关于规范内部发文的规定

关于规范内部发文的管理规定

酒店各部门

为了使酒店各部门之间及与酒店管理当局及时有效的沟通，从而使酒店的各项工作指令传

达通畅，明确工作和协作的责任部门，提升酒店各部门的工作效率和执行力，现酒店规定

以下三种酒店内部文本工具及行文格式。

一．内部通启：酒店各部门之间需要相互协调沟通的工作信息文件，或者需要酒店责能

部门和需酒店管理当局配合解决的工作信息文件。

1. 格式：见内部通启发文格式范本；

2. 存档：由发文部门和接收部门保存；

3. 留转形式：发文部门保留各部门签收的文件原件存档，接收部门需在部门内通报执行，

经总经理批示的内部通启，各部必须执行并交总办一份保存。

二．酒店专项报告：对于部门呈报上级，要求批复执行的专项申请报告。通常为超越部门

处置职权，而又需解决的工作事宜：如大额的工作物资，设备的申购，工程技改，工作程

序的修改，调整编制等的需解决事项的报告文件。

1.格式：专项报告发文格式范本；

2.存档：由发文部门，接收部门保存；

3.留转形式：由发文部门保存总经理批示及各部门签收的原件，总经办保留复印件存档。

各接收部门需签收并执行。

三．酒店人事任免决定：酒店对于经理助理级以上人员(含经理助理)的职位变动及新任职，均由人力资源部下发总经理批准的人事任免决定。

1.格式：人事任免决定发文格式范本；

2.存档：由人力资源部存档，接收部门应第一时间将人事任免决定中所含的签名模式复印给收银、仓库、人事等岗位，以便新任职的管理者开展工作。

3.留转形式：由人力资源部下发各部门部门签收，原件由人力资源部存档。

四：注解：

1.致：为各部门之间呈：为酒店领导；

2.抄送：指所发文件内容所涉及的部门；

3.抄报：需总经理或董事长知悉的文件；

4.责能部门：总办、财务部、人力资源部、质检部；

5.所有酒店行文必须按规范文本行文、存档、留转；

6.凡总经理批示的或抄报总经理的文件必须交总办一份分类存档；

7.发文部门所发工作信息文件所涉及工作内容要主动跟进，若所涉及事项部门未执行未配合应第一时间进行沟通。沟通无果后由部门负责人向总办或总经理投诉，若发文部门不能主动跟进落实则同样需承担由此而造成工作后果的同等责任；

8.签收文件部门要在收到文件后及时在本部门内通报并执行，若有不理解的应第一时间向发文部门咨询，否则将追究收文部门负责人的责任。

本规定自2008年1月1日起开始执行。