论会计电算化内部控制规章设计的必要性

论会计电算化内部控制规章设计的必要性

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论会计电算化内部控制规章设计的必要性

摘要：随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用,会计电算化内部控制中的新问题不断的出现，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了，由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要。通过分析,笔者从内控基本规范、职能控制、安全控制、内部审计几个方面进行了简单论述，以探讨会计电算化内部控制规章设计的必要性。

关键词：会计电算化内部控制必要性

会计电算化是以电子计算机技术为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称基于它本身的特点,与手工会计相比,具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。它的使用,可以节约会计人员的大量人力、物力和时间。控制与会计是不可分割的。内部控制是单位在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各项规章制度、组织措施管理方法、业务处理手续等控制措施的总称。随着电子信息产业的不断发展，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，随之而来的如何发展我国的会计电算化的问题也越来越引起人们的关注。所以加强会计电算化的内部控制制度设计越来越重要。

一、会计电算化对内部控制的影响

会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化，其中对内部控制制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面：

1．控制对象发生改变

电算化条件下，内部控制的控制对象由对人的控制为主转变为对人、机的控制。在一项交易发生时，有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分取消，原来在核算过程中所需要履行的程序，有相当一部分变为由计算机自动完成。

2．控制方式发生改变

会计电算化条件下，内部控制的控制方式发生改变，由单一制度控制转为程序控制和制度控制。手工会计系统中，内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。电算化会计系统下会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大变化，会计凭证和报表的生成方式、会计信息储存方式和储存媒介也发生了很大变化。因此，电算化会计系统下的内部控制重点由对人的控制为主转变为对人机控制并重。

3．安全控制的难度加大

电算化条件下，安全控制的难度加大。首先，原始凭证数字化使数据容易涂改。数据库技术的提高使得各种数据高度集中，存储方式是信息转化为数字形式存储在介质上。因此，在技术上对电子数据的非法修改可做到不留痕迹，这样就很难辨别哪一个是业务记录的原件。其次，难免受非法侵扰。网络是一个开放的环境，在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的，除非它们在物理上断开连接。因此，网络下的会计信息系统难免遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。

二、会计电算化系统下内部控制面临的问题

1.系统的设计和使用不当

首先，目前，在我国许多电算化会计系统是用户单位的财务人员和协作单位的计算机人员合作开发的，这就存在着开发和使用脱节的问题，使得设计出来的系统存在许多问

题，不能反映企业的实际情况。其次，随着电算化水平的提高和系统功能的强大，对计算机知识水平和操作能力的要求越来越高，在岗的财务人员虽然经过一系列计算机和电算化的培训，但与实际操作水平还有一定差距，这在一定程度也限制了ERP的推广与应用。

2.会计信息系统的安全性风险

安全性风险主要有以下几种情况：统密码被非法窃取和盗用，会计人员甚至有的外部人员未经授权浏览、修改甚至破坏会计资料，舞弊的手段更加隐蔽；由于计算机硬件系统存在物理性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因将导致会计数据的丢失，导致数据处理的不准确；存储数据的磁盘、磁带等，经过修改、擦除和拷贝均不留痕迹同时这些磁性物质容易损坏，导致会计信息的丢失。

3.会计信息系统使得内部稽核和审计的难度加大

如果要对公司的信息系统进行审核，则必须考虑以下事项：是否使公司机密内部资料暴露和泄密，伤害公司的竞争能力，使公司蒙受不必要的损失；对会计系统进行审核，审核人员不仅要精通会计知识还需要对所要审核会计信息系统比较了解和具备处理复杂电脑数据的能力，为此进行的培训大幅增加了审核所需的时间和成本。

三、加强电算化内部控制会计规章设计的必要性

1.内部控制的范围扩大，是加强电算化内部控制的客观要求。

传统的手工会计主要采用结构控制方法，包括设置相互牵制和制约的会计岗位，通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。例如，总账、明细账、日记账分别记录，结果相互验证；通过对账和内部审计进行账证核对，账账核对，保证记账的正确。而电算化系统下，由于系统建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大，包含了传统手工系统所没有的控制，如网络系统安全的控制、系统权限的控制、修改程序的控制等。

2.传统会计控制机制的局部失效要求加强电算化内部控制。

手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，必须经过严格的审核复查机制，形成严密的内部牵制制度，在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布广阔、信息处理工作量大。如果采用传统手段，不仅速度慢且花费大。实行电算化后，许多业务处理程序被大大简化，大部分处理由计算机完成，一些内部牵制措施无法执行，会计人员无法直接参与和控制，控制效率低，其审查、稽核机制被削弱。

3.电算化环境下会计工作对计算机软、硬件系统自身可靠性的依赖性，让加强内部控制成为必然。

借助计算机对会计数据进行重新分类和整理，通过系统接口或集成方式做到数据共享，需要进行电算化会计信息系统的再开发或二次开发。增加辅助核算，把以运筹学为主的数学方法和数学模型开发成方法库和模型库，并同会计信息系统有机结合，利用计算机先进快速的处理和计算机优势实施会计控制。会计电算化为企业利用会计信息进行管理创造的条件。同时也让人类对计算机的依赖日益严重。

四、加强会计电算化内部控制会计规章制度设计的有关措施

运行控制是为了使电算化会计信息系统能适应会计处理的特殊要求而建立的各种能防止、检测及更正错误和处置舞弊行为的控制制度和措施。运行控制按其特性都可划分为输入控制、处理控制和输出控制3种类型，其目的是确保会计数据的安全、完整和有效。输入控制的主要目的是保证输入数据的合法性、完整性和准确性。主要有以下措施：

1.数据和程序控制。

数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不会丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复与重建等，而数据的备份则是数据恢复与重建的基础，是一种常见的数据控制手段，网络中利用两个服务器进行双机镜像映射备份是备份的先进形式。

2.加强系统安全与网络的安全控制。

加强系统安全控制的主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）订立内部操作控制，禁止非电脑操作人员操作账务专用电脑；（2）设置操作权限限制；（3）操作人员身份的密码控制；（4）数据存储和处理相隔离；（5）机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保账务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。

3.加强内部审计。

内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。内部审计必须包括以下几个方面：①以会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《中华人民共和国会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合有关内部控制制度，凭证附件是否规范完整等；②审查电子数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；③监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；④对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

4.要做好电算化会计档案管理工作。

为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。

电算化会计信息系统环境下的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。随着IT技术特别是以Interent为代表的网络技术的发展和应用，电算化会计信息系统进一步向深层次发展，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部控制带来了新的问题的挑战。实施电算化会计以后，为一些人利用计算机进行舞弊提供了条件。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难，所以加强电算化会计的控制和自控能力就十分必要。新的会议理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展。无论手工会计信息系统还是电算化会计信息系统，其内部控制的目标都是一致的，即健全机构、明确分工、落实责任、具有严格的操作规程，充分发挥内部控制的作用。严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。

参考文献：

朱荣恩，企业内部控制规范与案例[M].，北京，中国时代经济出版社，2009

宋云雁，会计电算化的内部控制，集团经济研究.2007(11X).-278-278

祝伯红，推行内部会计控制制度中存在的问题及对策[J]，绿色财会，2006