公司内部文件格式标准规范

公司内部文件格式标准规范

湖南泰谷生物科技股份有限公司

文件名称文件编号 2012[015]号公司内部公文格式标准规范(试行) 湘泰科字

第1次编制部门行政部修改状态共9页修改编制人彭俊杰发布日期2012.12.15 实施日期 2013.1.1

审核人: 日期: 批准人: 日期:

公司内部公文格式标准规范(试行)

1.目的

为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。 2.适用范围

总公司及子公司各部门

3.内容

3.1公司文件格式要求:

3.1.1红头文格式

3.1.1.1文头的字体:一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅

3.1.1.2发文字号的字体:四号宋体、黑色

3.1.1.3标题的字体:三号黑体字、加粗、黑色、居中

3.1.1.4主送机关的字体:四号宋体、黑色

3.1.1.5正文的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距

3.1.1.6附件的字体:四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距 3.1.1.7作者的字体:四号宋体、黑色、右对齐

3.1.1.8日期的字体:四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“?” 3.1.1.9注释的字体:小四号宋体、黑色

3.1.1.10主题词的字体:三号黑体、黑色、加粗

3.1.1.11抄送机关的字体:四号宋体、黑色

- 1 -

3.1.1.12印发说明的字体:四号宋体、黑色印章上不压正文，下压日期

3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管 3.1.2规章制度文格式

3.1.2.1文件标题:

各级标题均用阿拉伯数字(1，1.1，1.1.1)区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗

3.1.2.2文件正文:宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期:宋体小四号字

3.1.2.4主题词/呈/发:宋体小四号字

3.1.2.5行间距:1.5倍(未定义文档网格)

3.1.2.6页边距:上下各为2.54?,左右各为3.17?

3.1.2.7公司简称:在文件正文内可简称“泰谷生物”

3.1.2.8公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称

3.1.2.9公司文件机密程度说明(详见附件1)

3.1.3请示文格式

3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中

3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字

3.1.3.3落款/日期为四号宋体字

3.2公司文件编号要求

3.2.1发文字号编写说明

发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入;序号编虚位(即1编为001)，不加“第”字，表头红线不加五角星。

3.2.2部门代码说明:

部门(各中心)代码:以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查:

行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部 QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部- 2 -

HQ。

3.2.3发文字号的种类及使用规定:

3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。(见附件2) 落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司

文件编号:湘泰科字[2012] X号

3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。(详见《工作联络制度》)

3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。(见附件3)

3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。(见附件4)

落款名称:湖南泰谷生物科技股份有限公司

文件编号:TGQS-部门代码[2012] X号

3.2.3.5公司会议纪要的文号。(详见《会议管理制度》)

4.附则

本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。

湖南泰谷生物科技股份有限公司

2013.1.1

- 3 -

5.附件

附件1:公司文件机密等级说明

附件2:公司发文模板

附件3:管理制度发文模板

附件4:内部请示模板

附件1:

公司文件机密等级的说明

为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下:

依其属性分级区分为:一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级;除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围;

文件等保存举例说明管控要求级分类期限

1: 一般3年或文1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性公司内部人文件件有效的; 员均有浏览期权限 1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、

内部联络单;

1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、

通告、内部联络单;

1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖

励等之公告、通告、内部联络单;

1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉

及政策性的;

1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提

报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性

与技术性的;

1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡

证明…) 且不涉及政策性与技术性的;

1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉

及政策性与技术性的;

2: 密件 5年或文2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案相关部门负件有效或签呈; 责人有浏览期

- 4 -

2.2 有关劳动合同及其附属文件; 权限 2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号); 2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件; 2.5 ISO相关文件、档案与数据;

2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单….等单据与相关数据(含计算机档案);

2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料; 2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等); 2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等);

2.10 登录“系统”之个人账号与密码; 2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码;

2.12 尚未对外公开之会议记录;

2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体;