责收集、核实，原则上当日核实的凭证当日传递给会计人员记账。

(2)成本核算类原始凭证
该类原始凭证由成本会计人员负责收集、核实并记账。

当月的成本核算类原始凭证（如领料单等）可于次月初一并处理。

出纳记账后的凭证原则上一周一次交会计审核人员审核；其他人员记账后的凭证原则上一天一次交会计审核人员审核。

2. 整理与装订
(1)编号。

会计凭证登记完毕后，应当按记账凭证号在原始凭证上登记相应的号码，以方便查找，并防止散乱丢失。

(2)临时取用及更换。

会计凭证在记账后装订成册前，他人若需取用凭证（限于归还时间超过一天），应填写“凭证临时取用登记表”，注明取用凭证号、取用理由、归还时间等内容，由会计记账人员负责按期如数收回，并办理注销手续；会计凭证在记账后，如果原始凭证需更换或增减，应及时通知记账人员，以作出正确的账务处理。

(3)装订。

原则上每月装订一次会计凭证，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

会计凭证装订前的准备工作：
①使用统一的凭证纸打印每月已结账的凭证；
②摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
③整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。

再检查附件有否漏缺，保证随附齐全；
④估计装订成册的本数；
会计凭证装订时的要求：
①用"三针引线法"装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记帐凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
②凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记帐凭证；
③装订凭证厚度一般2.5～3.5厘米，保证装订牢固，美观大方。

会计凭证装订后的注意事项：
①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、会计主管人员和装订人员签章；
②将装订后的凭证完好地装入凭证盒中；并在凭证盒的正面及侧面标明凭证种类、起止号码等；
③按时间先后顺序入柜，以便于查阅。

对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类，同时在记帐凭证上注明"所附原始凭证另订"。

（二）会计账簿
年度结账后，应将各种会计账簿进行打印、整理并装订。

装订要求：
第一，应保证所打印的账簿齐全，会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细账、日记账及其他各种辅助账簿。

第二，应有封面及封底，封面上应填写好账簿的名称、所属会计年度、会计主管人员和装订人(经办人)签章等。

第三，装订好的会计账簿应用标签按会计科目进行分页。

（三）会计报表
年度终了后，将1-12月份的财务报告，按月份顺序排列整齐，加封面装订。

第一，会计报表装订前要按会计制度报表目录核对是否齐全，整理报表页数；第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；第三，保证会计报表的封面内容齐全。

三、会计档案的保管
1. 建立会计档案保管登记簿，记录档案名称、档案所属会计期、入库时间、存放位置等。

2. 将会计档案按年度分类依次排放。

3．将会计档案放入公司特制的档案柜。

对档案存放箱柜进行编号，并在箱柜上粘贴保管标签，标明存放的档案内容，以便于查找和取放。

4．每年末应检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。

5．入库后的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同档案员共同进行，并在案卷封皮适当位置作拆封情况记录。

记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。

档案管理员应在拆封情况记录上签字。

四、会计档案的借阅
1．会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理或财务部长批准。

2．除财务部人员以外的其他单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员允许；外单位查阅，须经总经理批准。

借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚后，在指定地点查阅，并至少应有一名会计人员监督。

原则上借阅档案必须及时归还。

3．应确保原件的完整和安全。

无论何人查阅，不得在会计档案上做任何标记，不得折叠、涂、改和污损，更不能拆毁原卷册，抽换会计凭证和账页，不得造成遗失和泄密事故，违者应视情节轻重进行严肃处理。

4．把好复印、摘抄材料的审查、使用关。

利用者需复印、摘抄会计档案资料时，需经档案人员审查签字。

并经会计主管人员和财务部长审查批准后才能交付利用者。

5．借阅的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

五、会计档案的销毁
1．会计档案保管期满（见附件4），需要销毁时由财务会计部门提出销毁意见，由总经理、财务部长会同有关人员共同鉴定、严格审查批准，编造会计档案销毁清册。

2．会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务时为止。

3．销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由财务部和公司办公室共同派员监销；会计档案销毁后经办人在"销毁清册"上签章，注明"已销毁"字样和销毁日期，以示责任，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

六、其他会计档案的管理
其他会计档案属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。

如：经济合同、银行存款余额调节表、银行对账单、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、税务资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料(第七点)均应视同会计档案一并管理，其管理方法与上述会计档案类似，均应定期整理、装订、分类、归档等。

七、电子会计档案的管理
由于本公司采用会计电算化，因此既要保存纸质会计档案外，又要保管电子会计档案。

1．由总账会计每天对财务处理系统进行备份，总账会计用电脑备存一份、移动载体备存一份、会计主管人员用电脑备存一份；
2．年终决算后，应对财务处理系统作系统的备份，备份用的载体应作防写处理，并贴上标签，便于查找（备份要求同上）；
3．严格防范计算机病毒及其传染，破坏会计软件系统。

使用非财务部门接插件或存储器需会计主管以上职务人员同意。