人事文员工作手册

人事文员工作手册

一、招聘流程

◆公司使用的招聘网站为智通，会员名xinrui-gg ，密码xinruigg ◆相关岗位任职资格不明的，可与周助理及用人部门经理沟通，也

可查看参考其他企业相关岗位的任职要求。

◆在与面试者约定面试时间之前要先与方总、周助理及用人部门经

理沟通，安排适当的时间，一般约定在上午9-10点左右。

◆如有人主动推荐自己，若岗位缺人，可在简单沟通了解之后要求

对方发送简历过来。

◆若选择现场招聘形式，需提前联系展位，准备制作招聘海报的岗

位说明书文本并发送过去，通知相关人员现场招聘时间，准备复试通知单以及公司宣传画册等。

二、面试与录用

➢面试者

1、接待：面试者来访时带领至前台处，登记到访时间。

2、填表：给面试者填写《员工履历档案表》的第一页，以及《性

格测试问卷》

3、证件：检查面试者身份、学历以及相关技能证件，并予复印

4、面试：将面试者引至会议室，通知方总、周助理、及相关负责

人准备面试。

➢入职者

1、资料：入职者需提供学历、身份、技能等证件原件，一寸红底

免冠照片一张，以及在东莞农村商业银行的卡号。

2、填表：填写《员工履历档案表》第二页，并在职前申明处按指

模。

3、引见：将新入职员工引见给公司其他同事，帮助其快速熟悉工

作环境。

4、职前培训：给入职者介绍该岗位的具体工作内容以及相关责任

人，让其悉知公司的规章制度。

三、档案与合同、社保事宜

➢电子档案

1、员工入职当天根据其所提供资料为其建立电子档案，即员工信

息表。

2、在新锐员工档案表中录入员工个人信息，此表每月根据实际情

况更新一次并发给周助理。

➢劳动合同

1、准备：在员工正式入职前将劳动合同文本打印出来，并复印一

份，装订成册。

2、签订：在员工入职当天与其签订劳动合同，一般签订3年，根

据实际约定情况填写其他内容。

3、填表：完善新锐员工档案表-合同签收表中相应项目。

➢社保办理

1、试用期：准备试用期员工身份证复印件，在出纳处领取人员增

减表单，在“增”以及“工伤”项目下打钩即可，加盖

公司公章。

2、转正：员工转正后公司为其购买五险，在所有险种下划勾，参

照试用期的程序即可，注意区别莞籍与非莞籍员工。

3、离职：员工离职后当月，只需在“减”以及所购险种项目下打

钩即可，加盖公章，无需附身份证复印件。

注意：a、社保局每月最后2天不接受办理人员增减手续。

b、进社保局后为避免等待时间过长，可先叫号排队再咨询相关事宜。

C、为缩短办理时间，可选择上午9-10点前往，避开高峰期。

四、考勤事宜

●表单

1、员工在请假、调休、加班前，须填写相应的申请单给方总签

批并交人力资源部备案后才可进行。

2、每月制作员工外出登记一览表，员工在外出前须先登记出行

目的地及事项。

●考勤设定

1、新员工入职：在考勤管理系统“人员维护”项目下，上传人

员信息到设备，确定卡号，编定所属部门，职务等信息。

2、老员工：卡损坏或者丢失的参见上述办法为其重新办理考勤

卡。

●考勤机连接程序

a、将网线拔下，插到考勤机接口上。

b、将IP地址改为192.168.1.22 255.255.255.0

c、点击桌面中控考勤机程序运行即可。

d、程序运行后点击连接设备选项，显示连接成功即可使用。

e、点击下载人员信息到设备，下载结束后打开报表统计一项。

f、将时间更改为每月或者每周起止时间。

g、点击报表预览中的员工上下班时间表，即可查看考勤情况。

●考勤程序

1、周一考勤检查

2、每月考勤统计

注：1、每月1号将考勤数据下载并打印出《员工上下班时间表》，标出各员工异常出勤地方。

2、将《员工上下班时间表》以及空白《员工外出登记一览表》分发给个部门员工

3、在3个工作日内收回上述表格，根据《上下班时间表》、《员工外出考勤登记表》、《调

休单》、《加班单》等等的资料，核对员工出勤情况。

4、制作员工年假统计表、月度出勤表以及日出勤表，发送给周助理审核。15号前，打

印月出勤表，与考勤资料附请假调休单、外出登记一览表等一起交给周助理审批。

5、方总签批后，最后把所有考勤资料一并交给龚主管，其中月出勤表复印一份，让龚

主管签收后交给周助理留底。

五、工程事宜

➢工程确认单

1、第一步：项目负责人领取纸版工程确认单并填写相关内容。

2、第二步：与财务沟通编号情况，对工程确认单进行编号。

3、第三步：将手写工程确认单内容打成电子版，并打印出来。

4、第四步：将确认单给财务、工程部、设计部、采购部及方总签

字。

5、第五步：将签字的工程确认单复印3份，分发给财务2份，原

件给方总，一份留底。

注：编号前后一定要先与财务沟通当前编号情况，以避免号码不一致。

➢佳兆业请款事宜

1)在张经理处拿取《合同追加协议》，复印一份。

2)将张经理传送的挂画前后照片存档，并制成word形式，彩印

3)根据所存照片显示内容，更改往期验收申请函中的挂画内容，

根据工程完成时间更改验收时间。

4)根据合同追加协议约定内容填写《付款审批表》

5)根据实际合同签订情况更改往期请款报告中的合同名称，根

据工程完成时间更改请款时间。

6)将新的请款报告、付款审批表、验收申请函、挂画面前后图、

合同复印件送财务部加盖公司公章

7)快递发送给东莞市盈泰房地产开发有限公司

➢卓众付款审批事宜

1)卓众送来的送货单时，让负责该项目的设计师签收，注明所

属工程项目。保存卓众所送送货单。

2)卓众送来《广告牌竣工验收结算表》时，检查其是否贴上挂

画前、挂画后两张照片，签收并存档。存放在广告竣工验收表文件夹。

3)每月底根据卓众送货单制作对账单，写清楚工程确认单号、

经手人等信息。发给卓众主管，并要求对方发送对账单，将双方对账单存档，根据报价单进行核对。

4)一般月结两个月的款，如：6月结3、4月的款。结合对账单

内容，填写《新锐付款申请审批表》，请款工程明细，将送货